Tổng quan thông tin về công cụ Backup and Sync là gì?

1. Thông tin về Backup and Sync

1.1. Lịch sử hình thành công cụ 

Đối với những người có tần suất sử dụng máy tính thường xuyên thì không thể bỏ qua công cụ Backup and Sync bởi công dụng của nó quá tuyệt vời. Không chỉ giúp người dùng thực hiện nhanh chóng các thao tác trên máy tính mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp khoa học trong kỹ năng tin học văn phòng.

Với mục tiêu hỗ trợ người dùng có thể lưu trữ các thông tin dữ liệu, tiết kiệm dung lượng trên máy tính, các chế độ lưu trữ đám mây như Google Photos, Google Drive, OneDrive, … luôn là sự lựa chọn hàng đầu cho người dùng. 

Backup and Sync là sự sáng tạo thông minh của Google và thời điểm công bố trên thị trường vào tháng 06/2024. Cùng thời điểm đó, Google đã đưa ra thông báo chính thức đến các khách hàng, những người dùng đang sử dụng dịch vụ của Google Drive về việc hãng sẽ phát hành một công cụ mới. 

Loại công cụ này cho phép người dùng có thể dễ dàng sao lưu, sao chép và đồng bộ trọn gói các dữ liệu trên máy tính vào tài khoản Google Drive một cách chính xác nhất. Kể từ đó, với sự phát hành của Backup and Sync đến với người dùng như diều gặp gió, bởi những công dụng tuyệt vời của công cụ đem lại rất thuận tiện.

1.2. Khái niệm về Backup and Sync

1.2.1. Sync là gì?

Sync là một thuật ngữ nói đến sự đồng bộ dữ liệu, cụ thể là quá trình thực hiện chuyển đổi các dữ liệu, các thông tin giữa 2 nguồn dữ liệu khác nhau đồng nhất thành 1 trong thời gian chốc lát.

Bản chất của đồng bộ hoá là thể hiện sự trao đổi, lưu trữ thông tin, dữ liệu trên một thiết bị khác đến với máy chủ, hợp thành một dữ liệu nhất định.

Bên cạnh đó, việc đồng bộ hóa đám mây cho phép người dùng làm việc với dữ liệu từ xa bằng bất kỳ thiết bị nào đó và đồng bộ hóa những thay đổi đối với tất cả những người dùng liên quan. 

Các hệ thống như Google Drive và Dropbox cũng có tính năng kết hợp lưu trữ và đồng bộ hóa, khả năng cung cấp lưu trữ thông tin dữ liệu, quyền truy cập của người dùng không giới hạn và cộng tác trong một dịch vụ duy nhất.

1.2.2. Backup là gì?

Backup hay còn có nghĩa Tiếng Việt là sao lưu dữ liệu, đây là hình thức người dùng sao chép lại toàn bộ các thông tin về dữ liệu trong máy tính, máy chủ hay các serve.

Tính năng sao lưu đám mây để lưu một bản sao dữ liệu trên bộ nhớ từ xa với chức năng bảo vệ nó khỏi các rủi ro không mong muốn. Đồng thời, tính năng sao lưu đám mây còn được thiết kế để truy cập vào dữ liệu từ khắp mọi nơi, khắp mọi thiết bị của người dùng.

Ngoài ra, còn có thể truy cập vào bất cứ thiết bị nào có khả năng ghi nhớ và lưu trữ dữ liệu của bạn hoặc nhiều thiết bị có chức năng lưu trữ khác để làm dữ liệu dự phòng trong trường hợp các thiết bị lưu trữ của chúng ta bị mất dữ liệu do tác động khách quan như hư hỏng, hacker hay sập nguồn, … 

1.3. Ưu điểm vượt trội của công cụ Backup and Sync

Sự xuất hiện của Backup and Sync như mang đến một làn gió mới cho tất cả người dùng, bởi công cụ có khả năng tiết kiệm thời gian tối đa chỉ với một thao tác đơn giản là đưa tài liệu vào thư mục Google Driver, sau đó chúng sẽ được đồng bộ hóa mà không cần phải truy cập vào trình duyệt web rồi đăng nhập vào tài khoản Gmail cá nhân.

Backup and Sync còn giúp giảm tối ưu nhất về dung lượng lưu trữ tiết kiệm băng thông ổ cứng, điều này thật thuận lợi bởi nếu lưu trữ nhiều sẽ làm cho máy tính của người dùng hoạt động rất chậm.

Thông thường, người dùng rất hay có thói quen lưu trữ thông tin dữ liệu của mình trên máy tính cá nhân hoặc đĩa cứng. Trong trường hợp, giả sử thiết bị của bạn bị hư hay bị sập nguồn thì toàn bộ dữ liệu sẽ mất hết, một khi dữ liệu mất hết sẽ khó để lấy lại mà còn tốn thời gian đối với người dùng.

2. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng công cụ Backup and Sync

Bước 1: Đầu tiên, người dùng cần download công cụ Backup and Sync của Google theo link được cài đặt tìm kiếm nhanh nhất, người dùng có thể tìm thấy link tải rất nhiều trong kết quả tìm kiếm Google.

Bước 2: Sau khi ấn chuột tải Backup and Sync, người dùng tiến hành nhấp chuột tải vào file.exe để tiến hành cài đặt. 

Lưu ý rằng để cài đặt thành công thì thiết bị của bạn cần được kết nối Internet ổn định sau đó quá trình cài đặt Backup and Sync của Google sẽ hoàn tất, quá trình cài đặt sẽ diễn ra tự động nhanh chóng cho bạn.

Sau khi cài đặt công cụ thành công thì người dùng sẽ thấy giao diện trong Backup and Sync sẽ hiển thị, nhấn Get Started. Đồng thời, người dùng sẽ thấy được ngay trên giao diện của laptop sẽ hiển thị thêm 3 công cụ bao gồm Google Slides, Google Docs & Photos và Google Sheets.

Bước 3: Người dùng tiến hành đăng nhập một tài khoản Gmail cá nhân của mình trong công cụ Backup and Sync sau khi tải xong.

Bước 4: Trong bước tiếp theo của giao diện, Backup and Sync của Google sẽ đưa ra câu hỏi lựa chọn cho bạn chẳng hạn như bạn muốn sao lưu dữ liệu theo hình thức nào?

Người dùng có quyền đưa ra lựa chọn về Backup photos and videos (sao lưu ảnh và video) hay Backup all files types (đồng bộ toàn bộ dữ liệu). 

Như đã đề cập ở trên, công cụ Backup and Sync cho phép người dùng thoải mái truy cập mọi dữ liệu sao lưu, nên người dùng sẽ tích chọn vào Backup and Sync nếu muốn sao lưu tất cả các dữ liệu trên laptop. 

Mặt khác, nếu người dùng chỉ muốn sao lưu hình ảnh, dữ liệu và video thì có thể chọn phần Backup photos and videos, tiếp theo chọn phần Next để sang bước hướng dẫn tiếp theo.

Bước 5: Thao tác tiếp theo, người dùng ấn tích chọn vào một số loại thư mục, chất lượng hình ảnh và video trong “Photo and video upload size” nếu muốn sao lưu và đồng bộ các dữ liệu, sau đó nhấn Choose Folder để mở thêm các thư mục.

Đối với thanh Settings, người dùng sẽ có 3 lựa chọn như sau:

- Nếu chỉ muốn sao lưu dữ liệu lên Google Drive thông qua các dữ liệu, ảnh mà không muốn đồng bộ dữ liệu thì hãy nhấp chọn phần “Cài đặt nâng cao”.

- Nếu muốn sử dụng bất kỳ tùy chọn nào đó, người dùng chỉ cần tích chọn vào tùy chọn đó để kích hoạt, sau đó nhấn phím OK để quay lại giao diện ban đầu.

- Nếu người dùng muốn chuyển tiếp sang một cửa sổ khác hãy nhấn chuột bỏ xóa tích tại “Sync My Drive to this computer”, sau thao tác này nhấn chọn vào Settings để các thiết lập khác mở thêm.

Như vậy, sau khi người dùng hoàn tất các công đoạn thiết lập sao lưu cho Backup and Sync thì có thể nhấn nút Start ở bên dưới để thực hiện các công cụ nhiệm vụ.

Bước thứ sáu: Khi bạn nhấp vào thanh Taskbar, hay còn gọi là khay hệ thống, bạn sẽ thấy biểu tượng đi kèm với giao diện cửa sổ.

Bước 7: Tiếp theo, trong giao diện cửa sổ người dùng hãy nhấn chọn vào biểu tượng 3 dấu chấm dọc, ngang ở góc trên bên phải cửa sổ và chọn phần “Preferences” để tiến hành sử dụng các thao tác trong công cụ Backup and Sync.

Bước 8: Sau khi giao diện thiết lập được mở ra, người dùng sẽ nhìn thấy tùy chọn “Use devices & SD cards”, sau đó mọi người có thể tự động sao lưu các dữ liệu từ USB hoặc thẻ nhớ SD tuỳ ý. 

Trên đây là những thông chi chi tiết nhất về Backup and Sync là gì, hy vọng sau khi thưởng thức bài viết này độc giả có thể vận dụng công cụ một cách hiệu quả và bài bản nhất. Chúng tôi chắc chắn rằng, với Backup and Sync sẽ mang lại cho người dùng những trải nghiệm tối ưu và tiện lợi nhất.

Đừng quên theo dõi những thông tin được cập nhật mới nhất của chúng tôi qua trang web timviec365.vn để liên tục đón nhận nhiều thông tin và kiến thức mới bổ ích bạn nhé.