Nghề Business Analyst là gì? Cơ hội nghề nghiệp mới nhất

1. Business Analyst là gì?

Business Analyst (BA) hay còn gọi là Chuyên viên phân tích nghiệp vụ, là người đứng giữa để kết nối và giải quyết các vấn đề giữa bộ phận kinh doanh (Business) và bộ phận kỹ thuật (Technology) của doanh nghiệp.

Hiểu một cách đơn giản, khách hàng hoặc các bên liên quan (Stakeholders) thường có những mong muốn, yêu cầu kinh doanh nhưng không biết cách diễn đạt nó thành ngôn ngữ kỹ thuật để đội ngũ lập trình viên hiểu và thực hiện. Ngược lại, đội ngũ kỹ thuật (Developer) giỏi về code nhưng chưa chắc đã am hiểu nghiệp vụ kinh doanh.

Lúc này, vai trò của Business Analyst là:

- Lắng nghe và thấu hiểu các vấn đề, mục tiêu của doanh nghiệp (Business Objectives).

- Làm việc với các bên liên quan (Stakeholders) để khơi gợi yêu cầu.

- Phân tích và đề xuất các giải pháp (Solutions) tối ưu nhất (có thể là phần mềm, quy trình, hoặc thay đổi chính sách).

- Chuyển giao (Transition) và đảm bảo giải pháp được triển khai thành công, đáp ứng nhu cầu ban đầu.

Ví dụ thực tế: Một công ty bán lẻ muốn quản lý khách hàng tốt hơn thay vì dùng sổ sách thủ công. BA sẽ là người phân tích quy trình bán hàng hiện tại, đề xuất xây dựng hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), viết tài liệu mô tả tính năng cho đội Dev làm việc, và đảm bảo phần mềm sau khi hoàn thành giúp công ty tăng doanh số.

1.1. Business Analyst Concept

Và nó sẽ được cụ thể như thế này. Với tất cả các vấn đề mà doanh nghiệp hay gặp phải, và doanh nghiệp có mục tiêu phải giải quyết tất cả các vấn đề này. Và các mục tiêu đó được gọi là Business Objectives. Có thể thấy được rằng từ các Business Objectives, BA sẽ có thể làm việc hiệu quả hơn với Stakeholders để đưa ra các chiến lược cũng như Solution cụ thể. Và mặt khác các Solution này luôn phải đáp ứng được yêu cầu của các Stakeholders đưa ra.

Tiếp sau đó, BA cùng các đồng bọn như thế này sẽ xây dựng và triển khai ra nhiều Solution đó cho doanh nghiệp nói trên. Giai đoạn triển khai này được gọi là transition. Nó sẽ biến nguyên hiện trạng của doanh nghiệp ở thời điểm đó thành một trạng thái mới. Mong muốn trong tương lai. Và dường như những lúc như thế này, các vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải hầu như đã được giải quyết toàn vẹn.

Do đó mà Business Analyst luôn là một loại công việc, người nào làm được một trong các công việc trên thì người đó được gọi là Business Analyst. Tôi đang có một suy nghĩ rằng là với BA phải nói được ngôn ngữ kinh doanh và ngôn ngữ lập trình. Hiểu được tất cả các khái niệm kinh doanh cũng như các khái niệm đặc thù của ngành IT và công nghệ thông tin cùng vô số các vấn đề khác.

Giả sử tất cả mọi người vẫn cho rằng giả sử nhắc đến BA là nhắc đến cầu nối, sự liên kết hay là người phiên dịch. Tuy nhiên như đã nói ở trên, thì đó chỉ là điều kiện cần mà chưa đủ của BA thôi chứ không thể nói lên được nghề là gì và làm những gì.

Và solution không chỉ là một hệ thống, phần mềm hay những giải pháp công nghệ nào đó. Mà nói chung là solution có thể sẽ là bất cứ điều gì, bất cứ thứ gì. Từ những việc như thay đổi chính sách hay quy trình nào đó trong doanh nghiệp, hay đơn thuần đó chỉ là training lại cho doanh nghiệp của mình. Miễn sao có thể giải quyết được vấn đề Business Objectives thì đó đều được quy thành là  Solutions.

Việc làm it phần mềm tại Hà Nội

1.2. Vài ví dụ cụ thể

Có một số công ty muốn mở rộng thị trường. Họ cần phải học cách quản lý khách hàng và các cơ hội kinh doanh của họ sẽ mở ra một cách tốt hơn. Thay vì một thời điểm hiện tại thì tất cả đều được quản lý bằng excel. Thì đâu đó ở trong đây, một hệ thống CRM có thể giúp họ quản lý được tốt hơn tất cả các phần bên trên đã nói. Business Objective ở đây có ngĩa là muốn nói đến quản lý tốt hơn về mặt khách hàng và mở ra nhiều cơ hội kinh doanh. BA cần phải nhìn ra điều này sớm nhất và cung cấp cho solution chính là một hệ thống và làm việc áp dụng hệ thống CRM vào bộ máy hoạt động của công ty đó. Nhưng việc đó là không hề dễ dàng gì.

Không phải bất cứ lúc nào mà Business Objectives cũng luôn đúng và rõ ràng… chỉ đơn giản như vậy thôi. Phần lớn các khách hàng đều không định hình rõ được là họ muốn gì và không muốn gì, hoặc muốn một điều gì đó quá nhiều. Điều đó khiến cho công việc của Business Analyst cần phải có nhiều chiến lược và đồ nghề hơn nữa, như vậy thì mới có khả năng để nhìn ra được đâu là Business Objectives thật sự của khách hàng. Họ nói cần B tuy nhiên không đồng nghĩa với việc mà họ thiếu B nên họ mới cần. Hoặc họ nói Cần B tuy nhiên thực chất khách hàng lại cần A nhiều hơn.

Chính vì như thế nên việc phát hiện chính xác các vấn đề của họ đã khó , đề xuất một solutions cho nó phù hợp thì lại càng khó hơn, cho nên mọi chuyện sẽ không dễ dàng như bạn nghĩ.

Thêm một điểm cần lưu ý nữa đó là không phải lúc nào việc áp dụng một hệ thống mới cũng là một phương án hay. Và việc sử dụng Excel cũng là cách hoạt động lỗ thời trong thời đại này.

Có rất nhiều doanh nghiệp lớn tại Nhật Bản họ vận hành cả bộ máy song chỉ với những gì Sheet Excel. Song đó là do họ phát triển và họ biết họ cần những gì và với họ bao nhiêu là đủ.

Excel là một công cụ tuyệt vời với khả năng vô tận của nó. Thậm chí đến Bill Gates có lẽ còn chưa chắc biết hết được chức năng của nó.

Cũng là một nước phát triển như Nhật Bản, có một ông tên Tatsuo Horiuchi. Ông này là họa sĩ tuy nhiên không hiểu vì sao mà ông không vẽ trên giấy bút hay các phần mềm đồ họa khác như mọi người. Mà ông này vẽ bằng…..Excel.

Ông đã chọn Excel như giải pháp để ông thể hiện ý tưởng của mình. Một giải pháp mà không ai ngờ được.

1.3. Business Analyst xuất hiện ở mọi ngóc ngách trong cuộc sống

Thiệt đúng là như vậy. Công việc BA tồn tại ở mọi ngóc ngách trong cuộc sống của mình.

Ví dụ một hôm nào đó bạn đi làm về và xe hết xăng

Rõ ràng là ngay lúc đó ai cũng muốn làm tuần tự theo các cách như sau: tìm  trạm xăng >> đổ xăng >> chạy tiếp về nhà.

Vậy thì Business Objectives lúc này sẽ là: “xe được đổ xăng để chạy tiếp về nhà” đúng không nào.

Sẽ có rất nhiều Solutions các bạn có thể nảy sinh ra ngay, như:

- Dắt bộ đến trạm xăng gần nhất.

- Gọi bạn bè ra cứu mình.

- Nhờ bà con bên đường giúp đỡ.

- Tìm cây xăng lẻ.

- Hoặc thậm chí gửi xe đâu đó, bắt Grab đến cây xăng gần nhất rồi mua bịch xăng về đổ.

Mọi người sẽ phải chọn, xem đâu là Solution phù hợp nhất ngay lúc này. Và Solution này có đáp ứng được mức độ hài lòng của các Stakeholders hay không.

Stakeholders trong trường hợp này có thể là:

- Vợ con đang ở nhà chờ cơm.

- Đồng bọn đang chờ ở bàn nhậu.

- Một cuộc hẹn cà phê nào đó vào buổi tối.

- Hoặc có thể là mình chẳng phụ thuộc vào ai cả, tự mình chính là Stakeholder của chính mình.

- Mọi người cần phải tìm ra được solution đáp ứng tốt nhất nhu cầu của các stakeholders ngay lúc này.

- Khi đã có solution, các bạn phải thực hiện quá trình Transition một cách hiệu quả. Giả sử không muốn tốn quá nhiều thời gian vào chuyện này.

- Các bạn có thể khẩn trương dắt xe tới ngay một trạm xăng gần đó. Hay có thể thư thả gọi đồng bọn tới cứu mình. Tất cả những điều này đều tùy ở bản thân mình. Miễn đáp ứng được mục tiêu xe được đổ xăng để chạy về nhà là thành công.

- Nếu thực hiện các công việc trên, thì mọi người đã làm công việc của một Business Analyst rồi. Chỉ khác ở chỗ không phải là phiên bản công việc, mà là phiên bản cuộc sống thực tế thôi.

2. Business Analyst làm gì? 6 vai trò chính trong ngành

Dựa theo chuẩn kiến thức quốc tế BABOK v3.0, công việc của một Business Analyst không chỉ đơn thuần là "viết tài liệu". Tùy vào quy mô dự án và công ty, BA có thể đảm nhận một hoặc nhiều vai trò sau đây:

2.1. Business Requirement Analyst

Đầu tiên là Business Requirement Analyst. Người đảm nhiệm vai trò này thường sẽ là người đưa ra các giải pháp ngay thời điểm ban đầu làm việc với khách hàng.

Giải pháp ở đây thực sự đa dạng, có thể là: Thay đổi chính sách công ty, điều chỉnh quy trình nghiệp vụ hay training cho nhân viên. Sau đó mới là đề xuất áp dụng phần mềm, hệ thống hay một giải pháp công nghệ. Hay áp dụng nhiều giải pháp với nhau để giải quyết bài toán mà doanh nghiệp gặp phải.

Người giữ vai trò này thường là Project Manager, Senior Business Analyst hay Principle Business Analyst. Nói chung người giữ vai trò này sẽ là người có vị thế cao.

Vai trò này xuất hiện thường xuyên nhất trong giai đoạn Pre-Sales. Thường thì các PM hay những người làm Business Analyst giàu kinh nghiệm sẽ tham gia vào quá trình này.

Họ sẽ tiếp nhận các vấn đề và yêu cầu ban đầu của doanh nghiệp. Phân tích một bức tranh toàn cảnh và đưa ra 1 giải pháp tổng quan phù hợp nhất.

>> Xem thêm: Developer là gì? Những kỹ năng cần có của một Developer

2.2. System Analyst

System Analyst thường là vai trò dành cho những người làm kỹ thuật. Họ có nhiều kinh nghiệm và vô cùng am hiểu về hệ thống.

System Analyst thường là chuyên gia về một khái niệm kỹ thuật hay một phương pháp kỹ thuật phức tạp nào đó. Như blockchain ví dụ. Họ thường tham gia vào các dự án có độ phức tạp về kỹ thuật cao.

Thường có một vài dự án liên quan đến migrate data, đưa hệ thống lên mây hay tích hợp hệ thống sẽ cần sự tham gia thực sự nhiều của System Analyst.

System Analyst sẽ phân tích hệ thống hiện tại, xem xét các yêu cầu và thiết kế một kiến trúc hệ thống mới dựa vào những gì đã có.

2.3. Business System Analyst

Điều quan trọng và đặc biệt nhất của một người làm BA là vai trò chính. Theo trình tự timeline của dự án, một người có vai trò Business System Analyst sẽ có những nhiệm vụ chính sau:

Moi móc và khai thác thông tin từ các Stakeholders về chức năng và yêu cầu của dự án. Có thể thông qua email, phỏng vấn trực tiếp hay demo hệ thống.

Làm tài liệu. Đây là một trong những công việc và kỹ năng vô cùng quan trọng của BA. Document thì có vô cùng nhiều loại, mỗi loại dành riêng cho một Stakeholder. Vì không thể nào đưa bản thiết kế nhà cho thợ điện lắp ráp điện được đúng không. Nói dễ, viết mới khó. Viết sao cho người khác dòm zô là hiểu cái một là một kỹ năng đòi hỏi phải thực hành nhiều.

Truyền đạt thông tin. BA phải đảm bảo được tất cả Stakeholders đã hiểu đúng các vấn đề. Một dự án thường gặp phải nhiều vấn đề và cần truyền đạt vô cùng nhiều thông tin. BA có kỹ năng ăn nói tốt, giải quyết mâu thuẫn và giải quyết vấn đề tốt thì thông tin trong dự án được truyền đi vô cùng mượt và nhất quán.

Suy nghĩ cho kĩ solution. Mang tiếng là người đi giải quyết các vấn đề mà không làm công việc này thì đúng là hơi kì lạ. Vấn đề có vấn đề lớn, vấn đề nhỏ. Từ khâu làm việc nội bộ với một nhóm cho đến làm việc với khách hàng.

Sẽ có hàng trăm thứ xảy ra đòi hỏi mình phải xử lý thực sự nhiều. Việc đối mặt với vấn đề không phải lúc nào cũng thuận tiện, tuy nhiên bằng cách nào đó, nó sẽ giúp các bạn tư duy logic và cứng hơn thực sự nhiều.

2.4. Functional Analyst

Người đảm nhận vai trò này thường làm việc với các phần mềm hoặc nền tảng có sẵn (như Microsoft, SAP, Oracle, Salesforce...). Thay vì xây dựng phần mềm từ con số 0, họ sẽ cấu hình (configure) hoặc tùy chỉnh (customize) các chức năng của phần mềm đó để phù hợp với quy trình của doanh nghiệp.

2.5. Agile Analyst

Người giữ vai trò Agile Analyst sẽ có trách nhiệm đảm bảo việc giao nhận thông tin một cách chính xác, kịp thời và phù hợp với các đối tượng Stakeholder.

Ngoài ra, Agile Analyst là vai trò không thể thiếu trong các dự án triển khai theo phương pháp Agile như Scrum chẳng hạn.

Giao và nhận những gì đã cam kết với khách hàng là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng trong dự án Agile. Do đó Agile Analyst đóng một vai trò rất quan trọng trong dự án kiểu như vậy.

Việc làm quan hệ khách hàng

2.6. Service Request Analyst

Thường thì BA sẽ giữ vai trò này trong giai đoạn triển khai giải pháp cho khách hàng (transition).

Người giữ vai trò Service Request Analyst sẽ có nhiệm vụ training cho hết mục sử dụng, thực hiện các buổi User Acceptance Test (UAT), xử lý khi gặp lỗi nếu có và có thể là tiếp nhận thêm những yêu cầu tính năng mới từ phía khách hàng.

Business Analyst có 6 vai trò khác nhau, nhưng không phải mỗi người chỉ được đảm nhận một vai trò. Là một Business Analyst, bạn cần đảm nhận nhiều vai trò cùng một lúc.

Business Requirement Analyst thông thường được giao cho người quản lý dự án hoặc phân tích nhu cầu kinh doanh có nhiều năm kinh nghiệm.

Còn hầu như một người làm BA bình thường đều đảm nhận các vai trò còn lại.

Đối với tất cả những bạn nào có vai trò Business System Analyst thì sẽ không có vai trò Functional Analyst. Và ngược lại, người làm Functional Analyst sẽ không làm Business System Analyst. Nhưng các vai trò khác vẫn được đảm bảo.

3. Quy trình làm việc hàng ngày của một BA chuyên nghiệp

Một ngày làm việc điển hình của Business Analyst trên thực tế sẽ xoay quanh 3 bước chính:

- Làm việc với khách hàng (Elicitation): Gặp gỡ, phỏng vấn, tổ chức hội thảo để thu thập yêu cầu. Ở bước này, BA cần sự khéo léo để khai thác thông tin chính xác.

- Phân tích và Tư liệu hóa (Analysis & Documentation): Sử dụng các công cụ mô hình hóa (như vẽ sơ đồ Flowchart, UML, BPMN) và viết tài liệu (URS, SRS) để mô tả chi tiết giải pháp cho đội ngũ phát triển.

- Quản lý sự thay đổi (Change Management): Trong quá trình làm dự án, yêu cầu kinh doanh luôn thay đổi. BA phải là người đánh giá tác động của sự thay đổi đó đến hệ thống và chi phí, từ đó đàm phán lại với khách hàng.

>> Tham khảo ngay: Danh sách việc làm Business Analyst lương cao tại Timviec365.vn

4. Tại sao nghề Business Analyst lại "Hot" đến vậy?

4.1. Cơ hội việc làm rộng mở

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, mọi doanh nghiệp từ Ngân hàng, Tài chính, Y tế đến Bán lẻ đều cần ứng dụng công nghệ. Do đó, nhu cầu tuyển dụng Business Analyst luôn ở mức rất cao và chưa có dấu hiệu hạ nhiệt.

4.2. Mức lương hấp dẫn

Theo thống kê dữ liệu lương từ Timviec365.vn:

- Fresher (Dưới 1 năm kinh nghiệm): 8 - 12 triệu VNĐ/tháng.

- Junior (1 - 3 năm kinh nghiệm): 15 - 25 triệu VNĐ/tháng.

- Senior (Trên 3 năm kinh nghiệm): 30 - 50 triệu VNĐ/tháng hoặc cao hơn tùy năng lực.

4.3. Lộ trình thăng tiến rõ ràng

Từ một BA, bạn có thể phát triển sự nghiệp theo nhiều hướng:

- Trở thành Senior BA -> BA Manager.

- Chuyển sang làm Project Manager (PM) - Quản lý dự án.

- Trở thành Product Owner (PO) hoặc Product Manager.

- Trở thành chuyên gia tư vấn giải pháp (Solution Architect).

5. Kỹ năng cần có để trở thành Business Analyst

Để thành công trong nghề này, bạn cần trang bị "combo" kỹ năng sau:

- Tư duy phân tích (Analytical Thinking): Khả năng nhìn nhận vấn đề logic, phân tích nguyên nhân gốc rễ.

- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Cầu nối cần phải biết lắng nghe và truyền đạt thông tin gãy gọn, dễ hiểu.

- Kỹ năng tài liệu hóa: Sử dụng thành thạo Word, Excel, PowerPoint, Visio, Axure, Figma... để viết tài liệu và vẽ quy trình.

- Kiến thức công nghệ cơ bản: Hiểu về cơ sở dữ liệu (SQL), quy trình phát triển phần mềm (SDLC) giúp bạn làm việc tốt hơn với đội Dev.

- Kiến thức nghiệp vụ: Am hiểu về lĩnh vực mình làm (Tài chính, Logistics, E-commerce...) là một lợi thế cực lớn.

Nghề Business Analyst không chỉ dành cho dân IT hay dân Kinh tế, mà là sân chơi cho những ai yêu thích sự logic, sáng tạo và mong muốn giải quyết vấn đề cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này của Timviec365.vn đã giúp bạn hiểu rõ nghề Business Analyst là gì và có định hướng nghề nghiệp đúng đắn.

Đừng quên ghé thăm Timviec365.vn để cập nhật hàng ngàn cơ hội việc làm Business Analyst hấp dẫn nhất ngay hôm nay!

Xem thêm: Phần mềm dịch tiếng anh chuyên ngành công nghệ thông tin online