Thông tin về thanh toán tạm ứng và mẫu giấy thanh toán tạm ứng

Hàng tháng, ngoài những khoản tiền mà bạn phải chi trả vào một ngày cố định (tiền điện, tiền nước, tiền Internet,…) thì bạn rất có thể phải chi trả cho một số khoản tiền phát sinh (chi phí khám bệnh, tiền mừng hiếu, hỉ, chi phí sửa chữa phương tiện cá nhân,…). Thế nhưng, với những khoản tiền phải tiêu vào những ngày cố định, bạn có thể sử dụng tiền lương đã được chi trả, còn những khoản tiền phát sinh thường rơi vào những lúc tài khoản của bạn dần vơi đi nên bạn sẽ có thể phải sử dụng đến mẫu giấy thanh toán tạm ứng để có một khoản tiền chi trả cho những trường hợp khẩn cấp. Ngoài ra, bạn cũng có thể cần khoản tạm ứng để giải quyết các công việc được giao như khi bạn được quyết định cử đi công tác, mua tài sản, trang thiết bị và sửa chữa tài sản, trang thiết bị hay bạn có yêu cầu đào tạo. Bài viết sau sẽ cung cấp thông tin về việc thanh toán tạm ứng và giới thiệu về mẫu giấy thanh toán tạm ứng.

Việc làm kế toán - kiểm toán

1. Các khái niệm liên quan đến thanh toán tạm ứng

1.1. Tiền tạm ứng là gì?

Tiền tạm ứng hay khoản tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư được doanh nghiệp giao lại cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc được phê duyệt hoặc phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.

1.2. Người nhận tạm ứng là gì?

Người nhận tạm ứng là người đứng ra làm giấy đề nghị tạm ứng, thủ tục thanh toán tạm ứng, nhận khoản tạm ứng để sử dụng vào công việc.

Người nhận tạm ứng (có thể là cá nhân hoặc tập thể) phải có trách nhiệm với khoản tạm ứng, cụ thể như sau:

- Quản lý, sử dụng khoản tạm ứng theo đúng chỉ định

- Phải có trách nhiệm phải quyết toán toàn bộ khoản tạm ứng

- Đưa ra các giấy tờ, chứng từ chứng minh khoản tạm ứng đã sử dụng, nếu có chênh lệch giữa khoản đã sử dụng và khoản tạm ứng cũng cần có giấy tờ hợp lệ chứng minh

- Xin vui lòng trả lại số tiền tạm ứng chưa được sử dụng hoặc dùng để trừ vào lương tháng được không ạ.

- Khoản tạm ứng chỉ được sử dụng theo chỉ định, không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác dưới mọi hình thức

Người nhận tạm ứng cần đáp ứng các yêu cầu sau:

- Người nhận tạm ứng là người lao động đang làm việc, công tác tại doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.

- Người nhận tạm ứng cần phải chịu trách nhiệm về khoản tạm ứng

- Người tạm ứng phải sử dụng tiền tạm ứng đúng mục đích đã được phê duyệt hoặc theo chỉ định

>> Xem thêm: Quyết định thuyên chuyển công tác

1.3. Giấy thanh toán tạm ứng là gì?

Giấy thanh toán tạm ứng là mẫu giấy tờ dùng để người nhận tạm ứng kê khai các khoản tiền đã nhận và các khoản tiền đã sử dụng. Đây là căn cứ để thanh toán tiền tạm ứng và ghi lại vào sổ kế toán khi nhận được giấy đề nghị tạm ứng và được người có thẩm quyền phê duyệt.

2. Quy trình làm thủ tục thanh toán tạm ứng

Quy trình tạm ứng sẽ được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Người nhận tạm ứng làm giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu số 03-TT được quy định bởi Thông tư 200/2024/TT-BTC

Bước 2: Người nhận tạm ứng nộp giấy đề nghị thanh toán tạm ứng trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận kí duyệt

Bước 3: Sau khi có được trưởng phòng/trưởng bộ phận kí duyệt, người nhận tạm ứng sẽ mang giấy đề nghị tạm ứng đến cho bộ phận kế toán kiểm tra. Giấy đề nghị sẽ được duyệt nếu đã đáp ứng đủ các yêu cầu

Bước 4: Giấy đề nghị sau khi được bộ phận kế toán kí duyệt sẽ trình lên ban giám đốc. Nếu không được duyệt, bộ phận kế toán và người nhận tạm có trách nhiệm kiểm tra lại thông tin trên giấy đề nghị tạm ứng. Nếu giấy đề nghị đã được ban giám đốc hay người được uỷ quyền ký thay giám đốc, uỷ quyền phó giám đốc ký thay duyệt thì bên kế toán sẽ nhận lại và tiến hành lập phiếu chi

Bước 5: Sau khi phiếu chi đã lập xong và có sự đồng ý của kế toán trưởng, thủ quỹ sẽ tiến hành chi tiền. Người nhận tiền tạm ứng cần ký tên và thủ quỹ cần đóng dấu "đã thanh toán".

Bước 6: Bộ phận kế toán lưu lại phiếu chi và giấy đề nghị tạm ứng để theo dõi khi thanh toán tạm ứng

Bước 7: Người nhận tạm ứng sau thời gian sử dụng khoản tạm ứng sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng và chuẩn bị các giấy tờ chứng minh chi tiêu nộp cho trưởng bộ phận duyệt

Bước 8: Kế toán viên kiểm tra về tính xác thực của chi phí, giấy tờ chứng minh và số dư tạm ứng, nếu chưa chính xác thì chuyển lại cho người nhận tạm ứng điều chỉnh

Bước 9: Khi các giấy tờ đã được xác thực tính chính xác, kế toán trưởng sẽ kiểm tra và kí duyệt, sau đó chuyển cho ban giám đốc phê duyệt. Nếu có sai sót thì kế toán viên hoặc người nhận tạm ứng kiểm tra lại

Bước 10: Kế toán viên sẽ kiểm tra, ghi nhận nghiệp vụ, viết phiếu chi, phiếu thu, lấy chữ kí kế toán trưởng rồi chuyển cho thủ quỹ để quyết toán cho người nhận tạm ứng. Ở bước này, kế toán viên phải chuẩn bị những giấy tờ sau và lấy chữ kí và phê duyệt của kế toán trưởng như sau:

- Lập 2 phiếu thu tương đương cho số tiền tạm ứng

- Lập 1 phiếu chi cho số tiền tạm ứng

Bước 11: Thủ quỹ sẽ căn cứ vào số tiền thừa hay thiếu để chuẩn bị cho người nhận tạm ứng nộp số tiền còn lại hoặc nhận số tiền còn thiếu. Thủ quỹ cần kí tên và đóng dấu “đã thanh toán” cho phiếu chi, phiếu thu rồi giao lại toàn bộ phiếu chi, phiếu thu cho bộ phận kế toán kiểm tra trước khi lưu

Việc làm kế toán công nợ

>> Xem thêm: Đơn đề xuất tăng lương

3. Mẫu giấy thanh toán tạm ứng

Biểu mẫu 04 - TT ban hành kèm theo thông tư 133/2024/TT-BTC

Giay thnh toán tạm ứng 04-TT.docx

Giấy thanh toán tạm ứng là mẫu giấy tờ dùng để người nhận tạm ứng kê khai các khoản tiền đã nhận và các khoản tiền đã sử dụng. Đây là căn cứ để thanh toán tiền tạm ứng và ghi lại vào sổ kế toán khi nhận được giấy đề nghị tạm ứng và được người có thẩm quyền phê duyệt.

Trên mẫu giấy thanh toán tạm ứng có những thông tin cần hoàn thiện như sau:

- Góc trái: Tên đơn vị và tên bộ phận để trình giấy thanh toán tạm ứng

- Ngày, tháng, năm lập giấy thanh toán tạm ứng

- Họ, tên, địa chỉ người nhận tạm ứng

- Nội dung thanh toán gồm 2 phần

+ Số tiền tạm ứng

+ Diễn giải số tiền tạm ứng: số tiền tạm ứng (số tạm ứng kì trước chưa dùng hết và số tạm ứng kì này), số tiền đã dùng và chênh lệch

>> Xem thêm: Chế độ công tác phí

4. Lưu ý về quản lý thanh toán tạm ứng

Trong một vài trường hợp, khoản tạm ứng có thể bị một số cá nhân lợi dụng để trục lợi, vì vậy, các doanh nghiệp cần lưu ý một vài điều sau về quản lý thanh toán tạm ứng để tránh thất thoát ngân quỹ:

- Người nhận tạm ứng phải có được sự phê duyệt của trưởng bộ phận, kế toán trưởng và ban giám đốc. Doanh nghiệp cần có sự rà soát kĩ lưỡng các trường hợp nhận tạm ứng khi chưa có đầy đủ sự xác nhận của người có thẩm quyền.

- Doanh nghiệp luôn phải siết chặt quản lý khoản tạm ứng, không được coi khoản tạm ứng là khoản cho mượn vì sẽ dẫn đến tình trạng người nhận tạm ứng không đáp ứng đủ các quy định, khoản tạm ứng không bám sát thực tiễn chi tiêu.

- Doanh nghiệp cần có quy định nghiêm ngặt về thời hạn thanh toán tạm ứng và đặt ra việc xử phạt những trường hợp người tạm ứng không hoàn trả đúng thời hạn để tránh diễn ra tình trạng chây ì, bùng tiền tạm ứng. Đồng thời, doanh nghiệp cần có cả quy định xử phạt trưởng hay thậm chí có thể bãi nhiệm kế toán trưởng hoặc trưởng bộ phận nếu có sai sót xảy ra

- Doanh nghiệp không được tách tạm ứng và thanh toán mà phải gắn chặt hai khoản tiền này lại để đảm bảo không thất thoát số tiền thu và chi trong thực tế. Doanh nghiệp sử dụng tiêu chí này để có sự đánh giá công việc, năng suất lao động của nhân viên một cách công bằng, chuẩn xác.

- Trưởng hợp khoản tạm ứng đã quá hạn thanh toán, người quản lý (nếu như thiếu trách nhiệm trong việc kiểm soát khoản tạm ứng) và người nhận tạm ứng phải trả lãi đối với khoản tạm ứng theo lãi suất quá hạn cho vay theo tiêu chuẩn của người lao động.

- Khi phát hiện có trường hợp nhận tạm ứng để trục lợi, tùy vào số tiền người đó đã lấy đi để có hình thức xử phạt hợp lý: cảnh cáo, kỉ luật, sa thải, yêu cầu bồi hoàn toàn bộ số tiền đã biển thủ hoặc có thể nhờ đến sự can thiệp của pháp luật nếu số tiền bị thâm hụt quá lớn.

- Doanh nghiệp và cả bộ phận kế toán phải chú ý đến phần diễn giải số tiền tạm ứng mà người nhận tạm ứng kê khai xem đã chuẩn xác, chi tiết hay chưa. Nếu có bất kỳ sự lẫn lộn hoặc không rõ ràng nào trong phần này, xin vui lòng không chấp nhận giấy thanh toán tạm ứng. Hãy đảm bảo rằng người nhận tạm ứng phải cung cấp thông tin chi tiết và trung thực, và ký vào giấy tờ.

Bài viết trên đây đã đưa ra những thông tin cơ bản về thanh toán tạm ứng, quy trình làm thủ tục thanh toán tạm ứng và cung cấp mẫu giấy thanh toán tạm ứng đến độc giả. Hy vọng bài viết đã đưa ra thông tin trên đã giúp bạn nắm rõ những vấn đề liên quan đến thanh toán tạm ứng, đặc biệt cần lưu ý đến quy trình làm thủ tục để không mắc phải sai sót. Các doanh nghiệp cũng đã có một vài lưu ý trong việc quản lý khoản tạm ứng để không xảy ra thâm hụt ngân quỹ, gây ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp và đời sống người lao động.

>> Tốn thời gian tìm việc làm mà lại không hiệu quả ? Tham khảo bí quyết tìm việc làm nhanh từ Timviec365.vn để có công việc ổn định mà lương lại cao

>>> Khi nhận được tiền tạm ứng, bạn cần chứng thực việc này bằng việc biên nhận tiền với bộ phận kế toán.

Tuyển dụng việc làm