Quay lại

Những thông tin về bản báo cáo công tác văn thư lưu trữ

Tác giả: Nguyễn Thị Hiền Linh - 21/10/2021

Như một số các viết trước thì dường như giờ các bạn cũng biết sơ qua những thông tin cơ bản đối với công tác văn thư lưu trữ. Vậy bên cạnh đó, những gì là hướng dẫn cụ thể đối với bản báo cáo của công việc này? Báo cáo công tác văn thư lưu trữ bao gồm những đề mục gì? Nếu bạn thắc mắc về những thông tin trên thì ngay bây giờ, timviec365.vn sẽ giải đáp bằng hết các câu hỏi của bạn. Hãy cùng đón đọc những đề mục dưới đây để hiểu biết thêm nào

1. Sơ lược thông tin về bản báo cáo trong công tác văn thư lưu trữ

Những thông tin đối với báo cáo trong việc thực hiện các công tác văn thư lưu trữ thường được biết đến như là một tài tài liệu, hồ sơ ghi chép lại đầy đủ quá trình công việc cũng như đánh giá chung các kết quả công tác của người làm văn thư. Cụ thể ở đây, những báo cáo trong công tác văn thư lưu trữ sẽ bao gồm những giấy tờ, sổ sách về các văn bản được lưu truyền và gửi đến, gửi đi của công ty. 

 Sơ lược thông tin về bản báo cáo trong công tác văn thư lưu trữ
 Sơ lược thông tin về bản báo cáo trong công tác văn thư lưu trữ

1.1. Nhiệm vụ của bản báo cáo công tác văn thư đối với doanh nghiệp

Vai trò của bản báo cáo về công tác văn thư sẽ mang tính chất tổng hợp lại những thông tin về những đầu việc được hoàn thành cũng như vẫn còn đang trong quá trình thực hiện hoàn tất của người phụ trách vị trí văn thư lưu trữ. Theo với đó, một bản báo cáo sẽ hỗ trợ các cơ quan đoàn thể, công ty, doanh nghiệp có những thông tin xác thực hơn để cùng đối chiếu, xem xét, đánh giá tổng quan các công việc chung của nhiều bộ phận cấu thành. Bản báo cáo này sẽ phải giao nộp lại cho cấp trên vào mỗi cuối kỳ dự định tùy theo điều lệ, quy định phụ thuộc vào từng cơ quan. Thường thường, báo cáo công tác văn thư sẽ phải được hoàn thành tất cả thông tin bao gồm để giao nộp vào thời điểm cuối năm. 

 Nhiệm vụ của bản báo cáo công tác văn thư đối với doanh nghiệp
 Nhiệm vụ của bản báo cáo công tác văn thư đối với doanh nghiệp

1.2. Bản báo cáo trong công tác văn thư bao gồm những nội dung gì?

Chắc hẳn đây sẽ là một đề mục chính vô cùng quan trọng nằm trong tổng thể các thông tin về bản báo cáo công tác văn thư lưu trữ mà các bạn đang rất nóng lòng đón đọc. Vậy thì chúng ta còn chần chừ gì nữa mà không lướt xuống dưới để tìm hiểu những nội dung bao gồm trong bản báo cáo công tác văn thư ngay bây giờ!

1.2.1. Ghi lại những công văn, văn bản được soạn thảo và lưu trữ

Chắc hẳn các bạn đã biết, một trong những đầu việc cơ bản đối với một người làm vị trí văn thư lưu trữ đó chính là phụ trách soạn thảo văn bản. Tất cả những gì được bộ phận văn thư tự tay soạn thảo đều phải được lưu trữ hết sức cẩn thận. Từ đó mới có thể lấy làm cơ sở để lập báo cáo công tác văn thư một cách đầy đủ và trọn vẹn nhất.

Theo đó, đối với đề mục thể hiện tất cả nội dung trong bản báo cáo trong công tác văn thư sẽ bao gồm những thông tin đầu tiên là về các văn bản, công văn mà bộ phận văn thư phụ trách soạn thảo theo yêu cầu của cấp trên, hay đơn thuần chỉ là những văn bản mang tính chất lưu trữ hồ sơ hoạt động của từng dự án mà cơ quan, công ty đã lên hoạch định và đi vào thực hiện hoàn thành. 

Bản báo cáo trong công tác văn thư bao gồm những nội dung gì?
Bản báo cáo trong công tác văn thư bao gồm những nội dung gì?

1.2.2. Lấy báo cáo công tác công văn làm cơ sở kiểm chứng

Bên cạnh đó, nội dung này còn bao gồm cả những tài liệu được lưu trữ làm chứng cứ cho những hoạt động của công ty. Điều này là rất quan trọng, đây chính xác là những tiền đề làm cơ sở để công ty đánh giá lại thành quả đã và đang đạt được nhằm đề ra các kế hoạch tiếp theo liệu có còn mang lại hiệu quả phù hợp để phê duyệt và thực hiện thêm nữa hay không. 

Ngoài ra, nếu trong quá trình hoàn tất bản báo cáo công tác văn thư mà thấy có những thiếu sót trong các khoản mục thì cơ quan, công ty sẽ có thể thúc giục ngay việc hoàn tất, bổ sung những giấy tờ đó. Bởi vậy mới nói, chúng ta có thể hình dung ra được bản báo cáo công tác văn thư lưu trữ này có tầm ảnh hưởng lẫn ý nghĩa lớn lao như thế nào đối với một cơ quan.

2. Hướng dẫn hoàn thành việc lập bản báo cáo công tác văn thư

Sau khi đưa ra các thông tin cơ bản về ý nghĩa cũng như nội dung của bản báo cáo công tác văn thư đối với những hoạt động cá nhân của người phụ trách vị trí văn thư nói riêng và các hoạt động của cơ quan, công ty, doanh nghiệp nói chung thì bây giờ chúng tôi -  timviec365.vn và các bạn độc giả sẽ cùng đi vào tìm hiểu về những cách thức trình bày nhằm hoàn tất bản báo cáo công tác văn thư nhé!

Hướng dẫn hoàn thành việc lập bản báo cáo công tác văn thư
Hướng dẫn hoàn thành việc lập bản báo cáo công tác văn thư

2.1. Lập bảng cho việc thực hiện hoàn tất báo cáo công tác văn thư

Tại sao lại là lập bảng? Có lẽ một số người sẽ có những câu hỏi như thế, bởi lẽ công tác văn thư về căn bản đã chứa đựng vô vàn những thông tin rồi, phải chăng các bạn nghĩ chỉ cần tìm lại vào giao nộp hết cho cấp trên là xong. Nhưng thực tế không phải vậy, bản báo cáo này phải được trình bày một cách rõ ràng, tỉ mỉ những thông tin để lãnh đạo cấp trên có thể dễ bề xem xét và đánh giá.

Vậy để có một chiếc báo cáo thông tin công tác văn thư được ưa nhìn cũng như dễ xem xét thì lời khuyên thiết thực nhất mà chúng tôi muốn  dành cho những bạn đang làm hoặc sắp phải làm là hãy có những kỹ năng trình bày báo cáo sao cho trau chuốt. Theo với đó, để trình bày bản báo cáo, ta cần làm những gì?

2.2. Phân tích và chia ra các đề mục trong bảng báo cáo công tác văn thư

Điện kiện tiên quyết đầu tiên mà các bạn phải ghi nhớ đó chính là phân chia ra các đề mục để báo cáo từng phần một cách rõ ràng. Đâu là mục chung ghi các tài liệu được soạn thảo từ người phụ trách văn thư và đâu là mục ghi chú những hoạt động chung của công ty hay cơ sở trường học và đâu là các hoạt động riêng của chính người phụ trách văn thư. Khi bước đầu làm việc này mà các bạn đã có thể làm một cách trọn vẹn rồi thì việc điền lại tất cả các thông tin sẽ càng trở nên dễ dàng hơn.

Phân tích và chia ra các đề mục trong bảng báo cáo công tác văn thư
Phân tích và chia ra các đề mục trong bảng báo cáo công tác văn thư

2.3. Áp dụng phương pháp lưu trữ với công nghệ để báo cáo chi tiết hơn

Một điều hết sức đáng lưu ý ở dây đó chính là việc áp dụng các công nghệ hiện đại để lưu trữ tài liệu, hồ sơ nhằm đưa vào báo cáo công tác văn thư một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Nhưng chúng ta đều biết, tính chất của công việc văn thư là làm việc với rất nhiều các giấy tờ, tài liệu cũng như hồ sơ trực tiếp. Vậy để đưa vào báo cáo đối với những thứ này thì chúng ta phải làm sao? Tất nhiên việc hoàn tất báo cáo cũng phải có một bản hồ sơ tổng hợp như một bản cứng nhằm giao nộp trực tiếp lên cho cấp trên. Nhưng bên cạnh đó, việc hoàn tất báo cáo một cách tối ưu tiện ích thì chúng ta phải có một file mềm nữa. Ở đây thứ chúng tôi muốn nói đấy chính là tạo một bản báo cáo được lưu trữ trên phương diện đám mây. Việc thực hiện báo cáo theo cách này sẽ hỗ trợ bản báo cáo công tác văn thư của các bạn được giữ gìn đảm bảo hơn, chuyên nghiệp hơn, lưu trữ được nhiều thông tin hơn và có thể dễ dàng xem xét, chỉnh sửa lại bất cứ thời điểm nào.

3. Kết luận lại những thông tin về bản báo cáo công tác văn thư 

Kết luận lại những thông tin về bản báo cáo công tác văn thư
Kết luận lại những thông tin về bản báo cáo công tác văn thư 

Vậy là các độc giả của timviec365.vn đã được khám phá những thông tin cũng như hướng dẫn cụ thể nhất đối với việc lập một bản báo cáo công tác văn thư lưu trữ. Qua các đề mục trên, chúng tôi tin rằng bất cứ những ai vừa rồi đọc bài viết này sẽ có thể hoàn tất tốt nhất bản báo cáo của mình cũng như tích lũy được nhiều các khía cạnh thông tin bổ ích khác cho bản thân.

timviec365.vn chúng tôi hết sức hi vọng rằng các bạn đã có một buổi đọc vui vẻ và luôn luôn có được thành công trong cuộc sống!

Các bước lập báo cáo quản lý nhân sự mà bạn cần biết

Bên cạnh những thông tin cũng như hướng dẫn về việc lập báo cáo công tác văn thư thì timviec365.vn sẽ đưa ra thêm cho bạn một kiến thức liên quan vô cùng thú vị khác nói về các bước lập báo cáo quản lý nhân sự mà các bạn cần biết. Hãy nhấp vào link bên dưới để đón đọc ngay nếu bạn muốn khám phá nhé!

Báo cáo quản lý nhân sự

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype