[HƯỚNG DẪN] cách viết mẫu email chào hàng chuẩn nhất!

1. Điểm mặt những giá trị của một mẫu email chào hàng chuyên nghiệp

Email chào hàng như tên gọi của nó, được doanh nghiệp đến hòm thư điện tử của một cá nhân,tổ chức nằm trong danh sách khách hàng tiềm năng để giới thiệu, cung cấp thông tin về một sản phẩm, thường là sản phẩm mới của doanh nghiệp để “mời gọi” họ tìm hiểu và mua hàng. Được gửi đến bằng đường điện tử, song mẫu email chào hàng không hoàn toàn được nhìn nhận như một mẫu quảng cáo bởi hình thức thường ngắn gọn, nhằm mục đích cung cấp thông tin cho người dùng hơn là “đánh bóng” thương hiệu. Trong đời sống công nghệ, việc trao đổi, thông tin qua mail mỗi ngày là việc làm thường xuyên của không chỉ riêng dân văn phòng.

Ứng dụng mail được tích hợp mặc định trên điện thoại - thứ thiết bị bất lý thân của hầu hết những con người trong xã hội hiện đại lại làm tăng khả năng kích đọc, tìm hiểu và mua sản phẩm, từ đó nâng cao hiệu quả gia tăng doanh số bán hàng. Hiệu quả của một email chào hàng không chỉ phụ thuộc vào số lượng khách hàng lớn hay nhỏ mà còn phụ thuộc vào chất lượng của mẫu email chào hàng đó như thế nào.

Theo thống kê của những chuyên trang Marketing, dù phần lớn các mẫu email được gửi đến từ doanh nghiệp đều bị khách hàng bỏ qua, tuy nhiên, vẫn có đến 24% khách hàng đồng ý mở email chào hàng và kết nối với sản phẩm.

Rõ ràng, việc tối ưu những mẫu email chào hàng chuẩn nhất, ngắn gọn chuyên nghiệp là cách có thể giúp bạn, doanh nghiệp của bạn gia tăng được hiệu quả bán hàng lên nhanh chóng. Nhưng trên thực tế, không phải ai cũng “đủ trình”để viết một mẫu email chào hàng chuyên nghiệp. Nếu bạn chưa cách trình bày một mẫu email chào hàng ra sao thì nội dung ngay sau đây sẽ dành cho bạn. 

2. Hướng dẫn viết email chào hàng chuẩn không cần chỉnh

Theo thống kê timviec365.vn, khoảng 50%, người viết email chào hàng mắc một lỗi nghiêm trọng là viết quá dài và điều này ảnh hưởng lớn đến hiệu quả tiếp của khách hàng. Ngắn gọn, súc tích là yêu cầu cơ bản nhất của một mẫu email chào hàng. Dù vậy, ngắn gọn này không đồng nghĩa với việc bạn được bỏ đi một vài phần nội dung quan trọng. Trên thực tế, một email chào hàng chỉ chuẩn chỉnh và thực hiện sứ mệnh hút khách hàng về công ty khi nó đảm bảo được những nội dung sau đây:

2.1. Câu chủ đề cho email chào hàng 

Câu chủ đề hay tiêu đề trong email chào hàng thật sự quan trọng, bởi đây sẽ là phần thông tin đông tiên hiện lên trong phần thông báo email mới của khách hàng. Giống như phần tít báo, tiêu đề email sẽ quyết định xem là người nhận có mở email của bạn ra xem hay không. Vì vậy, cần phải đảm ngắn gọn, súc tích và nổi bật giúp khách hàng có thể nhìn thấy tiêu đề thông tin mà không phải dùng tay hay chuột để hiển thị. 

Để đảm bảo được điều này, bạn cần tối ưu tiêu đề nhỏ hơn 40 nằm trong khoảng 5 - 8 từ, ví dụ như : “ƯU ĐÃI DÀNH CHO KHÁCH HÀNG TÔ HẰNG”, “ MÓN QUÀ TỪ BIDV CHO BẠN”, “SẢN PHẨM MỚI TỪ ĐIỆN MÁY XANH”, “BÍ QUYẾT CHINH PHỤC 3000 TỪ VỰNG TỪ LEERIT”...

 Ngoài tính ngắn gọn, bạn cần một tiêu đề đủ kích thích. Nó có thể hướng đến những giá trị mong muốn của khách hàng cho về sản phẩm như ưu đãi, món quà, sản phẩm mới, bí quyết...chẳng hạn, nhưng cần đặc biệt lưu ý các từ mang tính quảng cáo quá đà như “mua ngay khỏi hết”, “khuyến mãi cực đã”, hay làm dụng các dấu chấm than...Bởi nó làm người dùng nghĩ đến dịch vụ quảng cáo và đẩy vào hòm spam ngay lập tức. Dĩ nhiên, ngoài ngắn gọn, kích thích, tiêu đề email chào phải cũng phải dễ hiểu để tránh khách hàng hiểu nhầm…

2.2. Lời chào đầu trong trong email chào hàng

Đã là email chào hàng, trước khi đi sâu vào nội dung chính, bạn cần giới thiệu mình là ai và gửi lời chào khách hàng. Lời khuyên từ chuyên gia là nếu được hãy đính kèm tên thật của người nhận để tạo tính cá nhân hóa và thu hút được khách hàng mở tiếp mail và đọc xuống nội dung bên dưới thay vì chỉ dùng một đại từ chung chung. Việc sử dụng những cụm  từ chung sẽ làm cho người nhận nghĩ đến những email gửi quảng cáo hàng loạt chứ không phải là “sinh ra để dành cho riêng họ”. Bạn có thể viết như: “LT Pay chào Mai Trang”, “Chào Trang Chi”.Lời chào cũng có thể thay bằng lời kính gửi nhé. 

Ngoài cách đơn giản trên, tùy vào từng sản phẩm mà bạn có thể, có thể gắn thêm những nội dung khác tạo ra một sự thân thiết giữa bạn và người nhận cũng như sự kích thích đọc tiếp nội dung bên dưới theo một số cấu trúc sau đây:

+ Tên người nhận, còn nhớ về lần trao đổi về dự án công nghệ vào tuần trước chứ…

+ Tôi thấy công ty của bạn có vẻ như đang gặp một vấn đề gì đó về…

+ Chúc mừng bạn!...

Dĩ nhiên là để triển khai được những câu nói dạng như vậy, bạn cần nắm được những thông tin chắc chắn về khách hàng nhận mail, thấu hiểu rằng, họ đang cần điều gì nhất….

2.3. Cách trình bày nội dung trong mẫu email chào hàng

Nội dung chính của một email chào hàng phải đảm bảo được một số thành tố như sau. 

- Lời chào mời: Lời chào mời mua hàng trong email có thể bằng giới thiệu công ty, sản phẩm của công ty và gửi một lời chúc ngắn gọn lịch sử. Sau đó đi sâu vào các dịch vụ của công ty mà khách hàng không thể bỏ qua. Phần thông tin chào mời chỉ tốt nhất nên ngắt ở khoảng 2,3 rồi xuống dòng. Nó đảm bảo được rằng, những thông tin mà bạn cung cấp là cần những điều mà họ sắp sửa nhận được nếu sử dụng sản phẩm. Cách viết của nó là rõ ràng, hấp dẫn bằng những con số, dữ kiện cụ thể nhất.  Bạn có thể viết như sau: 

“Lời đầu tiên, Công ty Cổ phần dịch số LT Media xin kính chào quý khách. Theo chúng tôi được biết thì hiện tại, website của quý công ty đang gặp một số vấn đề. 

+ Nội dung các bài viết Blog mỏng,có cả trùng lặp và chắp vá nhiều

+ Ảnh đưa lên lên web đã mờ và cũ

+ Giao diện web rườm rà, chưa tối ưu cho khách hàng sử dụng nhưng lại thiếu những thông tin cần biết về khách hàng. Do đó, web không thể toát lên được vị thế của công ty đồng thời khó lòng nâng cao được hiệu quả kinh doanh. 

LT Media cũng được thống kê được rằng, trung bình một ngày có khoảng trên 500 khách hàng truy cập vào website, tỷ lệ này là khá cao với một website và có thể gia tăng nhanh chóng nếu quý khách sở hữu một dịch vụ chăm sóc website hiệu quả hơn. 

Vì vậy, chúng tôi xin được trân trọng giới thiệu đến quý khách dịch vụ “chăm sóc website” của LT Media. Trong gói dịch vụ chăm sóc này, quý khách sẽ được nhận: 

+ 1 Nhân viên chăm sóc website cho công ty 24/24 có thể giải đáp thắc mắc, phối hợp làm việc để tối ưu hóa website theo yêu cầu.

+ Nhân viên chịu trách nhiệm về ảnh đẹp để đưa lên web

+ Mỗi ngày công ty sẽ nhận được 5 bài blog, tin tức đăng lên với nội dung mới hoàn toàn, hữu ích cho độc giả. 

Quý khách sẽ chỉ phải trả phí dịch vụ là 1.000.000 đồng cho những dịch vụ trên

Và còn nhiều lợi ích khác nếu khách hàng sử dụng dịch vụ “chăm sóc website của LT media”.

- Lời đề nghị: Lời đề nghị trong nội dung của mẫu email chào hàng nên ghi ngắn gọn và đính kèm thêm những lợi thông tin cụ thể như thông liên hệ. Bạn có thể viết như sau:

“Nếu quý khách mong muốn sử dụng dịch vụ hoặc tư vấn thêm xin vui lòng liên hệ với LT Media qua hotline: 0123456780 hoặc email: ltmedia@gmail.com để được tư vấn chi tiết. 

- Lời cảm ơn, lời kết: Để đảm bảo tính lịch sử cho email của mình gửi đến khách hàng, bạn cần thêm một lời cảm ơn chân thành. Ngoài ra, nhận email từ các doanh nghiệp là điều mà không phải doanh nghiệp/cá nhân nào cũng mong muốn. Do đó, cũng nên gửi một lời chào để họ thông cảm. Nội dung này có thể tóm lược lại như sau:

“Cảm ơn Minh Chi đã dành thời gian để đọc email. Nếu email này làm phiền bạn, vui lòng báo cáo lại để chúng tôi rút bạn khỏi danh sách những người gửi mail cho dịch vụ này. Trân trọng!”

- Chữ ký: Phần nội dung sẽ khép lại nội dung mẫu email, tốt nhất hãy để tên của tổ chức để tăng thêm tính thuyết phục. Bạn cũng có thể đính kèm thêm số điện thoại và email khác để khách hàng tiện theo dõi và toát lên được phong cách chuyên nghiệp nhé. 

Tuyển dụng Digital Marketing

3. Những lưu ý khi viết email chào hàng

3.1. Bố cục rõ ràng

+ Bố cục rõ ràng: Trong nội dung của bức thư chào hàng, bạn cần phải đảm bảo một bố cục rõ ràng, dễ nhìn. Trung bình một ý, chỉ nên trình bày tối đa tần 3,4 dòng. Mỗi dòng có khoảng trên 60 ký tự để đảm bảo được trình đọc dễ nhìn của thư điện tử dễ dàng nhất. Trong mỗi ý, cần phải đảm bảo được có thể sử dụng thêm các dấu gạch ngang, dấu sao...tránh viết chi chít để đảm bảo khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng thông tin của bạn. 

3.2. Chỉ nên tập trung vào lời chào mời duy nhất

Để nâng cao hiệu tiếp cận của khách hàng, một mẫu email chào hàng chỉ nên tập trung vào một chủ thể duy nhất và làm rõ được những lợi ích mà mẫu dịch vụ sẽ mang lại cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm cũng như dịch vụ cụ thể đó để tránh làm khách hàng bị rối và loãng thông tin bạn vừa cung cấp. 

3.3. Hãy hướng dẫn chính xác cho khách hàng cách tiếp cận dịch vụ

Đừng chỉ chỉ chào hàng, mà hiệu quả kinh doanh của bạn sẽ phụ thuộc vào con đường mà bạn để lại để khách hàng có thể nhận được những dịch vụ, sản phẩm mà bạn vừa chào mời họ. Đó có thể là hotline, email, đường link đăng ký tham khảo hay mua sản phẩm...Hãy để lại cụ thể trên email chào hàng nhé. 

Ngoài ra cũng cần lưu ý đến thời điểm gửi mail để thu về hiệu quả tiếp cận hiệu quả nhất. Bạn có thể gửi vào thời điểm buổi trưa tầm 11 - 12 giờ. Thời điểm mà hầu hết, các nhân viên đều check mail cuối cùng và chuẩn bị nghỉ ngơi. Họ có thêm nhiều hơn thời gian để đọc mail thay vì bỏ qua.

Tìm việc

Trên đây chính là những hướng dẫn đầy đủ nhất cho bạn để viết một mẫu email chào hàng hoàn hảo. Mong rằng, nó thật sự hữu ích và giúp công ty bạn tiếp cận được nhiều khách hàng và nâng cao hiệu quả doanh số nhé.