Tìm hiểu hóa đơn bất hợp pháp là gì và mức xử phạt theo quy định

1. Bạn hiểu hóa đơn bất hợp pháp là gì?

1.1. Tìm hiểu hóa đơn bất hợp pháp là gì?

Hóa đơn bất hợp pháp là hóa đơn được doanh nghiệp, cá nhân mua trực tiếp tại cơ quan thuế và do Bộ Tài chính phát hành, hoặc nếu doanh nghiệp đủ điều kiện in hóa đơn thì doanh nghiệp có thể tự đặt in và thông báo phát hành theo đúng quy định.

Còn hóa đơn không hợp pháp là hóa đơn không thuộc 2 trường hợp nêu trên, đồng nghĩa với việc khi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hóa đơn giả hoặc hóa đơn hết giá trị sử dụng. Cụ thể, theo thông tư do Bộ Tài chính phát hành tại số 39, Điều 22 năm 2024 thì hóa đơn bất hợp pháp là hóa đơn:

- Việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là sử dụng hóa đơn không có giá trị sử dụng, hóa đơn giả hay hóa đơn đó hết giá trị sử dụng.

- Hóa đơn giá là hóa đơn khởi tạo hoặc được in theo mẫu hóa đơn mà tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác đã phát hành hoặc khởi tạo, in hóa đơn trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

- Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được thực hiện tạo theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại thông tư này nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành hóa đơn.

- Hóa đơn hết giá trị sử dụng hay không còn giá trị sử dụng là hóa đơn đã thực hiện đầy đủ các thủ tục phát hành nhưng cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức thông báo không tiếp tục sử dụng hóa đơn đó nữa; các loại hóa đơn của cá nhân, tổ chức đã đóng mã số thuế hoặc ngừng sử dụng mã số thuế; hóa đơn khi đã thông báo phát hành nhưng bị mất và được cá nhân, tổ chức báo mất với cơ quan thuế đang quản lý hóa đơn.

1.2. Hóa đơn bất hợp pháp có khác với sử dụng bất hợp pháp hóa đơn

Hai khái niệm hóa đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn tưởng chừng như hai khái niệm khác nhau nhưng chúng mang nghĩa khác nhau hoàn toàn.

1.2.1. Hóa đơn bất hợp pháp

Là sử dụng những hóa đơn mà chúng tôi đã liệt kê ở phần trên, bao gồm hóa đơn hết giá trị sử dụng, hóa đơn giả hoặc hóa đơn chưa có giá trị sử dụng. Các hóa đơn đều không có giá trị sử dụng dù là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp cố tình hay vô ý. Các hóa đơn này cũng không được công nhận là chi phí không được khấu trừ thuế GTGT khi kê khai các thuế về GTGT và khi xác định thuế TNCN.

1.2.2. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn nghĩa là gì?

Tại thông tư do Bộ Tài chính trong Điều 23, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn có nghĩa là lập khống hóa đơn; bán hoặc cho các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức hóa đơn chưa được lập khi cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa, trừ những trường hợp được ủy nhiệm theo hướng dẫn theo thông tư về việc lập hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế cấp hoặc bán.

Đồng thời, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn là việc bán hoặc cho hóa đơn đã lập để cá nhân, doanh nghiệp tổ chức khác hạch toán, thanh toán vốn ngân sách hoặc khai thuế; khi lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; dùng hóa đơn của dịch vụ, hàng hóa này để chứng minh cho dịch vụ, hàng hóa khác; lập sai lệch nội dung của hóa đơn giữa các liên.

2. Mức xử phạt khi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và bất hợp pháp hóa đơn

Theo Nghị định 125 của Chính phủ, tại Điều 28 như sau: Đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hay việc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn, xử phạt theo mức phạt hành chính từ 20 triệu đến 50 triệu đồng, trừ các trường hợp được quy định tại Điểm Đ Khoản 1 Điều 17 và Điểm Đ Khoản 1 Điều 16 theo Nghị Định 125 năm 20202 do Chính phủ đưa ra.

Cụ thể, tại Điều 16, xử phạt các hành vi khai sai thông tin dẫn đến số tiền thuế phải nộp bị thiếu hoặc tăng số tiền thuế được giảm, miễn hay hoàn, sẽ phạt 20% số tiền thuế kê khai thuế hoặc số tiền thuế mà đã giảm, miễn hoàn theo quy định. Các trường hợp bị phạt hành chính tại điều này như sau: Dùng chứng từ hoặc hóa đơn không hợp pháp để hạch toán dịch vụ mua vào, hàng hóa làm số tiền phải nộp bị giảm hoặc số tiền thuế được hoàn tăng lên, số tiền thuế được giảm, miễn nhưng cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra phát hiện, người mua chứng minh được chứng từ không hợp pháp hay lỗi vi phạm sử dụng hóa đơn thuộc về bên bán hàng và người mua đã thực hiện hạch toán kế toán theo đúng quy định đưa ra đầy đủ.

Đối với hành vi trốn thuế hóa đơn, phạt tiền 1 lần số thuế mà người nộp thuế trốn có từ một tình tiết giảm nhẹ trở lên hoặc khi hành động theo một trong các hành vi vi phạm sau: Sử dụng không hợp pháp chứng từ, sử dụng chứng từ không hợp pháp; sử dụng tài liệu, chứng từ không thực hiện đúng giá trị giao dịch thức tế hay đúng bản chất giao dịch về số tiền thuế phải nộp; số tiền thuế được giảm, miễn hay số tiền thuế được hoàn; lập hồ sơ, thủ tục hủy vật tư hàng hóa không đúng theo thực tế khiến số thuế phải nộp bị giảm hoặc tăng số thuế được miễn, được hoàn, giảm.

3. Cách xử lý hóa đơn bất hợp pháp ra sao?

Trong trường hợp cá nhân hoặc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xử lý theo quy định.

Bước 1: Tiến hành thu hồi và hủy hóa đơn bất hợp pháp đó.

Bước 2: Kê khai và điều chỉnh các loại thuế của cá nhân, tổ chức với hóa đơn, cụ thể:

- Trường hợp hóa đơn đó chưa hạch toán hay kê khai:

+ Về Thuế GTGT: hóa đơn bị thu hồi không tiến hành kê khai và số tiền thuế GTGT này cũng là chi bị nên loại ra, không được khấu trừ.

+ Về thuế TNDN: Các chi phí này được hạch toán bình thường, lúc cuối năm thực hiện lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN thì kê khai phần chi phí về hóa đơn này vào mục chỉ tiêu B4 ở trên tờ khai quyết tó thuế của TNDN.

- Trường hợp hóa đơn đó đã hạch toán hoặc kê khai:

+ Về thuế GTGT: Thực hiện kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT đã được khấu trừ trên tờ khai về thuế GTGT, tiến hành điều chỉnh hạch toán thuế GTGT trên sổ vào chi phí không được phép khấu trừ. Nếu doanh nghiệp đã xin hoàn thuế hoặc điều chỉnh làm phát sinh thuế phải nộp, doanh nghiệp đó sẽ bị truy thu lại số thuế đó và phạt chậm nộp thuế.

+ Về thuế TNDN: Tiến hành kê khai điều chỉnh phần chi phí này vào mục chỉ tiêu B4 trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN, nếu số thuế TNDN phải nộp bị tăng thì sẽ bị truy thu lại và phạt chậm nộp thuế.

Để dễ dàng trong việc quản lý hóa đơn, tránh việc hóa đơn bất hợp pháp hay hóa đơn sai lệch thông tin, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn 365. Đây là phần mềm quản lý hóa đơn miễn phí, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hóa đơn và lập hóa đơn dễ dàng.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết hóa đơn bất hợp pháp là gì và một số thông tin khác về hóa đơn này. Nếu cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức kê khai hóa đơn bất hợp pháp, hóa đơn giả mạo hoặc chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng thì sẽ bị xử phạt theo đúng quy định dù là vô tình hay cố ý. Vì vậy, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra hóa đơn, chứng từ kỹ càng, tránh xảy ra tình trạng nêu trên.