Thursday , 09/08/18
NEWS

Bản mô tả công việc và những lưu ý cần nắm rõ

Khi xem thông báo tuyển dụng được đăng tuyển, chúng ta cần phải đọc bản mô tả công việc bao gồm các nội dung quan trọng ở bên trong. Qua đó có thể thấy được công việc đó có phù hợp với năng lực bản thân mình hay không. Thế nhưng dường như chẳng mấy người hiểu rõ thế nào là một bản mô tả công việc, bởi họ thụ động tiếp nhận thông tin từ nhà tuyển dụng cho nên mới nhìn nhận được đó là bản mô tả tuyển dụng mà chưa hiểu rõ giá trị, chức năng của nó. Vậy để hiểu rõ hơn về nó cũng như sự cần thiết của nó đối với chúng ta thì chúng tôi đưa tới cho các bạn những thông tin kiến thức cơ bản nhất về bản mô tả công việc.

 

Tìm hiểu chung về bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là gì

Bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc là một dạng tài liệu để giúp mô tả lại các công việc, các nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi người khi đảm nhiệm một vị trí công việc nào đó. Bản mô tả công việc là thứ đầu tiên kết nối nhà tuyển dụng với hàng ngàn, hàng triệu ứng viên.

Giá trị và sự cần thiết của bản mô tả công việc

Nhìn chung, bản mô tả công việc có 4 giá trị quan trọng sau đây:

Giá trị 1: Giúp nhà tuyển dụng giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên. Giúp khoanh vùng những ứng viên có đặc điểm phù hợp với yêu cầu công việc.

Giá trị 2: Làm cơ sở cụ thể cho người quản lý giao việc và theo dõi tiến độ tuyển dụng của bộ phận nhân sự. Từ đó biết cách đào tạo nhân lực hiệu quả và đưa ra những đánh giá phù hợp với công việc của nhân viên.

Giá trị 3 : Là cơ sở cho nhân viên nắm rõ các mục tiêu, các chức năng , yêu cầu nhiệm vụ của công việc cũng như những quyền hạn và trách nhiệm có được khi đảm nhận công việc đó.

Nói chung, chúng ta có thể nhìn bản mô tả công việc giống như một bản cam kết sắt đá giữa quản lý và nhân viên . Đồng thời đó cũng là căn cứ để cho người nhân viên thực hiện những công việc phù hợp, góp sức hoàn thành kế hoạch của cả bộ phận, doanh nghiệp.

Nội dung trong bản mô tả công việc

Mô tả công việc

Muốn nắm được nội dung trong bản mô tả công việc thì chúng tả phải trả lời được hàng tá những câu hỏi sau:

  • Người thực hiện công việc là ai? Giữ chức vụ gì trong hệ thống, tổ chức
  • Mục tiêu của công việc đó là gì?
  • Nhiệm vụ chính cần phải hoàn thành là gì?
  • Thực hiện công việc đó ở đâu?
  • Khi nào có thể coi là hoàn tất công việc?
  • Những phương tiện, trang bị cần thiết để hoàn thành công việc làm gì?
  • Những điểu kiện để hoàn thành tốt nhiệm vụ?
  • Những rủi ro có thể lường trước

Nội dung chi tiết của bản mô tả công việc

Bất cứ ngành nghề nào cũng sẽ có bản mô tả công việc của riêng nó thể hiện rõ những đặc điểm về chuyên ngành. Hầu hết chúng đều có một mẫu số chung về hình thức. Do đó, để tiện cho việc hình dung nội dung cụ thể của một bản mô tả công việc như thế nào thì chúng tôi xin dẫn chứng điển hình tại nội dung bài viết dựa theo bảng mô tả công việc vị trí nhân viên buồng phòng. Cụ thể như sau:

Chức danh: Nhân viên buồng phòng

Bộ phận làm việc: Buồng phòng

Báo cáo cho: Giám sát viên

Mục tiêu công việc

Nhân viên buồng phòng chịu trách nhiệm trong vấn đề giữ gìn vệ sinh các phòng khách, các khu vực sảnh, hành lang luôn luôn sạch sẽ gọn gàng. Sắp sếp đồ đạc gọn gàng. ngăn nắp.                  

Yêu cầu chung

Về kỹ năng: có kỹ năng dọn dẹp phòng ốc, biết sử dụng máy móc, dụng cụ, biết pha chế hóa chất phục vụ việc lau dọn

Thái độ: Lịch sử, luôn nhiệt tình, làm việc có trách nhiệm, hợp tác và trung thực

Nhiệm vụ - Trách nhiệm công việc

Làm vệ sinh phòng

Bao gồm các công việc:

  • Dọn giường ngủ, thay ga gối mỗi ngày

  • Lau chùi sạch sẽ đồ đạc trong phòng

  • Thực hiện lau dọn vệ sinh phòng tắm và các trang thiết bị bên trong đó

  • Thay khăn tắm mới, đổi mới các dụng cụ thiết yếu (xà bông tắm, bàn chải, kem đánh răng, khăn lau, giấy lau,...)

  • Đổ rác

  • Rửa ly cốc sạch sẽ

  • Lau chùi cửa, quét dọn phòng

Thực hiện theo yêu cầu của khách

Tiếp nhận và thực hiện các yêu cầu của khách hàng như là thay lại ga giường, phục vụ đồ ăn theo các gói dịch vụ của cơ sở. Sửa chữa các hỏng hóc của trang thiết bị có trong phòng. Bổ sung các dồ dùng còn thiếu theo sự phản ánh của khách hàng,

mô tả việc làm

Ngoài ra còn rất nhiều đầu việc khác mà vị trí nhân viên buồng phòng cần phải thực hiện. Có thể tóm tắt tổng hợp như sau:báo cáo bàn giap, báo cáo kết quả công việc cho giám sát viên, kiểm tra thường xuyên những hỏng hóc của trang thiết bị,....

Yêu cầu về năng lực                                                   

Các mục được đưa ra trong phần này bao gồm:

  • Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp trung học phổ thông.
  • Trình độ ngoại ngữ: Không yêu cầu
  • Kỹ năng khác: Không yêu cầu
  • Kinh nghiệm việc làm: Không yêu cầu
  • Bằng cấp: không yêu cầu

Chúng ta vừa tìm hiểu xong về bản mô tả công việc. Như vậy các bạn có thể hiểu được rõ ràng về nó thông qua một ví dụ cụ thể. Rất hy vọng chúng là những kiến thức càn thiết sẽ giúp cho các bạn có thể nắm bắt nhiều cơ hội để thành công.

Rạch ròi chuyện đúng sai khi viết bản mô tả công việc

Chúng ta ai cũng rõ bước cơ bản nhất ở trong những quy trình tuyển dụng nhân sự đó chính  là viết bản mô tả công việc, Tuy nhiên thì nhiều doanh nghiệp lại không mấy chú trọng làm cho bước cơ bản này trở nên hoàn hảo và tươm tất. Họ thường chỉ liệt kê những đầu việc hết sức sơ sài để rồi dẫn tới chuyện tuyển dụng “nhầm người, nhầm vị trí”. Viết mô tả công việc chính mà bước đầu tiên quan trọng giúp cho doanh nghiệp có thể gây được sự chú ý của người ứng viên. Bởi vậy mà nó cũng sẽ cần phải được trau chuốt cũng như chú trọng hơn không kém gì những khâu quan trọng tiếp theo. Phải làm cách nào để có thể viết mô tả công việc một cách hoàn hảo nhất giúp cho chúng ta có thể tuyển dụng đúng người? Cần một số nguyên tắc nhất định trước khi bút sa trên bản mô tả công việc.

Những việc đúng nên thực hiện khi viết mô tả công việc

1. Chức danh công việc cần rõ ràng

Các nhà tuyển dụng nên ghi rõ về vị trí ứng tuyển, đồng thời sử dụng những ngôn ngữ, từ ngữ mang tính chất chuyên ngành để mô tả chức vụ đó. Chẳng hạn như công ty bạn cần tuyển chức vụ Photographer thế nhưng trong bản mô tả công việc bạn lại ghi là “nhiếp ảnh gia”. Với việc ghi như vậy không phải sai nhưng mà nó sẽ khiến giới hạn đi rất nhiều nhiệm vụ mà vị trí tuyển dụng này yêu cầu đối với ứng viên. Vậy là vo hình chung bạn đã để lỡ mất những người ứng viên tiềm năng và thực sự có năng lực hơn năng lực của một nhiếp ảnh gia.

Người ứng viên luôn có thói quen đọc lướt thông tin tuyển dụng, thế nên lối diễn đạt dài dòng văn tự hay là câu cú sai ngữ pháp sẽ không dễ gì lọt vào đôi mắt tìm kiếm của họ. Một thông tin tuyển dụng bất kỳ nào đó để đạt được hiệu quả như mong muốn thì chúng ta cần phải thể hiện được phong thái chuyên nghiệp trong cách tạo tin. Vậy thì trước khi chúng ta đăng bài lên, các bạn cần phải viết thật ngắn gọn và súc tích, duyệt tin đăng thật kỹ càng để đảm bảo đã có sự rõ ràng tuyệt đối ở trong thông tin tuyển dụng này.

Hãy xem ví dụ điển hình của một tin tuyển dụng được mô tả dài dòng:

Công ty chúng tôi cần tuyển dụng vị trí thư ký thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ những công việc sắp xếp giấy tờ để qua đó tối ưu hóa quy tình làm việc của văn phòng. Làm nhiệm vụ thư ký sẽ thực hiện công việc hỗ trợ giám đốc và những người đồng nghiệp trong việc lập lên kế hoạch, sắp xếp thời gian làm việc và truyền đạt lại thông tin từ cấp trên.  

Còn đây là ví dụ về một bản tin rành mạch, rõ ràng:

Thư ký hỗ trợ công việc về văn thư – hành chính ở văn phòng. Họ hỗ trợ giám đốc và đồng nghiệp lập kế hoạch, truyền đạt thông tin, trả lời thắc mắc trong nội bộ của doanh nghiệp.

Thế đấy chỉ cần một vài thay đổi nhỏ về câu từ cũng như cách diễn đạt thì bản tin của bạn đã có thể trông hiệu quả hơn hẳn rồi phải không?

2. Miêu tả công việc cụ thể

Nhà tuyển dụng nên đặt mình vào vị trí của người ứng viên và đưa ra những hình dung về một ngày bạn sẽ làm việc như thế nào nếu bạn trong vai trò của họ. Như thế thì bạn sẽ có được một bức tranh toàn cảnh về những đầu việc sẽ phải vạch ra trong bản Mô tả công việc. Nên chia nhỏ nhiệm vụ thành những nhiệm vụ ngắn gọn

Chẳng hạn khi mô tả lại vị trí Digital Marketing, bạn có thể viết ngắn gọn súc tích như sau:

- Quản lý kênh Digital marketing (blog, website, email,mạng xã hội) nhằm đảm bảo hình ảnh thương hiệu nhất quán

- Quản lý tài khoản của công ty trên mạng xã hội .

- Đo lường KPI và ROI đối với mức ngân sách cho phép

Điểm mà chúng ta cần lưu ý đó là người phỏng vấn và người tuyển dụng nên thống nhất cùng với nhau về yêu cầu công việc để tránh gây ra những sự xung đột, mẫu thuẫn về sau này.

3. Đưa ra những thông tin về phúc lợi

Giống như những người làm nhân viên bán hàng ở các siêu thị, nhà tuyển dụng phải suy nghĩ xem cần phải làm thế nào để có thể thuyết phục được người ứng viên chọn công ty thay vì việc chọn lựa những vị trí khác. Vậy thì lúc này nhà tuyển dụng cần phải tìm kiếm được một yếu tố có tác động mạnh nhất ở thời điểm thuyết phục này. Không gì khác ngoài yếu tố phúc lợi . Bên cạnh mức lương thì bạn cũng nên cung cấp thêm những tin tức về khoản phúc lợi như chế độ về quyền lợi trong việc nghỉ phép, chế độ bảo hiểm, phụ cấp về bữa ăn,...

Cùng xem xét ví dụ cụ thể trong một bản tin tuyển dụng khi thể hiện quyền lợi và chế độ phúc lợi của nhân viên:

  • Thu nhập cơ bản: 10 triệu/ tháng

  • Thực hiện đầy đủ các nội quy được. Hưởng tháng lương thứ 13

  • Hưởng đầy đủ lương các ngày nghỉ lễ theo quy định của Nhà Nước

  • Các chế độ được hưởng: Thưởng công việc theo quy định công ty

Bạn cần phải coi người ứng viên giống như một người khách hàng vậy đó. Hãy mang tới cho “khách hàng” ứng viên của mình những quyền lợi thật cụ thể càng tốt.

4. Giới thiệu về văn hóa công ty

Chúng ta không thể nào bắt một con cá leo cây. Tương tự như vậy thì người ứng viên cũng sẽ chẳng thể gắn bó được lâu dài đối với một môi trường làm việc mà không thể đáp ứng được những giá trị và nhu cầu cầu của cá nhân họ. Do vậy, việc để nhà tuyển dụng giới thiệu quảng bá nét đẹp của văn hóa công ty ở trong bản mô tả công việc là một điều hết sức cần thiết. Khi giới thiệu văn hóa công ty bạn nên chọn những nét tiêu biểu nhất, nổi bật nhất của công ty bạn chẳng hạn như tầm nhìn, như cấu trúc, bộ máy  tổ chức, những hoạt động đưa nhân viên vào trong chiến lược tuyển dụng.

Những điều nên tránh khi viết mô tả công việc

1. Phân biệt đối xử

Nếu một bản mô tả công việc đưa ra yêu cầu cụ thể như đòi hỏi ứng viên phải có ít nhất 10 năm kinh nghiệm việc làm trong ngành nào đó thì nó sẽ tạo ra một rào cản lớn để giúp bạn tìm kiếm được những tài năng trẻ. Thậm chí với chức danh làm thư ký cũng sẽ khiến cho không ít người cho rằng đây là việc làm chỉ dành cho những người là phụ nữ. Bởi thế nên người tuyển dụng nên lựa chọn cũng như sử dụng những ngôn ngữ sao cho phù hợp trong khi tuyển dụng.

2. Viết mô tả công việc với quá nhiều yêu cầu

Bạn nên viết vào bản mô tả công việc những điều cơ bản và có liên quan tới việc làm. Chỉ trừ vị trí tuyển dụng là quản lý, hay người lãnh đạo mới phải đưa vào nhiều yêu cầu việc làm, còn  không thì đối với những vị trí tuyển dụng khác khi đưa vào quá nhiều chi tiết sẽ làm cho người ứng viên cảm thấy rối mắt và ngộp thở với danh sách yêu cầu công việc dài dằng dặc. Nếu bạn đã nhắm sẵn được một người mà bản cảm thấy phù hợp đối với vị trí tuyển dụng thì tốt nhất là hãy trực tiếp liên hệ với người ứng viên đó.

3. Thái độ tiêu cực

Sẽ luôn tồn tại những trường hợp người ứng viên không có đủ tiêu chí trong yêu cầu về vị trí tuyển dụng, thế nên không cần thiết để bạn sử dụng những ngôn ngữ diễn đạt mang tính tiêu cực. Sử dụng những kiểu văn phong diễn đạt như những người ứng viên làm việc dưới 5 năm sẽ không đủ tiêu chuẩn và bị loại. Điều này cũng sẽ gây ra những ảnh hưởng lớn đến số người ứng tuyển và hình ảnh thương hiệu của công ty, doanh nghiệp bạn. Thay vì cách nói khiếm nhã như vậy thì bạn cũng có thể sử dụng bằng những ngôn từ trang trọng thể hiện sự tôn trọng người khác như “ ưu tiên”,...

4. Tỏ ra bí ẩn trong bản mô tả việc làm

Một số người làm về quản trị nhân lực đã cho rằng, những công ty có ít thông tin tuyển dụng sẽ có thể kích thích hiệu quả sự tò mò của người ứng viên. Đây là một quan niệm hết sức sai lầm. Có nhiều trường hợp người nhân viên mới của công ty sau một thời gian ngắn làm việc và đã phát hiện ra công ty đó không giống như những gì mà họ đã kỳ vọng. Thế nên quyết định nghỉ việc là điều tất yếu sẽ xảy ra. Tình trạng nhân viên nghỉ việc nhiều sẽ khiến cho công ty rơi vào tình trạng khủng hoảng nhân sự, các nhà tuyển dụng lại phải mất thêm thời gian, công sức và kinh phí để tiếp tục bước vào kỳ tuyển dụng đầy áp lực tiếp theo mà không biết kết quả sẽ đi về đâu. Do vậy, tốt nhất nhà tuyển dụng nên làm rõ phạm vi trách nhiệm cũng như yêu cầu đối với công việc đối với vị trí đang tuyển dụng ngay từ đầu để tránh gây ra những sự hiểu lầm về sau này.

Chẳng có lý do gì để chúng ta phải tạo ra sự bí ẩn ở trong bản mô tả công việc của mình cả. Nếu như bạn muốn lấy những giá trị bí ẩn để tạo nên sự tò mò và muốn khám phá của ứng viên, có thể ban đầu tin tuyển dụng sẽ giúp bạn thu hút hiệu quả những nguồn ứng viên đó nhưng về sau này bạn lại phải đối mặt với thực trạng khủng hoảng nhân sự mà thôi.

Nói chung khi viết mô tả công việc hiệu quả thì sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Khi người ứng viên chú ý tới vị trí tuyển dụng thì chúng ta sẽ có những căn cứ xác đáng nhất cho mô tả công việc để chọn lọc cũng như đánh giá, chúng có cơ sở và có được lý do rõ ràng hơn bao giờ hết. Và bạ nên nhớ rằng khi chúng ta viết bản mô tả công việc mà liên tục mắc phải sai lầm, điều đó đồng nghĩa với việc bạn đang tự đánh mất đi nhiều nguồn ứng viên chất lượng đấy nhé