Skype for business là gì? Những thông tin thú vị về Skype for business

1. Bạn biết gì về Skype for business?

1.1. Skype for business là gì?

Skype for business trước đây được biết đến với tên gọi Microsoft Lync. Đây là một nền tảng giao tiếp online được phát triển bởi ông lớn công nghệ Microsoft. Ứng dụng này có tác dụng hỗ trợ giao tiếp từ xa thông qua các kênh khác nhau như trò chuyện bằng văn bản, video hay âm thanh. 

Những công dụng này có vẻ  không khác gì mấy so với những ứng dụng giao tiếp thông thường mà chúng ta vẫn sử dụng hàng ngày như messenger hay zalo. Tại sao các doanh nghiệp không sử dụng chúng để làm việc mà lại phải tìm đến Skype for business? Nguyên nhân là do, ngoài những tính năng cốt lõi cơ bản trên thì Skype for business còn được tích hợp nhiều tính năng để phục vụ trong trao đổi công việc như mở cuộc họp với quy mô lớn, các cuộc gọi thoại, thu âm, chia sẻ file, tích hợp với các ứng dụng văn phòng khác. 

Từ khi vừa ra mắt, Skype for business đã nhận được sự tán thưởng và khen ngợi hết lời bởi không chỉ cung cấp đầy đủ các tính năng chuyên nghiệp cần thiết cho nhu cầu công việc, Skype for business còn hoạt động rất mượt mà và linh hoạt, hiếm khi xảy ra tình trạng giật lag. 

1.2. Lịch sử của Skype for business

Skype for business là kết quả của một quá trình dài nghiên cứu , phát triển và thay đổi không ngừng để phù hợp với nhu cầu của khách hàng. 

Ban đầu, Microsoft ra mắt ứng dụng giao tiếp trực tuyến có tên Office Communicator vào năm 2007, và đến năm 2011 nó được đổi thành Microsoft Lync. Trong thời gian này, nó khá mờ nhạt vì chưa đem lại nhiều lợi ích cho người dùng. Nguyên nhân chính cũng là do thời điểm đó các hoạt động trong doanh nghiệp vẫn diễn ra bình thường và đều đặn, chưa có những sự rào cản và khó khăn từ môi trường, các hoạt động giao tiếp và trao đổi thông tin trực tiếp vẫn được sử dụng rộng rãi. 

Cho đến năm 2013, Microsoft đưa ra quyết định táo bạo là kết hợp Lync với Skype để tạo ra một ứng dụng giao tiếp trực tuyến thực sự chuyên nghiệp. Đến năm 2015, phần mềm này được gọi là Skype for business và hoạt động hiệu quả hơn nhiều do có thêm các tính năng văn phòng và chia sẻ video. Nhu cầu làm việc trực tuyến ngày càng được gia tăng đặc biệt là khi đại dịch bùng phát, Skype for business được biết đến nhiều hơn và thực sự trở thành một dấu mốc thành công vang dội trong thời điểm này.  

1.3. Skype và Skype for business khác gì nhau?

Tuy đều là các ứng dụng giao tiếp ảo của Microsoft nhưng qua tên gọi chúng ta cũng có thể hình dung ra được sự khác nhau giữa hai ứng dụng này:

Skype được sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ có quy mô dưới 20 người. Ứng dụng hoàn toàn miễn phí khi sử dụng để tạo cuộc họp và trao đổi thông tin. Tuy nhiên, nếu muốn sử dụng dịch vụ gọi điện thoại thì bạn phải trả phí.

Skype for business là ứng dụng chuyên dùng cho các doanh nghiệp lớn với quy mô đáp ứng được khoảng 250 người. Nó sẽ cung cấp tài khoản bảo mật cấp doanh nghiệp và được bảo mật hoàn toàn qua nhiều lớp. Không những thế, Skype for business còn phụ trách quản lý tài khoản và liên kết với các ứng dụng Office 365 khác như Microsoft Outlook, PowerPoint, SharePoint,...Đây là lợi ích rất tuyệt vời của Skype for business, tất cả những gì doanh nghiệp đang cần chính là đây. Các ứng dụng được liên kết sẵn giúp cho việc trao đổi và trình bày thông tin được diễn ra nhanh chóng hơn, thuận lợi hơn, không cần tốn thời gian công sức để thực hiện các thao tác tích hợp, kết nối hay trình chiếu. Chỉ cần một cú click chuột là mọi thứ trở nên thật dễ dàng. 

2. Những tính năng của Skype for business

2.1. Tổ chức cuộc họp quy mô lớn

Skype for business cho phép tổ chức các cuộc họp với quy mô lên đến 250 người trong thời gian lớn và luôn giữ được chất lượng kết nối siêu mượt. Doanh nghiệp có thể dùng chúng để trao đổi, giao tiếp từ xa, mọi nơi mọi lúc, cả trong nước lẫn ngoài nước chỉ cần có kết nối internet. 

Hầu như chưa có ứng dụng giao tiếp trực tuyến nào có thể làm được điều này, bởi chúng chỉ được tạo ra cho nhu cầu cá nhân hay các tổ chức quy mô nhỏ. Thêm vào đó, các ứng dụng khác sẽ thường xuyên xảy ra tình trạng giật lag, thành viên bị đẩy ra ngoài do quá tải và đường truyền không được ổn định. Nhưng khi làm việc với Skype for business, người dùng có thể hoàn toàn yên tâm vì nó là ứng dụng chuyên nghiệp nhất hiện nay có thể khắc phục được tình trạng này. 

2.2. Tích hợp với các ứng dụng trực tuyến

Một điểm cộng xứng đáng cho Skype for business đó là nó tự động kết nối với các ứng dụng văn phòng trực tuyến khác trên các thiết bị như Powerpoint, Word, Excel,...Thật tiện lợi biết mấy khi các công việc văn phòng hiện nay đều cần sử dụng những ứng dụng này mà nó lại có sẵn cho chúng ta sử dụng bất cứ lúc nào, ngay cả trong cuộc họp đông người vẫn có thể sử dụng tốt. 

Các file tài liệu cũng được hỗ trợ trình chiếu, ghi chú, chỉnh sửa, ghi lại màn hình, âm thanh, chuyển sang ứng dụng khác để thao tác linh hoạt. 

2.3. Tính năng bảo mật

Với định hướng phục vụ trong hoạt động của các doanh nghiệp quy mô lớn, Skype for business luôn đề cao tính năng bảo mật cho khách hàng của mình. Các thông tin tài khoản, thông tin về cuộc họp, tài liệu chia sẻ sẽ được lưu trữ kín và chỉ được truy xuất khi có tài khoản chính chủ. Với việc sử dụng ứng dụng mã hóa AES, Skype for business cam kết có thể hạn chế được các tiếp xúc khả nghi và tạo ra các rào chắn để ngăn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài.

2.4. Hỗ trợ đa nền tảng

Skype for business được hỗ trợ trên tất cả các nền tảng thiết bị từ Windows đến Mac, trên các hệ điều hành từ Android đến IOS. Chúng cũng cho phép kết nối giữa nhiều dạng thiết bị, nền tảng và hệ điều hành với nhau. 

Các tính năng được tích hợp giữa các thiết bị cũng hoàn toàn giống nhau, cho dù sử dụng thiết bị nào thì bạn cũng được hỗ trợ tất cả các tính năng cần thiết cũng như giao tiếp với mọi người dễ dàng. 

2.5. Các tiện ích mở rộng 

Điều khiển cuộc họp: đây là tính năng dành riêng cho người tổ chức cuộc họp, các thành viên khác sẽ không thấy những tính năng này trên màn hình. Các tính năng điều chỉnh bao gồm tắt tiếng hoặc tắt video của thành viên, mời thành viên phát biểu, ẩn tên người dùng,...

Người tham gia có thể sử dụng các tính năng tùy chọn có sẵn như chế độ xem, chế độ trình bày, thu nhỏ phóng to màn hình, trình chiếu, chia sẻ thông tin,…

Khảo sát, bỏ phiếu: Tính năng này cho phép người tổ chức đưa ra các file khảo sát hay bỏ phiếu và yêu cầu người tham gia thực hiện. Vừa tăng khả năng tương tác, vừa có thể lấy ý kiến để phục vụ cho quá trình đưa ra quyết định. 

Ngoài ra, Skype for business còn mang đến cho khách hàng một tiện ích tuyệt vời, mở rộng quy mô cho các cuộc họp. Meeting Broadcast là tính năng độc đáo, cho phép doanh nghiệp tổ chức các buổi hội nghị quan trọng với số lượng người tham dự lên đến 10.000 người. Đồng thời, vẫn duy trì được hoạt động linh hoạt của các tính năng khác như camera và màn hình độc lập, truyền tải âm thanh và tài liệu,...

Trên đây là những thông tin chi tiết để giải đáp thắc mắc Skype for business là gì? Đây thực sự là giải pháp hữu hiệu trong thời buổi dịch bệnh căng thẳng. Mặc dù Skype for business là một lựa chọn tốt để cộng tác với đồng nghiệp từ xa, nhưng có vẻ nó cũng không còn tồn tại được lâu. Mới đây, Microsoft đã công bố ngày kết thúc vòng đời của Skype for business. Do đó, bạn có thể dần chuyển sang các nền tảng khác như Microsoft Team hoặc Zoom.