Chi tiết hướng dẫn của thông tư 30 về văn thư lưu trữ

1. Một vài điểm mới trong quy định của nghị định

Nghị định 30/2024/NĐ-CP về công tác văn thư ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2024 đã thay thế cho Nghị định cũ 110/2024/NĐ-CP. Kể từ khi bắt đầu có hiệu lực, những người làm công tác văn thư cần lưu ý về những điểm mới trong công tác lưu trữ.

So với những nội dung được quy định trong Nghị định số 110 và những văn bản hướng dẫn đi kèm, nội dung của Nghị định số 30 có những điểm thay đổi.

Trong nghị định mới này, những quy định đã thay đổi về đối tượng áp dụng, phạm vi điều chỉnh, số lượng của các văn bản hành chính, giá trị pháp lý của các văn bản điện tử và một số những thay đổi khác về thể thức trình bày văn bản và ký văn bản.

Các nội dung về việc quản lý văn bản, quản lý thiết bị lưu khóa bí mật, việc soạn thảo, ký ban hành văn bản và quá trình thiết lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu để lưu tại cơ quan lưu trữ đã được bổ sung tại Nghị định 30.

Trước hết về đối tượng áp dụng của Nghị định thì đối tượng áp dụng được Nghị định số 30 nêu rất rõ ràng. Các tổ chức và cơ quan của nhà nước cũng như các doanh nghiệp nhà nước sẽ là những đối tượng áp dụng Nghị định ở đây.

Trước đây trong Nghị định số 110 có các đối tượng khác được áp dụng Nghị định đó là các tổ chức xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nói chung, tổ chức chính trị và tổ chức xã hội - nghề nghiệp.

Tuy nhiên hiện nay với sự thay đổi của Nghị định số 30 thì những tổ chức này không còn là đối tượng để áp dụng Nghị định nữa. Mặc dù không còn là đối tượng áp dụng của Nghị định nhưng các tổ chức này vẫn được phép lấy các quy định của Nghị định số 30 cùng với những quy định khác của pháp luật có liên quan làm căn cứ để áp dụng trong từng tình huống cụ thể sao cho phù hợp.

Việc các đối tượng được thu hẹp phạm vi quản lý nhằm mục đích giúp cho công tác quản lý được thực hiện một cách dễ dàng hơn. Nhất là đảm bảo tính thống nhất trong công tác về văn thư.

Những công tác này được tăng cường, tập trung sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các tổ chức mà không có tính hành chính Nhà nước. Những tổ chức này có thể tự mình chủ động trong việc tạo lập các văn bản.

Bởi mỗi tổ chức sẽ có các văn bản mang tính đặc thù riêng của tổ chức đó. Do đó, các tài liệu sẽ được tạo ra phù hợp với đặc tính và đặc điểm riêng của từng loại tổ chức.

Tham khảo: Quản lý văn bản doanh nghiệp dễ dàng với phần mềm quản lý văn thư lưu trữ: https://vanthu.timviec365.vn/

2. Những quy định về công tác lưu trữ văn thư

2.1. Công tác lập hồ sơ để tiến hành lưu trữ

Tại chương số IV của Nghị định 30 đã quy định về công tác lập hồ sơ để lưu trữ và nộp các hồ sơ, tài liệu vào cơ quan lưu trữ.

Việc lập danh mục hồ sơ được quy định tại Điều số 28 của Nghị định này.

Những người đứng đầu các tổ chức, cơ quan sẽ thực hiện ban hành các danh mục hồ sơ vào đầu năm. Những danh mục này sẽ được gửi đến các cá nhân hay đơn vị có liên quan để lấy căn cứ lập hồ sơ. Tại phụ lục số V đính kèm theo Nghị định đã có sẵn mẫu danh mục hồ sơ cho các tổ chức thực hiện theo.

Khi lập hồ sơ các tổ chức, cá nhân cần phản ánh đúng về những nhiệm vụ hay chức năng của đơn vị mình. Nội dung của những văn bản hay các tài liệu liên quan cần có sự liên hệ chặt chẽ với nhau. Các văn bản cần được trình bày theo đúng trình tự diễn biến xảy ra của các sự việc hay trình tự khi thực hiện giải quyết công việc.

Căn cứ theo kế hoạch công tác hay danh mục hồ sơ thì chỉ các cá nhân được giao nhiệm vụ thực hiện giải quyết các công việc mới được phép mở hồ sơ. Những thông tin ban đầu về hồ sơ sẽ được cập nhật theo Danh mục hồ sơ đã ban hành trước đó.

Nếu xảy ra trường hợp trong danh mục hồ sơ không có các hồ sơ mà cá nhân được giao trách nhiệm giải quyết thì khi giải quyết công việc những cá nhân đó sẽ tự mình xác định những thông tin. Một vài những thông tin mà cá nhân cần xác định đó là thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời gian bắt đầu.

Quy định tiếp theo đó là về việc thu thập các tài liệu vào hồ sơ và cập nhật các văn bản. Tất cả những văn bản, tài liệu mà được hình thành ở trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc sẽ được các cá nhân có trách nhiệm cập nhật và thu thập.

Các tài liệu đó có thể là những tài liệu về ghi âm, ảnh, phim. Cá nhân được giao nhiệm vụ sẽ phải đảm bảo về tính đầy đủ của hồ sơ, phòng tránh tối đa trường hợp hồ sơ bị thất lạc.

Khi công việc đã được giải quyết xong hết thì người lập hồ sơ sẽ có trách nhiệm kết thúc hồ sơ. Người lập hồ sơ cần tiến hành rà soát lại một lần nữa tất cả những văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, loại bỏ những bản trùng, bản nháp ra khỏi hồ sơ, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ, ký hiệu và số hồ sơ cho phù hợp, xác định lại về thời hạn để bảo quản và lưu trữ hồ sơ, cuối cùng sẽ là hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.

Với việc hoàn thiện hồ sơ đối với hồ sơ giấy, nếu hồ sơ có thời hạn bảo quản trong vòng từ 05 năm trở lên thì người lập hồ sơ sẽ phải thực hiện nhiệm vụ đánh số tờ. Còn nếu hồ sơ có thời hạn bảo quản là vĩnh viễn thì cần viết mục lục văn bản. Một điểm lưu ý là đối với tất cả hồ sơ đều cần có chứng từ kết thúc.

Trong trường hợp hồ sơ là hồ sơ điện tử, hồ sơ và các thông tin còn thiếu sẽ được cập nhật vào hệ thống bởi người lập hồ sơ. Người lập hồ sơ không cần phải thực hiện việc biên mục văn bản trong hồ sơ nữa vì chức năng của hệ thống sẽ tự động thực hiện nhiệm vụ này.

2.2. Thực hiện quá trình nộp và lưu trữ

Nghị định số 30 tại điều 30 đã có quy định về việc lưu trữ hồ sơ. Để được lưu trữ thì các hồ sơ, tài liệu phải đủ thành phần, thực hiện theo đúng như trình tự mà thủ tục quy định và đúng thời hạn. Mỗi loại hồ sơ sẽ có thời hạn lưu trữ riêng.

Thời hạn trong 3 tháng được quy định đối với các hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản. Thời hạn này được tính kể từ ngày công trình được quyết toán.

Còn đối với những hồ sơ, tài liệu khác thì kể từ ngày công việc kết thúc hồ sơ sẽ được lưu trữ trong thời hạn 01 năm.

Hồ sơ giấy tờ khi nộp để lưu trữ cần thực hiện đúng thủ tục. Với hồ sơ giấy trước khi nộp lưu cần lập 2 bản đó là mục lục hồ sơ và tài liệu nộp lưu. Đi cùng với đó là 2 bản viên bản về việc giao nhận hồ sơ, tài liệu. Những văn bản này phải được trình bày theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định. Mọi văn bản đều được lập 2 bản và mỗi cá nhân, đơn vị nộp tài liệu và cơ quan chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu sẽ giữ 1 bản.

Đối với các loại hồ sơ điện tử, việc thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử được các cá nhân được giao các nhiệm vụ giải quyết công việc và tạo lập hồ sơ tiến hành lưu trữ trên hệ thống.

Cơ quan lưu trữ hồ sơ sẽ có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ trước khi nhận hồ sơ theo các danh mục đính kèm, kiểm tra tính liên kết của các dữ liệu đặc tả với hồ sơ xem có chính xác hay không, tiếp nhận hồ sơ và đưa hồ sơ về chế độ quản lý trên hệ thống của hồ sơ lưu trữ điện tử

2.3. Quy định liên quan đến cơ quan lưu trữ

Nghị định số 30 tại điều 31 đã quy định về trách nhiệm quản lý văn bản của cơ quan thực hiện lưu trữ.

Trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải tiến hành công tác hướng dẫn việc lập hồ sơ, thực hiện việc chỉ đạo, kiểm tra cũng như nộp lưu các hồ sơ, tài liệu vào cơ quan lưu trữ.

Người đứng đầu của bộ phận hành chính sẽ có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong công tác chỉ đạo, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ.

Mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm trong quá trình theo dõi công việc. Số lượng, nội dung tài liệu phải bảo đảm yêu cầu về chất lượng theo đúng với quy định trước khi nộp lưu vào cơ quan lưu trữ. Với những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở thì cơ quan, tổ chức phải có trách nhiệm nộp lưu tại cơ quan lưu trữ.

Nhân viên lưu trữ văn thư muốn thực hiện tốt công việc của mình, hoàn thành trách nhiệm thì cần liên tục cập nhật những quy định về quá trình lưu trữ văn thư.

Mong rằng với những thông tin hướng dẫn của thông tư 30 về văn thư lưu trữĐã hỗ trợ bạn tiếp nhận thông tin chi tiết về các sự thay đổi và điều cần chú ý. Chúc bạn hiểu sâu hơn về vai trò quan trọng của công việc lưu trữ văn thư và đạt được nhiều thành công trong công việc nhé.

Xem thêm: Các thông tư về thể thức văn bản chuẩn và cập nhật mới nhất hiện nay