Hồ sơ năng lực là gì? Tài liệu marketing hiệu quả với đối tác

1. Hồ sơ năng lực là gì? Vai trò của một hồ sơ năng lực 

Hồ sơ năng lực là một tài liệu cụ thể chi tiết về một công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức. Trong đó sẽ ghi rõ về tất cả các thông tin về thương hiệu, tài chính, nhân sự, tiềm năng, giá trị tầm nhìn, … Ngoài ra đó sẽ là bản tổng hợp những phần đăng ký về độc quyền bao gồm cả logo, slogan và sản phẩm. Một hồ sơ năng lực thường được dùng để gửi đến các đối tác, khách hàng, nhà đầu tư nhằm mục đích tự PR cho chính doanh nghiệp mình. Thông qua đó công ty, doanh nghiệp tổ chức có thể thu hút việc rót vốn hay hợp tác và đầu tư. Đó là một điều cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, vì vậy hồ sơ năng lực là thứ không thể thiếu trên hành trình đưa doanh nghiệp vươn xa hơn. 

Hồ sơ năng lực mang lại rất nhiều lợi ích, đó cũng là vai trò của một bộ tài liệu quan trọng này khi gửi đến tay người nhận. Trong đó vai trò PR Marketing doanh nghiệp là vai trò quan trong nhất dẫn đến việc các doanh nghiệp luôn phải thực sự đầu tư cho nó. Đối với một doanh nghiệp dù là lâu năm hay mới, đặc biệt là công ty start-up lại càng cần một bộ hồ sơ năng lực ấn tượng để có một khởi đầu tốt đẹp. Chính vì vậy vai trò thứ hai của nó đó chính là thể hiện sự chuyên nghiệp, và tiềm năng để có được sự tin tưởng của đối tác và khách hàng. Bởi đó là bộ mặt của cả công ty, điều này giống như vai trò một bộ CV, nên có thể gọi hồ sơ năng lực là “CV” doanh nghiệp cũng không sai. 

Trong tất cả các lĩnh vực thì hồ sơ năng lực được sử dụng nhiều nhất trong lĩnh vực xây dựng hay  để đơn vị gửi đến tay nhà thầu. Cho nên vai trò đặc trưng nhất của nó đó chính là ấn phẩm sử dụng trong các dự án đấu thầu. Quá trình đấu thầu một dự án nào đó, các bộ hồ sơ năng lực sẽ là vũ khí chiến đấu của mỗi doanh nghiệp. Không chỉ vậy quá trình này khá là nhiều khâu và bận rộn sẽ không đủ thời gian để mỗi bên tự giới thiệu về mình. Thay vào đó các cuốn hồ sơ năng lực sẽ được gửi đi để làm nhiệm vụ giao tiếp với khách hàng, thậm chí là thuyết phục như một nhân viên kinh doanh. 

Việc làm nhân viên kinh doanh

Và vai trò cuối cùng của hồ sơ năng lực đó chính là giúp khách hàng và đối tác tra cứu thông tin thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Vai trò này xuất phát từ chính mục đích tạo ra của nó, vì trong đó sẽ là những thông tin chi tiết cụ thể do đích thân doanh nghiệp đó soạn thảo ra, nên không có một văn bản nào chính xác hơn. Nhờ vậy khách hàng có thể tự nghiên cứu và tra khảo bất cứ thời gian hay không gian nào. Cùng với đó thiết kế của hồ sơ năng lực khá bắt mắt và chuyên nghiệp cho nên nó cũng khiến thông tin trong đó trở nên đáng tin cậy hơn cho khách hàng. 

2. Bố cục của một bộ hồ sơ năng lực 

Một bộ hồ sơ năng lực thông thường của doanh nghiệp sẽ được thiết kế và in ấn đóng quyển, trung bình khoảng 20 trang trở lên. Và có thể có được bộ hồ sơ năng lực thực sự ấn tượng nó phải phụ thuộc vào 2 yếu tố đó chính là nội dung và hình thức. 

2.1. Bố cục nội dung 

Trang đầu tiên của một cuốn hồ sơ năng lực chính là thư ngỏ. Đây chính là đôi lời chào hỏi của công ty đó dưới sự thay mặt của Giám đốc hoặc người chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty. Trong phần thư ngỏ này, doanh nghiệp cũng phần nào thể hiện được lĩnh vực cũng như tầm vóc của mình cho khách hàng thấy được. Khi viết thư ngỏ, giọng văn trang trọng, thân tình và tràn đầy sự tự tin hãnh diễn của doanh nghiệp mình. 

Tiếp đến là giới thiệu khái quát về công ty. Phần nội dung này chắc chắn không thể không có trong hồ sơ năng lực. Giới thiệu công ty thường là những gì khái quát nhất ví dụ như:

• Lĩnh vực 
• Quy mô hoạt động
• Khu vực hoạt động 
• Quy mô nhân sự
• Giấy phép kinh doanh 
• Ngày thành lập 
• Thời gian hoạt động 
• Tổng kết chi nhánh và sản phẩm 
• Lời tự sự 

Thứ ba đó là Tầm nhìn và sứ mệnh. Tầm nhìn thể hiện được kế hoạch phát triển trong tương lai gần. Trong khi đó sứ mệnh sẽ chỉ ra được những định hướng mang tính chất xã hội trong thời gian dài hơn, Nhiều người viết khá nhầm lẫn đến đoạn này nên chúng ta phải thật lưu ý kỹ khi viết. 

Thứ tư đó là Lĩnh vực hoạt động của công ty. Phần này mình sẽ viết bao gồm cả các dịch vụ và phạm vi hoạt động

Thứ năm là cơ cấu tổ chức, có thể được trình bày dưới dạng sơ đồ cũng như “show” ảnh của nhân viên công ty để thể hiện quy mô nhân sự của mình. 

Các trang tiếp theo chúng ta sẽ viết PR chi tiết về các dịch vụ hay sản phẩm nổi bật của doanh nghiệp. Đây là phần sẽ ghi điểm trực tiếp với khách hàng cho nên doanh nghiệp chú ý nên viết càng cụ thể càng tốt trong hồ sơ năng lực. 

Thứ sáu đó là năng lực tài chính, năng lực tài chính như là một cơ sở để nhà đầu tư có thể căn cứ và quyết định có rót vốn hay không. Bởi lẽ trong kinh doanh năng lực tài chính được xem là khả năng có thể thanh toán nợ nếu kết quả xấu nhất xảy ra trong đầu tư.

Và cuối cùng là các dự án tiêu biểu lẫn giải thưởng: đây là phần thông tin riêng để bổ sung và hỗ trợ hiệu quả PR cho doanh nghiệp đó. 

Việc làm chuyên viên PR

2.2. Hình thức trình bày 

Trong khi trình bày một hồ sơ năng lực, có khá là nhiều yếu tố cần phải chú ý, bởi hồ sơ năng lực không chỉ đơn giản là vài tờ tư liệu mà nó được đóng trang gập gáy ngay ngắn như một quyển sổ thực sự, thậm chí là còn phải đẹp mắt hơn. Đó cũng là lý do vì sao hiện nay có rất nhiều đơn vị nhận thiết kế hồ sơ năng lực doanh nghiệp chứ không phải ai cũng có thể thiết kế được. Nhìn chung thì sẽ có những yếu tố về hình thức sau. 

Thứ nhất đó chính là tone màu và chủ đề của quyển hồ sơ năng lực. Các bạn có thể chọn màu chủ đạo dựa theo lĩnh vực mình làm hoặc chọn những gam màu có liên quan đến bộ nhận diện thương hiệu của mình. Ví dụ: một bộ hồ sơ năng lực của một công ty môi trường có thể chọn gam màu xanh lá, hay hồ sơ năng lực của một doanh nghiệp về fast food có thể hướng đến tone màu vàng hoặc đỏ

Thứ hai đó chính là vấn đề về dàn trang. Dàn trang trong hồ sơ năng lực là phần sắp xếp nội dung lên các trang sao cho dễ nhìn, đẹp mắt và logic. Cách dàn trang trong hồ sơ năng lực tương tự như cách thức của các tạp chí, ấn phẩm in. Thế nên trước khi dàn trang hồ sơ năng lực bạn cần có một bản demo để phân chia bố cục nội dung trong từng trang. 

Thứ ba, trong khi sản xuất hồ sơ năng lực doanh nghiệp việc sử dụng hình ảnh trình bày rất quan trọng. Hãy ưu tiên sử dụng ảnh chụp chứ không nên để ảnh thiết kế vì nó sẽ tạo độ chân thực hơn trong một ấn phẩm mang giá trị PR như vậy. Cùng với đó chất lượng hình ảnh phải sắc nét, độc quyền, thể hiện đúng trọng tâm nội dung mà nó mô tả. 

Thứ tư đó là sự phân bố số lượng trang, đây là một điều quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý nên để hồ sơ năng lực của mình dài bao nhiêu trang sao cho cân đối. Số lượng trang dày không có nghĩa là công ty bạn lớn mạnh mà cũng nên để hồ sơ chỉ lèo tèo vài trang. Vì vậy cần phải có sự sắp xếp hợp lý sao cho số lượng trang đủ để trình bày các thông tin hay nhất của doanh nghiệp của mình. 

Và cuối cùng là thiết kế trang bìa. Hãy tưởng tượng trang bìa giống như vẻ bề ngoài của bạn. Nếu trang bìa có thu hút thì người ta với mong muốn đọc ở bên trong. Vì vậy thiết kế trang bìa cần sự nghiên cứu, đầu tư. Đây cũng là trang đầu tiên của tất cả các bước thiết kế hồ sơ năng lực cho doanh nghiệp. 

Việc làm Marketing - PR tại Hà Nội

3. Ví dụ về một mẫu hồ sơ năng lực 

Công ty CP Thanh toán Hưng Hà với website Timviec365.vn là một website lớn về tuyển dụng cho nên chắc chắn doanh nghiệp này không thể thiếu các quyển hồ sơ năng lực để gửi đến đối tác của mình. Vậy với một doanh nghiệp mạnh mẽ về lĩnh vực thương mại điện tử như vậy, hồ sơ năng lực sẽ gồm có những gì. Dưới đây sẽ mẫu khái quát cơ bản nhất. 

Bìa: lựa chọn gam màu vàng hoặc xanh (phù hợp với màu sắc logo và lĩnh vực hoạt động)

Mục lục và lời nói đầu:

Tầm nhìn và sứ mệnh: hướng đến một tương lai về cách thức tuyển dụng, tìm việc và các dịch vụ online tối ưu nhất, đặc biệt giúp giải quyết các vấn đề cấp bách của xã hội. 

Thông tin chung về công ty

• Tên công ty: Công ty Cổ phần Thanh toán Hưng Hà 
• Năm thành lập: 2024 
• Giấy phép kinh doanh: 0107437730
• Trụ sở chính: tầng 4, B50, Lô 6, Khu đô thị Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
• Các ngành kinh doanh chính: thương mại điện tử

Năng lực nhân sự

• Số lượng nhân sự: nêu cả số lượng nhân viên làm việc hành chính và CTV 
• Trình độ chuyên môn: Sơ cấp - Chuyên nghiệp
• Bằng cấp: Cử nhân

Năng lực thiết bị, máy móc: kê khai tài sản của công ty bao gồm các thiết bị văn phòng

Năng lực kinh nghiệm thực hiện các công việc theo yêu cầu của khách hàng:

- Website tuyển dụng online timviec365.vn với 400.000 nhà tuyển dụng và hơn 2 triệu hồ sơ ứng viên đăng ký

- Website mua bán thẻ online banthe24h.vn: ….

- Website bán vé máy bay hunghabay.vn: ...

- Website rao vặt raonhanh365.vn: ...

Ở mỗi gạch đầu dòng của website sẽ ghi lại các thành tích cũng như kết quả hoạt động đặc biệt về doanh thu. Ngoài ra còn rất nhiều những phần khác mà công ty này chắc chắn phải đề cập đến trong hồ sơ năng lực của mình. Bởi lẽ với mỗi lĩnh vực cũng như quy mô cụ thể của doanh nghiệp sẽ có những sườn hồ sơ năng lực khác nhau. 

- Đối với một doanh nghiệp làm trong lĩnh vực thương mại điện tử thì dịch vụ luôn là yếu tố không thể thiếu đối với nhu cầu được biết của khách hàng. Cho nên hồ sơ năng lực của công ty CP Thanh toán Hưng Hà phải nêu được chi tiết và đầy đủ các dịch vụ của mình. 

- Công ty CP Thanh toán Hưng Hà được biết đến là một doanh nghiệp đa lĩnh vực cho nên hồ sơ năng lực của công ty nếu có số lượng trang nhiều cũng là điều nên làm. Vì với mỗi lĩnh vực sẽ cần có những phần trình bày cụ thể về kết quả hoạt động của những lĩnh vực đó. 

- Có thể đối với một số doanh nghiệp sẽ không cần phần này, tuy nhiên với một doanh nghiệp cung cấp tiện ích cho con người thì nên có những phần hướng dẫn sử dụng. Đây là phần giúp cho khách hàng hình dung sơ khai nhất về cơ chế hoạt động của những tiện ích đó. 

- Một vấn đề nữa đó là, lĩnh vực tuyển dụng online mà công ty đang hoạt động là một lĩnh vực cạnh tranh cao nên việc khẳng định bản quyền của mình trên thương trường phụ thuộc rất lớn vào bộ nhận diện thương hiệu - logo. Vì vậy phần này chắc chắn phải có trong hồ sơ năng lực của doanh nghiệp này. 

Việc làm Marketing - PR tại Hồ Chí Minh​

Để sở hữu một hồ sơ năng lực chuyên nghiệp gây ấn tượng với khách hàng, công ty doanh nghiệp hoặc tổ chức phải có sự nghiên cứu và đầu tư chất xám khá lớn về thiết kế lẫn nội dung. Mặc dù hiện nay chúng ta đã có những đơn vị hỗ trợ làm hồ sơ năng lực. Tuy nhiên họ cũng chỉ là những người làm thuê dựa trên ý tưởng của khách hàng. Chính vì vậy bạn không thể phụ thuộc vào đơn vị này mà cần phải có định hướng lẫn bố cục cụ thể cho mình. Chỉ khi bạn thấy được những giá trị nào có thể mang ra để phát hành thì lúc ấy bạn mới đủ tự tin để doanh nghiệp mình đến gần hơn với khách hàng. 

Bài viết trên đây đã phần nào giúp bạn hiểu hơn về “Hồ sơ năng lực là gì”. Bên cạnh những thông tin này bạn có thể dựa vào để tìm cho mình một công ty phù hợp để làm việc thông qua website timviec365.vn nhé!