Các thành phần trong file excel quản lý nhân sự bạn cần biết

1. Các thành phần có trong file excel quản lý nhân sự 

Để làm một file excel quản lý nhân sự, trước hết cần có các thành phần cấu thành nên một file. 

Các thành phần trong quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel có thể bao gồm các thành phần sau:

- Mã chấm công cho nhân viên (nhiều công ty gọi là mã nhân viên): Mỗi nhân sự trong công ty sẽ được gán với một mã số không trùng nhau và cố định. Và trong trường hợp khi nhân sự của công ty nghỉ việc, mã số sẽ được giữ nguyên trong hồ sơ lưu trữ và không gán lại mã số này cho người khác.

- Họ tên của nhân viên

- Bộ phận nhân viên trực thuộc

- Loại hình nhân sự: Có thể là BOD, quản lý hay là nhân viên,...

- Vị trí làm việc trong công ty: Vị trí này là công việc mà nhân viên đang đảm nhận, có thể bao gồm cả mức độ như thực tập sinh, nhân viên sale level 1,...

- Loại hình làm việc trong công ty: Có một số công ty tuyển nhân viên thời vụ, nhân viên bán thời gian nên khi làm file excel quản lý nhân sự, người làm cần phải phân loại loại hình làm việc của từng nhân viên. Việc làm này giúp công ty dễ dàng phân loại và trả lương, đồng thời cơ cấu đãi ngộ của các vị trí cũng khác nhau.

- Cơ sở làm việc (nếu có): Một vài công ty kinh doanh và hoạt động tổ chức nhiều cơ sở, trụ sở và chi nhánh khác nhau

- Thông tin cá nhân của mỗi nhân viên và các giấy tờ cần thiết

- Các thông tin về lương thưởng, chính sách đãi ngộ hay phụ cấp: Có thể là về hình thức thanh toán lương, số tài khoản của ngân hàng,...

- Thông tin về kinh nghiệm làm việc: Các thông tin này bao gồm tên công ty, vị trí, thời gian làm việc tại công ty cũ và chỉ nên lựa chọn những vị trí liên quan đến lĩnh vực mình đang làm.

Từ các thông tin trên, nhân sự dễ dàng tạo ra một file excel quản lý nhân sự. 

2. Các biểu mẫu cần kết hợp với file excel quản lý nhân sự

Để quản lý thông tin nhân sự tốt, ngoài file excel quản lý nhân sự là mấu chốt cần có thì người quản lý và nhân sự cũng cần phải chuẩn bị các loại biểu mẫu kết hợp sau đây:

- File excel tổng quan quản lý danh sách nhân sự: Có thể nói đây là trang tổng quát sơ bộ nhất các thông tin của từng nhân sự đang làm việc ở công ty.

- File excel quản lý hợp đồng nhân viên: Ngoài quản lý và thu nhận hợp đồng làm việc trên giấy tờ thì doanh nghiệp cần dùng loại file này để quản lý tốt hơn khi cần dùng ngay lập tức. Ưu điểm của file này là nhanh gọn, tiện lợi và chính xác.

- File excel dành cho nhân sự mới: Với những nhân sự mới hay với nhân sự đang thử việc, họ cần làm quen với công việc, môi trường cũng như văn hóa của công ty. Vì thế, trong quá trình làm việc sẽ có những bất cập và khó khăn, file excel quản lý nhân sự mới sẽ giúp người quản lý và bên nhân sự theo dõi hoạt động của nhân viên.

- File excel dành cho nhân sự nghỉ việc: Tương tự với file excel dành cho nhân sự mới, những người chuẩn bị nghỉ việc sẽ phải làm hồ sơ hoàn tất quá trình làm việc của mình, file excel này giúp nhân sự theo dõi được các yếu tố cần phải giải quyết trong hồ sơ xin nghỉ việc.

- File excel theo dõi tiền lương của nhân sự: Trong quá trình làm việc, nhân viên sẽ có sự thay đổi vị trí công việc và thời gian làm việc, vì vậy cần phải có file theo dõi các hoạt động này để đảm bảo quyền và lợi ích của từng nhân viên trong công ty.

3. Ưu và nhược điểm của file excel quản lý nhân sự

Dù biểu mẫu file excel quản lý nhân sự này được đánh giá khá khách quan và hiệu quả về khả năng bao quát, nhưng vẫn cần chú ý đến những hạn chế và ưu điểm khác nhau khi chọn và sử dụng.

3.1. Ưu điểm của file excel quản lý nhân sự

- Thao tác trên file đơn giản: Các công cụ trên file excel thao tác cực kỳ đơn giản, mọi người đều có thể sử dụng, ngoài ra chi phí bỏ ra để đầu tư vào phần mềm cũng rất thấp.

- Đa dạng nhiều biểu mẫu sẵn: Ngoài việc tự tạo file excel quản lý bằng nhân sự thì người dùng còn được gợi ý nhiều mẫu mới đa dạng, đầy đủ và luôn được cập nhật mới.

- Dễ sử dụng: Hiện nay hầu như ai cũng có thể sử dụng nhanh được các công cụ cơ bản trong file excel, tính phổ biến và dễ dùng của file excel quản lý nhân sự sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian để đầu tư vào những công việc hữu ích hơn.

3.2. Nhược điểm của file excel quản lý nhân sự

Bên cạnh những ưu điểm đáng kể khi sử dụng file excel quản lý nhân sự thì phương pháp này vẫn còn tồn tại một số nhược điểm sau đây:

- Dùng file excel sẽ không có tính bảo mật: Bởi lẽ file excel không có tính phân quyền, không có khu vực dữ liệu được đánh dấu riêng cho từng bộ phận và cấp bậc. Chưa kể đến việc sẽ có nhiều người, nhiều lãnh đạo kiểm soát các biểu mẫu cơ bản như này. Vì thế, bảo mật là rất khó với file excel quản lý nhân sự.

- Dùng file excel không để lại thông tin cho người sau: Mỗi người sẽ có một cách thức và thói quen tạo lập biểu mẫu trên file excel khác nhau, vì thế khi để người khác tiếp quản lại biểu mẫu thì rất khó để họ tiếp cận dễ dàng.

- Khi sử dụng tệp excel, bạn không thể tích hợp được: Hiện nay, để quản lý nhân sự hiệu quả, thường cần phối hợp với nhiều công cụ và ứng dụng trực tuyến khác nhau như phần mềm chấm công,... Tuy nhiên, với tệp excel thì không thể kết hợp được với các loại công cụ và phần mềm này.

- Dùng file excel dễ xảy ra sai sót: Với một lượng lớn nhân sự mà chỉ có vài người thực hiện quản lý các file excel nên cực kỳ dễ xảy ra sai sót chưa kể các thao tác nhập và sửa dữ liệu được thực hiện hoàn toàn bằng thủ công, vì thế khó tránh khỏi các sai sót không đáng có.

4. Phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến nên dùng

Ngoài sử dụng file excel quản lý nhân sự, bạn còn có thể tham khảo dùng kết hợp các phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến. Ưu điểm của các loại phần mềm này đó chính là sự linh hoạt, chính xác và tiện lợi.

Sự linh hoạt, tích hợp và mở rộng quy mô của các phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến là giải pháp cho những khuyết điểm của file excel quản lý bằng nhân sự. Tuy nhiên giá của các phần mềm này thường không hề rẻ, tuy nhiên với các công ty lớn, nhiều nhân sự thì sự lựa chọn các phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến là nên làm.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm quản lý nhân sự trực tuyến như zoho people, tanca, bambooHR, zenefit,...

Thực tế, nếu muốn sử dụng các phần mềm quản lý trực tuyến thì bạn nên tham khảo những người đã từng sử dụng trước đó đồng thời nhận sự tư vấn của các bên liên quan.

File quản lý nhân sự là một trong những nòng cốt cần thiết khi thực hiện công việc nhân sự. Hy vọng bài viết của timviec365.vn đem lại nhiều thông tin thú vị về chủ để quản lý nhân sự.