Business case là gì? Lý do quyết định thành công của doanh nghiệp

1. Khái niệm business case là gì?

Business case được dịch nghĩa theo từ điển Cambridge là có nghĩa là chỉ một trường hợp kinh doanh. Hiểu sát nghĩa hơn thì business case hay gọi bằng tên gọi khác là Case study có nghĩa là bảng phân tích một dự án hay chiến dịch của một doanh nghiệp hay công ty cụ thể nào đó để làm rõ các yếu tố quyết định sự thành công của kế hoạch như để xuất giải pháp, làm rõ hoàn cảnh thực hiện kế hoạch và hành động cụ thể,...

Bạn cũng có thể hiểu business case tức là một đề án kinh doanh, business case là một văn kiện chính thức, trong business case có sử dụng nhiều lý lẽ để thuyết phục các nhà đầu tư, những người có quyền quyết định, những nhà điều hành chấp nhận thực hiện đề xuất kinh doanh của bạn.

Hay hiểu chính xác hơn về business case là gì? Ta có thể hiểu business case nghĩa là một trường hợp kinh doanh, business case nắm bắt những điều kiện thuận lợi hay trình bày những lý do để bắt đầu một dự án hoặc nhiệm vụ nào đó cụ thể trong doanh nghiệp, công ty. Business case thường được trình bày trong một tài liệu bằng văn bản, nhưng cũng có thể đến dưới dạng một thỏa thuận hoặc trình bày bằng lời nói ngắn.

Các lý do của business case khi bắt đầu một dự án sẽ tùy thuộc vào tình hình doanh nghiệp cũng như mô hình phát triển cũng như đối tượng kinh doanh và thị trường lúc bấy giờ. Tuy nhiên thông thường thì các lý do của business case thường là về các nguồn lực, tài nguyên như tiền hay nỗ lực được tiêu thụ, họ sẽ có một kế hoạch cụ thể kinh doanh về những nhu cầu của khách hàng, nhu cầu của thị trường,..

Ví dụ đơn giản cho một business case: việc nâng cấp phần mềm có thể cải thiện hiệu năng hệ thống, nhưng business case lại làm hiệu suất tốt hơn sẽ cải thiện sự hài lòng của khách hàng, Đòi hỏi ít thời gian xử lý công việc, hoặc giảm chi phí bảo trì hệ thống. Một business case hấp dẫn nắm bắt đầy đủ cả các đặc điểm có thể định lượng và không định lượng được của một dự án được đề xuất.

Việc làm quản trị kinh doanh tại Hà Nội

Các business case có thể bao gồm từ toàn diện và có cấu trúc cao, theo yêu cầu của phương pháp quản lý dự án chính thức, đến không chính thức và ngắn gọn. Thông tin trong business case chính thức có thể là nền tảng của dự án, lợi ích kinh doanh dự kiến, các lựa chọn được xem xét (với lý do từ chối hoặc chuyển tiếp từng lựa chọn), chi phí dự kiến, phân tích chênh lệch và rủi ro dự kiến. Cân nhắc cũng nên được đưa ra cho tùy chọn không làm gì kể cả chi phí và rủi ro không hoạt động. Từ thông tin này, sự biện minh cho dự án được bắt nguồn. Lưu ý rằng không phải là công việc của người quản lý dự án để xây dựng trường hợp kinh doanh, nhiệm vụ này thường là trách nhiệm của các bên liên quan về các nhà tài trợ.

Một  business case là kết quả của nhiều giai đoạn mà người làm hay người thực hiện business case phải thực hiện hoàn thành trước đó. Thông qua các bước xây dựng một business case bạn sẽ đánh giá được tính khả thi của dự án.

2. Tại sao cần có một business case

Business case trong doanh nghiệp tạo ra để giúp người dùng có những quyết định đầu tư đúng đắn. Timviec365.vn sẽ đưa ra cho bạn 9 lý do cụ thể để giải thích về tầm quan trọng của một business case cho một doanh nghiệp cũng như cho bạn thấy tại sao cần có một business case:

2.1. Để thu hút các nhà đầu tư

Trước khi các nhà đầu tư quyết định xem liệu họ có nên đầu tư vốn vào công ty của bạn hay không, họ sẽ cần biết thông tin về công ty bạn càng nhiều càng tốt, về việc công ty của bạn hoạt động như thế nào, đồng vốn đầu tư họ bỏ ra sẽ được sử dụng như thế nào…

2.2. Đánh giá tính khả thi của dự án

Để kiểm tra thử xem liệu các ý tưởng kinh doanh có hiệu quả hay không: Bằng việc soạn thảo một đề án kinh doanh và phác họa lên đó các nhân tố của hoạt động kinh doanh, bạn có thể biết được ý tưởng đề ra có thực sự giá trị như bạn nghĩ hay không.

2.3. Định hình lĩnh vực kinh doanh cụ thể

Chức năng của business case trong trường hợp này có tác dụng để phác thảo từng lĩnh vực trong kinh doanh. Một đề án kinh doanh hay chính là business case thông qua các bước xây dựng sẽ đem đến bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp, giúp người xây dựng kế hoạch dự án có cái nhìn khách quan về tất cả mọi mặt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, người xây dựng business case có thể xác định chi tiết về những việc ai, cái gì, ở đâu và tại sao. Không chỉ vậy, business case còn giúp doanh nghiệp nhìn nhận được các vấn đề liên quan đến nhiều vấn đề khác của doanh nghiệp như chi phí, tỷ suất lợi nhuận và các hoạt động kinh doanh thường nhật của mình.

Việc làm trợ lý kinh doanh

2.4. Lên kế hoạch, hoạch định mục tiêu rõ ràng

Ở đây thì business case có tác dụng nhằm để đặt ra những điểm mốc. Thông qua bằng việc dự đoán trước hoạt động kinh doanh qua các business case của bạn, từ đó doanh nghiệp hay người làm lên dự án sẽ hình dung được quá trình diễn ra thế nào trong vòng 6 tháng, một năm, hay năm năm tới. Có được business case, bạn không chỉ thông qua business case giúp cho các nhà đầu tư hiểu rõ về các kế hoạch, quy trình thực hiện của bạn, mà qua quá trình tạo nên business case bạn còn tự thiết lập nên những cột mốc thực tế, mục tiêu cho kế hoạch, cho doanh nghiệp, cho bản thân và cho nhân viên của bạn.

2.5. Tìm hiểu thị trường

Ở đây business case sẽ có chức năng để tìm hiểu về thị trường. Để tạo nên business case hoàn hảo thì bước quan trọng trong việc xây dựng lên business case là việc nghiên cứu, phân tích và ghi chép những thông tin về thị trường về tính khả thi của dự án, ở bước này business case giúp bạn không chỉ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng thể về đề án kinh doanh, mà business case còn giúp bạn có được những hiểu biết thấu đáo về toàn bộ thị trường bạn dự định tham gia vào, giúp bạn hiểu và nắm bắt rõ hơn về thị trường đó.

2.6. Xác định tính xác thực của nguồn vốn

Việc xây dựng business case có tác dụng không nhỏ trong việc người thực hiện để đảm bảo an toàn cho các khoản vay hay huy động vốn. Trong lúc tạo business case hay còn gọi là đề án kinh doanh thì các bước tọ nên business case có thể giải thích rõ ràng rằng bạn có thể đáp ứng tốt các mục tiêu đề ra của kế hoạch, đề ns của mình hay không và business case sẽ minh họa sự tăng trưởng, phát triển của công ty hay doanh nghiệp cùng các yêu cầu cần thiết cho việc huy động vốn bổ sung để phục vụ quá trình phát triển dự án. Để xác định các nhu về cầu tài chính thông qua các quá trình thực hiện business case của bạn: đây là cơ hội tốt để bạn phân tích và tổng hợp tình hình tài chính của doanh nghiệp mình một cách khách quan nhất và có những cái nhìn đa chiều về nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp.

2.7. Thu hút nhân tài

Việc xây dựng business case chi tiết giúp các doanh nghiệp có tiền đề hát triển và đây là tiền đề để thu hút các nhân tài hàng đầu. Business case hay đề án kinh doanh của bạn sẽ chỉ ra tiềm năng phát triển cho doanh nghiệp, tạo ra cơ hội việc làm và cùng với đó sẽ cung cấp cho các cá nhân cơ hội làm việc và từ đó thu hút người có năng lực làm việc, có kinh nghiệm về đầu quân cho doanh nghiệp, thông qua business case, người ngoài sẽ có một cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh của bạn.

Người tìm việc

2.8. Giám sát tiến độ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Business case có chức năng không nhỏ trong việc để giám sát hoạt động kinh doanh. Một đề án kinh doanh hay business case của bạn có thể được xem như một công cụ kinh doanh hữu hiệu do chính bạn tạo ra, bạn sẽ hiểu về n, và từ đó bạn sẽ sử dụng business case như một công cụ để giám sát các quy trình đang diễn ra trong công ty.

2.9. Dự trù kế hoạch thay thế

Business case trong doanh nghiệp còn có chức năng để trù tính các kế hoạch, tình huống đột xuất xảy ra, không có sự báo trước. Ta có thể biết được tính khả thi và rủi ro của business case, từ đó ta phần nào tính được độ rủi do của một business case, do đó các đề án kinh doanh thường sẽ bao gồm một vài trù tính khác các tình huống đột xuất phát sinh cho doanh nghiệp trên cơ sở những tài liệu sẵn có, và có thể tính trước trong quá trình tạo nên một business case nên bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng thấy được các độ rủi do xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và tự đề ra các phương pháp khắc phục rủi do.

3. Năng lực phát triển business case là gì?

Năng lực phát triển business case được hiểu đây là năng lực xây dựng kế hoạch cũng như năng lực thiết lập tài liệu hóa một dự án kinh doanh cụ thể nào đó cho một doanh nghiệp hay công ty nào đó, mục đích của business case để chứng minh tính khả thi của các giải pháp được đề xuất, đảm bảo việc quản lý được cam kết và được chấp thuận cho sự đầu tư vào thay đổi kinh doanh.

Năng lực phát triển business case có nhiều mức độ, thông thường có 5 mức độ và trong đó có 3 mức độ chính:

3.1. Mức độ 3: Khả năng thiết kế giải pháp cho đề xuất dự án có quy mô vừa và nhỏ

Ở mức độ này, nhân viên thiết kế một business case sẽ làm việc ở vị trí chuyên viên hoặc người quản lý. Ở mức độ 3 thì người nhân viên có thể hoạt động độc lập, tự hình thành cũng như tự tạo được một business case. Nhân viên này có thể quản lý người khác cũng như quản lý hệ thống, có trách nhiệm xem xét và phát triển công việc của bản thân.

Thông thường ở mức độ 3 thì nhân viên thiết kế sẽ cần:

- Làm việc với các nhà tài trợ hay còn gọi là các sếp lớn, các nhà đầu tư để nắm được cũng như hiểu rõ về mục tiêu, mục đích của dự án.

- Đánh giá khách quan nguồn cung ứng nguyên liệu, thành phẩm cho mỗi dự án.

- Đưa ra lợi, hại, phân tích tài chính và cũng như lập luận cho mỗi sự lựa chọn để đảm bảo tính công bằng, công tâm cho mỗi đề xuất.

- Đảm bảo sự ổn định, sự thành công với chiến lược kinh doanh cụ thể.

- Giao tiếp với các bên của thị trường để chào bán sản phẩm, đưa ra kế hoạch kinh doanh với các bên liên quan nhằm giải quyết các rủi ro có thể đưa ra.

Ở mức độ này thông thường là những người giữ vị trí như: IT Manager, Project Manager, Business Analyst, …

Việc làm chuyên viên kinh doanh

3.2. Mức độ 4: Khả năng dẫn dắt quá trình phát triển một business case

Thường với mức độ 4 thì người xây dựng business case sẽ là những quản lý, là người có khả năng dẫn dắt, quản lý các hoạt động kỹ thuật cũng như những hoạt động chuyên môn yêu cầu sự phức tạp hoặc quản lý, xử lý các công việc, dự án phức tạp, là người chịu trách nhiệm quản lý phát triển bản thân hoặc phát triển các nhóm.

- Xây dựng sự hiểu biết về kết quả và xác định tiêu chí, mục tiêu thành công cho dự án.

- Tìm kiếm sự đồng thuận từ các nhóm với cấp quản lý và trình bày dự án cũng như cách tiếp cận, thực hiện dự án.

Ở mức độ này thông thường là những người giữ vị trí như: Senior IT Manager, Head of IT, IT Director, Project Director, Business Analyst Lead,…

3.3. Mức độ 5: Khả năng chỉ đạo thực hiện business case

Thông thường người có khả năng chỉ đạo thực hiện các dự án thường là những nhà điều hành cấp cao, họ sẽ chỉ đạo và sắp xếp các công theo trình độ ưu tiên cho sự phát triển của dự án cũng như ưu tiên cho các doanh mục đầu tư cho tổ chức hoặc bộ phận chức năng cụ thể nào đó trong công ty hay doanh nghiệp của họ. Họ sẽ:

- Ứng dụng các hiểu biết của bản thân về mô hình kinh doanh của doanh nghiệp để sắp xếp công việc hợp lý, tạo định hướng cho các ý tưởng phù hợp với một business case.

- Đưa ra hướng đi cho các dự án lớn.

Business case được ứng dụng dãi ở nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và nó có tầm quan trọng không nhỏ trong việc quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin xoay quanh một Business case. Chắc hẳn bạn đã hiểu Business case là gì? Mong rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích với bạn đọc. Thân ái!