Giải pháp dịch vụ tính lương nhân viên ở doanh nghiệp

1. Những thông tin chung về dịch vụ tính lương

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì việc quản lý tiền lương, tiền thưởng luôn là vấn đề mà các nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm.

Trước đây mỗi doanh nghiệp sẽ phải thành lập một bộ phận riêng thực hiện công việc tính lương cho nhân viên. Và đương nhiên doanh nghiệp sẽ phải mất thêm khá nhiều chi phí để duy trì hoạt động của bộ phận đó.

Hơn nữa việc tính toán tiền lương mất khá nhiều thời gian của bộ phận kế toán khi phải làm song song cùng với những nghiệp vụ khác. Nhất là với những doanh nghiệp nhỏ và vừa khi chưa thành lập được bộ phận kế toán hoàn chỉnh thì công việc lại càng trở nên khó khăn hơn.

Tuy nhiên đến thời điểm hiện nay đã ra đời những dịch vụ tính lương để hỗ trợ hoạt động tính lương của doanh nghiệp. Loại hình dịch vụ này sẽ giúp cho doanh nghiệp trong việc quản lý quỹ lương của nhân viên, tính toán các mức thưởng, phụ cấp hay các khoản trích theo lương.

Bên cạnh đó dịch vụ này còn có thể thực hiện thêm một vài những công việc có liên quan đến thủ tục, bảo hiểm hay hồ sơ. Dịch vụ không chỉ làm việc trong phạm vi kế toán mà còn cung cấp những tiện ích rộng lớn hơn.

Dịch vụ bao trùm lên cả lĩnh vực kế toán nên yêu cầu khi thực hiện công việc đó là nhanh nhưng cũng cần đảm bảo về độ chính xác. Những nghiệp vụ được thực hiện cần phải tuân theo những quy định về kế toán mà nhà nước đã ban hành.

Bên cạnh đó quá trình kế toán cũng phải tuân thủ theo những quy định riêng của doanh nghiệp.

Với những yêu cầu vô cùng khắt khe như vậy, người làm dịch vụ tính lương cũng cần phải là người có nghiệp vụ chuyên môn, có tính trách nhiệm trong công việc.

2. Mô tả những công việc mà dịch vụ tính lương sẽ làm

2.1. Mục đích khi tạo ra dịch vụ tính lương

Những tổ chức làm dịch vụ tính lương cho doanh nghiệp sẽ đóng vai trò như một bộ phận của doanh nghiệp này. Bộ phận sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp đến việc tính toán số lương và hàng tháng thực hiện việc trả thu nhập cho nhân viên của doanh nghiệp.

Tổ chức làm dịch vụ sẽ thực hiện việc kê khai cũng như thanh toán các chi phí liên quan khác. Đó có thể là những chi phí về bảo hiểm hay các chi phí liên quan đến thuế thu nhập cá nhân.

Những công việc này sẽ được thực hiện một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời và đảm bảo thực hiện đúng theo những quy định mà Nhà nước đã ban hành.

2.2. Công việc mà dịch vụ tính lương thực hiện

Các tổ chức làm dịch vụ tính lương sẽ làm tất cả những phần công việc như một bộ phận tính lương thực sự của doanh nghiệp. Những công việc đó có thể kể đến như sau.

Vào mỗi tháng, tổ chức sẽ tiến hành thu thập các thông tin về nhân viên của khách hàng. Khách hàng đó chính là những doanh nghiệp đã lựa chọn dịch vụ. Các thông tin cần thu thập ở đây có thể kể đến như là chấm công, hợp đồng lao động, danh sách nhân viên, số giờ làm việc ngoài giờ, quyết định thưởng, quyết định thay đổi thu nhập, số ngày nghỉ phép.

Tiếp theo căn cứ vào chính sách của doanh nghiệp, hợp đồng lao động mà nhân viên và doanh nghiệp đã ký kết, số thuế thu nhập cá nhân, các khoản phải khấu trừ để tổ chức tính ra thu nhập mà nhân viên sẽ nhận được.

Sau khi đã tính toán đầy đủ thì tổ chức sẽ gửi cho bộ phận kế toán một bản báo cáo với những thông tin đã được thu thập và tính toán. Bộ phận kế toán sẽ dùng báo cáo này phục vụ cho mục đích hạch toán.

Tổ chức sẽ căn cứ trên báo cáo và làm các phiếu tính lương gửi đến cho khách hàng. Đi kèm với đó sẽ là những thông tin về bảo hiểm, kinh phí công đoàn, thông tin thanh toán tiền lương để khách hàng có thể thực hiện việc thanh toán tiền lương.

Ngoài ra nếu như khách hàng có nhu cầu về việc tổ chức làm dịch vụ tính lương, thanh toán lương cho nhân viên hộ khách hàng thì hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận với nhau.

Hàng tháng tổ chức sẽ hoàn thành tờ khai thuế thu nhập cá nhân và thực hiện nộp thuế đúng thời hạn. Đến cuối năm toàn bộ thuế thu nhập cá nhân của nhân viên sẽ được quyết toán đầy đủ.

Với các báo cáo sử dụng lao động, các thủ tục liên quan như chấm dứt hợp đồng lao động, đăng ký mã số thuế, đăng ký bảo hiểm, chấm dứt hợp đồng lao động, đăng ký người phụ thuộc sẽ được tổ chức hỗ trợ và gửi các báo cáo định kỳ.

Tổ chức sẽ thay mặt cho khách hàng của mình để xử lý các vấn đề liên quan đến thủ tục về bảo hiểm khi doanh nghiệp khách hàng có sự thay đổi về cơ cấu nhân sự. Các công việc như giải quyết các chế độ bảo hiểm, thanh toán các khoản liên quan đến bảo hiểm bắt buộc cũng sẽ được tổ chức làm dịch vụ thực hiện đầy đủ.

Ngoài ra nếu như khách hàng có yêu cầu thì tổ chức cũng cung cấp thêm những dịch vụ tư vấn về các vấn đề như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, những vấn đề liên quan đến lao động hay các quy định pháp lý.

Xem thêm: Lý thuyết tiền lương hiệu quả trong doanh nghiệp

3. Những điểm tiện lợi của dịch vụ tính lương

3.1. Tiết kiệm về thời gian, công sức tính lương cho công ty

Với mỗi loại hình doanh nghiệp việc xây dựng và phát triển bộ phận tiền lương sẽ tốn những chi phí và công sức khác nhau. Nếu như những doanh nghiệp nhỏ chỉ vừa mới bắt đầu đi vào giai đoạn phát triển sẽ khá tốn chi phí cho việc vận hành bộ phận tiền lương.

Càng có nhiều nhân viên thì việc quản lý, phát triển nhân sự, tuyển dụng, sa thải và tuyển dụng sẽ tốn nhiều thời gian hơn. Đôi khi chi phí để thành lập một bộ phận tính lương còn cao hơn chi phí đi thuê một tổ chức làm dịch vụ tính lương.

Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tính lương có thể tiết kiệm được một phần chi phí và tập trung cho việc tạo ra các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Ngoài ra nếu như bộ phận tính lương mới được thành lập sẽ chưa thể ngay lập tức đáp ứng được các yêu cầu của công việc. Có những vấn đề yêu cầu chặt chẽ về mặt thời gian thì các tổ chức làm dịch vụ sẽ thực hiện tốt hơn.

Nhất là khi những công việc yêu cầu gấp, các công ty dịch vụ sẽ có nhiều nguồn nhân lực hơn để kịp thời thực hiện các công việc.

3.2. Mức chi phí cho dịch vụ khá hợp lý

So sánh giữa tổng các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có thể duy trì hoạt động của bộ phận phụ trách công tác tiền lương thì chi phí cho mỗi lần dịch vụ sẽ rẻ hơn.

Ngoài ra khi có thêm bộ phận tính tiền lương trong doanh nghiệp thì công ty sẽ phải tăng thêm về các chi phí khác như chi phí đào tạo, chi phí quản lý tăng thêm, thuế thu nhập, tiền lương và bảo hiểm bắt buộc

3.3. Đảm bảo cho khách hàng về tính bảo mật và chất lượng công việc

Để có thể cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng các công ty cung cấp dịch vụ tính lương thường có nhân sự được đào tạo tốt về trình độ chuyên môn. Những nhân viên này phải liên tục được đào tạo chuyên sâu để có khả năng đáp ứng các yêu cầu của công việc.

Những nhân viên làm việc tại các tổ chức này thường xuyên giải quyết những vấn đề liên quan nên cơ hội va chạm và kỹ năng xử lý các vấn đề liên quan sẽ tốt hơn.

Bên cạnh đó còn có những ý tưởng mới liên tục được đưa ra vì họ tiếp xúc với nhiều khách hàng đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Các thông tin về  pháp luật và kiến thức mới được cập nhật khá tốt. Từ đó khách hàng sẽ có được những khuyến nghị tốt hơn trong công tác phòng tránh rủi ro.

Các công ty thực hiện dịch vụ tính lương đương nhiên sẽ phải đảm bảo cho khách hàng về việc bảo mật thông tin. Như vậy công ty có thể hạn chế bớt rủi ro việc bị chính nội bộ công ty tiết lộ các thông tin ra bên ngoài.

Những bản cam kết về bảo mật thông tin của khách hàng sẽ được hai bên tiến hành ký kết. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp không cần lo lắng quá nhiều về việc tìm kiếm những nhân viên có đủ sự tin cậy.

Dịch vụ tính lương sẽ giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc quản lý tiền lương. Lựa chọn một dịch vụ hợp lý doanh nghiệp vừa có thể tiết kiệm chi phí vừa có thể tăng hiệu quả công việc. Bạn có thể tìm hiểu về các dịch vụ tính lương và lựa chọn cho doanh nghiệp của mình một dịch vụ phù hợp ngay nhé.