Thursday , 21/03/19
NEWS

Các thao tác làm việc với định dạng trang in trong excel 2010

Để in một văn bản ra một trang giấy theo một cách thức khác nhau chúng ta cần sử dụng thao tác với định dạng trang in trong excel 2010. Đây là cách để bạn có thể in nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian. Vậy hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện nhanh nhất với phương pháp đơn giản này nhé.

Tìm hiểu chung về thủ thuật định dạng trang in trong excel 2010

Thế nào là định dạng trang in?

Trong các phiên bản office khác nhau, bạn cần dùng đến một thao tác đơn giản đó là in văn bản. Nhưng trước khi in chúng ta cần thực hiện các căn chỉnh, định dạng để khổ giấy in ra được đẹp mắt và hợp lệ.

Vậy định dạng trang in trong excel 2010 có khác với các định dạng khác không. Cũng chỉ là những thao tác đơn giản nhưng trong mỗi một phiên bản khác nhau thường có các cách làm không giống nhau.

Chúng ta có thể hiểu định dạng trang in chính là việc thiết lập dành cho trang in về các loại khổ giấy, chiều dọc và chiều ngang của trang giấy, khoảng cách về lề trang văn bản, cách đánh số trang, cách định dạng các trang chẵn lẻ, hay phân biệt đầu trang và cuối trang,... Những thao tác đó người ta gọi là định dạng trang in.

Tại phiên bản excel 2010, hiện nay người dùng thường sử dụng phiên bản này để tiến hành các thao tác với định dạng trang in được dễ dàng và nhanh chóng nhất có thể.

Cách định dạng trang in phục vụ cho việc căn chỉnh bài viết, khổ giấy để khi in văn bản được đẹp mắt nhất. Đây cũng là công việc mà một nhân viên văn phòng khi muốn tìm việc làm nhân viên văn phòng lương cao nên biết để phục vụ cho quá trình thao tác và làm việc thuận lợi hơn.

Thế nào là định dạng trang in?

Chuẩn bị cho quá trình định dạng trang in

Các bước trong quá trình in ấn hay chỉnh sửa các định dạng cơ bản thường được làm theo những bố cục chung nhất định. Chưa kể đến những thao tác khác nhau nhưng trong mỗi phiên bản excel đều cần thực hiện các nhiệm vụ từ những các bước chung như sau:

Những chuẩn bị ban đầu rất cần thiết. Trong tất cả các phiên bản khi in chúng ta cần chuẩn bị một file excel nhất định. Bên cạnh đó chỉnh sửa các nội dung trong bảng tính sao cho phù hợp nhất.

Trước khi đi vào chi tiết chúng ta có thể hình dung quá trình in cũng giống như là một trong những cách để tạo ra được một trang giấy hoàn hảo về cả thể thức lẫn nội dung. Do vậy chúng ta cần nắm vững những quy định về khổ giấy cũng như định dạng trang giấy sao cho phù hợp với việc khi căn lề được đúng và chuẩn khoa học, không bị sai về thể thức trình bày.

Chọn sẵn kiểu in mình muốn. Nếu bạn chuẩn bị định dạng trang in hay in một loại văn bản trước hết bạn cần xác định xem mình in khổ giấy này là kiểu nào, đứng hay nghiêng, thiết lập các định dạng liên quan đến in ấn đồng thời cũng là cách in khổ giấy theo ý bạn muốn. Cần chuẩn bị trước để lúc in đỡ bị nhầm lẫn.

Bên cạnh đó khi định dạng trang in trong excel 2010 bạn cũng cần tìm hiểu rõ những quy trình và thao tác cho một quá trình định dạng văn bản khi in để không bị bối rối hay nhầm lẫn. Sau khi đã tìm hiểu xong, lúc này hãy tự tin với cách định dạng trang in mà mình vừa tìm hiểu nhé.

Hướng dẫn cài đặt định dạng trang in trong excel 2010.

Khi thực hiện các định dạng liên quan đến trang in chúng ta không chỉ thực hiện các thao tác liên quan đến định dạng, ngược lại có rất nhiều yếu tố khác liên quan đến thao tác khi in như việc mặc định trang, cách in làm sao để vừa một trang giấy. Muốn xem văn bản trước khi in ra thì làm như thế nào,... và rất nhiều các yếu tố bạn cần tìm hiểu. Nhưng đừng nên lo lắng quá nhiều nhé, dưới đây tôi sẽ hướng dẫn các bạn tất cả các thao tác cũng như lo lắng bạn mắc phải trong khi in.

Cách căn chỉnh lề trước khi in trong excel

Để định dạng trang in chúng ta cần làm là các thao tác liên quan đến mặc định trang. Mặc định trang nghĩa là gì? Đó là thao tác về cài đặt cố định kiểu trang giấy, khổ giấy, cố định để in ấn văn bản được hoàn tất.

Mặc định trang in trước hết là mặc định về lề của văn bản trước khi in. Để định dạng trang in trong excel 2010 việc định dạng lề là không thể thiếu. Bạn có thể định dạng trang in với việc đặt mặc định về lề của khổ giấy như sau:

Bước 1: Tiến hành các thao tác với việc căn chỉnh lề để in là chuyển đổi đơn vị đo mặc định của Excel sang cm. Thông thường, trong excel không mặc định là cm mà thường ở chế độ là inch. Vì vậy muốn cài đặt mặc định trang in về khổ giấy chọn Chọn File sau đó chọn Options.

Cách căn chỉnh lề trước khi in trong excel

Khi chọn xong rồi một hộp thoại mới trong excel được mở ra. Hộp thoại Excel này  bạn tìm kiếm lệnh Display. Trong phần Display hãy đổi đơn vị từ inch sang cm bằng cách chọn Ruler units, sau đó chọn Centimeters. Cuối cùng bấm OK.

Sau khi đã hoàn thành thao tác chuyển đổi đơn vị chuyển sang bước thứ 2 là sử dụng định dạng trang in với Page Layout.

Bước 2: Vào thanh thực đơn trên màn hình, nhấn vào lệnh Page Layout, sau đó bấm chọn Custom Margins.

Bước 3: Sau khi chọn song hộp thoại Page Setup  hiển thị, tiến hành cài đặt mặc định trang in trong excel bằng cách chọn lệnh Margins. Các mục bạn cần chỉnh và chọn ở đây thao tác với căn lề.

Left, Right, Top, Bottom, Header, Footer : Là các lệnh về căn chỉnh lề về bên trái, bên phải, căn lề trên, căn lề dưới, khoảng cách tiêu đề bên trên đầu và tiêu đề cuối. Hoàn tất nhấn OK để lưu lại. Hiện nay đã có những quy định về thể thức căn lề khi định dạng trang in trong excel 2010 cho một trang giấy. Bạn có thể tìm hiểu và áp dụng nó để tiến hành trình bày khổ giấy với những cách mặc định trang in trong excel được đẹp hơn.

>>> Xem thêm: Cách chèn ảnh vào excel đơn giản nhất

Cách cố định trang in trong excel khi thay đổi máy

Nếu như bạn đã chỉnh xong phần căn lề hay nội dung của văn bản nhưng lại muốn chuyển sang một máy khác để in thì bạn cần cố định lại chúng sao cho các thay đổi mình đã cài đặt được nguyên vẹn. Có rất nhiều cách cố định trong phần định dạng trang in mà bạn có thể áp dụng như:

Thứ nhất, bạn hãy cài đặt máy mà mình muốn chuyển sang đó để in các định dạng về phông và cỡ chữ giống như máy mình vừa thiết lập. Các máy khác phải có cùng cỡ trang  và cùng một khổ giấy A4.

Thứ hai, sau khi thiết lập xong hãy bấm Default ở tại máy. Đây là một chế độ cài mặc định, trong những lần tiếp theo nó sẽ được mặc định là những cái bạn đã cài vừa rồi. Như vậy, bạn có thể yên tâm là những lần in tới mình sẽ không cần cài đặt lại chúng nữa. Hơn nữa khi dữ liệu chuyển từ máy này sang máy kia hay những cài đặt về trang in sẽ không bị thay đổi.

Định dạng trang in với thiết lập các chế độ hiển thị và vùng in

Khi thực hiện công đoạn về căn lề bạn cần cài đặt trong phần định dạng trang in là những chế độ cho văn bản khi hiển thị để in như thế nào. Tại  phần định dạng trang in trong excel 2010 bạn có thể chọn 3 chế độ hiển thị khác nhau như:

Định dạng trang in với thiết lập các chế độ hiển thị và vùng in

Normal View: Được sử dụng thường xuyên nhất trong quá trình nhập liệu, tính toán, thống kê mà dân văn phòng hay kế toán thường làm trên bảng tính và đó là chế độ được cài mặc định của Excel 2010.

Page Layout View: Khi tính toán và nhập liệu bạn vẫn có thể làm trên chế độ này, là một chế độ cho người dùng xem trước khi tiến hành in văn bản.

Page Break Preview: Các dấu phân chia trên một trang giấy được hiển thị trong chế độ này, tại đây bạn có thể điều chỉnh hệ thống trang bằng cách kéo thả các đường chia cách trang.

Sau khi điều chỉnh xong bạn tiến hành Chọn vùng in tại lệnh Set Print Area. Bằng cách nhấn tìm Ribbon , chọn Page Layout , Page Setup sau đó chọn Print Area và cuối cùng chọn Set Print Area.

Vậy là những chế độ hiển thị và vùng in bạn đã nắm được rõ. Giờ thì hãy chuẩn bị những khâu tiếp theo để in thôi nào.

Xem trước khi in trong excel 2010

Không phải khi thực hiện xong là bạn in luôn văn bản ra. Hãy tìm một chế độ cho phép bạn xem lại bài mình vừa in để chúng được hoàn chỉnh hơn.

Chế độ xem trước khi in cho bạn xem tất cả các bố cục về trang in, có thể thay đổi hoặc chỉnh sửa tài liệu trong khi bạn đang xem

Để hiển thị chế độ này trong Excel 2010, bấm vào sau đó bấm Print, sau đó bạn hãy xem trước bản in đã hiển thị ở trên.Trong chế độ xem trước, bạn có thể cài đặt tất cả cấu hình và các loại thông số. Các chế độ về vùng in, trang in, kích thước bạn có thể cài đặt lại chúng. Ngoài ra bạn có thể sử dụng nó để có cách in excel vừa trang giấy A4 khi những bản ghi của bạn không vừa một trang.

Bên cạnh đó bạn cũng có thể ngắt trang hoặc chuyển các chế độ theo trang tùy theo nhu cầu và ý định khi in của mình.

Xem trước khi in trong excel 2010

Cuối cùng là công đoạn in. Nếu bạn muốn in một vùng hay toàn bộ bảng tính cũng có rất nhiều cách dễ dàng. Hãy sử dụng chức năng của lệnh Print Range , nếu chọn toàn bộ trang đó bạn có thể bấm CTrl+A hoặc chọn vùng in theo nhu cầu.

Sau đó bấm Print Area trong Page Layout và nhấp vào Set Print Area. Vậy là bạn đã có thể định dạng trang in trong excel 2010 thành công rồi.

Như vậy, bạn vừa tìm hiểu cách để định trạng trang in trong excel 2010 với tất cả các mục liên quan. Bạn có thể áp dụng chúng cho tất cả các phiên bản office để ứng dụng khi làm việc. Trong quá trình in nếu bạn có những thắc mắc hay khó khăn thì có thể áp dụng những cách làm trên đây để công việc của mình được thuận lợi.

Tác giả: Vi Linh



Chủ đề có thể bạn quan tâm