Mô tả công việc của nhân viên văn phòng sẽ phải làm những gì?

Công việc của một nhân viên văn phòng đôi khi phải làm khá nhiều việc khác nhau chứ không hề đơn giản. Dưới đây là mô tả về công việc của nhân viên văn phòng.

Công việc của một nhân viên văn phòng đôi khi phải làm khá nhiều việc khác nhau chứ không hề đơn giản như mọi người thường nghĩ. Nhất là ở những doanh nghiệp lớn, nhân viên văn phòng cần có nhiều kỹ năng mới có thể hoàn thành tốt được các công việc của mình và việc ứng tuyển vào vị trí nhân sự tại các công ty lớn cũng đặt ra những yêu cầu cao hơn với những mẫu đơn xin việc ấn tượng hơn. Vậy, một nhân viên văn phòng sẽ phải làm những công việc gì?

Việc làm Hành chính - Văn phòng

Các công việc cần làm của nhân viên văn phòng

Thanh toán các khoản phí cho văn phòng

Hàng tháng, nhân viên văn phòng có nhiệm vụ lập phiếu thanh toán các chi phí cố định về cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho hoạt động của công ty được ổn định. đó là các chi phí về internet, điện thoại, chi phí thuê trụ sở văn phòng làm việc, chi phí về văn phòng phẩm... Ở các đơn vị thương mại nhỏ, nhiều khi nhân viên văn phòng kiêm luôn nhiệm cụ tạm ứng tiền thanh toán cho các nhà cung cấp thay cho thủ quỹ. Nhiệm vụ này đòi hỏi nhân viên văn phòng phải có kỹ năng tính toán tốt để không bị nhầm lẫn khi lập các phiếu thanh toán.

Trực ở quầy lễ tân

Nhân viên văn phòng thường ngồi làm việc ở quầy lễ tân trước công ty để tiếp đón khách hàng tới công ty và trực điện thoại mà khách hàng gọi vào số điện thoại công ty. Ngoài ra, khi công ty có các cuộc họp hay hội nghị thì nhân viên văn phòng chính là người thực hiện việc chuẩn bị, lên kế hoạch và tổ chức thực hiện. Để làm tốt việc này đòi hỏi nhân viên văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp tốt, giọng nói chuẩn và khả năng ứng biến trước các câu hỏi từ khách hàng. Muốn tim viec với vị trí này không khó bởi nhu cầu tuyển dụng khá cao nhưng nhiều công ty còn yêu cầu về ngoại hình đối với những nhân viên văn phòng trực ở quầy lễ tân. Bởi họ coi nhân viên trực lễ tân giống như một phần bộ mặt của công ty. Nhiều doanh nghiệp có khách hàng hay đối tác là người nước ngoài thì họ còn yêu cầu cả khả năng ngoại ngữ đối với vị trí này. Vì thế bạn nên cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra sự lựa chọn công việc này.

Việc làm Hành chính - Văn phòng tại Hồ Chí Minh

Thực hiện công tác văn thư lưu trữ

Nhiệm vụ chính của một nhân viên văn phòng cần làm là chịu trách nhiệm về các loại tài liệu, công văn, giấy tờ của công ty. Cụ thể, nhân viên văn phòng sẽ thực hiện chuyển các tài liệu của công ty tới những địa chỉ cần chuyển và nhận các tài liệu chuyển tới cho công ty, giao tận tay cho người cần nhận. Ở trong công ty, nhân viên văn phòng có nhiệm vụ lưu trữ toàn bộ các loại công văn, giấy tờ, tài liệu, hợp đồng một cách khoa học để có thể nhanh chóng trình ra khi được yêu cầu. Luôn đảm bảo rằng bản gốc phải được cất trữ cẩn thận, nếu bộ phận khác cần sử dụng thì chỉ đưa ra bản photo có công chứng. Bản chính chỉ cung cấp khi trường hợp đó là cần thiết.

Theo dõi chế độ bảo hiểm cho nhân viên trong công ty cũng là một nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng. Nhiệm vụ này đòi hỏi nhân viên văn phòng cần có một chút am hiểu về luật bảo hiểm của người lao động. Ngoài ra, nhân viên văn phòng đôi khi còn phải đảm nhiệm những công việc hỗ trợ bộ phận nhân sự chọn lọc và xét duyệt mẫu hồ sơ xin việc của các ứng viên.

Toàn bộ các công việc in ấn và photocopy sẽ do nhân viên văn phòng phụ trách. Thường thì các loại tài liệu của công ty cũng do nhân viên soạn thảo trước khi đem đi in ấn. Vì thế, để trở thành một nhân viên văn phòng thì yêu cầu cần thiết là thành thạo kỹ năng máy vi tính văn phòng, cụ thể là kỹ năng excel, kỹ năng word.

Quản lý trang thiết bị trong công ty

Nghiên cứu và xem xét nhu cầu về trang thiết bị từ các bộ phận trong công ty sau đó lên đề xuất để trình cấp trên. Sau khi được cấp trên phê duyệt thì nhân viên văn phòng tiến hành mua sắm các trang thiết bị rồi phân bổ bàn giao cho từng bộ phận sử dụng. Trong quá trình các phòng ban sử dụng, nhân viên văn phòng vẫn phải theo dõi và quản lý những thiết bị này.

Đối với những công ty có hệ thống sách báo thì nhân viên văn phòng có nhiệm vụ quản lý hệ thống thư viện và sách báo cho công ty.

Việc làm Hành chính - Văn phòng tại Hà Nội

Hỗ trợ các dự án

Khi công ty có các dự án sẽ cần huy động lực lượng nhân viên hỗ trợ trong đó nhân viên văn phòng cũng không ngoại lệ. Công việc của nhân viên văn phòng đối với các dự án đó là in ấn, đóng gói thầu dự án, xin chữ ký và con dấu của những người chịu trách nhiệm dự án. Nếu có người đi công tác tại dự án thì nhân viên văn phòng có nhiệm vụ sắp xếp phương tiện đi lại, nơi ở cho họ. Ngoài ra, nhân viên văn phòng cần chuẩn bị các tài liệu hoặc các thiết bị văn phòng phẩm cho người đi công tác.

Có thể thấy rằng nhân viên văn phòng có rất nhiều đầu việc cần phải làm, bên cạnh những công việc trên thì trên thực tế một nhân viên văn phòng còn triển khai nhiều công việc khác để hỗ trợ bộ máy nhân sự trong doanh nghiệp được vận hành tốt nhất. Bạn hãy nắm bắt những thông tin này để chuẩn bị kỹ tâm lý trước khi ứng tuyển công việc, đáp ứng nhu cầu thị trường Hưng Yên tuyển dụng hay bất kể một thị trường việc làm nào mà mình muốn tham gia.

Tuyển dụng

Qua những thông tin trên đây chắc hẳn chúng ta đã tưởng tượng ra được các công việc chính mà một nhân viên văn phòng cần làm. Những công việc này tuy không yêu cầu nhiều về trình độ chuyên môn nhưng công việc khá nhiều và vất vả đòi hỏi người lao động phải có những kỹ năng nhất định và phải thực sự yêu thích công việc này.