Quay lại

Các thành phần trong file excel quản lý nhân sự bạn cần biết

Tác giả: Trần Quỳnh Trang - 07/10/2021

Làm file excel quản lý nhân sự là một trong nhiều kỹ năng mà không chỉ người làm vị trí nhân sự cần có mà đối với các vị trí lãnh đạo cấp cao cũng cần biết cách tạo file excel quản lý nhân sự.

1. Các thành phần có trong file excel quản lý nhân sự 

Để làm một file excel quản lý nhân sự, trước hết cần có các thành phần cấu thành nên một file. 

Các thành phần trong quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel có thể bao gồm các thành phần sau:

- Mã chấm công cho nhân viên (nhiều công ty gọi là mã nhân viên): Mỗi nhân sự trong công ty sẽ được gán với một mã số không trùng nhau và cố định. Và trong trường hợp khi nhân sự của công ty nghỉ việc, mã số sẽ được giữ nguyên trong hồ sơ lưu trữ và không gán lại mã số này cho người khác.

- Họ tên của nhân viên

- Bộ phận nhân viên trực thuộc

- Loại hình nhân sự: Có thể là BOD, quản lý hay là nhân viên,...

- Vị trí làm việc trong công ty: Vị trí này là công việc mà nhân viên đang đảm nhận, có thể bao gồm cả mức độ như thực tập sinh, nhân viên sale level 1,...

- Loại hình làm việc trong công ty: Có một số công ty tuyển nhân viên thời vụ, nhân viên bán thời gian nên khi làm file excel quản lý nhân sự, người làm cần phải phân loại loại hình làm việc của từng nhân viên. Việc làm này giúp công ty dễ dàng phân loại và trả lương, đồng thời cơ cấu đãi ngộ của các vị trí cũng khác nhau.

Các thành phần có trong file excel quản lý nhân sự
Các thành phần có trong file excel quản lý nhân sự

- Cơ sở làm việc (nếu có): Một vài công ty kinh doanh và hoạt động tổ chức nhiều cơ sở, trụ sở và chi nhánh khác nhau

- Thông tin cá nhân của mỗi nhân viên và các giấy tờ cần thiết

- Các thông tin về lương thưởng, chính sách đãi ngộ hay phụ cấp: Có thể là về hình thức thanh toán lương, số tài khoản của ngân hàng,...

- Thông tin về kinh nghiệm làm việc: Các thông tin này bao gồm tên công ty, vị trí, thời gian làm việc tại công ty cũ và chỉ nên lựa chọn những vị trí liên quan đến lĩnh vực mình đang làm.

Từ các thông tin trên, nhân sự dễ dàng tạo ra một file excel quản lý nhân sự. 

Thông tin về file excel quản lý nhân sự
Thông tin về file excel quản lý nhân sự

2. Các biểu mẫu cần kết hợp với file excel quản lý nhân sự

Để quản lý thông tin nhân sự tốt, ngoài file excel quản lý nhân sự là mấu chốt cần có thì người quản lý và nhân sự cũng cần phải chuẩn bị các loại biểu mẫu kết hợp sau đây:

- File excel tổng quan quản lý danh sách nhân sự: Có thể nói đây là trang tổng quát sơ bộ nhất các thông tin của từng nhân sự đang làm việc ở công ty.

- File excel quản lý hợp đồng nhân viên: Ngoài quản lý và thu nhận hợp đồng làm việc trên giấy tờ thì doanh nghiệp cần dùng loại file này để quản lý tốt hơn khi cần dùng ngay lập tức. Ưu điểm của file này là nhanh gọn, tiện lợi và chính xác.

Các biểu mẫu kết hợp với file excel quản lý nhân sự
Các biểu mẫu kết hợp với file excel quản lý nhân sự

- File excel dành cho nhân sự mới: Với những nhân sự mới hay với nhân sự đang thử việc, họ cần làm quen với công việc, môi trường cũng như văn hóa của công ty. Vì thế, trong quá trình làm việc sẽ có những bất cập và khó khăn, file excel quản lý nhân sự mới sẽ giúp người quản lý và bên nhân sự theo dõi hoạt động của nhân viên.

- File excel dành cho nhân sự nghỉ việc: Tương tự với file excel dành cho nhân sự mới, những người chuẩn bị nghỉ việc sẽ phải làm hồ sơ hoàn tất quá trình làm việc của mình, file excel này giúp nhân sự theo dõi được các yếu tố cần phải giải quyết trong hồ sơ xin nghỉ việc.

- File excel theo dõi tiền lương của nhân sự: Trong quá trình làm việc, nhân viên sẽ có sự thay đổi vị trí công việc và thời gian làm việc, vì vậy cần phải có file theo dõi các hoạt động này để đảm bảo quyền và lợi ích của từng nhân viên trong công ty.

3. Ưu và nhược điểm của file excel quản lý nhân sự

Mặc dù được đánh giá khá khách quan và tốt về khả năng bao quát của file excel quản lý nhân sự nhưng loại biểu mẫu này vẫn còn có những tồn tại cùng ưu điểm khác nhau cần lưu ý khi lựa chọn và sử dụng:

3.1. Ưu điểm của file excel quản lý nhân sự

- Thao tác trên file đơn giản: Các công cụ trên file excel thao tác cực kỳ đơn giản, mọi người đều có thể sử dụng, ngoài ra chi phí bỏ ra để đầu tư vào phần mềm cũng rất thấp.

- Đa dạng nhiều biểu mẫu sẵn: Ngoài việc tự tạo file excel quản lý bằng nhân sự thì người dùng còn được gợi ý nhiều mẫu mới đa dạng, đầy đủ và luôn được cập nhật mới.

Ưu điểm của file
Ưu điểm của file

- Dễ sử dụng: Hiện nay hầu như ai cũng có thể sử dụng nhanh được các công cụ cơ bản trong file excel, tính phổ biến và dễ dùng của file excel quản lý nhân sự sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian để đầu tư vào những công việc hữu ích hơn.

3.2. Nhược điểm của file excel quản lý nhân sự

Bên cạnh những ưu điểm đáng kể khi sử dụng file excel quản lý nhân sự thì phương pháp này vẫn còn tồn tại một số nhược điểm sau đây:

- Dùng file excel sẽ không có tính bảo mật: Bởi lẽ file excel không có tính phân quyền, không có khu vực dữ liệu được đánh dấu riêng cho từng bộ phận và cấp bậc. Chưa kể đến việc sẽ có nhiều người, nhiều lãnh đạo kiểm soát các biểu mẫu cơ bản như này. Vì thế, bảo mật là rất khó với file excel quản lý nhân sự.

- Dùng file excel không để lại thông tin cho người sau: Mỗi người sẽ có một cách thức và thói quen tạo lập biểu mẫu trên file excel khác nhau, vì thế khi để người khác tiếp quản lại biểu mẫu thì rất khó để họ tiếp cận dễ dàng.

- Dùng file excel thiếu khả năng tích hợp: Hiện nay quản lý nhân sự thường cần kết hợp với nhiều công cụ và phần mềm trực tuyến khác nhau để cùng thực hiện nhiệm vụ như phần mềm quản lý chấm công,.. nhưng với file excel thì không thể tích hợp được với các loại công cụ và phần mềm này.

Nhược điểm của file
Nhược điểm của file

- Dùng file excel dễ xảy ra sai sót: Với một lượng lớn nhân sự mà chỉ có vài người thực hiện quản lý các file excel nên cực kỳ dễ xảy ra sai sót chưa kể các thao tác nhập và sửa dữ liệu được thực hiện hoàn toàn bằng thủ công, vì thế khó tránh khỏi các sai sót không đáng có.

4. Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến nên dùng

Ngoài sử dụng file excel quản lý nhân sự, bạn còn có thể tham khảo dùng kết hợp các phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến. Ưu điểm của các loại phần mềm này đó chính là sự linh hoạt, chính xác và tiện lợi.

Sự linh hoạt, tích hợp và mở rộng quy mô của các phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến là giải pháp cho những khuyết điểm của file excel quản lý bằng nhân sự. Tuy nhiên giá của các phần mềm này thường không hề rẻ, tuy nhiên với các công ty lớn, nhiều nhân sự thì sự lựa chọn các phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến là nên làm.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến như zoho people, tanca, bambooHR, zenefit,...

Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến
Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến

Thực tế, nếu muốn sử dụng các phần mềm quản lý trực tuyến thì bạn nên tham khảo những người đã từng sử dụng trước đó đồng thời nhận sự tư vấn của các bên liên quan.

File quản lý nhân sự là một trong những nòng cốt cần thiết khi thực hiện công việc nhân sự. Hy vọng bài viết của timviec365.vn đem lại nhiều thông tin thú vị về chủ để quản lý nhân sự.

Vai trò của quản trị nhân sự

Tham khảo thêm Vai trò của quản trị nhân sự tại đây:

Vai trò của quản trị nhân sự

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype