Cách viết mail xin việc đúng chuẩn

Nhiều ứng viên cho rằng việc gửi hồ sơ xin việc qua mail rất đơn giản, tuy nhiên lại rất nhiều bạn lại mắc lỗi trong cách viết mail xin việc và chính vì lỗi này đã khiến bạn bị loại một cách đáng tiếc. Vậy làm thế nào để nhận diện đây là lỗi trong cách viết mail xin việc, sau đây timviec365.vn sẽ giúp bạn hoàn thiện cách viết mail việc chuẩn nhất.

Một mail như thế nào được coi là chuẩn

Có lẽ thông tin mà timviec365.vn cung cấp sau đây khiến bạn ngạc nhiên, nhìn lại mail của chính mình và nhận ra mail của mình chưa chuẩn.

Một mail xin việc chuẩn bao gồm những danh mục sau đây: Tên hiển thị, địa chỉ mail, avatar email, chữ ký email. Các ứng viên tham gia ứng tuyển khi gửi mail để tìm việc làm hay việc làm thêm, cần hết sức chú ý và kiểm tra cẩn thận xem các mục đã đủ chưa, tránh để mất cảm tình từ phía nhà tuyển dụng.

Cách viết mail xin việc với tên hiển thị mail

Tên hiển thị mail là tên hiển thị lên khi người khác nhận được email mà bạn gửi. Một cái tên mail được coi là chuyên nghiệp khi tên mail chứ đầy đủ cả họ và tên ví dụ như : Nguyễn Huyền Trang hoặc bạn có thể sử dụng tên hiển thị mail bằng tiếng anh không dấu như Nguyen Huyen Trang, sử dụng hai cách viết mail xin việc này đều được.

Một số lỗi mà ứng viên thường hay mắc phải trong cách viết mail với tên hiển thị đó là  

Lỗi 1: Để toàn bộ tên hiển thị Caplock, việc này gây ứng chế cho người nhận tin và thể hiện là ứng viên thiếu chuyên nghiệp.

Lỗi thứ 2: Lỗi này rất nhiều ứng viên cũng rất hay gặp phải đó là không viết hoa chữ cái đầu cao. Nhìn vào lỗi này nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn là ứng viên cẩu thả, đặc biệt lỗi này sẽ càng trở lên nghiêm trọng hơn khi bạn ứng tuyển các vị trí liên quan đến ngành tài chính hay kế toán.

Địa chỉ email

Khi bạn đặt địa chỉ mail tốt nhất bạn nên lấy tên của mình. Ví dụ như: Nguyenhuyenanh@gmail.com hoặc đặt tên theo cú pháp họ tên + năm sinh +@gmail.com hoặc họ tên + vị trí ứng tuyển +@gmail.com.

Khi viết địa chỉ mail bạn nên sử dụng các đuôi .com, bởi đây là email thông dụng nhất, hầu hết các nhà tuyển dụng đều sử dụng. Nên tránh những gmail đuôi yahoo.com hay hotmail  

Không nên sử dụng một số tên mail thiếu nghiêm túc như nhungxinhdep@gmail.com hay oanhnguoimau@gmail.com. Nhìn vào những mail này nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn là ứng viên không nghiêm túc với vị trí đang ứng tuyển, thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Vì vậy bạn nên tham khảo cách đặt tên email cá nhân chuyên nghiệp. Vì chỉ là một bước vô cùng nhỏ thôi cũng khiến bạn mất điểm.

Avatar email (ảnh đại diện email)

Nhiều ứng viên nghĩ avatar email không quan trọng vì vậy để hình ảnh đen trắng hay một hình ảnh khác cũng chẳng sao. Tuy nhiên, không phải vậy, trong cách viết mail xin việc chuyên nghiệp nhất bạn cần để avatar email là hình ảnh của chính mình. Nhưng cái hay trong ảnh đại diện email khác với ảnh đại diện trong CV. Avatar email có chút phóng thoáng hơn, bạn có thể chọn những hình ảnh thiên về nghệ thuật, thể hiện được sự tươi trẻ nhưng vẫn phải đảm bảo ảnh không bị vỡ nét, hình ảnh nghiêm túc và trực diện khuôn mặt.

 

Một số lưu ý khi đặt ảnh đại diện email

• Không để hình ảnh đen trắng, hoặc không để gì hết
• Việc làm này sẽ làm mất giá trị email của bạn, nhà tuyển dụng sẽ có sự nghi ngờ về địa chỉ mail của bạn và cho rằng đó có thể là email ảo. Timviec365.vn khuyến khích bạn để hình ảnh thật của mình, để ảnh rõ mặt, nên chọn những hình ảnh thể hiện được cá tính của bản thân.
• Không nên để hình ảnh quay lưng
• Những hình ảnh quay lưng thì chắc chắn sẽ không thể nhìn rõ khuôn mặt điều này cũng không nên, bạn nên để hình ảnh trực diện không mặt.

Chữ ký email

Và cuối cùng trong cách viết mail chuyên nghiệp không thể thiếu chữ ký email. Một chữ ký mail bao gồm những nội dung sau: Tên, Email, số điện thoại và có thể bạn đính kèm theo link mạng xã hội mà bạn hãy sử dụng nhất.

Tìm hiểu thêm: Công cuộc tìm việc làm tại Vĩnh Phúc của bạn sẽ đơn giản hơn rất nhiều lần khi bạn click ngay tại đây để có được những thông tin mới nhất về tuyển dụng việc làm tại tỉnh Vĩnh Phúc và hãy apply ngay tại Timviec365.vn để nhanh chóng có được công việc mà bạn mong muốn.

Thư gửi đi – Cách viết mail chuyên nghiệp

Thư gửi đi cũng là một trong những phần quan trọng để hoàn thiện một mail chuyên nghiệp. Sau khi đã chuẩn bị xong email tiếp đến là thư gửi đi trong mail.

Thư gửi đi trong email gồm có 2 phần đó là Tiêu đề và nội dung gửi đi. Tôi khẳng định với bạn có rất nhiều ững viên vẫn chưa biết cách viết mail chuyên nghiệp như thế nào đặc biệt là trong cách viết nội dung trong danh mục thư gửi đi sao cho chuẩn.

Tiêu đề

Tiêu đề ở đây chính là tên file mà bạn đính kèm. Một mail mà không có tiêu đề thì chúng tôi có thể khẳng định với bạn dù CV xin việc của bạn có xuất sắc như thế nào bạn cũng bị loại ngay ở vòng gửi xe. Vì vậy đừng chỉ vì tiêu đề email không mấy ấn tượng làm bao công sức của bạn bị trôi vào quên lãng hoặc bị gạt phăng đi một cách phũ phàng.

Để viết một tiêu đề thư chuẩn rất đơn giản, bạn không cần sáng tạo hay phải đầu tư quá nhiều tài liệu tham khảo về nó, bạn chỉ cần đặt đúng theo cú pháp sau đây:

Tên bạn – ứng tuyển vị trí nào, tên công ty.

Đây là cú pháp chuẩn để bạn sử dụng làm tên tiêu đề của thư gửi đi, cú pháp này sẽ góp phần tạo nên cách viết mail chuyên nghiệp.

Chẳng hạn như bạn đang muốn ứng tuyển một vị trí (nhân viên kinh doanh) đang được Thế giới di động tuyển dụng thì bạn có thể viết tiêu đề email theo cú pháp sau:

Tên bạn - Nhân viên kinh doanh, Thế giới di động.

Nội dung trong mail

Trong nội dung mail bạn cũng không cần phải giới thiệu quá dài dòng, chỉ cần đảm bảo đúng theo bố cục sau đây:

Dear Mr./Ms.XYZ

Giới thiệu qua về tên tuổi và chuyên ngành mình theo học, sau đó nói về sự đam mê yêu thích với vị trí công việc mà công ty đang tuyển. Một vài câu nói thể hiện bạn là người có trách nhiệm trong công ty việc và lý do bạn quyết định ứng tuyển vị trí này.

Best Regards,

Tên bạn.

Gửi file đính kèm

File đính kèm ở đây chính là CV xin việc và đơn xin việc (Cover Letter).

Bạn nhớ nên lưu thành 2 file rồi gửi đính kèm cũng email, ứng viên nén hồ sơ thành file .zip hay .rar vì điều này gây bất tiện cho nhà tuyển dụng khi mở file.

Chỉ đơn giản vậy thôi là bạn đã hoàn thành cách viết mail chuẩn nhất rồi đó. Tuy nhiên, khi đề cập đến viết mail thì 90% là ứng viên này đang có nhu cầu tìm việc. Vậy ngoài cách viết mail ra người tìm việc, thì buộc người tìm việc phải bổ sung thêm file đính kèm là CV xin việc và thư xin việc như vậy mới hoàn thiện được một bồ hồ sơ xin việc qua email đầy đủ nhất. Vậy bộ hồ sơ xin việc qua mail cần những gì? và làm sao để hồ sơ đó trở nên chuyên nghiệp như cách viết email thì bạn hãy tiếp tục tìm hiểu nội dung nhé.

Xem thêm: Các công ty startup tuyển dụng, bạn có nên ứng tuyển

Bộ hồ sơ xin việc qua mail cần những gì?

Trong một bộ hồ sơ xin việc có những loại giấy tờ không thể thiếu, ví dụ như CV xin việc hay thư xin việc có những yếu tố này mới tạo nên một bộ hồ sơ xin việc chuẩn.

Như thế làm sao để làm cho các mẫu CV và đơn xin việc trở nên ấn tượng với nhà tuyển dụng. Rất đơn giản bạn chỉ cần chú ý những nội dung sau

CV xin việc

CV xin việc là một file đóng vai trò rất quan trọng nhất trong bộ hồ sơ online, nó được coi như một bản sơ yếu lý lịch tóm tắt quá trình học tập cũng như làm việc của ứng viên. Thông qua những thông tin từ CV xin việc nhà tuyển dụng sẽ đánh giá và loại ứng viên. Nếu CV xin việc của ứng viên không để lại ấn tượng với nhà tuyển dụng thì ứng viên đó sẽ không có cơ hội để bước vào vòng phỏng vấn.

Hiện nay, vẫn có một số ứng viên làm CV xin việc theo định dạng Word, hình thức lạc hậu và dẫn đến một số lỗi như lỗi font và định dạng.

Bạn có thể sử dụng các mẫu cv xin việc viết tay tùy thuộc vào yêu cầu của nhà tuyển dụng nhưng cách tốt nhất là bạn nên dùng các mẫu CV định dạng PDF điều này sẽ giúp CV của bạn nhìn chuyên nghiệp hơn trong mắt nhà tuyển dụng. Hiện nay trên thị trường CV xin việc mạnh nhất phải kể đến mẫu CV xin việc, mẫu CV đẹp của timviec365.vn, bởi khi tạo CV online trên timviec365.vn mang lại rất nhiều ưu điểm như:

• Các mẫu CV xin việc của timviec365 được thiết kế chuyên nghiệp và tinh tế,
• Hỗ trợ ứng viên tạo CV đa dạng với 5 loại ngôn ngữ như Anh, Hàn, Nhật, Trung, hỗ trợ tải cv xin việc bằng tiếng Anh và các phiên bản còn lại về máy hoàn toàn miễn phí.
• Định dạng các mẫu CV là định dạng PDF. Điều này giúp cho CV của  bạn chuyên nghiệp và giúp việc in màu không bị mờ cũng như ảnh không bị vỡ nét.
• Bạn có thể linh hoạt ẩn và hiển thị hồ sơ, hỗ trợ lưu trữ hồ sơ trực tiếp trên trang web bằng cách đăng nhập vào tài khoản của mình, giúp bạn có thể quay lại bất cứ lúc nào để cập nhật nội dung CV.
• Hỗ trợ người tìm việc phân loại CV xin việc theo ngành nghề, phù hợp với từng vị trí bạn đang muốn ứng tuyển.

Đơn xin việc

Đơn xin việc cũng là một trong những giấy tờ không thể thiếu nó giúp bộ hồ sơ của bạn trở lên chuyên nghiệp hơn, hiện nay có rất nhiều website cung cấp tính năng tạo và tải miễn phí các mau don xin viec online như website timviec365.vn, sử dụng những mẫu đơn xin việc có định dạng PDF.

Hi vọng với những chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn biết cách viết mail xin việc chuẩn nhất và tạo được một bộ hồ sơ xin việc qua mail đầy đủ nhất có thể. Chúc các bạn thành công.