Mail merge là gì? Hướng dẫn bạn cách dùng mail merge đơn giản

1. Mail merge là gì?

Mail merge là một tiện ích của Google Sheets - một trong những công cụ tin học văn phòng như là Microsoft Excel, Word, Powerpoint, Google Scholar, Google Slides, Google Mail, Google Doc,... - hay còn được hiểu là chức năng soạn thảo văn bản thư điện tử trên nền ứng dụng của Microsoft Word, được tạo để có thể giúp con người có thể gửi thư một lúc cho nhiều người. Mail merge cho phép bạn có thể tạo ra nhiều bản sao của bức thư cùng một lúc và gửi nó đến nhiều địa chỉ email khác nhau. Mail merge cũng được nhiều người gọi bằng với một thuật ngữ là “Trộn thư”. Với Mail merge, bạn chỉ cần có cho mình một mẫu template, cùng một số những thông tin cần điền như: tên, giới tính, yêu cầu,.. Ở những bước sau đó Mail merge sẽ giúp bạn tự động gửi th một cách dễ dàng và đơn giản nhất.

Với các doanh nghiệp, Mail merge được coi như một phần không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh cũng như điều hành bộ máy của mình, có thể kể đến một số những hoạt động của ứng dụng Mail merge trong các hoạt động của doanh nghiệp trong bộ phận kinh doanh, công việc hành chính nhân sự như: tạo thư mời gửi đến các đối tác và danh sách các khách hàng đến tham gia các sự kiện của công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận thay đổi lương cho nhân viên vào cuối năm, giảm thiểu thời gian khi làm các hợp đồng lao động (hợp đồng dài hạn, hợp đồng không thời hạn), phiếu lương, bảng lương (payroll), các mẫu thông báo nội bộ, thư cảm ơn,.. thông qua chỉ vài những thao tác đơn giản

Ngoài ra thì tiện ích này cũng khá hữu ích đối với mỗi cá nhân người dùng trong trường hơp như muốn gửi một bức thư có cùng nội dung tới nhiều người khác nhau, như: lời chúc tết, lời chúc các phụ nữ trong ngày 20/10, 8/3,…)

2. Cấu trúc của Mail merge

Để có thể sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị những nội dung cơ bản như sau

2.1. Nguồn dữ liệu

Tùy theo những yếu tố về nội dung mà nguồn dữ liệu đó cũng cần phải tùy biến để có thể thể hiện được đúng các nội dung đó giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến này có thể là họ tên, địa chỉ người nhận Mail Merge, tên các tổ chức, công ty, doanh nghiệp … và thường thì những nguồn dữ liệu này sẽ được trình bày trong một danh sách dữ liệu cố định, danh sách dữ liệu này có thể là tập hợp các danh bạ người gửi (contacts) được lập trình trong Microsoft Outlook hay nó cũng có thể được trình bày cụ thể trong một bảng tính Excel, một table trong Word 2024, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2024 hay văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.

2.2. Nội dung cơ bản

Có thể hiệu các nội dung cơ bản này giống như nội dung mà bạn thường thấy trên các lá thư, chẳng hạn như: họ tên hay địa chỉ của người gửi trên phong bì, hay nó cũng có thể xuất hiện trong chính, nội dung chính của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi,.. Thông thường thì các nội dung cơ bản này cũng sẽ đi cùng với các vị trí định sẵn và thế hiện các chi tiết thay đối lấy từ nguồn dữ liệu mới. Mỗi chi tiết được chuyển được gọi là trường (Merge Field), và trình bày dưới dạng «tên field».

Khi đã thực hiện việc kết hợp đầy đủ các nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu

>> Xem thêm: Cách in văn bản trong word 2024

3. Mail Merge được sử dụng như thế nào?

Cách thức sử dụng Mail merge cũng khá đơn giản thậm trí ngay cả khi bạn có không là người không quá sành sỏi về lập trình cũng như các công nghệ về máy tính. Để có thể ứng dụng Mail merge cho việc gửi thư của mình với những thao tác như sau:

Bước 1: Mở bản file word với nội dung mẫu thư đã được soạn, ở bài viết này khi đã được soạn thảo trước đó, tiếp đó bạn chọn Mailings => Start Mail Merge = > Step by step mail merge wizad… theo như hình hướng dẫn dưới đây

Sau đó trên màn hình giao diện lúc này sẽ xuất hiện công cụ Mail merge ở phía bên phải, bạn chọn Letters, tiếp đó là Next: Starting Document

Bước 2: Kích chuột chọn mục Use the curent document và nhấp chuột chọn Next (Selectect recipients)

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel, tiếp đó bạn chọn sheet dữ liệu và chọn OK

Bước 4: Lúc này trên giao diện sẽ xuất hiện hộp thoại Mail Merge recipients, bạn nhấn OK

Bước 5: Sau khi đã hoàn thiện đước bước như trên, bạn di chuột đễ vị trí cần chèn, giống với hình như sau

Bước 6: Sau khi đã hoàn thiện và điền đầy đủ các thông tin cần thiết, bạn sẽ được khung hình như sau

Bước 8: Sau khi đã thực hiện chèn các file như trên, bạn nhấp chuột chọn Next: Preview your net để kết thúc mai merge. Sau đó ta sẽ được kết quả như hình sau

4. Cách chỉnh sửa Mail Merge trên bảng tính Excel

Nó có nghĩa là cách giúp bạn có thể phòng tránh được những lỗi có thể xuất hiện trong khi sử dụng mail merge, và một trong những lỗi phổ biến và thường gặp đó là định dạng sai số. Với cách này, thì trong bảng tính excel bạn chỉ cần chèn một cột ô chứa từ khóa trong công thức chuyển đổi  hoặc này trong excel sang một định dạng văn bản mà bạn muốn thể hiện nó ở tài liệu Mail Merge của mình.

Để có thể dễ dàng làm được điều này bạn cần phải có sự hỗ trợ từ công cụ hàm TEXT trên chính các công cụ của Excel. Hàm TEXT cho phép người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi các số liệu như ngày sinh, sang định dạng văn bản tương đương chính xác theo cách đúng cách mà người dùng muốn. Nhược điểm của giải pháp này là bạn cần biết các code định dạng đó. Mặc dù những code này giống hệt với mã được dùng trong tính năng định dạng Custom Number nhưng hiếm người dùng Excel biết tới sự tồn tại của chúng.

Ví dụ, các công thức TEXT(B3, “$#,##0.00”) và TEXT(C5, “M/dd/yy”) chuyển đổi dữ liệu số và ngày thành dữ liệu dạng văn bản (ở ví dụ này, chúng là “$12,345.67” và “12/01/10”).

Mẹo: Bạn nên định dạng các ô chứa những công thức này theo các kiểu khác nhau như in nghiêng hoặc một số màu lạ khác để nhắc bạn rằng những số này chỉ đơn giản là văn bản. Ở phiên bản Excel cũ hơn, những “con số” này không thể được dùng trong phép tính. Ở Excel 2024, cho có thể được dùng ở tất cả công thức, ngoại trừ các hàm tổng như SUM và AVERAGE.)

Ưu điểm của định dạng số và ngày như văn bản là đoạn text đó được chuyển từ Excel vào tài liệu sử dụng Mail Merge không bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng như font, kích thước, màu sắc đều không thay đổi.

Trên đây là một số những chia sẻ về chủ đề “Mail merge là gì” hi vọng rằng thông qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết đã có thể đem đến cho bạn một câu trả lời tổng quan nhất về Mail merge là gì, cũng như cách sử dụng Mail merge để trộn thư và gửi mail nhanh chóng và hữu ích nhất. Cảm ơn vì đã luôn đồng hành và theo dõi bài viết của chúng mình nhé. Chúc các bạn thành công!