Phiếu kế toán là gì? Những ứng dụng của phiếu kế toán

1. Phiếu kế toán là gì?

Phiếu kế toán có thể nói là một loại giấy tờ quan trọng trong quá trình làm việc của nhân viên kế toán, nó có vai trò quản lý, hạch toán ghi chép một cách đầy đủ chi tiết nhât, chính xác nhất

Phiếu kế toán là một dạng của chứng từ kế toán, phiếu kế toán được người kế toán lập ra. Căn cứ vào đó để người lập hoặc kế toán phần hành khách nhận được hạch toán các nghiệp vụ vào sổ, vào nhật ký chứng từ.

Xem thêm: Mẫu bảng cân đối kế toán ngân hàng mới nhất hiện nay

2. Phiếu kế toán dùng để làm gì?

Như chúng ta đã biết công việc của người kế toán chủ yếu là những công việc liên quan đến sổ sách giấy tờ, chính vì vậy mà mọi giấy tờ số liệu của người kế toán đều cần phải được ghi chép một cách cẩn thận. Phiếu kế toán là một trong những giấy tờ quan trọng đó. Vậy phiếu kế toán dùng để làm gì cùng tham khảo nội dung sau đây nhé.

Phiếu kế toán là một giấy tờ không thể thiếu dùng để đi kèm với các định khoản kế toán và dùng để hạch toán những nghiệp vụ kế toán mà không có chứng từ đi kèm.

Để hiểu hơn về ứng dụng của phiếu kế toán chúng ta cùng tìm hiểu ví dụ sau đây.

Ví dụ: Bút toán kết chuyển kế toán cuối kỳ, khấu trừ VAT cuối tháng… Đối với phiếu kế toán thì chỉ dùng để hạch toán nội bộ.

3. Trả lời câu hỏi phiếu kế toán có phải là chứng từ kế toán hay không?

Để trả lời được câu hỏi phiếu kế toán có phải là chứng từ kế toán hay không chúng ta cùng đi phân tích những giống và khác nhau của chứng từ kế toán và phiếu kế toán để có câu trả lời cho câu hỏi trên nhé.

Định nghĩa của phiếu kế toán và chứng từ kế toán:

- Phiếu kế toán: được định nghĩa là những giấy tờ do kế toán lập ra theo mục đích làm căn cứ để ghi sổ mà chưa có chứng từ nào thể hiện, hay ghi chép.

- Chứng từ kế toán là giấy tờ ghi lại những vấn đề phát sinh, đã hoàn thành sau đó lấy làm căn cứ để ghi sổ.

Điểm giống nhau của cả chứng từ kế toán và phiếu kế toán đó chính là đều căn cứ để hạch toán các nghiệp vụ vào sổ và thực tế thì phiếu kế toán cũng là một dạng của chứng từ kế toán.

 Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm: Chứng từ là gì? để hiểu kỹ hơn về chứng từ và phân biệt rõ ràng giữa phiếu kế toán và chứng từ kế toán

Điểm khác nhau cơ bản nhất của chứng từ kế toán và phiếu kế toán đó là:

Phiếu kế toán được lập ra bởi kế toán, để hạch toán những nghiệp vụ kế toán không có chứng từ đi kèm và chỉ dùng để hạch toán nội bộ. Chính vì vậy mà nó sẽ không có tên gọi cụ thể và cũng không có biểu mẫu cụ thể.

- Còn với chứng từ kế toán nó là một giấy tờ quan trọng không chỉ dùng để hạch toán nội bộ mà còn là một trong những tài liệu quan trọng phục vụ công tác kiểm tra của các cơ quan chức năng khi có yêu cầu, đây được xem là bằng chứng để chứng minh tài sản, giấy tờ trước pháp luật.

- Một điểm đặc biệt của chứng từ kế toán đó chính là đều mỗi chứng từ kế toán sẽ có tên, biểu mẫu có sẵn, phiếu chi, phiếu thu, bảng chấm công, thanh toán tiền lương ….

Từ những phân tích trên chúng ta thấy rằng chứng từ kế toán và phiếu kế toán là hai loại giấy tờ khác nhau, nhưng trong một số trường hợp thì phiếu kế toán cũng được gọi là chứng từ kế toán.

Xem thêm: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì? Những thông tin cần biết

4. Phiếu kế toán được sử dụng trong những trường hợp nào?

4.1. Trường hợp sử dụng phiếu kế toán

Phiếu kế toán được xem là một loại giấy tờ quan trọng và được dùng để cập nhật, minh họa cho các bút toán. Chính vì vậy mà phiếu kế toán sẽ được sử dụng trong các trường hợp sau đây bạn có thể tham khảo.

- Trường hợp bút toán kết chuyển kế toán ở cuối kỳ

- Trường hợp tiếp theo đó chính là bút toán khấu trừ thuế GTGT vào cuối tháng.

- Trường hợp tiếp theo là bút toán phân bổ, Bút toán điều chỉnh và bút toán minh họa cho một số nghiệp vụ không có chứng từ khác cũng sẽ dùng phiếu kế toán…. Đây được xem là những trường hợp sử dụng thường xuyên phiếu kế toán nhất, ngoài ra còn có một số trường hợp khác.

Để hiểu rõ hơn chúng ta cũng tham khảo một số ví dụ sau đây.

Để kết chuyển thuế GTGT hàng nhập khẩu vào thuế GTGT được khấu trừ của một lô hàng thì lập phiếu kế toán và ghi công nợ.

Nợ TK 324554, có TH 435080

Một trường hợp ví dụ nữa: Bán hàng hay mua hàng thì cách thức lập phiếu kế toán cũng như nhau bạn có thể tham khảo việc lập phiếu kế toán trong những trường hợp này.

+ Bán hàng thu TM: lập phiếu thu kẹp chung với HĐ. Nếu thu bằng chuyển khoản, bạn có thể sử dụng Giấy báo có của ngân hàng (có ngân hàng ghi phiếu hạch toán hay chứng từ giao dịch...) để kèm vào tờ hóa đơn đó (chẳng cần làm thêm phiếu hạch toán)

+ Mua hàng cũng thế, trả bằng TM thì bạn lập phiếu chi rồi kẹp vào với tờ HĐ đó . Nếu trả bằng TGNH thì bạn lấy UNC (tất nhiên là khi TT xong mới có UNC) kẹp chung với tờ HĐ đó (chờ khi nào có rồi hãy kẹp, cũng không cần phải lập phiếu hạch toán)

P/S : Bạn lưu ý đây là cách lập các loại phiếu kế toán trong trường hợp làm 1 mình bạn (Cty chỉ có mình bạn làm KT), còn với những Cty có nhiều kế toán phần hành thì việc lập phiếu kế toán phải tuân theo quy định của người kế toán trưởng và theo mẫu của công ty đề ra.

Xem thêm: Kế toán hành chính sự nghiệp là gì? Nội dung về kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

4.2. Phiếu kế toán có bắt buộc không

Như chúng ta đã phân tích ở trên thì tính chất của phiếu kế toán chỉ dùng để hạch toán nội bộ thì việc lập kế toán là bắt buộc. Song phiếu kế toán cũng được xem là một tài liệu quan trọng và cần thiết để minh họa cho việc hạch toán cũng như điều chuyển cho kế toán khác, nhưng một điều cần quan tâm đó chính là phiếu kế toán chỉ được áp dụng lưu hành nội bộ, và phiếu kế toán này có thể lưu hành nội bộ chuyển cho kế toán khác nhận được để làm cơ sở hạch toán vào sổ.

5. Các mẫu phiếu kế toán

Từ những mẫu phiếu kế toán chúng ta thấy được và dễ dàng nhận thấy được phiếu kế toán theo thông tư nào thì cũng cần phải đảm bảo những nội dung cơ bản sau, thể hiện được những yếu tố sau đây.

- Đầu tiên phiếu kế toán cần phải có ngày hạch toán một cách cụ thể rõ ràng.

- Tiếp đến là số chứng từ, nội dung hạch toán.

- Phiếu kế toán cần phải nêu lên được tại khoản nợ/ có, giá trị số tiền, số tiền bằng chữ…. Đây được xem là những thông tin cơ bản cần phải có và thể hiện được trên phiếu kế toán.

Với mỗi phiếu kế toán thì mỗi công ty, doanh nghiệp, người làm kế toán có thể lên mẫu phiếu kế toán khác nhau sao cho phù hợp với nội dung và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình, phiếu kế toán không có yêu cầu bắt buộc về mẫu mã chính vì vậy mỗi kế toán và công ty sẽ tự có phiếu kế toán cho riêng mình.

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có được những hiểu biết về phiếu kế toán, trả lời được câu hỏi phiếu kế toán là gì? Để từ đó có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Để hiểu và lập phiếu kế toán đúng thời điểm, đúng nội dung và đặc biệt là đúng pháp luật.