Wednesday , 14/11/18
NEWS

Cách viết bảng mô tả công việc mẫu tiêu chuẩn

Khi đọc bất cứ thông báo tuyển dụng đó thì bạn sẽ cần phải đọc bản mô tả công việc để biết yêu cầu công việc đó có phù hợp với bạn hay không. Vậy bản mô tả công việc là gì, giúp gì cho ứng viên khi muốn tìm việc làm nhanh chóng và nhà tuyển dụng làm sao để có thể xây dựng được bản mô tả công việc chuẩn nhất?

Bài viết này sẽ chỉ cho các bạn thấy được tất cả những điều đó. Theo dõi để nhanh chóng nắm bắt và tự tạo nên những bản mô tả công việc đủ sức hấp dẫn ứng viên tìm đến với công ty bạn nhé.

Bảng mô tả công việc là gì?

Bảng mô tả công việc hàng ngày là một tài liệu mô tả công việc, trách nhiệm, nhiệm vụ mà khi chúng ta đảm nhiệm một vị trí nào đó cần phải thực hiện, hoàn thành một cách tốt nhất.

Một bản mô tả công việc chính là cơ sở để cho người quản lý có thể giao việc, theo dõi thực hiện nhiệm vụ, tiến hành tuyển dụng, đào tạo nhân viên và đánh gia hiệu suất công việc. Đồng thời bản mô tả công việc cũng chính là một cơ sở giúp cho nhân viên hiểu rõ hơn mục tiêu công việc, chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu của vị trí công việc được giao.

bảng mô tả công việc mẫu

Như thế bản mô tả công việc không chỉ đóng vai trò là một bản cam kết công việc giữa cấp trên và cấp dưới mà là còn chính là cơ sở để hướng dẫn cho nhân viên có thể dễ dàng thực hiện được nhiệm vụ công việc của mình sao cho phù hợp, góp phần đóng góp hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch hoạt động của đội nhóm, công ty.

Sự cần thiết của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc sẽ giúp cho nhà tuyển dụng giảm được thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên. Từ đó có thể hướng ứng viên phù hợp tìm đến với công việc đang cần tuyển dụng.  

Ngoài ra, mô tả công việc còn giúp cho người quản lý lấy đó làm cơ sở để giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, tiến hành tuyển dụng và đào tạo, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Nó còn giúp cho ứng viên có thể tự đánh giá sự phù hợp trước khi ứng tuyển.

Đối với ứng viên, mô tả công việc giúp cho họ hiểu được rõ ràng mục tiêu, chức năng, yêu cầu của công việc và hiểu cả những quyền hạn, trách nhiệm của mình cần có khi đảm nhận vị trí việc làm đó.

sự cần thiết của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc sẽ giúp cho chúng ta trả lời câu hỏi:

  • Ai là người sẽ thực hiện công việc? Chức danh là gì?
  • Vì sao công việc đó cần phải thực hiện?
  • Mục tiêu công việc là gì?
  • Công việc, nhiệm vụ chính cần được hoàn thành
  • Công việc được diễn ra ở đâu?
  • Khi nào được coi là đã hoàn tất công việc?
  • Phương tiên gì hỗ trợ thực hiện công việc?
  • Điều kiện làm việc và rủi ro có thể xảy ra.

>>> Xem thêm: Bạn có thể tham khảo rất nhiều bản mô tả của các ngành nghề khác nhau khi click việc làm Vĩnh Phúc ngay và đó có thể là cơ hội việc làm mà bạn đang tìm kiếm.

2. Cách viết bản mô tả công việc

Nguyên tắc cơ bản xây dựng bảng mô tả công việc

Mục tiêu công việc

Khi xây dựng bản mô tả công việc bạn cần phải nêu được mục tiêu của vị trí việc làm bằng cách trả lời câu hỏi: vị trí công việc này giúp ích gì cho công ty? Mục tiêu này chính là sự phù hợp với chức năng chính mà vị trí đã đảm nhận.

Ví dụ, với vị trí Trưởng phòng nhân sự chẳng hạn, chức năng chính của vị trí là đề xuất các chính sách về nhân sự, theo dõi, tư vấn và thực hiện chính sách. Vậy mục đích của vị trí này là đảm bảo chất lượng và số lượng của nguồn nhân lực thông qua thực hiện chính sách nhân sự phù hợp với cách quản lý của bạn.

Chức năng – Nhiệm vụ

Chức năng tại mỗi vị trí được phân bố từ chức năng chung trong bộ phận. Để có thể thực hiện được theo từng chức năng đó thì bản mô tả công việc cần phải chỉ ra những nhiệm vụ chủ yếu.

Nói cách khác thì chức năng là tổng hợp của một nhóm nhiệm vụ với nhau. Nhiệm vụ được mô tả bằng các động từ chỉ hành động cụ thể chứ không phải là ở dạng quy trình, vậy nên hãy mô tả “làm gì” thay vì cứ mải viết cách “làm thế nào”.

cách viết bản mô tả công việc

Chức năng, nhiệm vụ cũng cần phải sắp xếp theo trình tự quan trọng, được diễn ra ngắn gọn, rõ ràng. Không nên liệt kê cả những nhiệm vụ cả những nhiệm vụ rườm rà, nhiệm vụ phát sinh khiến cho danh sách công việc của bạn thêm phần rối ren.

Quyền hạn – Trách nhiệm

Đưa ra quyền hạn, trách nhiệm cần phải có sự tương ứng đối với nhiệm vụ, chức năng của mỗi vị trí. Mỗi người sẽ được chủ động thực hiện nhiệm vụ cá nhân với quyền hạn đó, đồng thời cũng cần phải chiu trách nhiệm cho những kết quả công việc được tạo ra.

Những quyền hạn thường bao gồm: quyền sử dụng nguồn lực tài chính, hoạt động, nhân sự; quyền đại diện ký kết  quyết định, văn bản. Trách nhiệm chủ yếu được xác định là trách nhiệm về tài chính, pháp lý, tài sản, con người liên quan tới quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Yêu cầu về năng lực

Đây là những yêu cầu cần thiết ở mức độ tối thiểu với vị trí  việc làm để thực hiện nhiệm vụ đã nêu, không phải là một bản mô tả về năng lực các cá nhân tại công ty. Những yêu cầu về năng lực bao gồm: trình độ học vấn, trình độ chuyên môn,  kiến thức học được, kinh nghiệm tích lũy và thái độ làm việc.

Như vậy để có thể viết được một bản mô tả công việc, chúng ta cần rất nhiều thông tin. Nếu có thể xây dựng được một hệ thống mô tả công việc bài bản, bạn sẽ có một công cụ đắc lực để quản lý nhân sự, quản lý hoạt  động doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách viết bản mô tả công việc

Như đã nói, một bản mô tả công việc chứa đầy đủ thông tin, được trình bày rõ ràng, chi tiết thì chắc chắn thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng. Dưới đây chính là một quy trình hoàn thiện nhằm xây dựng bản mô tả công việc đúng tiêu chuẩn.

Tìm hiểu cấu trúc một bản mô tả công việc

Với những gì đã điều tra được, đội ngũ chuyên viên về tuyển dụng nhân sự đã nhận thấy một vài vấn đề thể hiện ở ngay trong số lượng ứng viên. Đó là sự thưa thớt ở mức đáng báo động.

Đa số các doanh nghiệp hiện nay đã gộp bản mô tả công việc với tin tuyển dụng và đăng tải chúng một cách công khai. Trong khi đó có thể đầu tư nhiều hơn vào hình thức của tin tuyển dụng thì đổi lại, thông tin trong bản mô tả công việc mẫu lại rất sơ sài.

Một lời khuyên hữu ích dành cho các nhà tuyển dụng đó là tùy chỉnh tin tuyển dụng sao cho phù hợp với nơi đăng tin. Ví dụ đăng tin đó lên facebook cần điểm nhấn là gì, vẫn thông tin đó nhưng đăng lên các trang cộng đồng mạng xã hội thì sẽ biến đổi ra sao, gửi mail thì như thế nào, ...

Nhưng điều quan trọng nhất là cần phải tạo ra được một bản mô tả công việc thật chi tiết và có tính thống nhất. Bản mô tả công việc cần được đăng tải ngay tại website tuyển dụng của doanh nghiệp.

Vì thế bạn cần quan tâm đến cấu trúc của bản mô tả công việc mẫu trước khi tìm hiểu về cách viết bản mô tả công việc tiêu chuẩn

Tiêu đề

Tên tiêu đề cần viết rõ ràng, khiến cho người đọc mường tượng rõ về vai trò của vị trí. Tiêu để ngắn gọn, tối ưu cho công cụ tìm kiếm

Mở đầu bản mô tả công việc

Hãy giới thiệu đôi nét về công ty và môi trường làm việc. Đồng thời, làm rõ ràng mục tiêu vị trí đang tuyển dụng. đây chính là cách bạn nêu vai trò của vị trí cần tuyển cho ứng viên thấy, đưa ra được những điều bạn kỳ vọng vào ứng viên.Đối với các ứng viên khi đọc bản mô tả công việc cũng nên chú ý tham khảo bản mô tả công việc để lựa chọn công việc, hay như khi thiết kế cv cũng đưa ra các kinh nghiệm liên quan tới mô tả công việc.Nếu là một ứng viên đang có nhu cầu tìm việc bạn có thể tham khảo các mẫu cv đẹp tại Timviec365.vn để ẩn tượng trong mắt nhà tuyển dụng.

Nêu các nhiệm vụ chính

Cần liệt kê những nhiệm vụ mà người nhân viên mới sẽ được đảm nhận, đừng nên quá lo lắng về độ dài, bạn có thể đưa khoảng 6 đến 12 gạch đầu dòng là tiêu chuẩn nhất. Có thể đưa nhiệm vụ theo đơn vị cụ thể từng tuần, tháng, ngày để cho ứng viên được tự do trong việc đo lường, cân nhắc tiến độ thực hiện nhiệm vụ và mức độ ưu tiên của nhiệm vụ.

Yêu cầu

Yêu cầu trong mô tả công việc sẽ mang tới cho ứng viên có được cái nhìn tổng quát về việc làm như thế nào thì phù hợp? Đó có thể là những yêu cầu số năm kinh nghiệm,  kỹ năng hay chuyên môn đặc biệt nào đó, yêu cầu về mặt giới tính, chiều cao, độ tuổi, ...

Chớ quá lo lắng về chuyện đưa quá nhiều yêu cầu khiến ứng viên sợ. Yêu cầu là cách giúp bạn sàng lọc được người phù hợp nhất, vì những người bỏ đi là những người không thể đáp ứng yêu cầu đó và còn không phù hợp với vị trí công việc bạn tuyển dụng.

Quan trọng nhất vẫn là bạn biết cách liệt kê đầy đủ, ở mức độ có thể thỏa hiệp được.

>>> Xem thêm: Mô tả công việc của giao dịch viên

Quyền lợi của nhân viên

Quyền lợi của nhân viên bao gồm: lương thưởng, chế độ đãi ngộ, chế độ bảo hiểm, phúc lợi, cơ hội được rèn luyện trau dồi kỹ năng, kiến thức , ...

Bạn luôn là người phải đặt ra câu hỏi đề tìm hiểu xem những mong muốn của ứng viên về vị trí việc làm là gì? Nếu như vị trí này có mức lương không quá hấp dẫn vậy thì điều gì có thể thay thế đề thu hút ứng viên?

hướng dẫn viết bản mô tả công việc

Còn nếu như có lương khá thì liệu môi trường làm việc có thể thúc đẩy được sự tiến bộ hay không? Cơ hội thăng tiến cho nhân viên cụ thể như thế nào? Nói chung có rất nhiều câu hỏi nên đặt ra để có thể hiểu ứng viên hơn, đưa ra đúng các chế độ phúc lợi phù hợp với họ.

Quy trình tuyển dụng

Sau khi trình bày đầy đủ thông tin việc làm thì bản mô tả công việc sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn. Nhưng nó sẽ hoàn hảo nếu như bạn nêu rõ ra được quy trình tuyển dụng của công ty đối với vị trí công việc đang cần tuyển dụng.

Vậy quy trình tuyển dụng cần phải được thực hiện như sau:

  • Nêu rõ từng bước/ vòng tuyển dụng
  • Nêu rõ hình thức phỏng vấn
  • Địa chỉ, thời gian cụ thể diễn ra của từng vòng phỏng vấn
  • Phương thức liên lạc

Tùy vào từng yêu cầu riêng của từng vị trí doanh nghiệp, nhà tuyển dụng có thể thêm, sửa chi tiết khác so với cấu trúc của bảng mẫu mô tả công việc. Đa số các cuộc khảo sát đều cho thấy rằng, khi viết tốt bản mô tả công việc thì hiệu quả tuyển dụng cũng tăng lên, đồng thời nó cũng sẽ làm tăng lên khả năng tìm kiếm ứng viên phù hợp cho công việc, giúp bạn tiết kiệm thời gian hiệu quả.

Gợi ý xây dựng bản mô tả công việc hấp dẫn

Dựa vào cấu trúc sẵn có, sau đây chính là 6 lời khuyên dành cho bạn khi viết bản mô tả công việc để bạn có thể viết chúng ngay.

Tạo một hình dung rõ ràng

Trước khi bạn viết tin thì hãy thử hình dung về người bạn sẽ lựa chọn. Nên hỏi xem ứng viên tiềm năng sẽ là người như thế nào? Họ cần trình độ chuyên môn gì? Ứng viên đó sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn giải quyết được vấn đề gì? Hoặc ít nhất cũng phải hình dung về ngoại hình mà bạn mong muốn ở ứng viên được cho là phù hợp với công việc.

Có thêm thêm một vòng phỏng vấn “nhẹ” thông qua intenet hoặc điện thoại trước khi gặp phỏng vấn trực tiếp. Thao tác này sẽ giúp cho bạn rút gọn được danh sách của ứng viên, tiết kiệm thời gian, công sức và cả chi phí cho đôi bên.

Một hình dung mù mờ sẽ gây ra sự cản trở ít nhiều cho việc tuyển dụng của bạn. Vì thế mà bạn cần phải hiểu rõ được doanh nghiệp của bạn muốn gì , tập trung tuyển dụng những người phù hợp dựa vào tiêu chí đó. Lúc này thì mới có thể yên tâm bắt tay vào viết bản mô tả công việc để thu hút sự chú ý của những người tìm việc làm.

Tối ưu từ khóa cho công cụ tìm kiếm

Nếu như không có được khả năng tối ưu tiêu đề  thì bạn đang đánh mất đi một kênh vô cùng quan trọng khi mà ngày nay, có khá nhiều người tìm kiếm việc làm và truy vấn qua thanh công cụ.   

Từ khóa sử dụng để tối ưu nên là từ khóa ngách, cụ thể và rõ ràng. Khi từ khóa càng bao quát thì mức độ cạnh tranh sẽ càng cao.

Có liên quan đến thành công của việc tối ưu từ khóa thì chúng ta có thể nhìn vào những ví dụ thực tế dưới đây để có thể hiểu được rõ hơn tầm quan trọng của nó.

Một công ty bán mỹ phẩm đã đăng tin tuyển dụng với headline là Tuyển nhân viên kinh doanh, từ khóa chính họ xác định là “tuyển dụng”, “nhân viên tuyển dụng”. Kết quả là công ty không tuyển được nhân viên. Nhưng sau khi thay đổi từ khóa chính thành “cần tìm nhân viên kinh doanh mỹ phẩm” thì đã có chừng 20 đơn xin việc được gủi về.

Trường hợp khác nữa có sự liên quan tới từ khóa khi mà người ta đã không sử dụng từ khóa chính mà chỉ dùng những từ mang tính lăng xê, marketing một cách thái quá. Chẳng hạn như: tìm nhân viên kinh doanh sáng tạo, năng động.

Điều này rõ ràng cho thấy, không có công ty nào nói rằng bản thân không năng động, không sáng tạo ở trong thời buổi này cho nên việc vó viết từ khóa đó hay không cũng sẽ không liên quan tới những người tìm kiếm việc làm.

Không chỉ vậy, có một cụm từ mà nhiều nhà tuyển dụng thường lạm dụng, đó là “hàng đầu, đứng đầu...” Nếu như muốn gây ấn tượng về vị trí việc làm và công ty trong tin tuyển dụng bằng những từ ngữ như thế thì bạn hãy đưa ra một lý do rõ ràng cho nó.

Không nên quá chính xác

Trừ khi là một vị trí quan trọng, có đòi hỏi những kỹ năng kết tinh ở mức độ cao  thì mới cần tới sự chính xác cao, còn nếu như không thì những yêu cầu bạn đưa ra trong đơn tuyển dụng chỉ nên ở một mức tương đối mà thôi, và có thể thương lượng được.

Bởi vì rất có thể bạn sẽ bỏ qua một nhân tài chỉ vì tại thời điểm phỏng vấn họ vẫn chưa có được kỹ năng nào đó mà bạn mong muốn. Hãy tương đối để cho ứng viên có cơ hội được học tập và phát huy khả năng từ từ.

Sử dụng checklist

Nếu muốn cho bản mô tả công việc được trình bày sạch đẹp thì bạn nên gạch nhỏ từng ý, gạch đầu dòng để giúp cho người độc muốn nhìn được bản mô tả công việc của bạn

viết bảng mô tả công việc mẫu

Chắc chắn bạn không thiếu bất cứ phần quan trọng nào trong bảng mô tả công việc, vậy thì hãy sử dụng những checklist sau đây:

  • Thông tin vị trí việc làm
  • Thông tin công ty
  • Kỹ năng, yêu cầu
  • Địa điểm làm việc
  • Mức lương, lợi ích
  • Chi tiết liên hệ

Tự tạo cho mình một bản Checklist riêng dựa vào phong cách viết mô tả công việc của công ty bạn.

Cá nhân hóa, chuyên nghiệp hóa tin tuyển dụng

Tin tuyển dụng là công cụ tiếp xúc đầu tiên của nhà tuyển dụng với người ứng viên. Đừng để cho ứng phải mất niềm tin vào công ty bạn ngay từ cái nhìn đầu tiên. Những thông tin ở trong bản mô tả công việc là điều cần thiết nhưng kể lể dài dòng sẽ gây ra choáng ngợp cho ứng viên ngay từ cái nhìn đầu tiên là một việc không tốt.

Vì tin tuyển dụng được viết cho con người chứ không phải dành cho máy móc  cho nên cũng khá là ổn để điểm xuyết vào trong tin tuyển dụng bộc lộc một chút cá tính thú vị của bạn. Hơn nữa, bạn cũng có thể đưa ý tưởng cho video cá nhân hóa  chẳng hạn như một lời chào củ trưởng phòng, thậm chí cũng có thể tìm cách cải tiến chính bản mô tả công việc của mình, miễn sao chúng vẫn đầy đủ thông tin cần thiết để giúp cho ứng viên có thể hình dung một cách chính xác về công việc.

Tác giả: Vũ Bích Phượng