Các bước lập báo cáo quản lý nhân sự mà bạn cần biết

1. Tìm hiểu chung về báo cáo quản lý nhân sự

Công tác quản lý nhân sự chính là một trong những bước để ban lãnh đạo công ty nhìn thấy thực trạng hoạt động của doanh nghiệp mình, từ đó đề ra phương án lãnh đạo cụ thể. Vậy một nhân viên quản lý nhân sự cần thực hiện việc theo dõi sự biến động về nhân sự theo thâm niên, thời gian, vị trí công việc; báo cáo hiệu quả lao động và tuyển dụng.

Những công tác báo cáo này nhằm thực hiện việc đánh giá công tác nhân sự và đánh giá xác lập cơ sở trong một khoảng thời gian cụ thể. Đó có thể là theo tuần, theo tháng, theo quý hay theo năm. Các báo cáo đánh giá cần thực hiện một cách thường xuyên và liên tục.

Những báo cáo quản lý nhân sự đồng thời cũng giúp cho bộ phận nhân sự tổng kết lại hiệu quả công việc và lấy đó làm tiền đề để lên kế hoạch nhân sự trong những quý tiếp theo.

Đánh giá công tác quản lý mang ý nghĩa chiến lược bởi nó giúp cho những nhà quản trị nhận thức được những thiếu sót, yếu kém, đề ra biện pháp để khắc phục và vận hành công ty theo đúng lộ trình mục tiêu đã đề ra ban đầu.

2. Các bước tiến hành lập báo cáo quản lý nhân sự

Có rất nhiều loại báo cáo quản lý nhân sự dựa trên những căn cứ khác nhau như căn cứ theo nội dung báo cáo hay căn cứ theo thời gian báo cáo. Một vài loại báo cáo có thể kể đến như là báo cáo cuối tháng, báo cáo tổng quan, báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ, báo cáo cuối năm.

Việc lập các báo cáo này sẽ căn cứ vào mục đích bạn lập báo cáo cũng như yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung khi lập một báo cáo bạn đều cần tuân thủ quy trình các bước lập báo cáo như sau.

2.1. Bước đầu tiên, chuẩn bị các thông tin cần thiết để lập báo cáo.

Để có được một báo cáo trước hết người lập báo cáo phải tìm hiểu về yêu cầu khi lập báo cáo của nhà quản trị. Từ đó ta mới thể thấy được mục đích của việc lập báo cáo.

Người lập báo cáo cần xác định các thông tin về đối tượng nhận báo cáo từ đó lựa chọn việc sử dụng các từ ngữ trong báo cáo sao cho phù hợp.

Một báo cáo được lập ra, nhất là về nhân sự thì cần có những thông tin được cung cấp từ các phòng ban khác nhau của công ty. Chính vì vậy người lập báo cáo khi đã biết nội dung báo cáo mình cần thực hiện sẽ phải xác định những bộ phận hỗ trợ mình trong việc hoàn thành báo cáo quản lý nhân sự.

2.2. Bước thứ hai, xây dựng những nội dung ở trong báo cáo.

Việc lên những nội dung trong báo cáo cần căn cứ trên mục đích của báo cáo mà bạn đã xác định ở bước đầu tiên. Nếu những nội dung đưa ra sai lệch so với mục tiêu sẽ khiến báo cáo của bạn đi sai hướng.

Để có thể thu thập các thông tin dữ liệu thì bạn có thể căn cứ vào phần mềm nhân sự hoặc thu thập thông tin từ các phòng ban trong doanh nghiệp. Việc thu thập thông tin từ hai nguồn trên đều sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng.

Việc thu thập thông tin từ phần mềm dữ liệu sẽ được thực hiện rất nhanh chóng bởi bạn không mất nhiều thời gian đi lại để có được thông tin. Bạn chỉ cần đăng nhập vào phần mềm và tải xuống các thông tin là được. Tuy nhiên không phải phần mềm lúc nào cũng chính xác tuyệt đối bởi đôi khi các thông tin được nhập không chính xác hoặc cũng có thể nhập thiếu thông tin. Như vậy sẽ ảnh hưởng đến nội dung báo cáo và công tác đánh giá về sau này.

Còn đối với việc thu thập các thông tin trực tiếp từ những phòng ban sẽ mang tính chính xác cao hơn nếu như công tác thu thập được diễn ra cẩn thận và đúng trình tự. Tuy nhiên việc thu thập thông tin từ mỗi phòng ban như tốn khá nhiều thời gian không chỉ của người thu thập thông tin mà còn cả các phòng ban liên quan nữa.

Người lập báo cáo nên căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp mình mà lựa chọn hình thức báo cáo cho phù hợp. Hoặc có thể kết hợp cả hai phương pháp sao cho thuận tiện nhất.

2.3. Bước cuối cùng là việc trình bày báo cáo.

Mỗi loại báo cáo sẽ có nội dung và hình thức trình bày khác nhau. Tuy theo loại báo cáo mà bạn cân nhắc lựa chọn bố cục cho thích hợp.

Để báo cáo được rõ ràng và có cái nhìn tổng quan hơn thì bạn nên trình bày báo cáo dưới dạng bảng hoặc có thêm đồ thị thì càng tốt.

3. Những lưu ý khi lập báo cáo quản lý nhân sự 

Khi lập một báo cáo quản lý nhân sự ngay ban đầu bạn cần xác định đúng những yêu cầu mà ban lãnh đạo đã đề ra. Bởi ban lãnh đạo sẽ là người quyết định việc liệu báo cáo của bạn có được xét duyệt hay không.

3.1. Tập hợp thông tin cần thiết cho báo cáo

Hãy đảm bảo rằng bạn đã nắm rõ những thông tin về yêu cầu, người nhận báo cáo và mục đích của việc lập báo cáo. Đây chính là những nội dung quyết định đến các chi tiết trong báo cáo và cách trình bày các báo cáo.

Với những thông tin nhân sự được nhập từ hệ thống dữ liệu tự động, thì khả năng xảy ra sai sót về nhân sự là khá thấp. Tuy nhiên không phải công ty nào cũng có trang bị hệ thống đó. khi không có hệ thống, người lập báo cáo phải tự lấy thông tin từ các sheet văn bản được lưu trữ.

Tuy nhiên cũng không cần quá lo lắng bởi các thông tin về nhân sự hầu hết sẽ tập trung tại những khoảng thời gian cụ thể như thời điểm tuyển dụng, thời điểm tăng chức, thôi việc hay các thông tin về lương, phụ cấp.

3.2. Xây dựng biểu đồ trong báo cáo ra sao?

Việc xây dựng các số liệu cụ thể trong báo cáo bằng biểu đồ sẽ giúp báo cáo được hoàn thiện hơn, giúp người nhận báo cáo dễ dàng nhận biết được các nội dung của báo cáo.

Tuy nhiên đây là công việc mang tính chính xác cao, đòi hỏi ở người lập báo cáo sự tỉ mỉ, cẩn thận trong từng chi tiết. Một sai sót nhỏ, có thể sẽ dẫn đến sai luôn cả bản báo cáo.

Ví dụ như bạn cần lập biểu đồ phân tích số ngày nhân viên đi làm. Căn cứ vào biểu đồ này, có thể thấy được tỷ lệ nhân viên vắng mặt hay nhân viên thôi việc tại một phòng ban. Từ đó có thể điều tra kỹ hơn về những nguyên nhân gây thôi việc hay vắng mặt để kịp thời đề ra biện pháp sửa chữa những sai sót, nâng cao công tác quản lý tại phòng ban đó.

3.3. Trình bày những nội dung trong báo cáo sao cho hợp lý

Ngoài việc chú ý đến nội dung, bạn cũng nên quan tâm đến hình thức của báo cáo vì hình thức sẽ ảnh hưởng đến người quản lý ngay từ khi bắt đầu.

Đối với các đoạn trong báo cáo, nếu như chúng quá dài bạn cần căn cứ vào nội dung và chia thành những đoạn nhỏ. Với những nội dung nhỏ nằm trong các nội dung lớn cần có tiêu đề rõ ràng.

Trong báo cáo cần lưu ý các yếu tố nhỏ như ngày tháng. Bởi đây là những yếu tố mà người lập báo cáo thường rất hay quên nhưng lại trở thành một lỗi sai lớn. 

Hy vọng rằng với những thông tin về báo cáo quản lý nhân sự mà bài viết đã cung cấp, bạn đã biết thứ tự các bước để lập một báo cáo quản lý nhân sự đúng cách và sớm nhận được những phản hồi tốt từ ban lãnh đạo doanh nghiệp.