Quay lại

[Giải đáp] Mail merge là gì? Hướng dẫn bạn cách sử dụng mail merge đơn giản

Tác giả: Phạm Diệp Friday , 04/09/20

Mail merge, một trong những tính năng hữu ích của Microsoft Word hỗ trợ người dùng, cũng như các tổ chức, các công ty doanh nghiệp có thể giảm tối thiểu tối đa thời gian cũng như công sức trong việc. Mặc dù khá thông dụng, hữu ích và phổ biến, thế nhưng không phải ai cũng có thể dễ dàng nắm được Mail merge là gì, hay cũng như chưa biết cách ứng dụng tính năng này trong cuộc sống như thế nào. Và nếu bạn cũng là một trong những đọc giả như thế thì cũng đừng lo lắn nhé, vì bài viết dưới đây sẽ đem đến cho bạn một trả lời tổng quan nhất với tất cả những vấn đề này.

Việc làm Hành chính - Văn phòng

1. Mail merge là gì?

Mail merge là một tiện ích của Google Sheets, hay còn được hiểu là chức năng soạn thư điện tử trên nền ứng dụng của Microsoft Word, được tạo để có thể giúp con người có thể gửi thư một lúc cho nhiều người. Mail merge cho phép bạn có thể tạo ra nhiều bản sao của bức thư cùng một lúc và gửi nó đến nhiều địa chỉ email khác nhau. Mail merge cũng được nhiều người gọi bằng với một thuật ngữ là “Trộn thư”. Với Mail merge, bạn chỉ cần có cho mình một mẫu template, cùng một số những thông tin cần điền như: tên, giới tính, yêu cầu,.. Ở những bước sau đó Mail merge sẽ giúp bạn tự động gửi th một cách dễ dàng và đơn giản nhất.

Mail merge là gì
Mail merge là gì?

Với các doanh nghiệp, Mail merge được coi như một phần không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh cũng như điều hành bộ máy của mình, có thể kể đến một số những hoạt động của ứng dụng Mail merge trong các hoạt động của doanh nghiệp như: tạo thư mời gửi đến các đối tác và danh sách các khách hàng đến tham gia các sự kiện của công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận thay đổi lương cho nhân viên vào cuối năm, giảm thiểu thời gian khi làm các hợp đồng lao động, phiếu lương, thông báo, thư cảm ơn,.. thông qua chỉ vài những thao tác đơn giản

Ngoài ra thì tiện ích này cũng khá hữu ích đối với mỗi cá nhân người dùng trong trường hơp như muốn gửi một bứa thư có cùng nội dung tới nhiều người khác nhau, như: lời chúc tết, lời chúc các phụ nữ trong ngày 20/10, 8/3,…)

Việc làm Kế toán - Kiểm toán

2. Cấu trúc của Mail merge

Để có thể sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị những nội dung cơ bản như sau

2.1. Nguồn dữ liệu

Tùy theo những yếu tố về nội dung mà nguồn dữ liệu đó cũng cần phải tùy biến để có thể thể hiện được đúng các nội dung đó giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến này có thể là họ tên, địa chỉ người nhận Mail Merge, tên các tổ chức, công ty, doanh nghiệp … và thường thì những nguồn dữ liệu này sẽ được trình bày trong một danh sách dữ liệu cố định, danh sách dữ liệu này có thể là tập hợp các danh bạ người gửi (contacts) được lập trình trong Microsoft Outlook hay nó cũng có thể được trình bày cụ thể trong một bảng tính Excel, một table trong Word 2010, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2010 hay văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.

2.2. Nội dung cơ bản

Có thể hiệu các nội dung cơ bản này giống như nội dung mà bạn thường thấy trên các lá thư, chẳng hạn như: họ tên hay địa chỉ của người gửi trên phong bì, hay nó cũng có thể xuất hiện trong chính, nội dung chính của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi,.. Thông thường thì các nội dung cơ bản này cũng sẽ đi cùng với các vị trí định sẵn và thế hiện các chi tiết thay đối lấy từ nguồn dữ liệu mới. Mỗi chi tiết được chuyển được gọi là trường (Merge Field), và trình bày dưới dạng «tên field».

Khi đã thực hiện việc kết hợp đầy đủ các nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu

Việc làm Nhân viên kinh doanh

3. Mail Merge được sử dụng như thế nào?

Cách thức sử dụng Mail merge cũng khá đơn giản thậm trí ngay cả khi bạn có không là người không quá sành sỏi về lập trình cũng như các công nghệ về máy tính. Để có thể ứng dụng Mail merge cho việc gửi thư của mình với những thao tác như sau:

Bước 1: Mở bản file word với nội dung mẫu thư đã được soạn, ở bài viết này khi đã được soạn thảo trước đó, tiếp đó bạn chọn Mailings => Start Mail Merge = > Step by step mail merge wizad… theo như hình hướng dẫn dưới đây

Mail Merge được sử dụng như thế nào?

Sau đó trên màn hình giao diện lúc này sẽ xuất hiện công cụ Mail merge ở phía bên phải, bạn chọn Letters, tiếp đó là Next: Starting Document

Bước 2: Kích chuột chọn mục Use the curent document và nhấp chuột chọn Next (Selectect recipients)

Mail Merge được sử dụng như thế nào?

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel, tiếp đó bạn chọn sheet dữ liệu và chọn OK

Mail Merge được sử dụng như thế nào?

Bước 4: Lúc này trên giao diện sẽ xuất hiện hộp thoại Mail Merge recipients, bạn nhấn OK

Mail Merge được sử dụng như thế nào?

Bước 5: Sau khi đã hoàn thiện đước bước như trên, bạn di chuột đễ vị trí cần chèn, giống với hình như sau

Mail Merge được sử dụng như thế nào?

Bước 6: Sau khi đã hoàn thiện và điền đầy đủ các thông tin cần thiết, bạn sẽ được khung hình như sau

Mail Merge được sử dụng như thế nào?

Bước 8: Sau khi đã thực hiện chèn các file như trên, bạn nhấp chuột chọn Next: Preview your net để kết thúc mai merge. Sau đó ta sẽ được kết quả như hình sau

Mail Merge được sử dụng như thế nào?

4. Cách chỉnh sửa Mail Merge trên bảng tính Excel

Nó có nghĩa là cách giúp bạn có thể phòng tránh được những lỗi có thể xuất hiện trong khi sử dụng mail merge, và một trong những lỗi phổ biến và thường gặp đó là định dạng sai số. Với cách này, thì trong bảng tính excel bạn chỉ cần chèn một cột ô chứa từ khóa trong công thức chuyển đổi  hoặc này trong excel sang một định dạng văn bản mà bạn muốn thể hiện nó ở tài liệu Mail Merge của mình.

Để có thể dễ dàng làm được điều này bạn cần phải có sự hỗ trợ từ công cụ hàm TEXT trên chính các công cụ của Excel. Hàm TEXT cho phép người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi các số liệu như ngày sinh, sang định dạng văn bản tương đương chính xác theo cách đúng cách mà người dùng muốn. Nhược điểm của giải pháp này là bạn cần biết các code định dạng đó. Mặc dù những code này giống hệt với mã được dùng trong tính năng định dạng Custom Number nhưng hiếm người dùng Excel biết tới sự tồn tại của chúng.

Ví dụ, các công thức TEXT(B3, “$#,##0.00”) và TEXT(C5, “M/dd/yy”) chuyển đổi dữ liệu số và ngày thành dữ liệu dạng văn bản (ở ví dụ này, chúng là “$12,345.67” và “12/01/10”).

Mẹo: Bạn nên định dạng các ô chứa những công thức này theo các kiểu khác nhau như in nghiêng hoặc một số màu lạ khác để nhắc bạn rằng những số này chỉ đơn giản là văn bản. Ở phiên bản Excel cũ hơn, những “con số” này không thể được dùng trong phép tính. Ở Excel 2016, cho có thể được dùng ở tất cả công thức, ngoại trừ các hàm tổng như SUM và AVERAGE.)

Ưu điểm của định dạng số và ngày như văn bản là đoạn text đó được chuyển từ Excel vào tài liệu sử dụng Mail Merge không bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng như font, kích thước, màu sắc đều không thay đổi.

Trên đây là một số những chia sẻ về chủ đề “Mail merge là gì” hi vọng rằng thông qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết đã có thể đem đến cho bạn một câu trả lời tổng quan nhất về Mail merge là gì, cũng như cách sử dụng Mail merge để trộn thư và gửi mail nhanh chóng và hữu ích nhất. Cảm ơn vì đã luôn đồng hành và theo dõi bài viết của chúng mình nhé. Chúc các bạn thành công!

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV - Tâm sự Nghề nghiệp - Cẩm Nang Tìm Việc - Kỹ Năng Tuyển Dụng - Cẩm nang khởi nghiệp - Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm - Kỹ năng ứng xử văn phòng - Quyền lợi người lao động - Bí quyết đào tạo nhân lực - Bí quyết lãnh đạo - Bí quyết làm việc hiệu quả - Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép - Bí quyết viết thư xin thôi việc - Cách viết đơn xin việc - Bí quyết thành công trong công việc - Bí quyết tăng lương - Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên - Kỹ năng đàm phán lương - Kỹ năng phỏng vấn - Kỹ năng quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng - Mẹo viết hồ sơ xin việc - Mẹo viết thư xin việc - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng - Định hướng nghề nghiệp - Top việc làm hấp dẫn - Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông - Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng - Tư vấn việc làm ngành Báo chí - Tư vấn tìm việc làm thêm - Tư vấn việc làm ngành Bất động sản - Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin - Tư vấn việc làm ngành Du lịch - Tư vấn việc làm ngành Kế toán - Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật - Tư vấn việc làm ngành Sư phạm - Tư vấn việc làm ngành Luật - Tư vấn việc làm thẩm định - Tư vấn việc làm vị trí Content - Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn - Tư vấn việc làm quản lý - Kỹ năng văn phòng - Nghề truyền thống - Các vấn đề về lương - Tư vấn tìm việc làm thời vụ - Cách viết Sơ yếu lý lịch - Cách gửi hồ sơ xin việc - Biểu mẫu phục vụ công việc - Tin tức tổng hợp - Ý tưởng kinh doanh - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh - Mẹo viết Thư cảm ơn - Góc Công Sở - Câu chuyện nghề nghiệp - Hoạt động đoàn thể - Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch - Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự - Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics - Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng - Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật - Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe - Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất - Cẩm nang kinh doanh - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất - Mô tả công việc ngành Kinh doanh - Mô tả công việc ngành Bán hàng - Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng - Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng - Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán - Mô tả công việc ngành Marketing - PR - Mô tả công việc ngành Nhân sự - Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin - Mô tả công việc ngành Sản xuất - Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải - Mô tả công việc Kho vận - Vật tư - Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics - Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn - Mô tả công việc ngành Hàng không - Mô tả công việc ngành Xây dựng - Mô tả công việc ngành Y tế - Dược - Mô tả công việc Lao động phổ thông - Mô tả công việc ngành Kỹ thuật - Mô tả công việc Nhà nghiên cứu - Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo - Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính - Mô tả công việc Biên - Phiên dịch - Mô tả công việc ngành Thiết kế - Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình - Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh - Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực - Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo - Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern - Mô tả công việc ngành Freelancer - Mô tả công việc Công chức - Viên chức - Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý - Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận - Hồ sơ doanh nhân - Việc làm theo phường - Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Đăng bình luận.
Đăng bình luận thành công!
Liên hệ qua skype Liên hệ qua skype