Đồng bộ dữ liệu là gì? Tại sao người dùng nên đồng bộ hóa dữ liệu?

1. Đồng bộ dữ liệu là gì và những điều bạn nên biết

1.1. Khái niệm đồng bộ dữ liệu là gì?

Đồng bộ dữ liệu hay còn gọi là đồng bộ hóa dữ liệu (trong tiếng Anh là Sync) là quá trình hợp nhất giữa các dữ liệu trên ứng dụng và phần mềm khác nhau, đảm bảo tính nhất quán trong tất cả dữ liệu trên hệ thống của bạn. Việc đồng bộ hóa dữ liệu cần giữ cho dữ liệu nhất quán trong một thời gian và đấy sẽ là một quá trình áp dụng cho cả dữ liệu đang có và dữ liệu mới trên thiết bị.

Chẳng hạn: Khi bạn sử dụng và bật tính năng đồng bộ hóa (turn to Sync) trên trình duyệt Chrome, lúc đó các thiết lập ở trên trình duyệt của bạn như password đã lưu, settings, lịch sử tìm kiếm,... đều sẽ được lưu trữ trên đám mây và ghi nhớ qua Google.

Đồng bộ hóa dữ liệu đảm bảo cho các dữ liệu trên thiết bị của bạn đảm bảo an toàn và dễ dàng truy xuất nhanh chóng, tiện lợi.

Tóm lại, đây chính là một cách thức giúp người dùng dễ dàng lưu trữ thông tin ở mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần smartphone có kết nối internet và không cần phụ thuộc nhiều vào các thiết bị, máy móc vật lý.

1.2. Tại sao cần phải đồng bộ hóa dữ liệu trên thiết bị?

Đồng bộ dữ liệu sẽ giúp ích cho bạn trong việc tiết kiệm thời gian và nguồn chi phí cần thiết để mua các máy móc vật lý sử dụng trong triển khai lưu trữ. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn cảm thấy yên tâm khi dữ liệu của bạn được lưu trữ và bảo mật trên đám mây, tránh trường hợp bạn quên mất dữ liệu.

Tuy vậy, bạn phân vân vì các thông tin được lưu trên đó có an toàn hay không? Bạn hãy yên tâm vì các nhà cung cấp các nền tảng dữ liệu đều là các tập đoàn đứng đầu về công nghệ.

Và khi dữ liệu của bạn đã được lưu trữ an toàn tại một nơi, bạn có thể truy cập để lấy chúng khi cần thiết. Tất cả các thông tin của bạn sẽ vẫn được lưu trữ và bạn có thể lấy lại được khi điện thoại hay máy tính của bạn hỏng hóc, gặp sự cố hay lý do nào khác. Khi bạn sử dụng các thông tin hay muốn truy xuất dữ liệu cũng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

1.3. Những tác động tiêu cực khi doanh nghiệp không đồng bộ dữ liệu

Các doanh nghiệp đều thu thập và xử lý các dữ liệu thông qua nhiều ứng dụng khác nhau. Nhiều công ty lớn cần sử dụng hơn 100 công cụ thì mới có thể vận hành doanh nghiệp. Do đó, nếu các thông tin của các phần mềm này đến từ nhiều nguồn khác nhau, có thể khiến cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp trở nên rời rạc và vô tổ chức nếu chúng không có mối liên hệ với nhau.

Khi thông tin kinh doanh của các đơn vị trong doanh nghiệp không được đồng nhất, có thể gây ra một số hậu quả tiêu cực như sau:

- Bạn sẽ nhận được các nguồn dữ liệu thô mà chỉ có một phòng ban trong công ty có thể truy cập (gọi là silo dữ liệu).

- Hiển thị các xung đột và trùng lặp giữa các ứng dụng khác nhau.

- Thiết bị của bạn có quá nhiều dữ liệu và bạn không thể biết được mục nào là hữu ích.

- Các nhóm, bộ phận, phòng ban trong công ty của bạn gặp khó khăn trong vấn đề cộng tác và giao tiếp có hiệu quả.

- Các nguồn dữ liệu của bạn bị lỗi thời hay chất lượng quá thấp.

- Những người đại diện hỗ trợ cho khách hàng sẽ không thể xem tất cả lịch sử của khách hàng với doanh nghiệp, khiến họ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và phải lặp lại nhiều lần các thao tác.

- Báo cáo về các nguồn dữ liệu không thể chính xác, vì các dữ liệu đều nằm rải rác trên nhiều ứng dụng và phần mềm khác nhau.

Vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng đồng bộ dữ liệu hóa kết hợp với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng để đồng bộ dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng. Khi đồng bộ hóa dữ liệu, bạn sẽ có thể đánh giá được hoạt động của doanh nghiệp, tạo ra báo cáo đáng tin cậy và có thể đưa ra những chính sách sáng suốt, minh bạch, giúp tất cả nhân viên trong doanh nghiệp của bạn có cùng mục tiêu chung.

2. Cách bật đồng bộ dữ liệu trên Chrome và đồng bộ danh bạ lên Gmail

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách bật tính năng đồng bộ hóa trên trình duyệt Chrome và giúp bạn đồng bộ hóa được danh bạ điện thoại lên Gmail.

2.1. Hướng dẫn cách bật và tắt tính năng đồng bộ hóa trong Chrome

2.1.1. Lợi ích khi bạn bật đồng bộ hóa trên Chrome

Khi bạn bật tính năng đồng bộ hóa trên Chrome, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích như:

- Bạn có thể xem và cập nhật được các thông tin đã đồng bộ trên máy tính hoặc điện thoại của bạn như: Password, dấu trang, lịch sử hay các tùy chọn khác.

- Việc update tự động vào Gmail, Tìm kiếm và các dịch vụ khác của Google, Youtube rất tiện lợi. Bạn cũng dễ dàng lấy lại được các thông tin đã đồng bộ hóa trên các thiết bị mà bạn đã sử dụng trong trường hợp đổi thiết bị hay bị mất.

Bạn cũng có thể điều chỉnh trải nghiệm của mình trong các sản phẩm khác của Google để phù hợp với bản thân bằng nhật ký duyệt web trên Chrome khi bạn bật tính năng tùy chọn Hoạt động trên web và ứng dụng.

Lưu ý rằng bạn chỉ nên bật tính năng đồng bộ hóa trên các thiết bị mà bạn là chủ sở hữu. Nếu bạn sử dụng máy tính của công ty hoặc công cộng, bạn nên sử dụng ở chế độ khách.

2.1.2. Bật và tắt tính năng đồng bộ hóa trên Chrome

Đầu tiên, để bật tính năng đồng bộ hóa thì bạn cần phải có tài khoản Google. Bạn thực hiện các bước như sau:

- Bước 1: Bạn mở trình duyệt Chrome và nhấn vào biểu tượng “Thêm” ở góc phải màn hình, sau đó chọn “Cài đặt”.

- Bước 2: Bạn chọn “Bật đồng bộ hóa”, sau đó chọn “Có, tôi đồng ý” để bật tính năng đồng bộ hoá.

Khi bạn không muốn bật tính năng đồng bộ, bạn tắt chúng như sau:

- Bước 1: Bạn mở trình duyệt Chrome, sau đó nhấn vào biểu tượng “Thêm”, tiếp đến chọn “Cài đặt”.

- Bước 2: Bạn chọn “Đồng bộ hoá”, sau đó chọn “Đăng xuất và tắt đồng bộ hoá”.

- Bước 3: Bạn nhấn chọn “Xóa cả dữ liệu của bạn trên Chrome khỏi thiết bị này”, sau đó chọn “Tiếp tục”.

Lưu ý rằng khi bạn tắt tính năng đồng bộ và đăng xuất, bạn sẽ bị đăng xuất khỏi các dịch vụ khác như Gmail của Google. Bạn cũng có thể đăng nhập lại mà không bật tính năng đồng bộ hóa.

2.2. Hướng dẫn cách đồng bộ hóa danh bạ smartphone lên Gmail

Để đồng bộ danh bạ đối với các thiết bị Android lên Gmail, bạn thực hiện như sau: Truy cập vào “Cài đặt”, chọn “Tài khoản và đồng bộ”, ấn “Google”, tiếp đến ấn “Tài khoản muốn thực hiện đồng bộ”, sau đó chọn “Tick chọn tại Danh bạ”.

Nếu bạn sử dụng iPhone, bạn có thể thực hiện đồng bộ hóa danh bạ lên Gmail như sau: Bạn chọn “Cài đặt”, nhấn chọn “Danh bạ”, chọn “Tài khoản”, nhấn “Thêm tài khoản”, tiếp đến chọn “Google”, ấn “Tiếp tục”. Sau đó bạn chọn “Đăng nhập bằng tài khoản Gmail của bạn”, chọn “Tiếp theo” và ấn “Gạt công tắc Danh bạ”, cuối cùng ấn “Lưu”.

3. Các công cụ giúp bạn đồng bộ hóa dữ liệu hiệu quả nhất

3.1. Sử dụng công cụ Google Drive

Dịch vụ lưu trữ đám mây của Google đang được sử dụng rộng rãi. Tài khoản này đăng ký miễn phí và bạn sẽ có 15Gb lưu trữ dữ liệu.

Cách sử dụng Google Drive cô cùng đơn giản và dễ dàng, bạn chỉ cần đăng ký tài khoản Gmail là dễ dàng sử dụng được. Tốc độ Upload và Download trên công cụ cũng rất nhanh, hỗ trợ trên nhiều nền tảng sử dụng như: Laptop, PC, Mobile, Linux, Android, Tablet, Mac, Window,...

Ngoài 15Gb miễn phí, bạn có thể mua thêm các dung lượng với mức giá không quá đắt là  45.000 đồng/tháng/100Gb hoặc 225.000 đồng/tháng/1Tb.

3.2. Sử dụng công cụ Dropbox

Dropbox là công cụ đi đầu trong việc thúc đẩy đồng bộ hóa dữ liệu. Công cụ cung cấp cho bạn 2GB miễn phí nhưng có thể mở rộng khi bạn tham gia các hoạt động khác hoặc mời được người dùng mới. 

Dropbox với thiết kế đơn giản, đẹp mắt và cực kỳ dễ sử dụng. Đồng thời, dịch vụ lưu trữ đám mây của Dropbox là thuần túy nên khả năng đồng bộ dữ liệu cực kỳ nhanh chóng, tiện lợi cho người dùng.

Dropbox hỗ trợ trên nhiều nền tảng khác nhau như: PC, Window, Mac, Android, iOS, Mobile, Tablet, Laptop, Blackberry, Linux. Bạn chỉ cần bỏ ra khoảng 10$/tháng là bạn sẽ có được tài khoản 1TB dữ liệu được bảo mật trên Dropbox.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được đồng bộ dữ liệu là gì và các thông tin về đồng bộ hóa dữ liệu. Bạn nên sử dụng đồng bộ hóa dữ liệu để hợp nhất và đồng bộ các thông tin của mình dễ dàng và nhanh chóng trong trường hợp đổi thiết bị hoặc thiết bị của bạn có vấn đề. Các doanh nghiệp cũng nên sử dụng đồng bộ hóa dữ liệu để dễ dàng nhất quán trong việc tất cả dữ liệu trên toàn hệ thống của công ty.