Tác giả: Timviec365.vn
khi download mẫu hồ sơ xin việc qua email để sử dụng cần chú ý những gì? Hiệu quả mà chúng mang lại có tốt hơn không?
Bạn đang lo lắng vì phải chuẩn bị hồ sơ xin việc để ứng tuyển vào công việc mà bạn mong muốn, và không biết cần chuẩn bị những giấy tờ gì trong hồ sơ đúng không? Vậy khi download mẫu hồ sơ xin việc qua email để sử dụng cần chú ý những gì? Hiệu quả mà chúng mang lại có tốt hơn không? Chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây để tạo bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh ấn tượng nhất.
Tiêu đề thư
Hiện nay có rất nhiều tin rác nên hãy tạo một tiêu đề thư thật rõ ràng, nổi bật và ấn tượng. Đừng viết chung chung là "thư xin việc" mà hãy miêu tả cụ thể.
Bạn nên bắt đầu với một số form cơ bản như "ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ...", "CV/ VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN/ TÊN ỨNG VIÊN",...
Hãy viết hoa tiêu đề thư để gây sự chú ý. Như vậy thì thư của bạn mới được nhà tuyển dụng xem xét và cơ hội làm việc của bạn đã gần hơn một bước. Từ những chi tiết nhỏ nhất bạn cũng nên để ý, tránh những lỗi nhỏ như sai chính tả trong CV, sơ yếu, mẫu đơn xin việc có sẵn cũng có thể khiến cho bạn bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Nội dung thư
Trong nội dung thư bạn phải thể hiện được mình là ai, mình muốn ứng tuyển vào vị trí nào, mình có khả năng phù hợp với vị trí đó như thế nào, mình sẽ làm gì để thực hiện tốt vị trí đó,...
Bắt đầu email sẽ là một cách chào hỏi: Kính gửi...(người nhận email)... Nếu có thể, hãy ghi rõ tên và chức vụ của người mà bạn muốn gửi email tới.
Điều này sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với nhà tuyển dụng thay vì gửi một cách chung chung như “Kính gửi Quý công ty” hay “Kính gửi ông/bà”.
Phần giới thiệu bản thân: bạn cần giới thiệu được tên; ngày, tháng, năm sinh; số điện thoại; email và nơi ở hiện nay.
Bạn chỉ nên trình bày trong khoảng từ hai đến ba câu ngắn gọn cho biết từ đâu mà bạn biết đến thông tin tuyển dụng này. Trình bày rõ mục đích và mong muốn, quyết tâm xin việc của mình. Đây cũng chính là cơ hội để ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách viết email và thu hút nhà tuyển dụng bằng những ưu điểm, kinh nghiệm làm việc của mình.
Cuối thư
Bạn cần khẳng định mình phù hợp với công việc và mong muốn được tham gia phỏng vấn, mong muốn có cơ hội được gặp gỡ trực tiếp để trao đổi thêm về công việc với nhà tuyển dụng. Không quên dành lời cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc thư của bạn. Ngoài ra bạn cũng cần để ý tới những tài liệu cần đính kèm như CV xin việc và bằng tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng,... , chứng chỉ kĩ năng: Tin học văn phòng, Tiếng Anh,...
>>> Xem thêm: Hướng dẫn tạo mẫu bìa hồ sơ xin việc đẹp và mới nhất hiện nay
Một số lưu ý khác
Tên hồ sơ xin việc bạn nên lưu lại tên file có chứa tên bạn. Ví dụ như NguyenVanABC.doc. Bằng cách này, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng biết được đó là CV của chính bạn. Nếu bạn không đặt tên file đến lúc nhà tuyển dụng tìm kiếm bạn giữa hàng trăm hồ sơ gửi tới thì họ sẽ cảm thấy mất thời gian và có thể loại bạn chỉ vì một lý do đơn giản như vậy.
Không sử dụng tài khoản email làm việc của bạn. Dùng email làm việc để xin việc là hành động không thông minh vì gây ra những ấn tượng không tốt đối với nhà tuyển dụng. Làm sao họ có thể chắc chắn là bạn sẽ không làm điều tương tự như vậy trong tương lai khi sử dụng trang thiết bị, phần mềm trong công ty.
Làm theo các hướng dẫn. Nhà tuyển dụng muốn ứng viên thực hiện theo những gì họ yêu cầu và sẵn sàng loại bỏ những hồ sơ không làm theo các hướng dẫn. Vì thế, bạn hãy đọc kĩ hướng dẫn của họ và làm theo, ví dụ nếu họ yêu cầu bạn gửi CV bằng file PDF, đừng gửi CV bằng file Word mà hãy chuyển đổi theo đúng định dạng.
Để cách gửi mail xin việc được hiệu quả nhất bạn nên chú ý những điều sau:
Địa chỉ email phải nghiêm túc
Hãy sử dụng tên dễ nhớ, chuyên nghiệp để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn. Trong trường hợp này, sử dụng tên là hợp lý nhất, như thanhnv@, ngocpham@, trunghieubrvt@,… tránh các địa chỉ email dạng batnapquantai_honemlancuoi@, congchuakieuky1992@, …
Chữ ký cũng phải nghiêm túc
Chữ ký ở cuối email thường chứa một số thông tin cá nhân để người nhận có thể liên lạc lại sau khi đọc email, đây cũng là một thông tin để đánh giá tính cách của ứng viên. Do vậy, bạn nên tạo chữ ký sao cho thật nghiêm túc: chỉ cần họ tên đầy đủ, đơn vị công tác, trường học, số điện thoại liên hệ là được; đừng chèn vào những câu từ, lời thơ không phù hợp. Ngoài ra, nên sử dụng ảnh đại diện hợp lý, có thể dùng ảnh cá nhân.
Chỉ gửi tới một địa chỉ duy nhất (Tránh gửi cc, bcc trong email)
Nhà tuyển dụng có thể sẽ xóa ngay email hoặc không đánh giá cao bạn nếu phát hiện email đó được gửi đồng thời cho nhiều nơi. Cũng như không được chuyển tiếp thư đã gửi từ nơi này tới nơi khác. Nếu muốn ứng tuyển ở nhiều nơi khác nhau, bạn nên dành thời gian soạn các bức email riêng biệt, với mỗi vị trí công việc khác nhau bạn nên dành thời gian chăm chút cho bộ hồ sơ xin việc sao cho phù hợp với việc ứng tuyển vào vị trí đó nhất.
Tiêu đề email phải phản ánh được vị trí ứng tuyển
Tuyệt đối không đặt tiêu đề email dạng “CV”, “Xin việc”, “Đơn xin việc”, “Gửi chị A/anh B”,… Thay vào đó, bạn phải ghi rõ vị trí ứng tuyển trong tiêu đề, chẳng hạn: “Đơn xin ứng tuyển vị trí Trưởng phòng kinh doanh của công ty X”.
Chú ý đặt tên tập tin đính kèm
Tên tập tin cũng như tiêu đề email, cần có sự rõ ràng, cụ thể nhất định, có thể đặt tên tập tin là CV-NgocPham thay vì CV. Ngoài ra, do đặc thù của việc gửi hồ sơ xin việc qua email nên bạn có thể ghép sơ yếu lý lịch, CV, ảnh chụp các bằng cấp, CMND và các giấy tờ liên quan vào một tập tin duy nhất, các file lưu dưới định dạng PDF. Lưu ý, cần trình bày sao cho logic, đẹp mắt, đó sẽ là một minh chứng cho ưu điểm “Kỹ năng sử dụng vi tính tốt” mà bạn ghi trong CV (nếu có).
Ngoài ra, trong một số trường hợp, bạn có thể nộp hồ sơ dự tuyển dưới dạng các tập tin riêng lẻ, nhưng phải nén trong một tập tin *.zip hoặc *.rar. Tốt nhất là *.zip vì định dạng này mặc định đã được Windows hỗ trợ, chứ không cần cài đặt chương trình giải nén khác, do đó sẽ tiện hơn cho nhà tuyển dụng. Chú ý, nếu chọn phương án này, bạn cần đặt tất cả các tập tin vào một thư mục có tên cụ thể, như DonXinViec-NgocPham, sau đó mới nén thư mục này.
Đặc biệt, tổng dung lượng hồ sơ bạn đính kèm qua email không nên vượt quá 1MB. Nếu nặng, có thể tìm cách giảm dung lượng, như giảm kích thước hình đính kèm (không nên giảm chất lượng ảnh, đây chỉ là lựa chọn cuối cùng).
Bạn thử tưởng tượng đang trong vai trò nhà tuyển dụng, một ngày phải nhận hàng trăm, hàng ngàn hồ sơ. Liệu bạn có muốn nhận những hồ không được phân loại, ghi rõ họ tên không? Tất nhiên, bạn sẽ không có đủ thời gian để ngồi lọc và phân loại hết đống hồ sơ này.
Phải soạn thảo nội dung cho email
Không được đính kèm CV trong một email không có nội dung. Ngược lại, bạn phải soạn email chỉnh tề, ngắn gọn, có chào hỏi, giới thiệu sơ nét bản thân, nguyện vọng, vị trí ứng dụng và gửi gắm lời chúc tới nhà tuyển dụng. Đặc biệt, phải kiểm tra kỹ lỗi chính tả, câu từ, chú ý những điều sau: viết hoa đầu dòng; dấu chấm, dấu phẩy, chấm thang, dấu hỏi liền ký tự đứng trước, cách ký tự đứng sau một khoảng trắng; dấu ngoặc kép, ngoặc tròn không được có khoảng cách với từ, câu mà nó bao bên trong,…
Trong một email xin việc thường có bố cục 3 phần đó là:
1. Người nhận, người gửi : tất yếu và cần phải có, nếu bạn quên không ghi thì lập tức sẽ có thông báo nhắc nhở.
Lỗi mà các bạn hay mắc phải đó là gửi 1 hồ sơ cho 2 hoặc hơn 2 nhà tuyển dụng cùng một lần gửi. Tại sao bạn phải thế khi email không giới hạn lần gửi? Bạn làm thế để tiết kiệm thời gian hay vì lười viết? Bạn làm thế là không tôn trọng nhà tuyển dụng.
2. Tiêu đề: Tiêu đề là 1 trong 2 phần quan trọng quyết định xem nhà tuyển dụng chú ý đến CV của bạn hay không?
Nên: Bạn nên viết tiêu đề thật ngắn gọn, nhưng phải rõ ràng các thông tin cần thiết để nếu nhà tuyển dụng “ ưng” bạn thì họ có thể liên hệ với bạn dễ dàng và nhanh nhất thay vì phải vào nội dung, tìm đơn xin việc hoặc CV hay sơ yếu lý lịch mới xem được.
Tip tiêu đề phổ thông: Vị trí ứng tuyển _ họ và tên_ SĐT liên lạc
Tránh: Bạn không nên ghi tiêu đề quá dài và lan man, vì ghi dài nhiều chữ rối mắt người xem, thiếu thiện cảm. Đặc biệt bạn không được bỏ trống phần tiêu đề, Bạn bỏ trống phần tiều đề là bạn đã đánh mất cơ hội của bản thân dù bạn có làm việc chuyên ngành chuyên nghiệp đến mức nào đi nữa. Nhiều nhà tuyển dụng quá bận để có thể đọc hết CV và đơn xin việc của bạn.
>>> Đọc ngay kinh nghiệm tạo đơn xin việc viết tay để nhận 99% cơ hội được phỏng vấn đối thoại trực tiếp với nhà tuyển dụng.
3. Nội dung: Nội dung email là nhân tố quan trọng quyết định CV của bạn được chọn đi tiếp hay dừng lại.
Nên: Nội dung viết email bạn cần thể hiện được 3 phần chính để nhà tuyển dụng có thể hiểu được sơ qua về bạn: thông tin liên hệ của bạn, kinh nghiệm của bạn và việc bạn có thể làm cho công ty! Đầu tư phải có kính gửi, cuối thư là lời cảm ơn!
Tránh:
+ Bạn không thể bỏ trống phần nội dung được, phần nội dung để nhà tuyển dụng biết bạn là ai. Biết bạn gửi email này làm gì? Bạn bỏ trống, bạn chỉ đưa cho nhà tuyển dũng mỗi bộ hồ sơ, cùng tiêu đề, họ nghĩ bạn đang coi thường họ, bạn không tôn trọng nhà tuyển dụng thì tại sao họ phải chọn bạn, một người cẩu thả và thiếu phép lịch sự.
+ Bạn phải nhớ đây là email để xin việc làm chứ không phải email kể chuyện nên bạn tuyệt đối không được than nghèo kể khổ hoặc đặt điều kiện với nhà tuyển dụng. Họ tuyển dụng chứ không phải đọc chuyện. Với những email này nhà tuyển dụng sẽ loại ngay mà không suy nghĩ. Họ muốn tuyển những người năng động sáng tạo, lạc quan, có thể chịu được áp lực.
+ Đầu thư bạn có kính gửi rồi bỏ trống. Loại . Bạn gửi ai? Đó là câu hỏi khi nhà tuyển dụng đọc được điều đó. Thật bất lịch sự khi bạn làm thế. Họ có tên (có thể là tên công ty, tên phòng, hoặc tên người tuyển dụng) vậy tại sao bạn lại bỏ trống phần đó?
Như vậy với những thông tin hữu ích trên đây, hy vọng rằng các bạn đã biết cách download mẫu hồ sơ xin việc qua email và những lưu ý khi gửi email xin việc như thế nào. Chúc các bạn sớm tìm được công việc ưng ý và ứng tuyển thành công vào vị trí công việc mà mình mong muốn!
App CV365
App Timviec365
Theo dõi chúng tôi trên mạng xã hội:
