Best regards là gì? Lưu ý khi dùng Best regard khi gửi email

1. Best regards là gì?

Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng Email để viết thư thì có lẽ cũng đã từng nhìn thấy thuật ngữ best regards, tuy nhiên khi đó các bạn chưa thực sự hiểu rõ được ý nghĩa cũng như cách sử dụng nó đúng không nào?

Về bản thân của từ regards đã có nghĩa là trân trọng, khi kết hợp với best thì nó có nghĩa là trân trọng nhất, nó thể hiện được sự chuyên nghiệp, lịch thiệp, nghiêm túc nhưng lại thân thiết. Có thể nói đây là cụm từ khá an toàn, nó thể hiện được tình cảm ở mức độ vừa phải, không quá cứng nhắc.

So với một số từ/ cụm từ có nghĩa tương đồng khác thì best regards chính là thuật ngữ được sử dụng nhiều. Ngoài ra nó cũng thương được kết hợp với từ Thanks để nâng tầm hơn nữa về sự biết ơn và trang trọng. Vậy Thanks and best regards là gì? Điều này có ý nghĩa là cảm ơn và đánh giá cao, thường được áp dụng trong văn phong trang trọng, có thể là khi gửi đến đối tác, khách hàng, nhà tuyển dụng,…Giống như best regards, cụm từ này cũng sẽ xuất hiện ở phần ký tên của người viết.

2. Phân biệt cách sử dụng của Best regards với Kind regards

2.1. Best regards

Nếu các bạn đã hiểu được ý nghĩa của “Best regards là gì” thì có lẽ cũng đã biết được đây là cụm từ được sử dụng để kết thúc thư. Một số trường hợp mà người viết thường sử dụng như:

- Người nhận thư là đồng nghiệp mà người viết đã quen từ trước.

- Người nhận thư là đối tác đã có khoảng thời gian làm việc từ 3 tháng trở lên.

- Người nhận thư là khách hàng thường xuyên làm việc cùng.

Khi tham gia vào cuộc trò chuyện cùng với các đối tác, khách hàng tiềm năng, bạn cần thể hiện sự thân thiện và tôn trọng một cách đủ đầy.

- Gửi lời nhờ cậy, giúp đỡ.

2.2. Kind regards

 “Kind regards là gì?”, là khi người sử dụng muốn thể hiện được sự tôn trọng, trang trọng hơn so với best regards. Hay một cách dễ hiểu nhất thì người viết sẽ sử dụng Kind regards khi họ không nên tỏ ra quá thân thiết với người nhận, cần phải nghiêm túc hơn. Một số trường hợp có thể sử dụng như:

- Người nhận thư là đồng nghiệp mới gặp.

- Người nhận thư là sếp khó tính.

- Người nhận thư là đối tác mới tiếp xúc, làm việc dưới 3 tháng của công ty.

Trên đây chỉ là một vài tình huống để các bạn tham khảo, nhưng các bạn vẫn cần dựa vào ngữ cảnh sử dụng của người gửi cho bạn trước vì biết đâu đối tác của bạn lại tỏ ra thân thiết với bạn ngay từ những tháng đầu tiên, rồi những khách hàng dù đã làm việc với bạn trên 1 năm nhưng vẫn kết thúc thư một cách cứng nhắc mà không tỏ vẻ thân thiết thì các bạn cũng không nên dùng regards hay best regards nhé.

3. Những lưu ý khi sử dụng Best regards khi viết Email

Đối với thời kỳ kinh tế mở cửa hội nhập đa quốc gia, vừa là cơ hội vừa là thách thức khá lớn dành cho chúng ta đó chính là việc sử dụng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Và dường như việc viết Email bằng tiếng Anh cũng sẽ trở nên phổ biến hơn nữa, không chỉ trong hiện tại mà tương lai bởi nó là phương tiện liên lạc chính thức được sử dụng để chúng ta liên lạc chủ yếu với nhau để trao đổi về công việc, cuộc sống… Chính vì vậy, ngay từ bây giờ các bạn hãy bỏ túi cho bản thân mình những kinh nghiệm cũng như bí quyết để tạo ra được một bức thư Email đầy thuyết phục và chuyên nghiệp. Đối với việc kết thúc bằng cách sử dụng Best regards hay Kind regards hay bất cứ một từ/ cụm từ có nghĩa tương đồng khác dùng để kết thúc thư thì cũng cần phải lưu ý, dưới đây là những chia sẻ của các chuyên gia quốc tế sau:

- Không in đậm, không viết in hoa: Trên thực tế có nhiều bạn cho rằng việc in hoa hay in đậm giống như việc bạn đang cố gắng nhấn mạnh được phần thông tin đó. Tuy nhiên bạn có biết một điều rằng, người nhận thư họ sẽ cảm thấy như bạn đang nói to hay hét lên với họ rằng bạn sẽ kết thúc thư. Tức là họ không hề cảm nhận được sự trân trọng hay biết ơn gì của bạn mà chỉ thấy bạn đang thiếu chuyên nghiệp. Thực tế cũng có nhiều nhà tuyển dung trên timviec365.vn cũng đã chia sẻ khá nhiều về vấn đề ứng viên khi gửi thư xin việc cũng thường in đậm hoặc in hoa một cách bừa bãi cũng khiến cho họ cảm thấy phản cảm và không hứng thú gì đến thư xin việc đó nữa. Nên để không mất điểm trong mắt người đọc thì cách an toàn nhất là các bạn trình bày như bình thường – Best regards!

- Không sử dụng các biểu tượng cảm xúc: Các bạn cũng có thể tưởng tượng rằng, trong một bức thư đang bàn về việc làm ăn nhưng cuối thư lại xuất hiện một hình biểu tượng cười cười bên cạnh từ Best regards, thì sẽ thế nào? Nó không những tạo cảm giác dư thừa mà còn thể hiện sự thiếu nghiêm túc. Các bạn nếu đang có suy nghĩ sử dụng chúng sẽ thể hiện được sự thân thiện nhưng trong mắt của các chuyên gia thì nó lại mang tính rủi ro khá cao vì rất có thể người nhận thư sẽ không hài lòng.

4. Một số từ/cụm từ có nghĩa tương đồng với Best regards là gì?

Sau khi đã nắm rõ được cách sử dụng cũng như bản chất của “Best regards là gì?” mà các bạn cảm thấy nó không phù hợp với bức thư Email mà bạn sẽ gửi cho ai đó, thì đừng lo lắng vì dưới đây tôi sẽ cung cấp đến các bạn tất tần tật những từ/ cụm từ khác nhau  mà các bạn thoải mái sử dụng được trong nhiều ngữ cảnh khác ngoài việc sử dụng Best regards, đó là:

- Best – Mọi điều tốt đẹp, chính là ý nghĩa của nó. Đây cũng là cách kết thúc một cách an toàn, vô hại giống như Best regards và có thể sử dụng mọi lúc. Nên khi bạn băn khoăn chưa biết sử dụng từ nào thì cũng có thể cân nhắc đến từ này.

- Cảm ơn – Các bạn có thể chọn kết thúc từ "Thanks" bằng dấu chấm than để thể hiện lòng biết ơn một cách chân thành hơn, đồng thời tránh gây cảm giác giả tạo khi đặt từ này ở cuối thư.

- Thanks again – Cảm ơn một lần nữa, với cách kết thúc này thì nó đôi khi hơi mang tính mỉa mai, và nó ít khi được sử dụng. Nhất là trong thư nhân viên gửi cho sếp.

- Thanks so much – Cảm ơn nhiều lần, đây là cụm từ thường được sử dụng giữa các đối tượng không mấy thân thiết. Nhưng nếu bạn thực sự cảm thấy biết ơn thì sử dụng cũng không hề sai.

- TAFN, TTYL – đây là hai cụm từ được viết tắt lần lượt là That’s all for now (Thế là hết rồi), Talk to you later (Nói chuyện sau nhé). Khi đọc được ý nghĩa thì các bạn cũng đoán được nó sử dụng trong trường hợp nào rồi chứ, đúng vậy. Nó thường sẽ được sử dụng giữa người bạn thân thiết với nhau nên vừa có thể viết tắt vừa có thể kết thúc một cách thoải mái như vậy. Nhưng các bạn nhớ rằng chỉ sử dụng với những người bạn thân thiết thôi nhé, nếu gửi cho người đồng nghiệp xã giao thì họ sẽ cho rằng bạn không hề chuyên nghiệp.

- All best – Mọi điều tốt nhất, so với từ Best thì nó có thiện chí và trang trọng hơn đôi chút, nhưng cũng có nhiều người lại cho rằng cụm từ này hơi phóng đại, sến sẩm. Tuy nhiên nếu bạn muốn thể hiện điều đó thì vẫn có thể sử dụng được vì nó tương đối là an toàn.

- Regards – Như ở trên phần nội dung “Best Regards là gì?” thì chúng tôi cũng đã nhắc đến nội dung từ này nghĩa là trân trọng, và nó là cách kết thư hơi ngắn và đôi khi cũng có nhiều người bạn bè thân thiết kết thúc thư gửi cho nhau bằng cách viết tắt thành Rgds.

- Best wishes – Những lời chúc tốt đẹp nhất, có thể nói cụm từ này nâng cấp hơn so với best hay all best, và có thể hiện được sự nghiêm túc và trang trọng giống như Best regards nhưng lại không thân thiết. Cụm từ Best Wishes thường sử dụng khi gửi cho người lần đầu tiếp xúc, nó là lựa chọn ít rủi ro nhất đối với trường hợp này.

- Sincerely – Chân thành, nếu bạn mở đầu thư bằng Dear mà kết thúc bằng từ này thì quá là chuyên nghiệp. Tuy nhiên các bạn chỉ nên sử dụng trong thư xin việc. Hoặc các bạn có thể truy cập vào địa chỉ timviec365.vn để tham khảo các mẫu thư xin việc.

- Looking forward… – Mong gặp…, dùng trong trường hợp bạn muốn tỏ ra sự mong chờ, kỳ vọng khi nhận được phản hồi từ người nhận.

- Speak with you soon – Sẽ nói chuyện với bạn sớm, đối với cụm từ này thì các bạn nên sử dụng trong trường hợp bạn thực sự muốn như vậy, để gây phiền sau này chỉ vì sử dụng không đúng cách.

- Talk soon – Nói chuyện sớm nhé, đây là cụm từ sử dụng giữa những người bạn, bằng hữu vì nó thể hiện sự suồng sã, tự nhiên giống như văn nói.

- Warmly – ấm áp, mặc dù dịch nghĩa là như vậy nhưng khi sử dụng trong thư Email thì nó lại thể hiện được sự trang trọng hơn so với best, nhưng lại không trang trọng như Sincerely. Các bạn cũng có thể lựa chọn từ/ cụm từ phù hợp với mình.

- Cheers – chúc mừng, nhưng khi sử dụng để kết thúc thư thì nó có nghĩa là như bạn đang mở ra một cuộc hẹn với người nhận thư để chúc mừng một việc nào đó. Và thường thì cụm từ này được sử dụng khi bạn bè, đồng nghiệp gửi cho nhau.

- Respectfully – Tôn kính, thường được sử dụng trong các cơ quan Chính phủ, Nhà nước hay những trường hợp cần đến sự trang trọng.

- Take care – Bảo trọng, đây là cách kết thư thể hiện sự quan tâm sức khỏe  của người viết đối với người nhận thư. Thông thường trường hợp được sử dụng đến cụm từ này là khi viết thư hỏi thăm sức khỏe hoặc người viết/ người nhận chuẩn bị đi xa.

- Yours truly – Có thể nói đây là cụm từ thể hiện sự sến súa, truly nghĩa là sự chân thành, thành thật. Thường sử dụng trong trường hợp hai người thân thiết.

Ngoài ra cũng có nhiều người lựa chọn không dùng từ gì để kết thúc thư cả, đó thường là trường hợp gửi thư chỉ 1 lần, hoặc trong thời gian ngắn và không nhất thiết phải kèm câu kết. Hoặc cũng có thể hai đối tượng trao đổi thông tin qua thư chỉ chú trọng vào nội dung thư.

Trên đây là những nội dung chia sẻ về Best Regards là gì? Cùng với những từ/ cụm từ sử dụng để kết thúc câu được sử dụng phổ biến với nhiều ngữ cảnh cũng như trường hợp khác nhau. Hy vọng đó đều là những tư liệu để các bạn có thể chuyên nghiệp hơn trong quá trình viết thư gửi Email!