Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các thủ tục bắt buộc như thế nào?

1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là các giấy tờ bắt buộc trong thủ tục thành lập doanh nghiệp để các cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét và phê duyệt điều kiện cấp Giấy chứng nhận đăng doanh nghiệp cho người yêu cầu. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được áp dụng với một số loại hình doanh nghiệp khác nhau theo quy định của Luật Doanh nghiệp đó là: doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh, công ty cổ phần hay công ty TNHH.

Trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì người thực hiện cần phải chuẩn bị những giấy tờ bắt buộc như:

- Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh (bắt buộc phải sử dụng đúng mẫu theo quy định được các cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền chấp thuận).

- Danh sách các cổ đông sáng lập (áp dụng với công ty cổ phần) hay danh sách các thành viên trong công ty (áp dụng với công ty TNHH và công ty hợp danh).

- Tài liệu xác nhận về chủ sở hữu của doanh nghiệp tư nhân, thành viên trong công ty cũng như thông tin về cổ đông sáng lập.

- Điều lệ của mỗi công ty không áp dụng với các doanh nghiệp tư nhân

Dựa theo Luật Doanh nghiệp đã quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được phân chia rõ ràng về các loại hình doanh nghiệp có dự định đăng ký hoạt động và cơ sở đánh giá có sự thành lập khá chặt chẽ. Tùy vào từng hình thức hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà cần phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký khác nhau.

Trước khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký thì doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ nội dung các loại giấy tờ bắt buộc như giấy đề nghị đăng ký kinh doanh, danh sách cổ đông, điều lệ công ty hay danh sách các thành viên công ty đúng theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Mọi thông tin mà doanh nghiệp cung cấp trong hồ sơ đăng ký phải đảm bảo tính chính xác và trung thực trước khi nộp cho các cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền như vậy quá trình chấp thuận sẽ nhanh chóng cũng như thuận lợi hơn.

So với trước đây các thủ tục đăng ký doanh nghiệp đã được đơn giản hóa nhiều không còn quá đòi hỏi về những yếu tố như vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề,... Nên việc thành lập doanh nghiệp cũng trở nên dễ dàng hơn chỉ cần chứng minh có vốn kinh doanh và chứng chỉ hành nghề (đối với một số nghề bắt buộc theo quy định của pháp luật) thì có thể đăng ký doanh nghiệp.

Việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực chất là quy trình bắt buộc để chứng nhận việc thành lập và được công nhận về mặt pháp lý của doanh nghiệp đó trên thị trường như vậy đảm bảo các hoạt động được diễn ra hợp pháp. Hiểu đơn giản vấn đề này giống như việc cấp chứng minh thư nhân dân cho công dân tại một đất nước thể hiện sự hiện diện được pháp luật chứng nhận. 

Vì trước đây muốn thành lập doanh nghiệp bắt buộc phải có vốn pháp định cũng như chứng chỉ hành nghề nhưng vì không hợp lý và gây tốn kém không cần thiết cho các doanh nghiệp nên dần dần được sửa đổi và đơn giản hóa các thủ tục. Hiện nay, các doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp sau khi được cơ quan có thẩm quyền xác nhận và cấp giấy chứng nhận thì hoàn toàn được phép kinh doanh theo quy định của pháp luật chuyên ngành doanh nghiệp đang dự định thành lập.

2. Trình tự thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Để hoàn hiện các bước đăng ký doanh nghiệp thì người thực hiện bắt buộc phải thực hiện các bước sau theo quy định của Luật doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh:

- Bước 1: nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cho cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.

Người thực hiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải chuẩn bị những giấy tờ cần thiết theo quy định của Luật Doanh nghiệp sau đó nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền như phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Đồng thời phải đảm bảo các thông tin được kê khai một cách chính xác và trung thực.

Các quy định được đưa ra trong Luật Doanh nghiệp nhằm đề cao tính tự giác và trách nhiệm của mỗi doanh nghiệp phải tuân thủ pháp luật khi có dự định thành lập công ty gia nhập thị trường. Bên cạnh đó, việc doanh nghiệp chuẩn bị đủ hồ sơ đăng ký theo yêu cầu sẽ giúp quá trình xét duyệt hồ sơ của cơ quan đăng ký kinh doanh được nhanh chóng hơn.

- Bước 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận các hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ và ghi vào sổ của cơ quan mình tiếp tục trao cho người chịu trách nhiệm thực hiện giấy biên nhận để xác nhận cho doanh nghiệp đã nộp đủ giấy tờ hợp lệ. Khi xác nhận thời gian tiếp nhận hồ sơ thì mọi thủ tục sẽ thuộc trách nhiệm của cơ quan đăng ký kinh doanh. 

Vậy nên các doanh nghiệp phải có giấy biên nhận để căn cứ vào đó xác nhận tình trạng hồ sơ của mình đồng thời có giá trị pháp lý trong các trường hợp khiếu nại nếu như bên cơ quan đăng ký kinh doanh không cấp hoặc từ chối đăng ký doanh nghiệp theo thời hạn quy định cũng như không thông báo về việc sửa đổi hồ sơ khi cần thiết.

- Bước 3: Căn cứ vào các giấy tờ doanh nghiệp cung cấp trong hồ sơ đăng ký để xác định cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc từ chối.

Khi xác nhận tiếp nhận hồ sơ thì cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và phê duyệt. Dựa vào các giấy tờ được cung cấp để cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 3 ngày làm việc tính từ thời điểm nhận hồ sơ. Còn trong trường hợp từ chối thì phải chuyển giấy thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp đồng thời phải nêu rõ lý do không chấp nhận hoặc cần yêu cầu sửa đổi hay bổ sung có giấy tờ cần thiết.

Cơ quan đăng ký kinh doanh phải có trách nhiệm trong việc xác định tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trước khi cấp giấy cũng như không được yêu cầu người thành lập nộp thêm các giấy tờ khác không thuộc phạm vi xét duyệt theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Trước đây thời gian phê duyệt hồ sơ thường khá lâu vì phải được xác nhận bởi nhiều cơ quan có thẩm quyền trong đó mất 5 ngày để xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (cơ quan thuế cấp mã số doanh nghiệp trong 2 ngày và cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận mất 3 ngày). Vậy nên thủ tục được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khá lằng nhằng.

Nhưng hiện nay đã có nhiều thay đổi để tạo điều kiện tốt nhất cho cá nhân/tổ chức có dự định thành lập doanh nghiệp thì đã giảm thời giảm thời gian xử lý hồ sơ xuống tối đa là 3 ngày theo Luật Doanh nghiệp. Tốc độ xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp ngày càng được thực hiện nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo đúng quy định theo pháp luật ban hành. Dựa vào số liệu thống kê thì tỷ lệ hồ sơ được tiếp nhận ngay từ lần đầu tiên lên tới 86% và tỷ lệ trả kết quả hồ sơ đúng hẹn đạt 90%.

Qua những thông tin bên trên chắc hẳn các bạn đã hiểu thêm về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm những giấy tờ bắt buộc và trình tự thực hiện các thủ tục cụ thể như thế nào. Để phát triển nền kinh tế xã hội, các cơ quan chức năng đã điều chỉnh Luật Doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện tối đa cho cá nhân/tổ chức có dự định thành lập doanh nghiệp gia nhập thị trường dễ dàng hơn.