Định dạng PPT là gì? Các thông tin liên quan đến cách định dạng PPT

1. Tìm hiểu các thông tin về định dạng PPT là gì? 

1.1. Khái niệm về PPT 

PPT được xem là thuật ngữ chuyên dụng trong lĩnh vực công nghệ, đặc biệt là trong các file dữ liệu lưu trên máy tính hoặc điện thoại. Tưởng chừng như đây là thuật ngữ không còn xa lạ với mọi người thế nhưng vẫn còn rất nhiều người chưa thực sự hiểu về thuật ngữ này. 

Vậy bản chất của PPT là gì? 

PPT là thuật ngữ được sử dụng trên nhiều phương diện, tuy nhiên trong phần mềm thì PPT được biết đến là một ứng dụng trình chiếu được phát triển bởi hệ thống Microsoft được gọi chung là PowerPoint- một ứng dụng nằm trong bộ ứng dụng của Microsoft Office. 

PPT được sử dụng rộng rãi trong Microsoft với chức năng trình chiếu- công cụ thuyết trình quan trọng của các cá nhân nhằm phục vụ cho mục đích học tập, công việc hay các dự án liên quan cần đến công cụ này.

1.2. Định dạng PPT là gì? 

PPT sẽ là một loại định dạng tệp gồm nội dung là các slide trình chiếu được lưu trữ trong PowerPoint.

 Định dạng PTT sẽ là mục lưu trữ mặc định các file thuyết trình trong Option Microsoft Powerpoint 2003 và các phiên bản cũ hơn. Các file thuyết trình này sẽ bao gồm hình ảnh, văn bản định dạng, các hiệu ứng âm thanh hay các bản nhạc, video.   

Việc định dạng PPT sẽ làm tối giản các bit, khiến cho việc thực hiện trình chiếu được đơn giản và dễ dàng hơn trong quá trình thuyết trình. 

1.3. Ưu, nhược điểm của việc định dạng PPT là gì? 

PPT là dạng tệp chức đa dạng các slide nên mang nhiều ưu điểm nổi bật: 

- Dung lượng chứa thông tin rộng lớn cho người dùng chứa đủ các dạng thông tin từ hình ảnh đến video. 

- Việc định dạng sẽ làm tối lượng bít, giúp việc tải và lưu trữ tệp được tối giản hơn rất nhiều. 

- Thực hiện các thao tác đơn giản trên PowerPoint có thể tạo ra hàng loạt các slide trình chiếu nhanh chóng với kiểu dáng khác nhau nhằm tạo sự sinh động cho bài thuyết trình. 

Tuy nhiên định dạng PPT vẫn còn chứa khá nhiều nhược điểm cần khắc phục: 

- Do việc chỉ có thể sử dụng Option Microsoft PowerPoint 2003 trở xuống những phiên bản cũ hơn nên gần như các tệp chỉ mang một màu sắc duy nhất và không có sự sáng tạo, độc đáo trong cách trình bày. 

- Tốc độ truy cập vào các file định dạng sẽ khó có thể mở được trên các máy có hệ điều hành cao hơn và khi đó cần sự hỗ trợ của các phần mềm đọc file. 

Do đó mà giờ đây, con người thường sử dụng các dạng file chuyển đổi cao hơn hoặc tìm kiếm các cách chuyển file nhằm đa dạng hóa các file PPT. 

2. Các định dạng có thể được chuyển từ PPT là gì? 

Từ việc tìm hiểu về khái niệm của định dạng PPT, người dùng có thể tìm kiếm các định dạng được chuyển từ PPT nhằm thu hút hơn từ nội dung đến hình ảnh trình chiếu. 

2.1. Chuyển từ PPT sang JPG hoặc PNG

Với cách chuyển này bạn có thể sử dụng các hình ảnh có chất lượng cao hơn nhằm tạo sự ấn tượng trong cách trình bày. Có hai cách để bạn thực hiện việc chuyển từ PPT sang JPG và PNG cực kỳ đơn giản. 

- Đầu tiên bạn sẽ ấn vào slide muốn chuyển sang dạng ảnh và bấm vào File. Tiếp đó bạn lựa chọn Export rồi chọn Change File Type hoặc mục Image File Types và tùy chọn định dạng PNG hoặc JPg theo nhu cầu của bạn và lưu chúng bằng Save As. Khi cửa sổ Save As được mở ra bạn hãy đặt tên file và chọn nơi đặt file ảnh để dễ dàng tìm kiếm và kiểm soát chúng. Quá trình hoàn tất sẽ được thực hiện khi bạn ấn Save. Hệ thống sẽ xuất hiện thông báo trên PowerPoint rằng bạn có thể chuyển tất cả slide All Slide sang dạng ảnh hoặc chỉ chọn duy nhất một slide Just This One đã chọn để chuyển. 

- Hoặc bạn có thể làm theo cách nhanh hơn đó là sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + S để lưu slide bạn đã chọn rồi sau đó bấm vào định dạng PNG hoặc JPG. Sau đó các bước sẽ được lặp lại giống như cách 1 và bạn chỉ cần nhấn lưu là hoàn thành. 

Hãy luôn ghi nhớ việc Save để quá trình thực hiện việc chuyển đổi được lưu giữ một cách cẩn thân và bạn sẽ không phải thực hiện lại từ đầu với từng slide mà bạn mong muốn.  

2.2. Thực hiện chuyển từ file PPT sang PDF

PDF là một dạng định dạng file có cấu trúc cố định và vô cùng đẹp mắt giống như một bản in. Để thực hiện chuyển PPT sang file PDF, bạn chỉ cần truy cập vào File sau đó nhấn Export, chọn Create PDF/ XPS Document và nhấp vào Create PDF/ XPS. 

Một cửa sổ sẽ xuất hiện, bạn nhấn vào đặt tên file và chọn nơi đặt file. Sau đó tại mục Save As Type thig bạn chọn vào định dạng PDF và bấm chọn Publish để hoàn tất việc chuyển đổi. 

2.3. Chuyển PPT sang video 

Tương tự như các định dạng khác thì bạn cũng có thể chuyển file PPT sang video nhằm tạo dựng nên hệ thống trình chiếu chuyên nghiệp và sinh động hơn. 

Bạn có thể thực hiện quy trình này theo 3 bước được hướng dẫn chi tiết dưới đây:

- Bước 1: Tại File bạn chọn Save and Send. Tuy nhiên bạn cần lưu file dưới dạng PPTX. Sau đó bạn ấn chọn Create a video, ở mục Computer & HD Displays bạn cần điều chỉnh chất lượng video phù hợp. 

- Bước 2: Bạn lần lượt lựa chọn các mục không ghi phần thuyết minh theo thời gian và các hoạt động của con trỏ chuột. Hãy chú ý điều chỉnh thời gian các slide cho phù hợp nhé, slide nào quan trọng bạn có thể kéo dài thời gian để tiện cho việc thuyết trình được hiệu quả. 

- Bước 3: Sau khi đã hoàn tất việc tạo video bạn hãy đặt tên file và nơi đặt rồi bấm chọn Save là kết thúc.  

Ngoài các cách trên bạn có thể sử dụng các website chuyển file PPT online bằng cách truy cập vào trang chủ của Convertio. Bạn hãy tiến hành tải tập tin lên đây để lựa chọn những định dạng mong muốn. Sau đó chỉ cần bấm tải xuống để hoàn tất quá trình chuyển đổi. 

3. Các phần mềm hỗ trợ đọc định dạng PPT là gì? 

Một cách duy nhất để bạn có thể thực hiện việc đọc và edit các nội dung file PPT là dùng PowerPoint phù hợp với Option. Và nếu bạn chỉ có nhu cầu xem thì PowerPoint Viewer sẽ là công cụ hỗ trợ duy nhất.

Tuy nhiên nếu mong muốn tận hưởng đầy đủ các file thì bạn có thể sử dụng thêm các công cụ Kingsoft Presentation hoặc sử dụng web Google Slides để thực hiện việc đọc và check lỗi chính tả được thuận tiện hơn. 

Việc định dạng file PPT thực sự sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn thực hiện thành thạo các dạng file PPT. PPT có nhiều dạng và cả những phần mềm đọc hỗ trợ tối đa. Hơn nữa bạn có thể sử dụng đồng thời cả trên máy tính và điện thoại giúp việc tiếp cận các file PPT được thuận tiện hơn rất nhiều. Tùy vào các mức độ mong muốn về chất lượng slide cũng như sự phù hợp với công việc mà bạn có thể lựa chọn việc chuyển đổi file phù hợp. 

Timviec365.vn vừa cùng bạn tìm hiểu các thông tin về định dạng PPT là gì, hy vọng bạn đã tích lũy cho mình được những nội dung cần thiết và đặc biệt là nắm bắt về các cách chuyển file định dạng của phần mềm PowerPoint. Chúc bạn áp dụng các thủ thuật đó thành công nhé.