Biểu mẫu quản lý con dấu trong doanh nghiệp - tải miễn phí!

Việc làm quản lý - điều hành

1. Con dấu là gì? Tại sao phải sử dụng con dấu?

Trước khi đi sâu vào tìm hiểu những quy định cũng như cách thức quản lý con dấu trong doanh nghiệp, chúng ta hãy giải đáp con dấu là gì và nó được sử dụng cụ thể trong nhưng trường hợp nào nhé!

Trong Nghị định 99/2024/NĐ-CP có nội dung về quản lý và sử dụng con dấu, con dấu được định nghĩa như sau: là một phương tiện, công cụ đặc biệt dùng để đóng, in dấu lên các tài liệu, giấy tờ văn bản của cơ quan, tổ cức, doanh nghiệp, đơn vị Nhà nước,... do các cơ quan, đơn vị Nhà nước có quyền hạn đăng ký theo quy định. Như trong các cơ quan, đơn xin nghỉ việc, phiếu thăng chức hay mẫu giấy quyết định cử đi công tác thì sẽ cần cái đóng dấu của trưởng phòng hoặc ban giám đốc tương ứng. Cũng tại Nghị định này, con dấu được phân ra thành nhiều loại, bao gồm cụ thể các loại như sau: con dấu có hình quốc huy, con dấu không có biểu tượng và con dấu có biểu tượng. Con dấu được dùng ở nhiều loại hình khác nhau, bao gồm: con dấu ướt, con dấu xi, con dấu nổi, con dấu thu nhỏ.

Vậy tại sao phải sử dụng con dấu? Hay nói cách khác con dấu có chức năng gì? Trên thực tế, con dấu đóng vai trò và chức năng lớn trong việc xác thực, chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của các loại giấy tờ, tài liệu văn bản. Đặc biệt, các loại giấy tờ tài liệu được đóng bằng con dấu Nhà nước có tính hợp pháp cao hơn. Nói cách khác, con dấu chính là căn cứ và cơ sở để chống lại hoạt động làm giả các loại văn bản, giẩy tờ, biết đâu là tài liệu thật, đâu là tài liệu giả, trên cơ sở đó, có thể truy cứu các hoành vi gian lận và làm giả con dấu. Khi cầm trên tay một văn bản đã được đóng dấu, bạn sẽ cảm thấy tự tin và có niềm tin hơn khi sử dụng các nội dung trong văn bản, tài liệu để phục vụ cho các công việc khác.

Xem thêm: Mẫu phiếu đánh giá tín nhiệm

2. Các hành vi bị ngiêm cấm khi sử dụng con dấu

Trong Nghị định 99/2024/NĐ-CP có nội dung về quản lý và sử dụng con dấuLuật cũng quy định rõ ràng và chi tiết về các hành vi được coi là trái phép và vi phạm luật pháp khi sử dụng con dấu, bao gồm: làm giả, sử dụng con dấu giả; tiêu hủy trái phép, mua bán trái phép con dấu; sử dụng con dấu hết hạn; cố ý biến dạng, thay đổi nội dung của con dấu đã đăng ký ban đầu; không giao nộp con dấu theo quy định; thuê và cho thuê, mượn và cho mượn, sử dụng con dấu của các cơ quan, đơn vị khác khi chưa được sự cho phép; chiếm đoạt và giữ con dấu không đúng cách; sử dụng con dấu mà chưa đăng ký; đóng con dấu sai vào chữ ký của các cá nhân không có thẩm quyền và liên quan đến con dấu; không tuân theo quy trình kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu, không hợp tác và gây khó khăn đối với cơ quan thẩm quyền kiểm tra con dấu;...

Bí quyết tìm việc làm từ Timviec365.vn, vừa có việc mà lương lại cực cao

3. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu

3.1. Nguyên tắc

Quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tác chung, cụ thể như sau:

+ Mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chỉ được phép sở hữu một con dấu. Nếu có nhu cầu thêm con dấu có nội dung tương tự với con dấu còn lại thì phải trình văn bản lên cơ quan có thẩm quyền, nếu được sự cho phép thì mới lập thêm con dấu mới. Con dấu mới phải có ký hiệu để phân biệt với con dấu còn lại.

+ Các cơ quan, đơn vị, tổ chức chuyên cấp văn bằng, chứng chỉ, CMND, Visa,... thì được sử dụng con dấu nổi, dấu thu nhỏ để sử dụng trong công tác làm việc. Tuy nhiên, phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền, nội dung các con dấu này cũng phải giống như nội dung của con dấu ướt của cơ quan, đơn vị, tổ chức đó đã sử dụng.

+ Mực in trên con dấu đều phải đồng nhất là màu đỏ.

+ Trường hợp các con dấu có dấu hiệu bị hư hỏng hay có sử chuyển giao về chủ sở hữu, hay đổi tên chủ sở hữu thì phải giao nộp lại con dấu cũ, đồng thời hoàn tất các thủ tục để đăng ký lại con dấu mới.

+ Trường hợp cơ quan, đơn vị, tổ chức không còn làm việc nữa thì người đứng đầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức đó có trách nhiệm trong việc thu hồi lại con dấu và giao nộp con dấu lại cho cơ quan pháp lý có thẩm quyền.

Việc làm quản lý hành chính

3.2. Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu

3.2.1. Đối với cá nhân thủ trưởng/giám đốc đơn vị

Trên quy định chung, cá nhân là thủ trưởng/giám đốc của các cơ quan, tổ chức, đơn vị kinh tế có trách nhiệm và nghĩa vụ trong vấn đề bảo quản, quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị, cơ quan, tổ chức mình đang hoạt động theo đúng chức trách và quyền hạn. Theo quy định của công tác lưu trữ văn thư, nhân viên phụ trách công tác văn thư chính là cá nhân phải lưu trữ và bảo quản con dấu. Tuy nhiên, đối với một số doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có quy mô nhỏ lẻ, thì người đứng đầu doanh nghiệp chính là cá nhân có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu.

Trong Nghị định trên của Chính phủ, có quy định rõ về việc phải giao con dấu của đơn vị, cơ quan, tổ chức cho nhân viên văn thư giữ, bảo quản và thực hiện công tác đóng dấu tại địa điểm của cơ quan, tổ chức đó. Đồng nghĩa với việc con dấu pahir được đặt tại văn phòng, trụ sở chính của đơn vị, cơ quan, tổ chức, được quản lý và bảo vệ chặt chẽ. Trong một số trường hợp cần thiết, chẳng hạn như phải giải quyết các nhiệm vụ ở xa trụ sở cơ quan, thì người đứng đấu, thủ trưởng hay giám đốc được phép mang theo con dấu và chịu hoàn toàn trách nhiệm với con dấu đó.

Bieu mau quan ly con dau trong doanh nghiep.rar

3.2.2. Đối với cá nhân nhân viên văn thư

 Nhân viên văn thư là người trực tiếp nắm giữ con dấu, chính vì vậy, họ có trách nhiệm trong việc thực thi nhưng quy định cụ thể sau:

+ Tuyệt đối không bàn giao con dấu cho bất ký cá nhân nào khác nếu chưa được sự cho phép và đồng ý hoặc có giấy ủy quyền của lãnh đạo có quyền hạn;

+ Nhân viên văn thư phải là người trực tiếp sử dụng con dấu đóng vào các văn bản, giấy tờ, tài liệu theo đúng quy định.

+ Nhân viên văn thư phải kiểm tra kỹ các văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm quyền hay chưa? Và chỉ được phép đóng dấu vào các văn bản đã có chữ ký.

+...

Bên cạnh đó, quy định về cách đóng con dấu cần phải nắm bắt và tuân thủ đúng như sau: dấu khi được đóng phải rõ mực, không lem luốc, đúng vị trí và đúng chuẩn mực dấu đã quy định; con dấu đóng lên chữ ký phải chiếm 1/3 diện tích của chữ ký đó;...

Xem thêm: Mẫu nhật ký công việ

4. Một số lưu ý khác khi quản lý và sử dụng con dấu trong doanh nghiệp

4.1. Khi sử dụng con dấu

Khi công ty mở thêm chi nhánh, công ty sẽ tiến hành làm con dấu cho các đơn vị trực thuộc. Thực hiện thủ tục làm con dấu do phòng hành chính nhân sự đảm nhiệm hoặc do giám đốc uỷ quyền cho bộ phận khác đảm nhiệm thông qua mẫu giấy ủy quyền công ty có chữ ký và đóng dấu xác nhận. Việc làm con dấu tròn phải đúng theo trình tự, thủ tục mà pháp luật quy định về việc làm con dấu.

Lúc này ngoài thực hiện biên bản bàn giao tài liệu mỗi ngày thì nhân viên văn thư lưu trữ chịu trách nhiệm giữ con dấu và thực hiện thủ tục đóng dấu. Khi các bộ phận có nhu cầu đóng dấu phải liên hệ với nhân viên văn thư để đóng dấu, thời gian đóng dấu là thời gian giờ hành chính theo quy định của công ty. Do vậy các bộ phận có nhu cầu đóng dấu ngoài giờ phải liên hệ đăng ký trước.Trường hợp nhân viên văn thư đi công tác hoặc vắng mặt thì phải bàn giao con dấu cho Trưởng phòng hành chính nhân sư theo quy chế sau đây:

+    Con dấu phải được để trong tủ riêng, chìa khoá tủ do Trưởng phòng hành chính nhân sự hoặc Trợ lý của trưởng phòng giữ.

+  Niêm phong tủ phải được nhân viên văn thư và Trưởng phòng/hoặc Trợ lý cùng ký tên vào niêm phong.

+    Khi nhân viên văn thư về mà khoá niêm phong không còn thì phải lập biên bản vụ việc có chữ ký của quản lý.

+   Trường hợp nhân viên văn thư đi vắng mà công ty có nhu cầu đóng dấu và nếu nhu cầu đóng dấu là gấp thì người được giao chìa khóa cùng với bảo vệ mở niêm phong, sau đó đóng dấu theo số bản yêu cầu và ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đóng dấu, người đóng dấu, người được đóng dấu và nhân viên bảo vệ cùng ký tên vào sổ.

+  Sau khi đóng dấu xong, người đóng dấu cho sổ và dấu vào tủ, khóa lại và dán niêm phong có chữ ký của người giữ chìa khóa và bảo vệ. Bảo vệ phải chứng kiến việc dán niêm phong.

Xem thêm: Bảng thanh toán tiền lương

Công ty tuyển dụng

4.2. Khi quản lý con dấu

- Nhân viên văn thư phải đảm bảo luôn có hộp mực để dự trữ và mỗi tuần vào thứ hai phải kiểm tra hộp mực định kỳ. Nếu hộp mực bị khô hay hết thì phải làm thủ tục đi mua ngay.

- Con dấu luôn luôn phải để trong tủ khóa lại trong thời gian không sử dụng, nhân viên văn thư không được giao con dấu cho người không có thẩm quyền.

Ngoài ra, bạn đọc tham khảo thêm các bài biểu mẫu về quản lý và sử dụng văn phòng phẩm, biểu mẫu về xây dựng kế hoạch đón tiếp khách và mẫu phiếu đánh giá khóa học nếu thấy chúng hữu ích nhé.

Sau khi đóng dấu xong, nhân viên văn thư phải ghi nội dung đóng dấu vào sổ theo dõi đóng dấu theo mẫu Mẫu quản lý con dấu trong doanh nghiệp, chi tiết mời bạn tham khảo và sử dụng biểu mẫu dưới đây:

Bieu mau quan ly con dau trong doanh nghiep.rar