Hướng dẫn cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả và đơn giản

1. Vì sao cần quản lý hóa đơn điện tử đầu vào?

Khác với hóa đơn giấy thông thường, các hóa đơn đầu vào mà kế toán nhận không chỉ kẹp vào sổ chứng từ để thực hiện lưu trữ thủ công, hóa đơn điện tử đòi hỏi kế toán phải quản lý bằng email, hoặc các phần mềm quản lý hóa đơn.

Quá trình quản lý hóa đơn điện tử sẽ giúp kế toán tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian và quản lý được hóa đơn đầu vào hiệu quả. Tuy vậy, làm sao để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào vẫn là bài toán khiến các kế toán viên đau đầu.

2. Tổng hợp những cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đơn giản, hiệu quả

Để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đơn giản và hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo 1 trong các cách thức quản lý dưới đây.

2.1. Một số cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào phổ biến

2.1.1. Quản lý bằng email riêng

Nhằm thuận tiện cho quá trình quản lý hóa đơn điện tử đầu vào dùng để mua dịch vụ, hàng hóa, thay vì sử dụng email của công ty, kế toán viên nên sử dụng email cá nhân riêng bằng cách tự lập một email mới chỉ dùng để quản lý các hóa đơn điện tử đầu vào.

Khi bạn sử dụng cách thức này để quản lý hóa đơn điện tử, các hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp sẽ được quản lý bằng một email riêng, tránh việc bị sót email và dễ dàng phân loại. Đồng thời, khi lập một email mới, kế toán sẽ hạn chế được sự nhầm lẫn với các email thuộc vào công việc khác. Bạn cũng dễ dàng theo dõi và tải các hóa đơn về để phục vụ cho những nghiệp vụ kế toán của mình dễ dàng.

Tuy vậy, khi bạn tạo một email riêng, nhà cung cấp cảm thấy thiếu tin tưởng với doanh nghiệp của bạn và không thấy sự chuyên nghiệp khi làm việc, đôi khi họ sẽ phải xác nhận email nhiều lần để có thể chứng thực. Trong trường hợp tài khoản email của bạn bị khóa, bạn sẽ mất hoàn toàn dữ liệu và nếu không làm việc tại đây nữa, bạn cần phải thực hiện sao lưu sang một tài khoản email khác.

Trong quá trình nhập liệu, quá trình hạch toán thủ công trên phần mềm, kế toán có thể gặp phải sai sót, nhầm lẫn.

2.1.2. Nhận email sau đó in ra giấy lưu trữ

Do việc nhận các hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp gặp khá nhiều rủi ro về việc mất dữ liệu, và quá trình kiểm tra cứu, kiểm tra hóa đơn khá mất thời gian. Vì vậy, sau khi nhận email hóa đơn điện tử đầu vào kẹp với hợp đồng mua hàng, nhiều bạn vẫn lựa chọn cách in ra giấy. Lúc này, dữ liệu được lưu trữ ở các email và trên giấy.

Với cách này, kế toán không cần thực hiện tạo email mới để có thể nhận hóa đơn đầu vào và trong quá trình quản lý email sẽ không bị mất dữ liệu.

Tuy vậy, cách thức này gây tốn kém cho doanh nghiệp vì mất chi phí giấy, lưu trữ, in ấn. Khi kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn không có giải pháp, kế toán vẫn phải thực hiện hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán và khi lưu trữ nhiều cách sẽ khó quản lý, tra cứu, kiểm tra hóa đơn có hợp lệ hay không.

2.1.3. Nhận hóa đơn sau đó lưu ảnh thành tệp trên máy tính để theo dõi

Nhiều kế toán hiện nay có thói quen khi nhận được hóa đơn điện tử qua email sẽ thực hiện kiểm tra kỹ càng các nội dung như ngày ký, ngày lập, đơn giá và hóa đơn đó có sửa chữa gì hay không. Tiếp đến, kế toán sẽ thực hiện tải hóa đơn này về, lưu thành một Folder riêng và đặt tên ứng với các thông tin của hóa đơn như thời gian lập hóa đơn, nhà cung cấp, số hóa đơn.

Với các doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, các dịch vụ sản xuất và quá trình mua hàng hóa ít phát sinh, thì cách này khá phù hợp.

Tuy vậy, nếu kế toán thực hiện theo cách này, quá nhiều hóa đơn sẽ khiến kế toán không thể thao tác cùng một lúc, khi cần tra cứu cũng không thể lọc được hóa đơn theo nhà cung cấp, quá trình kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường cũng dễ xảy ra sai sót. Nếu máy tính của kế toán gặp sự cố có thể mất dữ liệu và các thao tác rườm rà khiến mất nhiều thời gian và vẫn phải nhập thủ công các số liệu trên phần mềm kế toán.

2.1.4. Nhận hóa đơn rồi tiến hành lập bảng kê trên Excel

Lập bảng tính trên Excel cũng là một cách được nhiều kế toán sử dụng để quản lý hóa đơn điện tử. Khi nhận hóa đơn đầu vào qua email, kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu thủ công lên bảng tính Excel để quá trình theo dõi dễ dàng, sau đó gắn đường link tra mã tới hòm thư email. Tiếp tục, kế toán sẽ nhập các dữ liệu Excel lên phần mềm và thực hiện đối chiếu với các hóa đơn điện tử gốc.

Những doanh nghiệp quy mô nhỏ có kế toán quen sử dụng bảng tính Excel sẽ phù hợp với cách thức này.

Tuy vậy, với cách này, kế toán thực hiện nhập tay thủ công vào email dễ gặp phải sai sót, thiếu sót hoặc thừa hóa đơn. Các số liệu giữa hóa đơn gốc và hóa đơn trên bảng tính có thể khó tra cứu và không có cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.

Trong quá trình nhập dữ liệu lên phần mềm kế toán, các dữ liệu có thể bị mất hoặc sai số, sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn nên dẫn đến việc không nhất quán. Với cách này, kế toán cũng mất thời gian để kiểm tra và đối chiếu với hóa đơn gốc.

2.2. Giải pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng phần mềm

Với những cách quản lý hóa đơn kể trên, kế toán vẫn phải kiểm tra thủ công và nhập vào phần mềm máy tính. Vì vậy, để hạn chế được các nhược điểm của quá trình lưu trữ hóa đơn, các kế toán viên nên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn, ví dụ như phần mềm quản lý hóa đơn 365, đây là phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí hoàn toàn và tự động cập nhật thông tin lên phần mềm giúp các doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả.

Phần mềm này đều tự động rà soát tính hợp lệ, hợp pháp và bất hợp pháp của hóa đơn thông qua thông tin nhà cung cấp, rủi ro về thuế của người bán, hóa đơn đó liệu đã được phát hành… Do đó, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý hóa đơn 365, một trong phần mềm uy tín và chất lượng để quá trình quản lý hóa đơn mang lại hiệu quả.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được các cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất. Mỗi cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ có ưu điểm và nhược điểm riêng, do đó bạn nên lựa chọn các phương thức quản lý hóa đơn phù hợp. Trong các cách thức quản lý kể trên, phần mềm quản lý hóa đơn là giải pháp giúp các doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả, tiết kiệm được chi phí và các thủ tục rườm rà, vì vậy đây chính là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp.