Cách viết biên bản bàn giao con dấu công ty đúng tiêu chuẩn

Việc làm quản lý điều hành

1. Tìm hiểu về biên bản bàn giao con dấu công ty

1.1. Biên bản bàn giao con dấu công ty là gì?

Giống biên bản bàn giao tài sản, mẫu biên bản góp vốn hay mẫu biên bản đối chiếu công nợ,...biên bản bàn giao con dấu công ty là một loại giấy tờ có tính pháp lý cao, được sử dụng nhiều trong các công ty, doanh nghiệp. Vì tính chất công việc mà các công ty sẽ có sự thay đổi nhân sự cũng như thuyên chuyển công tác là điều không tránh khỏi. Do đó, khi mỗi chức vụ được thay thế và có người khác tiếp quản thì người giữ vị trí cũ có trách nhiệm bàn giao lại công việc, và cả con dấu có tác dụng đóng dấu phê chuẩn quyết định đối với phạm vi ảnh hưởng của công việc đó. Mỗi khi bàn giao con dấu như vậy sẽ phải có một loại giấy tờ chứng minh, là thủ tục cho quá trình bàn giao nghiệp vụ, tránh những rắc rối không đáng có sau này. 

Vậy con dấu là gì? Hiện nay trong mọi giấy tờ và quyết định có tính pháp lý cũng như được ban bố, người ra quyết định sẽ sử dụng con dấu để chứng thực tính pháp lý, thông tin và quyền hành của người ra quyết định. Mỗi tờ giấy sau khi đã được đóng dấu sẽ tượng trưng cho một công việc có giá trị hiện tại và trong tương lai trong quá trình sử dụng và lưu hành. Tùy thuộc vào mỗi công việc và chức vụ mà sẽ có từng loại con dấu khác nhau, và chúng cũng sẽ có giá trị pháp lý khác nhau, và có giá trị trong từng trường hợp khác nhau. 

Nhưng chung quy mỗi khi được thay đổi vị trí và người ở vị trí cũ sẽ có trách nhiệm và nghĩa vụ trao trả lại con dấu cho người được thay thế vị trí đó, và người mới có nhiệm vụ phải quản lý con dấu trong doanh nghiệp thật cẩn thận. Mỗi biên bản bàn giao con dấu đưa ra cần có những nội dung được trình bày cụ thể, phần nội dung này cần có tính khái quát để sau khi có sự cố xảy ra trách nhiệm bảo quản phụ thuộc hoàn toàn vào người đang giữ con dấu.

Hiện nay có 2 loại biên bản được sử dụng trong việc bàn giao con dấu, đó là biên bản bàn giao con dấu còn giá trị sử dụng (con dấu này mang danh quyết định đại diện cho một tập thể hay một cá nhân đang giữ chức vụ đương nhiệm, việc thay đổi và bàn giao chức vụ trong một bộ máy, vẫn có giá trị pháp lý) và biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng (là con dấu được làm riêng cho những người có chức vụ nhất định, khi hết nhiệm kỳ và rời khỏi vị trí hiện tại, đồng nghĩa giá trị của con dấu cũng hết, biên bản được lập ra để nhằm truyền lại cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện lưu trữ và không còn giá trị pháp lý)

1.2. Biên bản bàn giao con dấu hết giá trị sử dụng

Như đã nêu bên trên việc bảo quản cũng như thu hồi con dấu hết giá trị sử dụng hiện nay được cho là văn bản phổ biến được sử dụng. Việc bàn giao này là trách nhiệm của các cá nhân đã hết nhiệm kỳ bàn giao con dấu lại cho cơ quan công tác hay nhà chức trách có tư cách quản lí và bảo quản theo quy định của pháp luật. Theo luật pháp Việt Nam, luật  đã có những quy định cụ thể về việc bàn giao con dấu đối với mỗi cá nhân khi hết nhiệm kỳ cũng như hết trách nhiệm trong việc sử dụng con dấu đồng nghĩa với con dấu của cá nhân đó cũng hết giá trị. Từng cá nhân phải có trách nhiệm bàn giao lại cho cơ quan có thẩm quyền, nếu vi phạm và chậm trễ sẽ bị xử phạt theo đúng luật Dân sự và nếu có những sai sót trong quá trình bàn giao, gây ảnh hưởng nặng nề có thể sẽ bị truy cứu trách nhiệm Hình sự. Những nội dung trên đã được ghi nhận rõ ràng trong Quyết định số 19 được ban hành năm 2024.

Tải ngay về biên bản bàn giao con dấu dưới đây:

Biên bản, quyết định về con dấu công ty.pdf

Xem thêm: Mẫu biên bản vi phạm hành chính

2. Mục đích của biên bản bàn giao con dấu

Từng con dấu khác nhau sẽ được sử dụng vào trong những mục đích khác nhau, tùy thuộc vào tính chất cũng như chức vụ công việc mà mỗi con dấu sẽ được sử dụng khác nhau. Nhưng khi đã hết hiệu lực những con dấu này cần được trao trả hay bàn giao, và việc trao trả đó cần có một biên bản bàn giao con dấu.

Vậy mục đích chính xác nhất của biên bản đó được sử dụng để làm gì? Đối với mỗi công ty, mỗi chức vụ sẽ tương ứng với một con dấu khác nhau, việc bàn giao con dấu một cách nhanh chóng giúp cho quá trình làm việc và phê chuẩn các quyết định của công ty được đảm bảo đúng tiến trình. Việc bàn giao con dấu đã hết giá trị  bằng văn bản là giấy tờ có giá trị pháp lý và cũng là giấy tờ quyết định quyền hành và trọng trách của cá nhân mới tiếp quản công việc đó. 

Trong mọi biên bản bàn giao con dấu cần hướng dẫn rõ việc sử dụng con dấu trong mục đích cụ thể, tránh gây hiểu lầm, hoang mang cho cá nhân tiếp nhận con dấu. Người nhận trách nhiệm bảo vệ và sử dụng con dấu cần tìm hiểu rõ những việc nên sử dụng con dấu, tránh dùng con dấu trong mục đích cá nhân và thực hiện đúng nhiệm vụ của mình với con dấu được giao.

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao xe

3. Hướng dẫn trình bày nội dung biên bản bàn giao con dấu công ty

3.1. Những nội dung cần có trong biên bản bàn giao con dấu công ty

Cũng giống như các văn bản hành chính khác, biên bản bàn giao con dấu công ty cũng có 3 phần chính 

Tải ngay về:

biên bản (mẫu) bàn giao con dấu công ty hết giá trị sử dụng.pdf

3.1.1. Phần mở đầu

Tiêu ngữ (Quốc hiệu và Tiêu ngữ), Cơ tên tổ chức, cơ quan chủ quản

Phần này là bắt buộc trong mọi văn bản hành chính, và nội dung này đã được quy định trong từng loại giấy tờ công vụ, hành chính. Các bạn trình bày một cách khoa học như trên các loại văn bản khác đã yêu cầu. Nội dung của Quốc hiệu được viết in hoa, in đậm, viết phía bên mép phải phía trên trang giấy:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Phần nội dung Cơ quan chủ quản, cơ quan đăng ký con dấu được viết in đậm, viết in hoa và ghi phía bên trên mép trái trang giấy.

TÊN CƠ QUAN, CÔNG TY CHỦ QUẢN

TÊN CƠ QUAN ĐĂNG KÝ MẪU CON DẤU

Đây là phần quyết định tính pháp lý của biên bản nên cầm được ghi rõ ràng, tránh sai sót không đáng có.

Việc làm trưởng phòng pháp lý

3.1.2. Phần nội dung

Ở phần nội dung các bạn phải trình bày mở đầu là “BIÊN BẢN BÀN GIAO CON DẤU…” cần ghi rõ tên con dấu được bàn giao, phần này cần có sự chính xác để khi gặp vấn đề với tên con dấu có thể dễ dàng giải quyết.

Phần nội dung tiếp theo góp phần quan trọng không kém chính là ngày giờ thực hiện việc bàn giao con dấu và địa điểm bàn giao cụ thể. Đây chính là cơ sở để giúp các cơ quan có thẩm quyền dựa vào để xem xét cũng như công ty chủ quản xác định được công việc cũng như con dấu đã được bàn giao.

Mục cần lưu ý tiếp theo chính là phần xác nhận bên bàn giao và người được bàn giao (nhận bàn giao). Một phần quan trọng trong quá trình thực hiện bàn giao con dấu, các bên sẽ dựa vào thông tin của từng cá nhân có trách nhiệm được kê khai trong biên bản bàn giao để thi hành quản lý, cũng như kiểm soát công việc, tránh đưa ra những sai sót không đáng có. Đối với phần này cần ghi rõ cũng như đối chiếu cụ thể thông tin cá nhân, chức vụ công việc để làm chứng cứ xác minh tránh quá trình tranh chấp.

Phần được kê khai cuối ở phần nội dung chính là các giấy tờ có liên quan đến con dấu như giấy chứng nhận đăng lý mẫu con dấu và những giấy tờ chứng minh đã nộp con dấu đó.

Xem thêm: Mẫu biên bản họp gia đình

3.1.3. Phần xác nhận thông tin kê khai biên bản

Sau khi đã nêu rõ những thủ tục cũng như các bước ở phần nội dung, người làm biên bản và người nhận con dấu có trách nhiệm xác nhận lại thông tin đã nêu cũng như xác nhận biên bản. Việc ký nhận được diễn ra thành công và có giá trị pháp lý kể từ khi 2 bên đồng ký xác nhận và có bên thứ 3  là tổ xác nhận bàn giao con dấu ký nhận (được xem là người làm chứng) và có mặt trong buổi đó. Các bước kỹ nhận cũng như bàn giao được diễn ra một cách minh bạch, cần có sự chấp thuận của cả hai bên và bên thứ ba có thẩm quyền đối chấp biên bản.

Xem thêm: Mẫu biên bản làm việc nhóm

3.2. Lưu ý khi trình bày biên bản bàn giao con dấu công ty

Vì biên bản bàn giao con dấu công ty sẽ có giá trị pháp lý khi được ký kết nên việc nêu rõ và viết rõ tiêu chuẩn nội dung cũng như trình bày một cách nghiêm túc khoa học là yêu cầu tối cao đối với loại văn bản này. 

Khi thực hiện lập một biên bản bàn giao con dấu công ty bạn phải tham khảo những văn bản có trước để thực hiện một cách chính xác. Những lưu ý cần quan tâm sẽ được trình bằng trong bài viết, người tạo lập cần hiểu rõ và trình bày đúng về mặt nội dung và cả yêu cầu về hình thức, tránh sử dụng những font chữ phức tạp gây khó chịu cho người đọc, cần có sự lập luận ngắn gọn xúc tích, trình bày và căn chỉnh nội dung toàn vẹn, tránh sự khập khiễng trong từng bố cục nội dung, gây nhầm lẫn cho người xem.

Chú ý hơn về những mục mở đầu, cần trình bày theo quy định, không được sáng tạo thêm làm mất đi tính trang trọng và pháp lý của văn bản. Đó là những gì mỗi người khi thực hiện một biên bản bàn giao con dấu cần chú ý để tránh những sai sót làm ảnh hưởng đến cả một quá trình làm việc việc và bàn giao con dấu của công ty.

Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng

4. Trách nhiệm của người quản lý con dấu công ty

Mỗi cá nhân khi quản lý con dấu cần nắm rõ những nội dung cụ thể, vì một quyết định hay đóng dấu sai vào biên bản kiểm tra tài sản, biên bản thanh lý tài sản cố định hoặc biên bản giao nhận tài sản cố định sẽ là kẻ hở khiến cho công ty, doanh nghiệp rơi vào khủng hoảng hoặc có thể chịu trách nhiệm hình sự. Việc quản lý và giữ gìn con dấu, tài sản chung của công ty đối với người có trách nhiệm có vai trò quản lý con dấu là vô cùng lớn. Việc quản lý này đòi hỏi sự nghiêm túc và an ninh tuyệt đối. Khi không sử dụng con dấu nên được để vào nơi kín đáo được bảo mật an toàn, tránh để kẻ xấu có cơ hội sử dụng với mục đích xấu, những hành vi sử dụng con dấu với mục đích cá nhân, đem lại tổn thất cho công ty có thể chịu hành phạt dân sự hoặc hình sự tùy thuộc vào vấn đề nghiêm trọng của sự việc. Việc sử dụng con dấu cũng được pháp luật nghiêm cấm và bảo trợ, trừng phạt đối với những hành vi vi phạm sau:

Tải bản dưới đây:

biên bản bàn giao con dấu.docx

4.1. Làm giả và sử dụng con dấu giả trong các doanh nghiệp

Hiện tượng làm giả và sử dụng trái phép, dùng con dấu giả trong các doanh nghiệp đang là vấn nạn, một góc khuất ở trong một và doanh nghiệp hiện nay. Những hành vi trên là xem thường pháp luật, làm trái với những quy định về sử dụng và quản lí con dấu, khi bị phát hiện sẽ phải chịu trách nhiệm và hình phạt thích đáng trước pháp luật.

Xem thêm: Giấy đề nghị tăng ca

4.2. Mua bán và tiêu hủy con dấu trái phép

Đây được xem là hình vi gian lận của tổ chức hay cá nhân, đối với những hành vi như vậy bị phát hiện sẽ bị phạt hành chính rất nặng, nếu gây hại hay làm ảnh hưởng đến vấn đề khác có thể sẽ bị khởi tố hình sự. Nên việc mua bán và tiêu hủy con dấu cần được thực hiện một cách minh bạch, được sự cho phép và chứng nhận của các cơ quan pháp lý trong vấn đề sử dụng cụ thể

4.3. Sử dụng con dấu hết hạn sử dụng

Khi đã hết trách nhiệm pháp lý những con dấu trên cần được thu hồi và xử lý một cần phù hợp, tránh lạm dụng để biến dạng hình thức sử dụng con dấu ra hướng khác để đem lại lợi ích cho cá nhân. Những điều này đã được pháp luật nghiêm cấp trong bộ luật hình sự

4.4. Sử dụng con dấu cá nhân cho thuê hoặc cầm cố

Đây là hành vi bị nghiêm cấm vì tính an toàn cũng như ảnh hưởng pháp lý mà mỗi con dấu khi đăng ký có, việc cho thuê và sử dụng như vậy làm ảnh hưởng không nhỏ. Nếu bị kẻ xấu lợi dụng người chịu trách nhiệm đối với con dấu có thể phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nặng hơn đối tượng thuê và sử dụng.

Đó là những điều chúng mình muốn chia sẻ cho các bạn hiểu rõ hơn về một biên bản bàn giao con dấu công ty, cũng như mục đích sử dụng con dấu. Nếu quý vị muốn tìm hiểu thêm về cách tạo lập một văn bản hành chính, hãy theo dõi thêm các bài viết tương tự tại địa chỉ như mẫu biên bản hủy hóa đơn, mẫu biên bản thu hồi hóa đơn và mẫu biên bản họp hội đồng quản trị nhé.

Công ty tuyển dụng việc làm