Những lý do nên tải phần mềm quản lý văn bản miễn phí ngay

1. Lý do nên tải phần mềm quản lý văn bản miễn phí

Việc tải phần mềm quản lý văn bản miễn phí là một công cụ giúp những người làm việc hành chính văn phòng quản lý công văn như việc văn bản đi, văn bản đến, văn bản lưu hành nội bộ,... Những văn bản này hàng ngày phát sinh rất nhiều trong doanh nghiệp nên nếu không có một phần mềm quản lý hiệu quả thì sẽ mất nhiều thời gian để sắp xếp.

Phần mềm quản lý văn thư giúp cho người phụ trách nâng cao hiệu quả công việc bằng cách sắp xếp tất cả các tệp văn bản một cách khoa học và logic nhất có thể. Người quản lý hay tất cả các nhân viên khác trong tổ chức có thể tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và chính xác nhất. 

Nếu trước đó bạn chỉ sử dụng việc sắp xếp văn bản thủ công, bạn sẽ mất hàng giờ đồng hồ, có thể là hàng tuần để lọc các dữ liệu cần thiết. Việc tải phần mềm quản lý văn bản miễn phí giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các vấn đề kinh doanh cấp bách khác. 

Tất nhiên là phần mềm quản lý văn bản miễn phí hoạt động linh hoạt hơn hệ thống lưu trữ, phân loại giấy tờ truyền thống. Nó dễ dàng giúp đỡ tổ chức của bạn bằng cách thức sắp xếp dữ liệu. Đồng thời, nó cũng giúp tự động hóa nhiều mặt của việc quản lý tài liệu, giúp bạn bớt một phần gánh nặng.

Chỉ bằng vài cú nhấp chuột, bạn đã có thể phân loại, điều chỉnh thư mục, văn bản theo đúng những gì mình cần. Phần mềm mang lại nhiều không gian hơn cho bạn trong khi không phải lưu trữ các tài liệu, văn bản giấy nữa.

Một lợi ích rất rõ ràng của những phần mềm quản lý là giúp người dùng tìm kiếm, truy xuất tài liệu nhanh chóng. Phân loại dữ liệu ngay trên hệ thống cho phép bạn tìm kiếm tài liệu bất cứ nơi nào chỉ trong vài giây. Các tài liệu này có thể được chia sẻ với nhiều nhân viên khác cùng một lúc.

Với việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản miễn phí, bạn có thể dễ dàng đảm bảo các tài liệu của công ty được bảo mật (thông tin dự án kín, bí mật kinh doanh, dữ liệu khách hàng, ý tưởng dự án,..). Những phần mềm quản lý văn thư thường tích hợp chức năng kiểm soát quyền truy cập và chống rò rỉ thông tin.

Khi tổ chức cấp quyền truy cập cho cá nhân nào thì chỉ người đấy mới được vào mà thôi. Đồng thời, người quản lý có thể giới hạn những tài liệu mà nhân viên của mình được xem. Ngoài ra, bạn có thể xem tất cả hoạt động trên bất kỳ tài liệu nhất định nào (như ai đã xem, ai chỉnh sửa,...)

Trước kia khi dùng tài liệu giấy, bạn có thể lo lắng chúng bị mất trong các tai nạn, thảm họa đột ngột như lũ lụt, động đất, cháy nhà. Nhưng với công nghệ mới ngày này, tải phần mềm quản lý văn bản miễn phí cho phép bạn lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây, cực kỳ ăn toàn.

Tham khảo: Phần mềm quản lý văn thư miễn phí tại đây: https://vanthu.timviec365.vn/

2. Nên tải phần mềm quản lý văn bản miễn phí có chức năng nào

2.1. Khả năng quản lý văn bản tốt

Trước khi quyết định sử dụng bất kỳ phần mềm gì, bạn nên kiểm tra khả năng sử dụng và cách thức nó hoạt động. Nó có thể bao gồm rất nhiều tính năng nhưng giao diện không thân thiện với người sử dụng thì bạn nên cân nhắc trước khi tải, vì nó có thể khiến bạn mất thời gian để làm quen.

Hãy dùng một khoảng thời gian để dùng thử phần mềm, tốt nhất nên tải phần mềm quản lý văn bản miễn phí. Đừng mua vội những phần mềm mất phí hay nâng cấp nó nếu bạn chưa chắc chắn nó hoạt động như nào.

2.2. Chức năng chia sẻ và đồng sử dụng

Mặc dù chức năng chính của phần mềm quản lý văn bản là sắp xếp, phân loại và giúp người dùng quản lý dữ liệu, tuy nhiên nếu bạn sử dụng những phiên bản hiện đại thì nó cũng cho phép ta chia sẻ tệp tin và cùng chỉnh sửa nó. Bạn có thể lựa chọn chỉ bản thân được quyền truy cập và chỉnh sửa văn bản, hoặc mở nó ra để người khác cũng có thể vào.

2.3. Khả năng truy cập dữ liệu trên nhiều loại thiết bị

Cuộc sống hiện đại ngày này yêu cầu con người di chuyển nhiều cũng như có khả năng đáp ứng yêu cầu công việc bất cứ khi nào. Vì vậy, người dùng cần phải tải phần mềm quản lý văn bản miễn phí có khả năng cho phép họ sử dụng cả trên những thiết bị di động như điện thoại, ipad chứ không chỉ trên máy tính.

Bạn nên đảm bảo rằng giao diện trên điện thoại của phần mềm cũng thân thiện với người dùng. Tuy nhiên thì không phải phần mềm nào cũng có phiên bản di động, bạn nên cân nhắc khả năng sử dụng của chúng là chủ yếu.

2.4. Khả năng bảo mật dữ liệu

Với việc phát triển của công nghệ số như hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức nắm giữ thông tin của khách hàng và phục vụ cho mục đích kinh doanh, thậm chí Nhà nước nắm giữ thông tin người dân. Nên nếu mà những thông tin này bị rò rỉ, phát tán, đánh cắp cho mục đích xấu thì hậu quả sẽ rất tồi tệ.

Chính tổ chức của bạn phải có trách nhiệm đảm bảo thông tin khách hàng an toàn. Hãy tải phần mềm quản lý dữ nào nào có hệ thống mã hóa, bảo mật cao. Đồng thời nó phân cấp quyền truy cập rõ ràng.

Xem thêm: Trách nhiệm quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước

3. Một số phần mềm quản lý văn bản miễn phí

3.1. Microsoft Access

Đây là một phần mềm dùng để quản lý cơ sở dữ liệu bao gồm quản lý văn bản do hãng Microsoft phát hành và giữ bản quyền. Bạn có thể dễ dàng sử dụng phần mềm này để tạo văn bản, sắp xếp nó vào các thư mục nhất định.

Access cho phép bạn tạo và chia sẻ dữ liệu với những đồng nghiệp khác một cách đơn giản, chỉ cần bạn có tài khoản. Các thiết kế mà Access cung cấp dễ sử dụng, đẹp mắt, chỉ mất vài giây lựa chọn mẫu có sẵn mà thôi. Đồng thời nó cũng tích hợp nhiều ứng dụng trong hệ sinh thái của Microsoft, lưu trữ dữ liệu đơn giản, bảo mật cao.

3.2. Lizard VB Manager

Rất nhiều cơ quan Nhà nước, các cơ sở ban ngành tải phần mềm quản lý văn bản miễn phí Lizard VB Manager. Nó là một trong những hệ thống nội bộ được sử dụng sớm nhất cho đến hiện nay ở nước ta.

Các tài liệu, văn bản có thể được lưu trữ trên Lizard VB Manager trong một thời gian dài. Bởi vậy nó được tin dùng bởi các cơ sở y tế, trường học, cơ quan địa phương, một số đơn vị kinh doanh có quy mô vừa phải.

Các chức năng của phần mềm này khá phong phú, có ích to lớn cho việc lưu trữ hồ sơ. Nhưng Lizard không có dung lượng lớn, nên nó thích hợp với các tổ chức nhỏ và vừa dùng, nếu doanh nghiệp của bạn lớn thì không tốt lắm.

3.3. Nuxeo

Nuxeo là một hệ thống quản lý văn bản miễn phí có mã nguồn mở. Nó có sẵn trên nhiều nền tảng và đi kèm với các tính năng tuyệt vời khác. Nó thực sự dễ sử dụng và nhiều ưu điểm.

Nuxeo hỗ trợ tất cả các loại tài liệu, có ích có việc quản lý sản phẩm hay tài sản dạng kỹ thuật số. Ưu điểm của nó có thể kể đến như hệ thống tự động hóa, chữ ký điện tử, xem lại tài liệu gốc.

Với bài viết trên thì bạn cũng có thể nhận ra rằng việc tải phần mềm quản lý văn bản miễn phí quan trọng như thế nào rồi đúng không nào? Lựa chọn và sử dụng nó trong công việc ngay từ giờ nhé!