Nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

1. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp khi thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh nhất thiết sẽ có rất nhiều tài liệu, văn thư quan trọng phát sinh được tổng hợp để có thể hoạt động, quản lý và điều hành doanh nghiệp. Do vậy về cơ bản Doanh nghiệp sẽ cần thực hiện công tác lưu trữ văn thư nhằm mục đích quản lý hồ sơ, sắp xếp các văn bản tài liệu đi và đến trong hoạt động của mình.

1.1. Lưu trữ những văn thư tài liệu quan trọng của doanh nghiệp

Thực hiện lưu trữ văn thư quản lý các văn bản liên quan đến tính pháp lý của hoạt động doanh nghiệp như: Giấy phép kinh doanh, các văn bản pháp lý quy định của doanh nghiệp, quản lý sử dụng con dấu, số hiệu, lập hồ sơ trong doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó việc lưu trữ còn áp dụng cho những tài liệu thông tin hoạt động doanh nghiệp như: Các văn bản về báo cáo tài chính, hồ sơ nội bộ, tài liệu liên quan đến phí, thuế của doanh nghiệp và rất nhiều văn thư khác.

1.2. Dễ dàng truy xuất thông tin, tài liệu

Việc lưu trữ văn thư có vai trò góp phần đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kịp thời cho hoạt động của doanh nghiệp. Khi có một hệ thống lưu trữ văn thư hoạt động tốt thì doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, quản lý những văn thư quan trọng. 

Khi cần các cấp quản lý cũng có thể tham khảo những kế hoạch hoạt động đã thực hiện thông qua văn thư được lưu trữ từ đó có thể xây dựng được nhiều chiến lược hoạt động tốt hơn cho doanh nghiệp.

Với những văn thư có các văn bản gốc, bản chính, bản sao nếu được lưu trữ một cách có hệ thống cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu được thời gian tìm kiếm, xuất trình trong những trường hợp đặc biệt.

1.3. Lưu hành và thông báo quyết định 

Quản lý văn thư cũng giúp cho các nhà quản lý có thể dễ dàng bổ sung, thay đổi các quy chế phù hợp với từng khoảng thời gian hoạt động cho doanh nghiệp. Công tác lưu trữ này có thể giúp tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả trong việc chuyển giao các văn bản đến các phòng ban một cách kịp thời để có thể đẩy nhanh hoạt động của doanh nghiệp.

Việc quản lý tài liệu sẽ mang tính quyết định trong hoạt động pháp lý của doanh nghiệp. Khi thực hiện nghiệp vụ này một cách hiệu quả doanh nghiệp có thể tối ưu hóa được các khâu trong quy trình ban hành quy chế, quản lý dây chuyền hoạt động cũng như dữ liệu doanh nghiệp.

2. Quy định về công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

Việc quyết định quản lý công tác văn thư lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước phải tuân theo quy định, thông tư, quy chế ban hành của nhà nước và việc lưu trữ văn thư là bắt buộc.

Đối với doanh nghiệp tư nhân thì quyết định có lưu trữ văn thư hay không do chủ doanh nghiệp quyết định. Đối với các doanh nghiệp hoạt động theo tập thể như công ty TNHH hay công ty Cổ Phần thì do bộ phận quản lý điều hành quyết định và thường có một bộ phận quản lý về công tác văn thư lưu trữ.

Công tác lưu trữ văn thư trong doanh nghiệp cần đảm bảo được hoạt động không trái với quy định của nhà nước thông qua những văn bản có cơ sở pháp lý như: Luật Doanh nghiệp, luật kế toán, các quyết định của Bộ Tài Chính về chế độ lưu trữ tài liệu kế toán và mới nhất là Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.

3. Một số giải pháp lưu trữ văn thư hiệu quả cho doanh nghiệp

Nghiệp vụ lưu trữ văn thư thường được thực hiện với những quy trình nhất định từ việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu lưu trữ đến hoạt động thống kê tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ.

Thêm nữa những hoạt động cần thiết về xây dựng công cụ tra cứu tìm tài liệu hay tổ chức khai thác để sử dụng tài liệu lưu trữ cũng được chú trọng quan tâm.

3.1. Sử dụng các phương thức quản lý văn thư khác nhau

Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra một cách suôn sẻ thì mỗi doanh nghiệp cần xây dựng thực hiện công tác văn thư lưu trữ một cách khoa học và mang tính logic. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp lưu trữ văn thư khác nhau hoặc dùng các phần mềm văn thư lưu trữ để phù hợp với nguồn lực cũng như mục đích của doanh nghiệp mình.

3.1.1. Ứng dụng công nghệ trong lưu trữ văn thư

Việc quản lý lưu trữ văn thư bằng công nghệ không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Các công ty hiện nay thường hoạt động qua các thiết bị điện tử và sử dụng dữ liệu trên máy tính hoặc các công cụ công nghệ do đó việc lưu trữ văn thư bằng công nghệ mang nhiều tính khả thi và đem lại hiệu quả.

Với rất nhiều phần mềm quản lý văn thư lưu trữ được cài đặt và sử dụng miễn phí, các doanh nghiệp có thể xem xét để áp dụng phương thức quản lý tiện ích vào nghiệp vụ lưu trữ văn thư của mình.

Một số phần mềm quản lý văn thư lưu trữ miễn phí mà doanh nghiệp có thể tham khảo để sử dụng như: Access, eBizOffice, EZY-DOC, CloudOffice, C-Office và những ứng dụng quản lý tài liệu văn phòng khác.

3.1.2. Kết hợp phương thức lưu trữ thông thường với công nghệ số

Việc có một kho lưu trữ các tài liệu chính thống, các văn bản, tài liệu bằng giấy cũng cần thiết đối với doanh nghiệp. Những văn bản quan trọng, văn thư bản gốc đã được sử dụng có thể sắp xếp, phân loại và lưu trữ trong kho nhờ đó doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm chi phí cũng như có thể dễ dàng tận dụng tài liệu thực một cách nhanh chóng.

Việc sử dụng phương thức lưu trữ văn thư truyền thống kết hợp với các phần mềm quản lý văn thư công nghệ sẽ mang tới hiệu quả và tiện ích cho doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp có nhiều dữ liệu, thông tin, văn bản để quản lý.

3.2. Tuyển chọn nhân lực phù hợp để quản lý văn thư

Các doanh nghiệp lớn cần có một bộ phận thực hiện quản lý văn thư riêng, bộ phận này sẽ đảm nhiệm tất cả các công việc liên quan đến lưu trữ, truy xuất văn thư, đề xuất các phương án liên quan tới hoạt động bảo quản lưu trữ thông tin cho doanh nghiệp.

Không có quy chuẩn nào về nhân viên quản lý văn thư của doanh nghiệp, tuy nhiên các việc lựa chọn được cá nhân, bộ phận phù hợp để thực hiện quản lý văn thư sẽ giúp cho doanh nghiệp tận dụng được nguồn nhân lực một cách phù hợp.

Cần đánh giá cá nhân thực hiện công việc này thông qua trình độ nhận thức, trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức và thời hạn làm việc để giao trọng trách quản lý nguồn thông tin của doanh nghiệp thông qua việc lưu trữ văn thư.

3.3. Xây dựng sẵn các quy định, quy chế quản lý văn thư

Các doanh nghiệp nên ban hành các hướng dẫn, quy chế, quy định và lộ trình về công tác quản lý văn thư để dễ dàng kiểm soát và hoạt động. Cần tham khảo những quy định hiện hành của nhà nước để xây dựng các phương án lưu trữ văn thư hợp lý cho doanh nghiệp.

Các quy chế, quy định về công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp có thể thay đổi qua các thời kỳ tùy theo định hướng phát triển của doanh nghiệp. Với những quy định cụ thể thì doanh nghiệp sẽ tránh được nhiều rủi ro và có hệ thống quản lý dữ liệu văn thư lưu trữ phù hợp và mang tính hiệu quả.

Với những vấn đề cần quan tâm về công tác văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp mà timviec365.vn đã cung cấp trên đây hy vọng bạn có thể hiểu cụ thể hơn về đặc điểm của hoạt động này trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Báo cáo công tác văn thư lưu trữ