Đề án là gì? Những thông tin liên quan đến đề án bạn cần biết

1. Khái niệm đề án là gì?

Đề án chính là một loại văn kiện được trình lên cấp cao hơn hoặc là một cơ quan nào đó có đủ quyền hạn. Mục đích làm đề án là để xin phép thi hành một công việc nào đó đã được lên kế hoạch bài bản.

Định nghĩa và giải thích một cách cụ thể hơn về đề án thì đó chính là loại văn kiện, được một hoặc một nhóm người xây dựng để trình lên cấp quản lý cao hơn, hoặc là gửi lên một cơ quan tài trợ thực hiện để xin thực hiện một công việc nào đó.

Ví dụ về đề án: đề án thành lập một tổ chức; đề án xin tài trợ cho một hoạt động xã hội hay thiện nguyện, …

Sau khi đề án đã được phê chuẩn, từ đó sẽ hình thành các dự án, chương trình hoặc đề tài theo những yêu cầu đặt ra của đề án. Ngoài cách hiểu đã nêu trên đây thì chúng ta còn có cách hiểu khác dựa trong tài liệu hướng dẫn ban hành và quản lý văn bản của doanh nghiệp do Nhà xuất bản Thống kê phát hành: Đề án hay kế hoạch chương trình công tác chính là loại văn bản mà trong đó có trình bày những kế hoạch dự kiến về một nhiệm vụ công tác, nhiệm vụ đó được các cơ quan hay tổ chức giao cho trong một khoảng thời gian nhất định.

2. Nhiệm vụ của đề án là gì?

Tùy vào từng loại đề án cụ thể mà có nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Tuy nhiên, nhiệm vụ chung của đề án là đưa ra các kế hoạch, dự án, vạch sẵn những điểm mạnh, phương hướng để thực hiện một kế hoạch công việc nào đó. Nhiệm vụ của đề án mang tính quan trọng vì nó có tính định hướng người làm đề án và những tổ chức phê duyệt đề án về phương hướng của đề án.

3. Quy trình xây dựng đề án là gì?

Các bạn cần xác định được một số vấn đề trong quy trình xây dựng đề án:

• Đề án sẽ được thực hiện tại những điểm nào?
• Xác định nguồn lực thực hiện đề án.
• Xác định nguồn tài chính.
• Nhân sự tham gia dự án.
• Máy móc hỗ trợ đề án.
• Hỗ trợ từ các bộ phận, cơ quan khác.
• Công nghệ.
• Thông tin
• Xác định cơ cấu tổ chức, tiến độ và phân công thực hiện.
• Xác định cơ cấu tổ chức của dự án.
• Cơ chế quản lý dự án.
• Cơ cấu lương, thưởng và các biện pháp kỷ luật.
• Tiến độ thực hiện theo mẫu kế hoạch.
• Xác định chi phí thực hiện.
• Lập bảng chi phí thực hiện bao gồm: loại chi phí, thời gian cần, giá trị, ghi chú.
• Thuyết minh các phương án chi phí, số vốn lưu động và thời gian chi trả.
• Xác định tính hiệu quả của dự án.
• Xác định tính hiệu quả theo mục tiêu, theo định lượng hay theo mục tiêu kinh tế chính trị xã hội?

4. Bố cục của một đề án

Để viết một đề án thì chúng ta cần xác định được bố cục của đề án đó. Bố cục của một đề án nói chung bao gồm 7 phần như sau:

• Phần tóm tắt tổng quát.
• Phần xác định nhu cầu.
• Phần mô tả dự.
• Phần án.
• Phần nguồn ngân sách dự kiến cho đề án.
• Phần thông tin tổ chức.
• Phần kết luận.

5. Hướng dẫn xây dựng một đề án hoàn chỉnh

5.1. Xác định mục tiêu của đề án

• Xuất phát từ vấn đề: Vấn đề được đặt ra trong các đề án đó là vấn đề tình trạng: Những khó khăn và thách thức không mong muốn có thể xảy ra và gây ra những tác động tiêu cực nên cần được giải quyết và thay đổi.
• Trạng thái mong muốn sau khi vấn đề đã được giải quyết ở cuối kỳ của dự án.

5.2. Thiết kế hoạt động

Để có thể thiết kế được các hoạt động của đề án thì các bạn cần xuất phát từ nguyên nhân của vấn đề trong đề án. Sau đó phân tích vấn đề và các bên có liên quan đến đề án:

• Xác định các nguyên nhân
• Xác định nguyên nhân chủ yếu gây ra những vấn đề nan giải đang tồn tại  địa phương
• Xem xét các điều kiện cụ thể của địa phương, khu vực đó và năng lực của đơn vị để tham gia xử lý các nguyên nhân đó.
• Xác định những hậu quả của vấn đề, đặc biệt là các nhóm đối tượng bị ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp.

Lựa chọn phương án giải quyết bằng việc lựa chọn những nguyên nhân cần giải quyết và có thể giải quyết.

• Giải quyết được vấn đề mà đề án đề ra.
• Phù hợp với khả năng huy động nguồn lực của đơn vị làm đề án.

Hoàn chỉnh phương án đầy đủ bằng việc tính toán các chi tiết

• Các hoạt động cần thực hiện
• Số lượng mỗi hoạt động
• Thời gian: trình tự thực hiện và tổng thời lượng
• Nguồn lực và chi phí: tổng chi phí và các nguồn huy động.

6. Cách viết một đề án chi tiết

6.1. Hướng dẫn viết đề án chung

Đề án không tồn tại một cách độc lập mà nó chính là một phần quan trọng trong quá trình lên kế hoạch và nghiên cứu cũng như là hướng tới những mối quan hệ với các nhà tài trợ đầy tiềm năng. Dưới đây là cách viết đề án chung chung giúp các bạn có thể áp dụng đối với nhiều dự án khác nhau. 

6.1.1. Thu thập các thông tin cơ bản

Khi viết một đề án tổng thể thì việc đầu tiên các bạn cần làm đó là thu thập đủ các thông tin cơ bản. trong đó cần chú trọng tới 3 vấn đề quan trọng cần thu thập các thông tin chính xác, đó là: Khái niệm của vấn đề, chương trình và chi phí.

Nếu bản thân người làm đề án không có đủ thông tin về vấn đề thì cần xác định ai là người có thể giúp bạn thu thập thông tin chính xác hoặc cung cấp cho bạn thông tin chính xác. Sau khi đã xác định được ai là người sẽ cung cấp thông tin cho mình thì cần xác định bạn cần biết thông tin gì.

Quá trình thu thập thông tin sẽ giúp cho việc viết đề án trở nên dễ dàng hơn, quan trọng là bạn cần có kỹ năng để thu hút những người có liên quan tới quá trình này thì những người chấm đề án sẽ thấy được giá trị của dự án.

6.1.2. Sử dụng những khái niệm liên quan

Khi làm đề án, các bạn cần xác định đề án này phù hợp với những triết lý và sứ mệnh nào và trong mức nào. Những khái niệm trong đề án cần được làm rõ, có sự thu hút người đọc và chấm đề án, Do đó, các bạn cần thu thập những thông tin và số liệu cơ bản về một tổ chức đang làm việc và với các nhu cầu và mong muốn của tổ chức đó để tăng thêm sức mạnh cho đề án.

6.1.3. Chương trình được xây dựng trong đề án

Bạn cần chú ý những gì trong chương trình:

• Bản chất của dự án và dự án đó sẽ được thực thi như thế nào?
• Kế hoạch làm việc ra sao?
• Dự đoán trước về kết quả và làm thế nào để có thể đánh giá được kết quả của dự án một cách tốt nhất cũng như đánh giá về nhu cầu của nhân viên, các tình nguyện viên: gồm những nhân viên đang làm việc cho tổ chức và các nhân viên sẽ được tuyển dụng thêm sau này.

6.1.4. Chi phí để thực hiện dự án

Bạn sẽ khó có thể đánh giá được chi phí dành cho dự án đó là bao nhiêu. Chỉ khi dự án đó gần được hoàn thiện thì các bạn mới có thể ước lượng được chi phí dự án sẽ cần tới là bao nhiêu.

Nhưng cho dù lúc đầu bạn không thể ước lượng được tổng chi phí ở đâu thì bạn cũng cần phác thảo chi phí dành cho những chi tiết chính của ngân sách để có thể đảm bảo được rằng những chi phí đó đảm bảo thực hiện tốt các chi tiết chính trong dự án và đảm bảo các chi phí sẽ cân xứng với những kết quả dự định mà bạn sẽ đạt được.

Nếu các chi phí này lên quá cao bao gồm cả những khoản tài trợ đối với các quỹ thì bạn nên điều chỉnh lại kế hoạch của bạn và loại bỏ những chi phí mà mang lại ít hiệu quả nhất.

6.2. Hướng dẫn cách viết đề án kinh doanh

Dựa vào các thông tin mà chúng ta đã phân tích ở trên về khái niệm đề án và những thông tin khác thì chúng ta có thể hiểu đề án kinh doanh cũng chính là một trong những loại văn kiện chính thức, trong đề án kinh doanh có sử dụng nhiều lý lẽ để có thể thuyết phục những người có quyền quyết định xem xét tính khả thi của đề án, họ sẽ đưa ra quyết định có chấp nhận thực hiện những đề xuất của bạn trong đề án đó hay không.

Một đề án kinh doanh tốt là đề án có thể cân nhắc tất cả những cách tiếp cận khả thi cho vấn đề cần giải quyết và hỗ trợ cho chủ doanh nghiệp có thể chọn ra được các phương án tốt nhất đối với tổ chức. Để có thể tạo ra một đề án tốt, có tính khả thi thì các bạn cần chú ý tới những gì mà tôi sẽ trình bày ngay bên dưới:

6.2.1. Những điều cần chuẩn bị trước khi viết đề án kinh doanh

Để tạo ra được một bản đề án kinh doanh thì chúng ta cần nỗ lực rất nhiều và thực chất thì đề án kinh doanh hoàn chỉnh chính là kết quả của nhiều giai đoạn mà bạn đã phải hoàn thành trước đó. Thông qua những giai đoạn đó, các bạn có thể tự đánh giá dự án của bạn có tính khả thi hay không. Để có thể phát triển một đề án kinh doanh hoàn chỉnh và có chất lượng tốt đòi hỏi các bạn cần phải đầu tư thời gian, công sức.

Điều quan trọng khi làm một đề án là bạn cần thực hiện các đánh giá về dự án càng sớm càng tốt. Bạn cũng cần hiểu được hoàn cảnh kinh doanh của doanh nghiệp bạn trước khi phát triển đề án kinh doanh trình lên các cơ quan có thẩm quyền.

Trong giai đoạn chuẩn bị bước đầu, bạn cần phân tích nguyên nhân khiến bạn có ý tưởng làm đề án. Khi bạn đã hiểu rõ vấn đề này thì bạn cần xác định cả những yếu tố cần thiết khác để lập ra đề án kinh doanh, ước tính sơ bộ về những yêu cầu của dự án. Những yêu cầu của dự án có thể bao gồm các yếu tố như thời gian thực hiện đề án, nguồn nhân lực cần có để hoàn thiện đề án, các dự án của đề án hoặc các khâu cần thực hiện trong các dự án của đề án.

Sau đó, trong quá trình xây dựng đề án, các bạn cần xác định lại tất cả những nguồn tài liệu cần thiết mà có thể giúp bạn xây dựng được đề án. Các nguồn tư liệu này có thể bao gồm những bài báo cáo nội bộ về tài chính, hoặc là các bài nghiên cứu về tình huống tại các dự án có chủ đề tương tự, dữ liệu lịch sử, những phân tích và dự báo ngành, những nghiên cứu về nhân khẩu học. v.v.

Sau khi các bạn đã thu thập được đầy đủ những thông tin cung cấp trong đề ấn, bạn nên lập kế hoạch kỹ càng và rõ ràng hơn cho đề án kinh doanh của mình và gửi kế hoạch đó đến những người chịu trách nhiệm quyết định. Bạn hãy hỏi ý kiến của họ về dự án, giá trị và tính khả thi, và nếu như những ý kiến đó mang tính tích cực và việc của bạn là hãy xin hỗ trợ từ họ thông qua đề án.

Dựa vào những thông tin mà đã có, bạn nên cân nhắc về những khả năng được chấp thuận của dự án và liệt kê chi tiết trong đề án của bạn. Sau đó bạn mới ra quyết định về việc có nên tiếp tục để bắt tay vào việc viết và hoàn thành đề án này hay không.

6.2.2. Viết bảng tóm lược đề án

Bảng tóm lược của đề án là một cách giúp các bạn và những người thẩm định đề án của bạn có thể nhìn tổng quan về đề án kinh doanh của bạn. Bảng tóm lược đề án giúp bạn trình bày một cách ngắn gọn và dễ hiểu về vấn đề mà dự án định giải quyết, những lưu ý quan trọng, những nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, kết quả mong đợi, tỉ suất ​​đầu tư dự kiến và dự báo khi nào thì đạt được ROI.

Bởi vì một số bên đối tác hoặc nhà tài trợ chỉ đọc bảng tóm lược là chính, cho nên việc bạn đưa ra những thông tin cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định là điều rất quan trọng. Giống như phần các bạn tóm tắt trong những bài viết về học thuật, bảng tóm lược được sẽ trình bày ở phần đầu nhưng phải được viết sau khi bạn đã hoàn thành toàn bộ các đề án kinh doanh đã hoàn thành đề án đó.

7. So sánh giữa dự án và đề án

Dự án được thực hiện nhằm vào mục đích ứng dụng, có xác định cụ thể hiệu quả về kinh tế và xã hội. Dự án có tính ứng dụng cao, có ràng buộc thời gian và nguồn lực.

Một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến. Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định.

Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật.

Dự án: Bản dự thảo một văn kiện về luật pháp hay về một kế hoạch cụ thể nào đó

+ Ví dụ: bản dự án quy hoạch thành phố; lập dự án; triển khai dự án trồng rừng

Đề án: Toàn bộ ý kiến có hệ thống về những công việc nào đó cần làm. Nó được nêu ra để thảo luận, thông qua, xét duyệt.

+ Ví dụ: duyệt đề án; đề án quy hoạch thành phố

Như vậy, với những thông tin mà tôi cung cấp trên đây sẽ giúp các bạn dễ dàng hiểu được đề án là gì? Các bạn nên tìm hiểu kỹ những thông tin liên quan trước khi làm bất cứ đề án nào để có thể mang lại hiệu quả tốt nhất.