Grand opening là gì? Kế hoạch nào cho một buổi grand opening hoàn hảo

1. Grand opening là gì?

Grand opening có 2 cách hiểu, thứ nhất nó có thể hiểu là một cuộc họp thường niên hay cũng có thể là một cuộc họp cổ đông đột xuất của doanh nghiệp mang nội dung chính là tổng kết lại hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một định kỳ nhất định, đề xuất các kế hoạch phát triển của công ty thời gian tới, hay cũng có thể họp bàn về một vấn đề quan trọng như bầu ra các vị trí quan trọng trong ban lãnh đạo

Tuy nhiên thông thường grand opening sẽ được hiểu nhiều hơn so với nghĩa thứ hai, tức nghĩa là “khai trương”, đặc biệt là trong các lĩnh vực về nhà hàng, khách sạn grand opening được hiểu là buổi lễ khai trương cho một cửa hàng,  showroom, hay việc khai trương của các đại lý, các trung tâm mới đưa vào hoạt động. Ngoài khách mời tham dự là người thân, bạn bè, danh sách những khách hàng tiềm năng thì tùy vào từng lĩnh vực kinh doanh cũng như  quy mô của từng của hàng mà các khách mời cũng có thể là những đối tượng khác nhau, họ có thể là các nhà đầu tư, các chuyên gia đầu ngành trong một lĩnh vực chuyên môn nào đó,... 

Với các đơn vị hoạt động kinh doanh, grand opening có ý nghĩa vô cũng quan trọng, nó là một dấu mốc đánh dấu sự ra đời hình thành của doanh nghiệp đó trước khi được bắt đầu hoạt động và phát triển của tổ chức đó trong tương lai.

2. Làm gì cho một kế hoạch Grand Opening hoàn hảo?

Để có thể chuẩn bị cho ngày Grand Opening diễn ra hoàn hảo và thành công tốt đẹp thì cần phải là một kế hoạch có sự đầu tư bài bản, có phương hướng triển khai rõ ràng, trong đó nó sẽ bao gồm những bước như sau:

2.1. Lựa chọn ngày đặc biệt

Một trong những điều đầu tiên cho kế hoạch grand opening là lựa chọn thời gian phù hợp, nghĩa là bạn cần phải xác định được ngày diễn ra nó là khi nào thì mới có thể đưa ra những phương hướng triển khai cho các kế hoạch tiếp theo

Đối với các doanh nghiệp việc lựa chọn ngày diễn ra grand opening là một trong những bước vô cùng quan trọng và cần được xem xét kỹ lưỡng. Thông thường để chọn được một khoảng thời gian phù hợp các gia chủ thường sẽ phải căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau như: tuổi tác, thời khắc tốt trong năm…dù chỉ là những quan niệm dân gian thế nhưng việc căn cứ vào những số liệu này để chọn được một khoảng thời gian khai trương phù hợp cũng chính là cách giúp để mang đến sự thuận lợi, may mắn và suốt sẻ trong việc kinh doanh.

2.2. Tìm kiếm chủ đề phù hợp

Một chủ để Grand Opening ấn tượng chính là cách mà các doanh nghiệp có thể gây được ấn tượng với mọi người về buổi Grand Opening của doanh nghiệp mình. Thông thường, những chủ đề được lựa chọn cho buổi Grand Opening là những chủ đề khá gần gũi, đơn giản nhưng vẫn thể hiện phong cách của nhà hàng, doanh nghiệp đó.

2.3. Xác định chi phí khuyến mãi, tặng quà

Khuyến mãi và tặng quà, một trong những hoạt động không thể thiếu trong bất cứ một chương trình Grand Opening nào và cũng là một trong những hoạt động chủ đạo trong việc thu hút khách mời trong việc đón chờ buổi grand opening của bạn

Bởi thế mà cũng đừng vì quá tiết kiệm mà bỏ qua những hoạt động này nhé, tuy nhiên để các hoạt động khuyến mại này diễn ra một cách có kiểm soát nhất thì bạn cũng cần phải lập một bảng dự trù kinh phí phù hợp nhé

2.4. Xây dựng chiến lược marketing lâu dài

Có thể Grand opening chỉ là bước đệm khởi đầu, nhưng bạn vẫn có thể biến nó thành một buổi Grand opening mang lại những hiệu quả và giá trị lâu dài thông qua việc áp dụng cùng với các chiến lược marketing dài hạn. Song song với các hoạt động, kế hoạch chuẩn bị cho buổi lễ khai trương, bạn cũng cần phải xây dựng được một kế hoạch truyền thông marketing vững chắc để Grand opening không chỉ là một bước đánh dấu sự ra đời của cửa hàng, doanh nghiệp mà thông quá đó nó còn có thể giúp bạn giới thiệu thương hiệu và quảng bá các sản phẩm, dịch vụ của nhà hàng một cách hiệu quả.

Một số những cách truyền thông marketing thường được các nhà hàng sử dụng phổ biến hiện nay có thể kể đến như:  dán poster, đặt bảng hiệu quảng cáo, chiêu đãi thực khách một số món ăn dùng thử…

2.5. Thực hiện chiến dịch tiếp cận khách hàng

Bên cạnh đó để buổi Grand opening của cửa hàng có thể được giới thiệu rộng rãi tới nhiều người, thì bạn cũng cần phải thực hiện thêm các hoạt động như: phát tờ rơi, hay các chiến dịch quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như: báo chí, truyền hình, mạng xã hội,...

2.6. Lên kế hoạch chương trình cụ thể

Cuối cùng, sau khi đã xác định được tất cả những vấn đề trên, bạn cần phải chốt lại cụ thể và tổng thể nhất về kế hoạch đó: thời gian diễn ra như thế nào, kéo dài trong bao lâu, khách mời gồm những ai, số lượng cụ thể, thứ tự các tiết mục diễn ra, trang trí nhà hàng ra sao… 

Để buổi grand opening được diễn ra một cách tốt đẹp và hạn chế được tối đa những sai sót thì thông thường việc lên kế hoạch thường phải được chuẩn bị ít nhất khoảng từ 2 - 3 tháng trước khi sự kiện diễn ra để vừa có thể phân công công việc cũng như chỉ định nhiệm vụ cho nhân viên rõ ràng một cách rõ ràng nhất. Dù có thể Grand opening chỉ là sự khởi đầu, nhưng nó lại là bước đệm quan trọng cho những bước tiến phát triển tiếp theo của nhà hàng

Một buổi Grand opening được coi là thành công không chỉ là khi nó được tổ chức hoành tráng, mà quan trọng là nó nhận được công chúng đón nhận hiệu ứng như thế nào và khả năng gia tăng việc tiếp cận đến khách hàng tiềm năng đến đâu. Bởi vậy mà, grand opening luôn là một trong những hoạt động nhận được sự quan tâm, chú trọng đầu tư lớn từ các nhà hàng

Tuyển nhân viên tổ chức sự kiện

3. Thủ tục xin giấy phép tổ chức Grand opening

Để có thể thực hiện việc tổ chức sự kiện Grand opening hoàn hảo, thì bên cạnh việc cần phải đưa ra một kế hoạch tổng thể thì bạn chắc chắn cũng cần phải đối mặt với đủ các giấy phép tổ chức: địa điểm tổ chức, kế hoạch cho đến việc thực thi,… Bởi thế mà bạn cũng cần phải nắm rõ những điều sau đây để có thể hoàn thành các thủ tục và giấy phép khi tổ chức sự kiện nhé:

3.1. Lưu ý về thời hạn hoàn tất hồ sơ và xin cấp phép

Sau khi đã thống nhất và xác định được khoảng thời gian và kế hoạch tổ chức khai chương cửa hàng, bạn cũng cần phải nhanh chóng hoàn tất hồ sơ và nộp xin cấp phép tổ chức sự kiện ngay nhé, tốt nhất là bạn nên nộp hồ sơ xét duyệt trước 30 ngày trước khi diễn ra sự kiện. Tránh trường hợp đến tận  sát ngày diễn ra sự kiện mới bắt đầu lóc cóc đi xin phép, bởi vì những tình huống phát sinh có thể diễn ra bất cứ lúc nào mà bạn sẽ không thể lường trước được và việc nộp giấy xin phép trước cũng là điều giúp bạn có thể phòng tránh và kịp thời xử lý được những tình huống phát sinh như thế

3.2. Cung cấp đủ các giấy tờ cơ bản khi xin cấp phép tổ chức sự kiện

Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện Grand opening sẽ bao gồm những giấy tờ như sau:

+ Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện, trong đó cần phải đề rõ tên công ty, tổ chức, đơn vị xin phép được thực hiện tổ chức sự kiện khai trương.

+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị xin phép tổ chức sự kiện khai trương. Trường hợp nếu bạn là đơn vị tổ chức thì bạn cũng cần phải xuất trình thêm hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng 

+ Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty, tổ chức, đơn vị xin phép thực hiện khai trương.

+ Kế hoạch bản nội dung chương trình, hợp đồng ký với chủ địa điểm

+ Trường hợp nếu chương trình đó có thêm những tiết mục văn nghệ, ca nhạc thì cũng cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền.

+ Trường hợp nếu chương trình tổ chức có sự biểu diễn từ các văn nghệ sĩ nước ngoài, thì bạn cũng cần phải chú ý nộp thêm hồ sơ passport của nghệ sỹ 

+ Trường hợp nếu chương trình tổ chức có khuyến mãi hay rút thăm thì phải xin phép Sở Công Thương.

Tất cả các giấy tờ khi xuất trình xin phép phải có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Nếu không chú ý những điều này bạn sẽ mất thời gian đi lại nhiều lần.

3.3. Một số lưu ý khác

Trước khi tổ chức các sự kiện khai chương của đơn vị mình bạn thì cũng cần phải gửi công văn thông báo cho các đơn vị chính quyền cấp phường, xã nơi tổ chức sự kiện, để các cấp chính quyền có thể cùng biết và hỗ trợ trong những trường hợp ách tắc giao thông hay bị các đối tượng cấy gây mất trật tự an ninh.

Và điều quan trọng mà tất cả các đơn vị tổ chức lễ khai trương cần chú ý tuyệt đối là không nên đề cập đến các chủ đề nhạy cảm như chính trị hoặc tôn giáo khi tổ chức lễ khai trương của mình.

Tóm lại để có một buổi lễ grand opening hoàn chỉnh bạn cần phải thật cẩn trọng và có sự am hiểu tường tận của bản thân trong việc triển khai, xây dựng kế hoạch thực hiện cũng như các vấn đề liên quan đến pháp luật như xin cấp giấy phép tổ chức để tránh những sự cố không đáng có.

Việc làm

Dưới đây là một số thông tin về chủ đề “ý nghĩa của grand opening”, hy vọng rằng thông qua các thông tin trong bài viết có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về ý nghĩa của grand opening và cung cấp thông tin hữu ích cho việc tổ chức một sự kiện grand opening hoàn hảo. Chúc các bạn thành công!