Hướng dẫn cách lập file quản lý văn bản bằng Excel hiệu quả

1. Phân loại các văn bản cần lưu trữ

- Văn bản nội bộ: Đây là các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ được sử dụng trong phạm vi trong một công ty, doanh nghiệp, cơ quan. Thường thấy là các thông báo, quyết định, quy định, kế hoạch công việc, tổng kết báo cáo thường kỳ,... được chuyển giao từ cấp trên xuống tới cấp dưới hoặc tới từng phòng ban. Các văn bản này chỉ có giá trị nội bộ, các thông tin sẽ được áp dụng trong phạm vi doanh nghiệp. 

Các văn bản nội bộ này sẽ là cơ sở để các nhân viên trong công ty thực hiện công việc trong thời gian tới, là căn cứ để các nhà quản lý để kiểm soát nhân viên thực hiện theo đúng quy định. 

- Văn bản đến: Là các văn bản được gửi tới từ ngoài doanh nghiệp, có thể là thông báo từ các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các văn bản điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp từ các cơ quan chính quyền, hoặc từ các đối tượng liên quan như báo chí, khách hàng hay cộng đồng. 

- Văn bản đi: Là các văn bản do các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan gửi cho các đối tượng bên ngoài.

Cho tới thời điểm hiện tại, việc quản lý các văn bản trên giấy tờ không còn được áp dụng nhiều như trước. Bởi nó có nhược điểm vô cùng lớn: tốn không gian lưu trữ, dễ bị ảnh hưởng bởi các nhân tố khách quan (độ ẩm, thời gian quá lâu, động vật gặm nhấm,...). Thêm vào đó, khi muốn tìm kiếm một tài liệu nào đó, người thực hiện lưu trữ văn thư lại cần rất nhiều thời gian để có thể tìm kiếm được văn bản. 

Do đó, việc lập các file quản lý văn bản bằng excel sẽ giải quyết được mọi vấn đề trong công tác lưu trữ văn thư cũ. Việc tìm kiếm các văn bản trên excel vô cùng dễ dàng, cũng không hề tốn diện tích, lại còn có thể dễ dàng chia sẻ cho các cá nhân cần thiết. 

Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí

2. Lập file quản lý văn bản bằng Excel như thế nào cho hiệu quả?

2.1. Tạo quy trình quản lý văn bản

Ví dụ về trường hợp công văn đến: 

- Khi có một văn bản được gửi tới doanh nghiệp, bộ phận văn thư cần phải thêm văn bản vào thư mục văn bản đến. Văn bản ở trạng thái chưa xử lý. 

Các nội dung của văn bản bao gồm: thời gian nhận, phân loại của văn bản, số lượng văn bản, ngày ký văn bản, người (nơi) gửi, người ký văn bản, nội dung văn bản và ai là người thực hiện xử lý văn bản. 

- Khi đó, người thực hiện công tác văn thư cần phải giao văn bản đó cho bộ phận thực hiện xử lý văn bản. 

Trong quá trình đó, nhân viên văn thư cần phải theo dõi về tiến độ xử lý của các bộ phận có trách nhiệm.

- Tiếp theo, bộ phận xử lý sẽ gửi kết quả về cho người quản lý văn thư để thực hiện lưu trữ theo quy định. Văn bản ở trạng thái đã xử lý. 

2.2. Phân loại văn bản 

Để văn bản được lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm trong tương lai thì người thực hiện công tác văn thư cần phải thống kê và phân loại văn bản và sắp xếp vào các danh mục khác nhau. 

Trong quá trình thực hiện thống kê và phân loại cần đảm bảo được các yếu tố sau: không được bỏ sót bất kỳ văn bản nào, tên các danh mục là tổng quát nội dung của các văn bản nhưng cần phải phân biệt rõ ràng được các danh mục. Đồng thời, các danh mục đó cần phải dễ hiểu, để bất kỳ nhân viên nào xem cũng có thể hiểu và tìm kiếm dễ dàng. 

Có 3 cách phân loại  điển hình như sau: 

- Xếp loại theo thể loại văn bản: báo cáo, thông báo, quyết định, công văn, nghị quyết,...

- Phân loại theo phòng ban: phòng marketing, phòng hành chính, phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng phát triển,...

- Phân loại theo trạng thái văn bản: đã xử lý, chưa xử lý, đang chờ xử lý, lưu trữ. 

Ngoài ra, còn nhiều cách phân loại khác như phân loại theo thời gian (theo tháng, theo tuần hay theo quý). Tuy nhiên, nhìn chung, việc phân theo loại văn bản hoặc theo phòng ban là 2 cách dễ sử dụng và dễ tìm kiếm nhất. 

2.3. Tạo file quản lý văn bản 

Mỗi một danh mục trong phân loại, người quản lý văn thư sẽ cần thực hiện tạo các sheet khác nhau trong một file excel để tiện trong quá trình quản lý. Khi có một vấn đề phát sinh như thêm văn bản, thay đổi trạng thái văn bản thì người quản lý có thể chỉnh sửa theo đúng sheet quản lý đó. 

Cách thức thực hiện: 

Chọn data - data validation để tạo dữ liệu (loại văn bản, trạng thái, cá nhân hay bộ phận xử lý, ngày tháng nhận,....). Thông qua chức năng này, các bạn sẽ hạn chế được các sai sót trong quá trình nhập dữ liệu thủ công, kéo theo việc quản lý và tìm kiếm văn bản bị sai. 

Chọn home - conditional formatting để theo dõi trạng thái văn thư. Nó sẽ thông báo cho người dùng những văn thư đang chờ xử lý để người quản lý văn thư có thể thực hiện được việc đốc thúc các cá nhân, phòng ban có trách nhiệm xử lý nhanh chóng. 

2.4. Tạo mã cho từng loại văn bản

Hiểu đơn giản về việc tạo mã cho từng loại văn bản là bạn đặt cho mỗi văn bản đó một “biệt danh”. Một ví dụ cụ thể là thông báo về việc thay đổi lịch làm việc và thông báo về sự thay đổi về nhân sự trong công ty. Mỗi một bản thông báo, các bạn sẽ đặt một tên khác nhau nhưng vẫn cần đảm bảo theo một công thức chung. 

Công thức này sẽ được xây dựng tùy theo cách thức phân loại văn thư được thực hiện ở phần (2.1). Ví dụ, doanh nghiệp phân loại văn bản theo phòng ban thì có thể đặt mã dạng AABBCC-DD

Trong đó: 

AA là loại văn bản (NĐ là nghị định, TB là thông báo, QD là quyết định)

BB là tháng (văn bản được thực hiện trong thời gian nào)

CC là số thứ tự

DD là phòng ban thực hiện

Nếu văn bản đó là một thông báo, được thực hiện vào tháng 10, là thông báo thứ 1 trong tháng của phòng biên tập thì mã văn bản sẽ là TB1001-BT. 

Người quản lý văn thư có thể sử dụng các hàm trong excel để hỗ trợ cho việc xây dựng công thức tự động trong việc tạo mã cho mỗi văn bản: 

Hàm countif: đếm số lượng văn bản trong một sheet

Hàm Vlookup: tra cứu văn bản

Và một số các hàm excel khác để định dạng mã. 

Để giảm tải được áp lực công việc cho đội ngũ nhân viên văn thư lưu trữ, nhân viên hành chính văn phòng, hiện nay các doanh nghiệp đã sử dụng các phần mềm quản lý văn bản để thay thế cho việc quản lý văn bản trên giấy tờ hay excel. Với hình thức này, các văn bản sẽ được lưu trữ theo từng loại giúp cho chúng ta có thể dễ tìm kiếm được thông tin cần thiết một cách nhanh chóng. 

Nếu bạn đang làm việc ở vị trí nhân viên văn thư hay nhân viên hành chính, các bạn có thể tham khảo thêm về các phần mềm này để có thể hỗ trợ tốt nhất cho công việc của mình, giảm thời gian thực hiện công việc. Sử dụng tốt các phần mềm này cũng giúp các bạn có thêm cơ hội khi xin việc làm. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về file quản lý văn bản bằng excel. Mong rằng, bài viết đã giúp các bạn tìm kiếm được những thông tin hữu ích cho bản thân.

Tham khảo ngay: Những lý do nên tải phần mềm quản lý văn bản miễn phí ngay