Bật mí những điều cần biết dành cho nhà tuyển dụng

Nhà tuyển dụng là một người đã quá quen thuộc đối với mỗi chúng ta và đây cũng là vị trí có rất nhiều người mong muốn được đảm nhận. Tuy nhiên, để làm được công việc này không phải là điều đơn giản, nó mang lại rất nhiều trở ngại cho người làm. Hiểu được đó, timviec365.vn xin cung cấp cho các bạn những điều cần biết đối với một nhà tuyển dụng, giúp những ai đang và sẽ đảm nhận vị trí này thành công trong công việc.

1. Vai trò của nhà tuyển dụng

Đối với bất kể một công ty, doanh nghiệp nào, quy mô to hay nhỏ thì yếu tố nhân sự luôn đóng vai trò quan trọng. Vậy nên, công tác tuyển dụng nhân sự được đề cao, nó có quyết định trực tiếp đến sự thanh công hay thất bại của mỗi doanh nghiệp.

- Cung cấp nhân lực cho doanh nghiệp

Như đã biết thì nhà tuyển dụng là người đảm nhận công việc tuyển dụng nhân viên trong  công ty, là người mang đến những người có trình độ chuyên môn cao, năng động, sáng tạo,…phù hợp với yêu cầu vị trí công việc công ty đang có nhu cầu bổ sung nhân sự. Tuyển dụng được xem là khâu đầu tiên trong công tác quản trị nhân sự, cho nên để có được kết quả như mong muốn thì trước hết phải làm tốt khâu tuyển dụng.

- Giúp doanh nghiệp thực hiện tốt mục tiêu trong kinh doanh

Là một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, thực hiện tốt công tác tuyển dụng tốt, đồng nghĩa với việc mang đến cho công ty những nhân tài, họ sẽ là những người mang sức lực, khả năng của mình để hoàn thành công việc được giao. Điều đó giúp công ty nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, giúp hoạt động kinh doanh đáp ứng được yêu cầu trong điều kiện toàn cầu hóa.

- Tạo ra năng lực cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp

Nhà tuyển dụng là người có đóng góp quan trọng trong việc tạo ra “đầu vào” của nguồn nhân lực. Có thể nói nhà tuyển dụng là người quyết định trực  tiếp đến đến chất lượng, năng lực, trình độ cán bộ nhân viên, đáp ứng theo mọi yêu cầu mà lãnh đạo yêu cầu.

- Giúp doanh nghiệp giảm chi phí

Có hai công ty có quy mô và lĩnh vực hoạt động như nhau,  một công ty thì có nhân lực là những người tài năng, chuyên môn cao trong công việc; còn công ty kia thì có những người nhân viên không có trình độ chuyên nghiệp cao,  khả năng đảm nhận từng vị trí cũng thấp. Vậy công ty nào sẽ đạt được kết quả làm việc cao hơn, công ty nào sẽ có mức chi phí kinh doanh và sử dụng nguồn ngân sách hiệu quả hơn. Chắc chắn đấy phải là công ty có được nguồn nhân lực tài giỏi, có khả năng đảm nhận vị trí công việc được giao.

- Nhà tuyển dụng giúp doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch kinh doanh đã định.

Như vậy, đồng nghĩa với việc nhà tuyển dụng có tầm ảnh hưởng rất lớn đối với đối với các doanh nghiệp. Công việc của một nhà tuyển dụng được xem là “đãi cát tìm vàng”, nếu nhà tuyển dụng mang đến những ứng viên không có đủ năng lực thì chắc chăn ảnh hưởng xấu đến hiệu quả công việc trong hoạt động quản trị và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bởi họ sẽ mang đến những sản phậm không đảm bảo chất lượng, đáp ứng đúng yêu cầu của lãnh đạo, khách hàng.

Điều đó sẽ dẫn đến tình trạng không ổn định trong công ty về mặt tổ chức, hơn nữa đây còn có thể là nguyên nhân gây mất đoàn kết, chia rẽ nội bộ, gây xáo trộn trong doanh nghiệp và cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến chi phí trong hoạt động kinh doanh. Tuyển dụng nhân viên không phù hợp thì sau này công ty sẽ phải đối mặt với việc sa thải họ, điều này không những gây tốn kém cho các doanh nghiệp mà còn gây ra tâm lý bất an cho các nhân viên trong công ty.

2. Công việc hàng ngày của nhà tuyển dụng

Với vai trò mình được đảm nhâ nj, công việc hàng ngày không chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng mà có rất nhiều công việc khác nữa. Tùy thuộc vào quy mô cũng như yêu cầu của công ty mà nhà tuyển dụng đảm nhận những công việc khác nhau. Tuy nhiên thì cũng có một công việc chung dành cho vị trí nhà tuyển dụng. Đó là:

2.1. Quản lý hồ sơ của nhân sự công ty

- Là một nhà tuyển dụng, bạn sẽ phải lưu trữ tất cả hồ sơ, giấy tờ liên quan đến toàn bộ nhân viên trong công ty.

- Tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ của các ứng viên.

2.2. Đánh giá lăng lực và khả năng đảm nhận vị trí công việc của từng nhân viên

- Tiếp nhận khiếu nại và giải quyết khiếu nại của toàn bộ nhân viên trong công ty.

- Theo dõi, đề xuất khen thưởng và xử phạt đối với nhân viên có thành tích tốt và khuyết điểm.

2.3. Tuyển dụng nhân sự

- Tiếp nhận đề xuất bổ sung nhân sự của các phòng ban và lãnh đạo công ty.

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực cho công ty.

- Gửi lên cấp trên kế hoạch tuyển dụng để được xét duyệt

- Thực hiện công việc tuyển dụng bao gồm tiếp nhận hồ sơ, chọn lọc hồ sơ, phỏng -vấn ứng việc, làm hợp đồng đối với các ứng viện được nhận vào làm.

2.4. Đào tạo nhân sự

- Đề xuất hoặc tiếp nhận chỉ thị cấp trên để tổ chức đào tạo nhân sự bao gồm cả ứng viên và nhân viên trong công ty.

- Xây dựng kế hoạch đào tạo: ngắn hạn hay dài hạn, thời gian, địa điểm đào tạo, phương thức đào tạo,…

- Tổ chức các buổi giao lưu, hoạt động chia sẻ kinh nghiệm trong công việc,…

Việc làm phó phòng nhân sự

3. Những lưu ý dành cho nhà tuyển dụng trước buổi phỏng vấn

Buổi phỏng vấn được xem là bước quá trọng kết thức quá trình chọn lọc ứng viên. Vậy nên, để buổi phỏng vấn được diễn ra thành công và đạt được kết quả như mong muốn, người phỏng vấn cần hết sức thận trọng và chuẩn bị thật kỹ lưỡng.

Trước khi buổi phỏng vấn được diễn ra, bạn hãy chắc rằng mọi thứ đã được sẵn sàng như câu hỏi, trình tự nội dung diễn ra buổi phỏng vấn,…Sau đây là 5 lưu ý mà bất kể một nhà tuyển dụng nào cũng nên biết trước khi buổi phỏng vấn diễn ra:

3.1. Xác định rõ mục tiêu tuyển dụng

Bạn cần phải xác định được mục tiêu mà mình muốn hướng đến trong buổi phỏng vấn là gì, bạn mong muốn gì ở ứng viên,…những điều này được xây dựng dựa trên hai câu hỏi sau:

- Cần tuyển ứng viên đảm nhận ở vị trí công việc, chức vụ gì?

- Những yêu cầu từ vị trí công việc tuyển dụng là gì?

3.2. Tạo sự thoải mái tự tin cho ứng viên

Để buổi phỏng vấn diễn ra thành công, bạn nên tạo được sự tự tin cho ứng viên ngay từ giây phút gặp gỡ đầu tiên và trong suốt quá trình phỏng vấn. Bạn có thể cảm giác thoải mái cho các ứng viên bằng cách hỏi các câu hỏi đơn gian như:

Bạn có thể giới thiệu một chút về bản thân mình được không?

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu cuộc phỏng vấn chưa?

3.3. Đặt câu hỏi để xác định đúng khả năng thật sự của ứng viên

Những câu hỏi được chọn để sử dụng trong buổi phỏng vấn không cần phải hay, chỉ cần nó phù hợp với mục đích tuyển dụng của bạn. Hãy chuẩn bị những câu hỏi có thể bộc lộ được hết khả năng của các ứng viên và năng lực làm việc đối với vị trí mình tuyển dụng.

Việc đưa ra những câu hỏi phù hợp sẽ giúp bạn biết được ứng viên có đủ kỹ năng và phẩm chất phù hợp với công việc hay không.

Các câu hỏi dạng truyền thống

Đây là các câu hỏi mà thông thường các nhà tuyển dụng sẽ hỏi các ứng viên của mình và tất nhiên ứng viên cũng đã đoán trước được, vì vậy họ đã chuẩn bị sẵn câu trả lời trước buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, những câu hỏi này vẫn luôn đóng vai trò quan trọng trong bộ câu hỏi tuyển dụng và thường thì đây là là những câu hỏi giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về ứng viên thông qua thông tin của họ. VÍ dụ như:

Hãy cho tôi biết thêm về bạn

Điểm mạnh của bạn là gì?

Tại sao bạn lại chọn công ty chúng tôi để làm việc?

Câu hỏi tình huống

Đây là dạng câu hỏi giúp bạn có thể đánh giá được khả năng xử lý tình huống đối với từng ứng viên, bởi kỹ năng xử lý tình huống là một kỹ năng được đánh giá cao của bất kỳ một nhân viên nào. Một số câu hỏi bạn có thể hỏi đó chính là:

Bạn sẽ làm gì khi gặp một khách hàng đang vô cùng tức giận?

Trong công việc, căng thẳng là điều khó tránh khỏi. Vậy bạn sẽ làm gì để giảm sự căng thẳng đó?

Câu hỏi về hành vi trong quá khứ

Qua những câu hỏi về hàng vi trong quá khứ sẽ giúp bạn biết được kinh nghiệm làm việc trước đây của họ. Với những thói quen và khả năng giải quyết vấn đề trong quá khứ của các ứng viên là cơ sở giúp nhà tuyển dụng dự đoán được cách xử lý công việc trong tương lai như thế nào. Một số câu hỏi bạn có thể sử dụng để đạt đươc mục đích này:

Bạn đã từng thành công trong việc giải quyết sự cố trong công việc trước đây chưa? Nếu có thì nó là gì?

Bạn nghĩ gì về nguyên tắc xử lý các sự cố xảy ra trong việc?

3.4. Tìm nhân viên biết làm việc nhóm

Hầu như bất kỳ vị trí công việc nào cũng cần có sự liên kết giữa các phòng ban với nhau, vậy nên kỹ năng làm việc nhóm cũng là một trong những yêu cầu đối với ứng viên. Không những vậy, đây còn là câu hỏi giúp bạn nhận ra ứng viên có phù hợp với văn hóa công ty, có phải là một thành viên phù hợp không.

Theo bạn thì để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chung dành cho một nhóm, là một thành viên trong nhóm bạn cần phải làm gì?

Theo bạn thì đâu là tiêu chí quan trọng nhất trong quá trình làm việc nhóm?

3.5. Nên có nhiều người tham gia buổi phỏng vấn

Tùy thuộc vào quy mô và số lượng nhân viên trong bộ phận nhân sự trong công ty mà sẽ có số lượng người tham gia phỏng cấn khác nhau. Tuy nhiên, để có thể đưa ra đánh giá khách quan và thấu đáo nhất về các ứng viên, trong buổi phỏng vấn nên có ít nhất hai người tham gia vào công tác phỏng vấn.

Việc làm trợ lý nhân sự

4. Bí quyết lựa chọn hồ sơ ứng viên không phải nhà tuyển dụng nào cũng biết

Là một nhà tuyển dụng chắc chắn bạn luôn mong muốn có thể nhanh chóng tìm ra được các ứng viên sáng giá nhất. Tuy nhiên, đây là điều không phải đơn giản, nếu như bạn không có phương pháp trong việc chọn lịc hồ sơ ứng viên thì bạn khó có thể tìm ra được ứng viên như mong muốn trong một khoảng thời gian ngắn được. Sau đây là một số gợi ý giúp nhà tuyển dụng sàng lọc được hồ sơ ứng viên một cách hiệu quả và nhanh chóng.

4.1. Thiết lập một danh sách các tiêu chí

Việc đầu tiên bạn nên làm không phải là xem hồ sơ ứng viên hay là xem bảng tóm tắt quá trình làm việc mà hãy dành dành thời gian thiết lập một danh sách những tiêu chí quan trọng để đánh giá ứng viên. Vị trí công việc sắp tới rất quan trọng bạn có thể dựa vào những yếu tố để một ứng viên có thể hoàn thành được công việc ở vị trí đó để thực hiện việc lên danh sách này.

Đó có thể là chuyên môn, kinh nghiệm, tính cách, ngoại hình, lương bổng. 5 yếu tố này đều tương quan lẫn nhau, tùy thuộc vào công việc để bạn lên tiêu chí.

4.2. Yêu cầu ứng viên cung cấp đầy đủ thông tin

Khi có được trong tay đầy đủ thông tin của ứng viên thông qua những mẫu đơn xin việc có sẵn từ ứng viên bạn sẽ dễ dàng sàng lọc ứng viên hơn. Ngoài ra một số ứng viên thiếu thông tin hoặc không có tinh thần trách nhiệm công việc sẽ không chịu hoàn thành thông tin và rút lui nhờ đó bạn cũng có thể loại bỏ đi được một lượng ứng viên đáng kể.

Khi nhìn vào một hồ sơ của các ứng viên bạn cũng có thể dễ dàng đánh giá ứng viên đó hơn dù ứng viên này chưa gặp bạn lần nào. Bạn sẽ dựa vào những kinh nghiệm ứng viên đã có trong hồ sơ, cách trình bày của họ, những thành tích họ đã gặt hái,... Bạn cũng có thể dễ dàng loại bỏ những hồ sơ sơ sài hoặc không phù hợp với vị trí của công việc.

4.3. Loại hồ sơ không đáp ứng được các yêu cầu cơ bản

Để tránh lãnh phí thời gian và công sức với ứng viên không phù hợp, trước hết bạn phải loại bỏ những bộ hồ sơ không đáp ứng yêu cầu cơ bản từ vị trí công việc. Đó có thể là bộ hồ sơ không ghi phần vị trí ứng tuyển, nội dung CV lủng củng, trình bày lôi thôi, sai quá nhiều lỗi chính tả hay sai ngữ pháp,…

Bởi chỉ cần những chi tiết đó thôi cũng đủ hiểu ứng viên là người không xem trọng công việc ứng tuyển, phần nào cho thấy họ là thiếu sự cẩn thận, cẩn trọng trong công việc sau này.

Ngoài ra thì những bộ hồ sơ không đáp ứng đủ yêu cầu vị trí công việc bạn đang tuyển dụng cũng cần được loại bỏ. Ví dụ bạn đang tuyển dụng vị trí kế toán nhưng trong CV của ứng viên lại không có ghi có chuyên môn, nghiệp vụ hay các kỹ năng liên quan đến kế toán hay việc sử dụng cv mẫu không đúng quy chuẩn thì bạn nên loại bỏ để tập trung vào các ứng viên phù hợp. 

4.4. Yêu cầu ứng viên thực hiện một số hoạt động

Bạn có thể yêu cầu ứng viên miêu tả cụ thể một số vấn đề nào đó như kĩ năng gì, sự quan tâm, niềm đam mê của ứng viên, từ đó kết hợp với các tiêu chí tuyển dụng mà chọn ra được hồ sơ ứng viên phù hợp nhất.

Bạn cũng có thể cho ứng viêc thực hiện việc điền thông tin vào đơn ứng tuyển, thông qua bước này bạn sẽ nắm được khả năng làm theo ý cấp trên của ứng viên, khả năng thích ứng của ứng viên, đây là cách sàn lọc hồ sơ ứng viên hiệu quả mà lại đơn giản

Người tìm việc

4.5. Lọc lại những ứng viên ưu tú nhất

Sau khi đã có trong tay những ứng viên bạn cho là phù hợp, để chắc chắn với sự lựa chọn của mình, bạn nên xem lại tất cả một lần nữa để bắt đầu công việc phân tích, đánh giá khả năng của từng ứng viên. Bạn cần phải biết được công việc trước đây của họ là gì, họ đã thực hiện công việc đó ra sao, họ có phải là người hay nhảy việc hay không,…Với những ứng viêc thường hay thay đổi công việc, không gắn bó lâu dài với bất kỳ một công việc nào thì bạn nên cho họ vào danh sách đen.

Người lại đối với các ứng viên có được các kỹ năng phù hợp, kinh nghiệm với những vị trí liên quan,…thì đây là những ứng viên ưu tú, là những người được chọn để phỏng vấn.

4.6. Gọi điện cho ứng viên

Gọi điện cho ứng viên cũng là một cách giúp bạn hiểu hơn về ứng viên. Bộ hồ sơ chỉ là những gì trên lý thuyết, nhưng nếu muốn biết thực tế như thế nào thì bạn có thể gọi điện để trò chuyện với ứng viên của mình.

Qua cách gọi điện này bạn sẽ hiểu được cách ứng viên giao tiếp qua điện thoải bộc lộ những điều mà không hồ sơ nào ghi được. Trong những tình huống ứng xử nhanh như gọi điện thoại họ sẽ cho bạn thấy họ có đúng như những gì bạn mong muốn ở nhân viên công ty mình sắp tới không.

Hiện nay có rất nhiều nhà tuyển dụng đã sử dụng cách này để giúp họ chọn lọc hồ sơ một cách chính xác hơn. Mặc dù nó gây tốn thời gian trong quá trình chọn lọc hồ sơ nhưng nó lại giúp bạn có thể tiết kiệm được thời gian cho các bước tiếp theo.

4.7. Chọn hồ sơ của ứng viên phù hợp chứ không phải ứng giỏi

Có rất nhiều người nghĩ rằng mình cứ có trình độ chuyên môn cao, nhiều kỹ năng là đều có thể được chọn. Nhưng thực tế không vậy, bởi là nhà tuyển dụng, bạn phải tìm được các ứng viên sáng giá nhưng phải phù hợp với vị trí tuyển dụng.

Chẳng hạn như có một bạn ứng viên có có bằng cử nhân ngành Quản ký văn hóa loại giỏi, có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, quản lý di sản địa phương. Trong khi vị trí bạn tuyển dụng là nhân viên kế toán thì liệu đây có phải là ứng viên bạn nên chọn không. Chắc chắn là không bởi dù họ có giỏi đến đâu nhưng những điều đó không hỗ trợ được gì cho công việc sau này thì cũng không thể nói lên được gì.

Hy vọng rằng với những thông tin đã chia sẻ ở trên đã giúp các bạn phần nào đó hiểu hơn về vị trí nhà tuyển dụng. Đồng thời, qua đây các bạn cũng đã có những kiến thức hữu ích giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn.