Gantt Chart là gì? Tại sao nhà quản lý dự án nên sử dụng sơ đồ Gantt?

1. Gantt Chart là gì? Cùng các thông tin liên quan

1.1. Khái niệm về Gantt Chart

Như ở trên đã chia sẻ thì sơ đồ Gantt là một trong những công cụ quan trọng và cổ điển trong quản trị cũng như quản lý tiến độ thực hiện dự án. Sơ đồ được biểu diễn dựa theo biểu đồ, gồm trục tung nằm ngang biểu diễn các nhiệm vụ công tác; còn thời gian làm việc tương ứng sẽ được thể hiện bằng trục hoành. Mặc dù sơ đồ được phát minh và ra đời từ những năm 1910 nhưng đến thời điểm hiện tại vẫn còn được sử dụng khá phổ biến bởi các nhà quản trị dự án với nhiều lý do khác nhau. Nhưng về bản chất khi sử dụng sơ đồ này thì nhà quản trị sẽ biết và dự đoán được khi nào cần thực hiện công việc và sẽ mất bao lâu để hoàn thành công việc đó. Bởi khi nhìn vào biểu đồ hay sơ đồ này sẽ phản ánh được điều đó. Và để thuận lợi cũng như đạt hiệu quả cao nhất với việc sử dụng Gantt Chart khi theo dõi tiến độ dự án, thì nhà quản lý thường sẽ tô lên sơ đồ để hiển thị việc nào đã được hoàn thành.

Thậm chí người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ cũng cần được thể hiện rõ được trên biểu đồ theo tên hoặc bằng màu. Ngoài ra, Gantt chart còn được nhiều chuyên gia biết với vai trò như biểu đồ cột mốc, biểu đồ hoạt động, biểu đồ thanh dự án,… tùy vào từng nhu cầu sử dụng của từng nhà quản trị. Việc quản lý dự án (project management) với sơ đồ Gantt trở nên dễ dàng hơn vì rõ ràng nhìn vào sơ đồ có thể tính toán áng chừng thời gian, đầu việc, việc tổ chức quản lý (OPM) của nhà quản trị hay giám đốc dự án cũng trở nên chính xác đảm bảo tiến độ.

1.2. Sơ đồ biến tấu của Gantt Chart – Load Charts/ Sơ đồ trách nhiệm

Với vai trò là sơ đồ biến tấu của sơ đồ Gantt thì trên cột dọc sẽ là liệt kê các nhân viên, người trực tiếp thực hiện công việc chứ không phải liệt kê các công việc giống như Gantt Chart. Và lúc này khi nhìn vào sơ đồ trách nhiệm thì các nhà quản lý cũng sẽ đánh giá được thời gian không tải, công suất sử dụng của loại nguồn đó một cách dễ dàng. Không chỉ được sử dụng bởi các nhà quản lý mà Sơ đồ Lòa này còn được sử dụng tràn lan, phổ biến tại các bộ phận, khoa, ban,... ở các văn phòng trường đại học, bệnh viện... Bởi nó rất thuận tiện cũng như hữu ích cho việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên.

1.3. Biểu đồ Gantt được sử dụng khi nào?

Như ở phần Gantt Chart là gì thì chỉ chia sẻ về sự quan trọng của sơ đồ này với nhà quản lý nhưng chưa đủ để bạn hình dung ra được thời điểm nên sử dụng biểu đồ Gantt đúng không? Dưới đây sẽ là nội dung Biểu đồ Gantt được sử dụng khi nào:

- Mỗi khi lên dự án, chiến dịch, lập kế hoạch và theo dõi, giám sát các nhiệm vụ công việc cần thực hiện trong một dự án;

- Truyền đạt được với nhân viên về kế hoạch hoặc cũng có thể là quá trình diễn ra của một dự án.

- Muốn biết quy trình, trình tự, các bước của dự án hoặc thời gian thực hiện của dự án…

- Cập nhật diễn biến cũng như tình hình thực hiện khi dự án bắt đầu.

- Theo dõi, đánh dấu vị trí của dự án. Đối với trường hợp này thì bạn cũng có thể sử dụng bản đồ giấy để tiện theo dõi cùng nhau, sử dụng giấy màu hoặc gim bấm để đánh dấu. Để bảo bảo được việc bạn có thể xác định được vị trí của mình trong dự án. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng phần mềm máy tính excel, Microsoft Project để cập nhật Gantt chart đẹp mắt, dễ dàng hơn.

Trong các dự án thì Ban quản lý dự án sẽ là người lập dự án, kế hoạch và cần có mẫu tờ trình phê duyệt dự án để trình lên xin kí và ứng ngân sách.

1.4. Ưu, nhược điểm của sơ đồ Gantt

Sau khi tham khảo những nội dung trên thì có lẽ bạn cũng thấy được phần về những ưu điểm của Sơ đồ Gantt là gì rồi. Là công cụ có vai trò quan trọng, đối với quá trình quản trị cũng như theo dõi dự án, có thể dễ dàng xác định được những gì cần phải làm. Đặc biệt nó còn giúp nhà quản lý có thể biết được những nhiệm vụ nào thực hiện trước, sau hoặc làm sao để đúng tiến độ. Chưa dừng lại ở đó, Gantt Chart còn cho phép xây dựng và làm cho mọi người nắm bắt nhanh chóng được nhiệm vụ cùng thời gian mình cần triển khai, hoặc thời điểm nào cần phải hoàn thành công việc đó. Đồng thời nó thể hiện được trực quan của một nhà quản trị cần có. Đó là lý do vì sao mà Gantt Chart được dùng rộng rãi không chỉ trong quản lý dự án xây dựng. Các tư vấn viên quản lý dự án (PMC) sẽ là người cho các lời tư vấn cũng như lên bản kế hoạch dự án chi tiết nếu các công ty thiếu nguồn lực và phải thuê nhân công ngoài. Cần có hợp đồng tư vấn quản lý dự án để thống nhất đầu việc, ngân sách thù lao,...

Nhưng bên cạnh những ưu điểm đó thì Gantt Chart vẫn còn hạn chế, đó là không thể nói lên được mối quan hệ giữa các công tác hay quy trình công nghệ cũng không thể thể hiện rõ được. Chính vì vậy sơ đồ Gantt này sẽ chỉ phù hợp với những dự án có quy mô đơn giản, không phức tạp và quy mô nhỏ.

2. Tạo một Gantt chart như thế nào?

Nếu các bạn tham khảo các thông tin tuyển dụng vị trí quản lý dự án trên Timviec365.vn thì các bạn có lẽ cũng đã thấy rằng, đa phần các nhà tuyển dụng đều ưu tiên những ứng viên biết tạo sơ đồ Gantt. Vậy là bạn cũng đủ hiểu được vai trò quan trọng của kỹ năng này. Để chắc chắn rằng bạn có thể tạo được một Gantt Chart hoàn hảo thì bạn cần nắm được những thông tin chia sẻ dưới đây.

Bước 1: Cần phải xác định được các yếu tố:

- Các nhiệm vụ, công việc cần thực hiện trong dự án.

- Các cột mốc liên quan đến dự án, dựa vào flow chart, Brainstorming …

- Thời gian bắt đầu thực hiện nhiệm vụ, công việc đó.

- Liệt kê thành chuỗi sự kiện, nhiệm vụ cần hoàn thành trước một nhiệm vụ khác bắt đầu.

Bước 2: Vẽ theo hình dáng biểu đồ, trực thời gian cùng hoặc dưới cùng (ngày, tuần). Còn phần trên của trực thì sẽ đánh dấu thang đo khớp với độ dài của công việc đó.

Bước 3:  Phía bên trái sẽ liệt kê theo thứ tự các công việc và cột mốc tương ứng. Sử dụng các hình ảnh, ký hiệu để đánh dấu theo thời gian sự kiện phải xảy ra. Còn thời gian thực hiện kéo dài thì có thể vẽ một thanh kéo dài tương ứng với thời gian thích hợp đó trên dòng thời gian của Gantt Chart. Đầu bên trái của thanh thể hiện thời gian bắt đầu thực hiện nhiệm vụ, bên trái sẽ là thời điểm kết thúc của hoạt động đó.

Bước 4: Sau khi đã hoàn thành được những điều trên thì nên kiểm tra lại các thông tin được xác định đã có hết trên sơ đồ Gantt hay chưa, những trình tự thời gian và nhiệm vụ thực hiện đã được quy ước chuẩn hay chưa?

Xem thêm: Đầu tư công là gì? Những hiểu biết cần biết về đầu tư công.

3. TOP 5 lý do bạn nên sử dụng Gantt Chart để nâng tầm quản lý

Nếu những ưu điểm được liệt kê ở trên chưa đủ thuyết phục bạn sử dụng sơ đồ Gantt thì nội dung dưới đây sẽ cho bạn thấy lý do mà biểu đồ này được sử dụng rộng rãi đến vậy.

3.1. Tránh nhầm lẫn

Biểu đồ Gantt Chart là gì? Là biểu đồ được tạo ra để nhà quản lý dễ dàng theo dõi, nắm rõ được thời điểm bắt đầu và kết thúc của một công việc nào đó trong dự án. Và đương nhiên bất cứ ai khi nhìn vào cũng có một cái hiểu tổng quát nhất về cột mốc, ngày, thời gian cần thực hiện của công việc mà mình phụ trách. Như vậy họ cũng dễ dàng xác định được mục tiêu cũng như điều mà mình cần làm một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khi mọi thức đã quá rõ ràng, hay những điều cần biết để hoàn thành một dự án đều được thể hiện hết trên sơ đồ thì chắc chắn các bạn cũng sẽ tránh được tối đa những nhầm lẫn, sai sót. Khi đó dự án vừa được hoàn thành đúng tiến độ vừa mang lại sự thanh công trong sự nghiệp của một nhà quản lý.

3.2. Cung cấp 1 tấm ảnh lớn hơn về phạm vi dự án

Từ bước xác định thông tin thì người quản lý dự án cũng đã đưa ra một cách chi tiết nên chắc chắn rằng trong sơ đồ đều thể hiện được một bức tranh về dự án. Và các chuyên gia cũng đánh giá nó có phạm vi rộng hơn so với phạm vi của dựa án. Bên cạnh cái nhìn tổng thể đó thì các mục tiêu lớn của các dự án cũng thể hiện được. Điều này mang lại sự thuận tiện cho cả những người điều hành đưa ra được quyết định về tổ chức của họ.

3.3. Tất cả mọi người đi cùng 1 hướng

Thống nhất chung một sơ đồ Gantt là một trong những cơ hội giúp cho quản lý và đội ngũ nhân viên có thể thực hiện công việc một cách đồng lòng, sát với khoảng thời gian cần phải hoàn thành công việc. Đặc biệt các đối tượng liên quan cũng sẽ nắm bắt được thông tin về quy trình cũng như diễn biến của dự án. Như vậy, sẽ không mất thời gian vào việc diễn đạt, trình bày hay giải thích thông tin gì với đội ngũ nhân viên hoặc giám đốc.

3.4. Xác định mối quan hệ giữa nhiệm vụ

Dễ dàng thấy được những nhiệm vụ hay công việc nào đã được hoàn thành thì đương nhiên việc phân công hay phân định mối quan hệ sẽ đảm bảo được luồng công việc đã được tối ưu và năng suất tối đa của từng người trong đội ngũ thực hiện dự án. Khi đó bất cứ ai trong đội ngũ này đều thấy được dòng chảy của dự án, và dễ dàng xác định được mối quan hệ giữa người thực hiện và công việc đó. 

Xem thêm: Quy hoạch treo là gì? Những thông tin có liên quan

3.5. Dự đoán Tương lai

Sơ đồ Gantt hiện đang là sơ đồ nhận được nhiều sự quan tâm của nhà quản lý, dù nó đã xuất hiện từ rất lâu trước. Một biểu đồ Gantt cho phép các nhà quản lý thấy được bức tranh lớn hơn phạm vi của dự án như đã chia sẻ ở trên thì việc đánh giá cũng như miêu tả những điểm quan trọng của dự án cũng dễ dàng hơn.

Hiện nay các nhà quản lý sau khi tính toán tiến độ dự án đầu việc thường sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi trích xuất dữ liệu: basecamp, redmine,... và không mất quá nhiều chi phí chi trả.

Đối với bạn, một nhà quản trị dự án thì vai trò chính là phải theo dõi, giám sát cũng như quản lý được đội ngũ của mình làm việc hiệu quả để đạt được những mục đích cao hơn trong công việc. Và Sơ đồ Gantt Chart chính là một trong vài chiếc chìa khóa sẽ giúp bạn làm được điều này. Bên cạnh đó, các bạn nên truy cập địa chỉ Timviec365.vn để tham khảo nhiều thông tin tuyển dụng cũng như tin tức liên quan khác để làm việc được nâng cao được kinh nghiệm làm việc của bản thân. Hy vọng với những chia sẻ về “Gantt Chart là gì?” đã giúp bạn làm việc hiệu quả hơn!