Bật mí về hoạt động quản lý hàng tồn kho của Vinamilk

1. Thông tin về quản lý hàng tồn kho của Vinamilk

1.1. Hoạt động quản lý hàng tồn kho

1.1.1. Vinamilk và mô hình EOQ

Một công ty lớn như Vinamilk, chiếm tới hơn 40% thị phần trên thị trường Việt Nam thì sẽ cần phải xây dựng hệ thống kho chứa lớn như thế nào để chứa hết số sữa trong quá trình phân phối? 

Để tiết kiệm được chi phí hàng tồn kho, số lượng hàng hóa tồn kho cũng như tối ưu được khả năng kinh doanh thì Vinamilk đã sử dụng mô hình EOQ trong việc quản lý hàng tồn kho của công ty. 

Nói qua về thông tin mô hình EOQ, đây là một trong các mô hình thường xuyên được các doanh nghiệp áp dụng trong việc quản lý hàng tồn kho. Khi các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho đã xây dựng cho mình một “kích thước lô hàng tối ưu”. Tức là doanh nghiệp sẽ tính toán ra một số lượng hàng tồn kho tối đa trong kho của mình, chỉ sản xuất và tồn kho đến đúng theo định mức đó để vừa tối giản được các chi phí nhân lực, lưu kho, tồn kho; lại vẫn có thể đảm bảo được hoạt động cung ứng ổn định và phát triển. 

Để thiết lập được định mức này Vinamilk đã áp dụng công thức quản lý hàng tồn kho EOQ dựa theo các thông số sau: nhu cầu về nguyên vật liệu trong năm, lượng đặt hàng 1 lần, chi phí đặt hàng 1 lần và chi phí dự trữ nguyên vật liệu. 

1.1.2. Công tác quản lý hàng tồn kho

- Với nguyên vật liệu

Công ty Vinamilk đã áp dụng mô hình quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu EOQ. Tuy nhiên, để sản xuất được một sản phẩm hoàn chỉnh thì công ty phải nhập rất nhiều các nguyên vật liệu khác nhau, chúng khác nhau về cách đóng gói, khác nhau về nhà cung cấp, khác nhau về thời gian giao hàng cũng như quá trình đặt hàng,... Chính vì thế, Vinamilk cũng đã cần phải phối hợp linh hoạt giữa cả mô hình EOQ và tình hình thực tế. 

Đôi khi, lượng nguyên vật liệu cần phải nhập nhiều hơn bình thường theo kinh nghiệm hoặc yêu cầu của những người trực tiếp làm việc trong kho, nhất là trong những thời điểm sức mua tăng hoặc công ty có những chương trình ưu đãi, giảm giá, kích cầu tiêu dùng. 

- Với hàng hóa thành phẩm

Với những hàng hóa đã được sản xuất thành phẩm thì Vinamilk xây dựng một hệ thống quản lý thông minh để kiểm soát tốt lượng hàng hóa tồn trong kho. Ở các nhà phân phối khi lượng hàng hóa thấp hơn mức tiêu chuẩn thì sẽ có thông báo và cập nhật thông tin để nhanh chóng điều phối hàng hóa hợp lý.

Vì số lượng hàng hóa trong kho rất nhiều và còn có rất nhiều các loại sản phẩm khác nhau nên Vinamilk còn áp dụng công nghệ trong việc quản lý kho hàng. Các sản phẩm được mã hóa hoàn toàn, khi nhân viên kho tới kiểm tra hàng hóa thì chỉ cần quét mã là sẽ biết được số lượng hàng tồn kho. Các số liệu này sẽ được so sánh với số lượng hàng thực tế có trong kho để hạn chế thất thoát. 

Nhờ việc gắn mã mà nhân viên còn dễ dàng kiểm soát được vị trí của hàng hóa trong kho, thuận tiện cho việc di chuyển, lại tiết kiệm thời gian. Trong trường hợp được yêu cầu lập báo cáo hàng tồn kho thì chỉ cần xuất báo cáo thông qua phần mềm công nghệ mà không cần thiết phải kiểm đếm từng đơn vị sản phẩm. 

1.2. Hoạt động sắp xếp hàng tồn kho

- Với nguyên vật liệu

Để sản xuất được các thành phẩm hàng hóa thì Vinamilk cần phải sử dụng sữa tươi, sữa bột và các hương liệu để phục vụ cho quá trình sản xuất. Để đảm bảo về an toàn vệ sinh thực phẩm thì nguyên liệu sữa tươi sẽ được loại bỏ tạp chất, trải qua quy trình nghiêm ngặt để kiểm tra chất lượng, sau đó mới được bảo quản trong bồn lạnh. Còn đối với các nguyên vật liệu khác thì sẽ được bảo quản trong điều kiện thường. 

Các nguyên vật liệu của Vinamilk chỉ có thời hạn sử dụng nhất định nên Vinamilk sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc FIFO - tức là những nguyên liệu nhập vào trước sẽ được sử dụng trước. 

Các hàng hóa trong kho sẽ được sắp xếp trên kệ, các nguyên vật liệu có trọng lượng lớn thì được sắp xếp ở các kệ thấp và ngược lại. Các nguyên vật liệu này cũng được gắn mã khác nhau để dễ dàng trong việc quản lý và xuất kho. 

- Với hàng hóa thành phẩm

Hàng hóa của Vinamilk sẽ được phân chia thành các danh mục như sữa thanh trùng, sữa chua và kem. Do đó, mỗi một danh mục sẽ cần các điều kiện bảo quản khác nhau. Hàng hóa sẽ được sắp xếp trên các tủ, kệ theo định mức cho phép, không chồng chéo quá nhiều gây ảnh hưởng tới chất lượng.  

Nếu số lượng hàng tồn kho vượt quá mức công ty cho phép, công ty sẽ lưu trữ nguyên vật liệu ở các kho thuê, trong khi hàng hóa đã hoàn thiện sẽ được giữ tại kho của công ty. Điều này nhằm đảm bảo được chất lượng của hàng hóa thành phẩm khi tới tay khách hàng. 

2. Đánh giá hoạt động quản lý hàng tồn kho của Vinamilk

Các nhà quản lý của Vinamilk đã vô cùng linh hoạt trong việc kiểm soát kho thông qua mô hình EOQ - áp dụng nhưng không sao chép toàn bộ một cách cứng nhắc. Công ty đã linh hoạt trong từng trường hợp, thời điểm, sự tăng giảm trong thị trường. 

Việc áp dụng hình thức quản lý sản phẩm thông qua mã cũng giúp cho đội ngũ quản lý kho của công ty tiết kiệm thời gian làm việc, tiết kiệm nhân lực và tăng mức độ hiệu quả trong công việc, hàng hóa khi xuất nhập kho cũng trở lên nhanh chóng và dễ dàng hơn. 

Bản thân là một doanh nghiệp lớn, công ty cũng nhận thức được tầm quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho bằng công nghệ, sử dụng các phần mềm quản lý hàng tồn kho, phần mềm quản lý hệ thống phân phối trong công ty để cải thiện hiệu suất làm việc. Đây là một sự phát triển tất yếu trong tương lai, công ty nào càng tiếp cận sớm, càng đón đầu công nghệ, sẽ càng có được lợi thế trong kinh doanh. 

Tuy nhiên, việc áp dụng mô hình EOQ trong hoạt động quản lý hàng tồn kho cũng khiến cho Vinamilk có thể gặp những tình huống thiếu hụt hàng hóa, nguyên vật liệu khi dự đoán không chính xác với nhu cầu tiêu dùng.

Số lượng hàng tồn kho của từng loại sản phẩm khác nhau có sự chênh lệch đáng kể, một số mặt hàng bị tồn kho quá nhiều trong khi các mặt hàng khác lại thiếu hụt trong nhiều ngày, gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh và cung cấp hàng hóa cho các đối tác phân phối. 

3. Giải pháp trong quản lý hàng tồn kho cho Vinamilk và doanh nghiệp

Việc áp dụng công nghệ vào sản xuất, quản lý và bán hàng là điều vô cùng cần thiết. Các doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý kênh phân phối để quản lý mọi vấn đề trong công ty: tài chính, hàng hóa, nhân sự, hàng tồn kho, đơn hàng, nhà phân phối, nhà cung cấp,.... Tất cả các vấn đề đều có thể giải quyết bằng các phần mềm công nghệ. 

Thay vì tuyển dụng nhiều nhân viên để quản lý các vấn đề này thì bây giờ các doanh nghiệp có thể tối giản nhân lực tới mức thấp nhất và sử dụng các phần mềm này để giải quyết vấn đề. Các số liệu báo cáo được xuất ra sẽ vô cùng chính xác và dễ dàng. Hãy tham khảo ngay nhé!

Trên đây là toàn bộ nội dung về hoạt động quản lý hàng tồn kho của Vinamilk. Mong rằng qua bài viết này, các bạn sẽ có thêm kiến thức để phục vụ cho việc học tập và công việc của mình.