Những thông tin về bản báo cáo công tác văn thư lưu trữ

1. Sơ lược thông tin về bản báo cáo trong công tác văn thư lưu trữ

Những thông tin đối với báo cáo trong việc thực hiện các công tác văn thư lưu trữ thường được biết đến như là một tài tài liệu, hồ sơ ghi chép lại đầy đủ quá trình công việc cũng như đánh giá chung các kết quả công tác của người làm văn thư. Cụ thể ở đây, những báo cáo trong công tác văn thư lưu trữ sẽ bao gồm những giấy tờ, sổ sách về các văn bản được lưu truyền và gửi đến, gửi đi của công ty. 

1.1. Nhiệm vụ của bản báo cáo công tác văn thư đối với doanh nghiệp

Vai trò của bản báo cáo về công tác văn thư sẽ mang tính chất tổng hợp lại những thông tin về những đầu việc được hoàn thành cũng như vẫn còn đang trong quá trình thực hiện hoàn tất của người phụ trách vị trí văn thư lưu trữ. Theo với đó, một bản báo cáo sẽ hỗ trợ các cơ quan đoàn thể, công ty, doanh nghiệp có những thông tin xác thực hơn để cùng đối chiếu, xem xét, đánh giá tổng quan các công việc chung của nhiều bộ phận cấu thành. Bản báo cáo này sẽ phải giao nộp lại cho cấp trên vào mỗi cuối kỳ dự định tùy theo điều lệ, quy định phụ thuộc vào từng cơ quan. Thường thường, báo cáo công tác văn thư sẽ phải được hoàn thành tất cả thông tin bao gồm để giao nộp vào thời điểm cuối năm. 

1.2. Bản báo cáo trong công tác văn thư bao gồm những nội dung gì?

Chắc hẳn đây sẽ là một đề mục chính vô cùng quan trọng nằm trong tổng thể các thông tin về bản báo cáo công tác văn thư lưu trữ mà các bạn đang rất nóng lòng đón đọc. Vậy thì chúng ta còn chần chừ gì nữa mà không lướt xuống dưới để tìm hiểu những nội dung bao gồm trong bản báo cáo công tác văn thư ngay bây giờ!

1.2.1. Ghi lại những công văn, văn bản được soạn thảo và lưu trữ

Chắc hẳn các bạn đã biết, một trong những đầu việc cơ bản đối với một người làm vị trí văn thư lưu trữ đó chính là phụ trách soạn thảo văn bản. Tất cả những gì được bộ phận văn thư tự tay soạn thảo đều phải được lưu trữ hết sức cẩn thận. Từ đó mới có thể lấy làm cơ sở để lập báo cáo công tác văn thư một cách đầy đủ và trọn vẹn nhất.

Theo đó, đối với đề mục thể hiện tất cả nội dung trong bản báo cáo trong công tác văn thư sẽ bao gồm những thông tin đầu tiên là về các văn bản, công văn mà bộ phận văn thư phụ trách soạn thảo theo yêu cầu của cấp trên, hay đơn thuần chỉ là những văn bản mang tính chất lưu trữ hồ sơ hoạt động của từng dự án mà cơ quan, công ty đã lên hoạch định và đi vào thực hiện hoàn thành. 

1.2.2. Lấy báo cáo công tác công văn làm cơ sở kiểm chứng

Bên cạnh đó, nội dung này còn bao gồm cả những tài liệu được lưu trữ làm chứng cứ cho những hoạt động của công ty. Điều này là rất quan trọng, đây chính xác là những tiền đề làm cơ sở để công ty đánh giá lại thành quả đã và đang đạt được nhằm đề ra các kế hoạch tiếp theo liệu có còn mang lại hiệu quả phù hợp để phê duyệt và thực hiện thêm nữa hay không. 

Ngoài ra, nếu trong quá trình hoàn tất bản báo cáo công tác văn thư mà thấy có những thiếu sót trong các khoản mục thì cơ quan, công ty sẽ có thể thúc giục ngay việc hoàn tất, bổ sung những giấy tờ đó. Bởi vậy mới nói, chúng ta có thể hình dung ra được bản báo cáo công tác văn thư lưu trữ này có tầm ảnh hưởng lẫn ý nghĩa lớn lao như thế nào đối với một cơ quan.

Tham khảo: Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí

2. Hướng dẫn hoàn thành việc lập bản báo cáo công tác văn thư

Sau khi đưa ra các thông tin cơ bản về ý nghĩa cũng như nội dung của bản báo cáo công tác văn thư đối với những hoạt động cá nhân của người phụ trách vị trí văn thư nói riêng và các hoạt động của cơ quan, công ty, doanh nghiệp nói chung thì bây giờ chúng tôi -  timviec365.vn và các bạn độc giả sẽ cùng đi vào tìm hiểu về những cách thức trình bày nhằm hoàn tất bản báo cáo công tác văn thư nhé!

2.1. Lập bảng cho việc thực hiện hoàn tất báo cáo công tác văn thư

Tại sao lại là lập bảng? Có lẽ một số người sẽ có những câu hỏi như thế, bởi lẽ công tác văn thư về căn bản đã chứa đựng vô vàn những thông tin rồi, phải chăng các bạn nghĩ chỉ cần tìm lại vào giao nộp hết cho cấp trên là xong. Nhưng thực tế không phải vậy, bản báo cáo này phải được trình bày một cách rõ ràng, tỉ mỉ những thông tin để lãnh đạo cấp trên có thể dễ bề xem xét và đánh giá.

Vậy để có một chiếc báo cáo thông tin công tác văn thư được ưa nhìn cũng như dễ xem xét thì lời khuyên thiết thực nhất mà chúng tôi muốn  dành cho những bạn đang làm hoặc sắp phải làm là hãy có những kỹ năng trình bày báo cáo sao cho trau chuốt. Theo với đó, để trình bày bản báo cáo, ta cần làm những gì?

2.2. Phân tích và chia ra các đề mục trong bảng báo cáo công tác văn thư

Điện kiện tiên quyết đầu tiên mà các bạn phải ghi nhớ đó chính là phân chia ra các đề mục để báo cáo từng phần một cách rõ ràng. Đâu là mục chung ghi các tài liệu được soạn thảo từ người phụ trách văn thư và đâu là mục ghi chú những hoạt động chung của công ty hay cơ sở trường học và đâu là các hoạt động riêng của chính người phụ trách văn thư. Khi bước đầu làm việc này mà các bạn đã có thể làm một cách trọn vẹn rồi thì việc điền lại tất cả các thông tin sẽ càng trở nên dễ dàng hơn.

2.3. Áp dụng phương pháp lưu trữ với công nghệ để báo cáo chi tiết hơn

Một điều hết sức đáng lưu ý ở dây đó chính là việc áp dụng các công nghệ hiện đại để lưu trữ tài liệu, hồ sơ nhằm đưa vào báo cáo công tác văn thư một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Nhưng chúng ta đều biết, tính chất của công việc văn thư là làm việc với rất nhiều các giấy tờ, tài liệu cũng như hồ sơ trực tiếp. Vậy để đưa vào báo cáo đối với những thứ này thì chúng ta phải làm sao? Tất nhiên việc hoàn tất báo cáo cũng phải có một bản hồ sơ tổng hợp như một bản cứng nhằm giao nộp trực tiếp lên cho cấp trên. Nhưng bên cạnh đó, việc hoàn tất báo cáo một cách tối ưu tiện ích thì chúng ta phải có một file mềm nữa. Ở đây thứ chúng tôi muốn nói đấy chính là tạo một bản báo cáo được lưu trữ trên phương diện đám mây. Việc thực hiện báo cáo theo cách này sẽ hỗ trợ bản báo cáo công tác văn thư của các bạn được giữ gìn đảm bảo hơn, chuyên nghiệp hơn, lưu trữ được nhiều thông tin hơn và có thể dễ dàng xem xét, chỉnh sửa lại bất cứ thời điểm nào.

Xem thêm: Cách lập file quản lý văn bản bằng Excel hiệu quả

3. Kết luận lại những thông tin về bản báo cáo công tác văn thư 

Vậy là các độc giả của timviec365.vn đã được khám phá những thông tin cũng như hướng dẫn cụ thể nhất đối với việc lập một bản báo cáo công tác văn thư lưu trữ. Qua các đề mục trên, chúng tôi tin rằng bất cứ những ai vừa rồi đọc bài viết này sẽ có thể hoàn tất tốt nhất bản báo cáo của mình cũng như tích lũy được nhiều các khía cạnh thông tin bổ ích khác cho bản thân.

timviec365.vn chúng tôi hết sức hi vọng rằng các bạn đã có một buổi đọc vui vẻ và luôn luôn có được thành công trong cuộc sống!