Cách viết đúng giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm xã hội

1.1. Nhu cầu ủy quyền trong thực tiễn

Có nhiều lý do khiến người lao động không thể tự mình đến nhận sổ bảo hiểm xã hội, từ lý do thay đổi nơi cư trú, bận công việc, đi học xa cho đến các lý do liên quan đến sức khỏe. Trong những trường hợp này, việc ủy quyền hợp pháp cho người khác đi thay là một quyền lợi chính đáng và được pháp luật cho phép.

Tuy nhiên, quá trình này không thể thực hiện chỉ bằng lời nói hay sự đồng thuận miệng giữa hai bên. Để đảm bảo quyền lợi và tính minh bạch, người được ủy quyền cần mang theo một văn bản rõ ràng — đó chính là giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm xã hội.

1.2. Vai trò pháp lý của giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền không chỉ là một biểu mẫu hành chính. Nó là căn cứ để tổ chức bảo hiểm xác định trách nhiệm và quyền hạn của người đi nhận sổ thay. Nếu không có giấy ủy quyền đúng quy định, cơ quan bảo hiểm hoàn toàn có quyền từ chối giải quyết thủ tục. Vì thế, dù đây chỉ là một văn bản ngắn gọn, nhưng lại giữ vai trò rất quan trọng trong toàn bộ quá trình nhận sổ BHXH.

2. Giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm xã hội gồm những nội dung gì?

2.1. Thông tin cơ bản cần có

Một giấy ủy quyền đúng chuẩn thường sẽ bao gồm các thành phần: thông tin bên ủy quyền, thông tin bên được ủy quyền, mục đích ủy quyền (nhận sổ BHXH), thời hạn ủy quyền và cam kết của hai bên. Trong một số trường hợp, còn cần có xác nhận của chính quyền địa phương hoặc tổ chức, công ty nơi người ủy quyền đang làm việc.

Dù biểu mẫu này không quá phức tạp, nhưng nếu thiếu hoặc sai sót một số nội dung cơ bản như số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú, nội dung ủy quyền không rõ ràng... thì giấy đó sẽ không có giá trị sử dụng.

Về cách ghi, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn chi tiết dưới đây:

2.1.1. Thông tin của các bên tham gia việc ủy quyền

Người lập mẫu giấy ủy quyền có trách nhiệm ghi rõ thông tin của các bên tham gia ủy quyền, bao gồm người ủy quyền và người được ủy quyền. Trong đó, người dược ủy quyền trong đơn phải đồng ý thay mặt người ủy quyền lấy sổ bảo hiểm xã hội. Thông tin của các bên cần ghi rõ: họ tên đầy đủ, địa chỉ nơi ở chi tiết đến số nhà. Riêng trường hợp đặc biệt khi người ủy quyền đang phải chấp hành án tù sẽ ghi thêm thông tin địa chi chi tiêt của trại giam gồm tên trại, huyện thị, tỉnh thành.

2.1.2. Nội dung chính ghi trong giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền cần được trình bày chi tiết về việc ủy quyền nhận sổ bảo hiểm và thời gian hai bên thỏa thuận với nhau về ủy quyền. Nếu ngoài việc lấy sổ thay còn ủy quyền nhận thay các hạng mục khác như hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội, lương hưu, trợ cấp, đổi thẻ bảo hiểm y tế, thanh toán thẻ bảo hiểm y tế, điều chỉnh sổ bảo hiểm y tế, ... cũng ghi chi tiết thông tin cho từng trường hợp. Nếu giấy ủy quyền lập bằng tiếng nước ngoài cần kèm theo bản dịch tiếng Việt, được công chứng.’

2.1.3. Cam kết và ký xác nhận

Người viết đơn cần đưa ra cam kết những nội dung nêu trên đều đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật. Trong giấy ủy quyền buộc phải có 3 thành phần chữ ký gồm chữ ký của người ủy quyền, người được ủy quyền và xác nhận của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Nếu thiếu, mẫu giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm sẽ không được chấp thuận.

Phần xác nhận của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền có thể là chính quyền tại địa phương hoặc phòng công chứng đều có giá trị pháp lý. Ngoài ra trong từng trường hợp đặc biệt khác, phần này sẽ được xác nhận bởi thủ trưởng trại giam nếu người ủy quyền đang thực hiện thi hành án, Đại sứ quán Việt Nam, cơ quan ngoại giao Việt Nam, cũng có thể xin xác nhận từ chính quyền địa phương ở nước ngoại tại nước mà người ủy quyền sinh sống (nếu đang cư trú ở nước ngoài).

Trong thời gian 7 ngày làm việc, đơn vị sử dụng lao động cần hoàn tất các thủ tục gồm chốt sổ bảo hiểm xã hội và trả lại người lao động toàn bộ giấy tờ cùng sổ bảo hiểm. Người được ủy quyền đến nhận sổ bảo hiểm xã hội cần đem theo căn cước công dân đồng thời nộp giấy ủy quyền cho đơn vị sử dụng lao động để hoàn thành

2.2. Hình thức trình bày và cách thể hiện

Hình thức văn bản cần rõ ràng, ngôn từ mạch lạc, tránh diễn đạt mơ hồ. Phần nội dung ủy quyền nên trình bày cụ thể, không gây hiểu nhầm. Đặc biệt, phải ghi đúng tên loại giấy tờ được ủy quyền là Sổ bảo hiểm xã hội để tránh nhầm lẫn với thẻ BHYT hoặc các tài liệu khác.

Thay vì tự tạo một bản mẫu từ đầu — vốn dễ sai sót hoặc thiếu sót — người dùng nên lựa chọn các mẫu giấy ủy quyền có sẵn và đúng pháp lý. Tại Timviec365.vn, bạn có thể tải về mẫu giấy ủy quyền chuẩn để lấy sổ BHXH tại đây:

mau-giay-uy-quyen-lay-so-bhxh.docx

3. Tạo và sử dụng mẫu giấy ủy quyền miễn phí trên Timviec365.vn

Timviec365.vn cung cấp dịch vụ tạo biểu mẫu online chuyên nghiệp. Chỉ cần một vài thao tác điền thông tin, bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng xây dựng được biểu mẫu như mong muốn. Form biểu mẫu được thiết kế bởi chuyên gia và dựa trên quy chuẩn của pháp luật vì thế đảm bảo người dùng có thể sử dụng đạt hiệu quả theo mục đích sử dụng của bản thân.

Hãy truy cập trang Biểu mẫu của Timviec365.vn để cập nhật những biểu mẫu chất lượng, đa dạng, đáp ứng các thủ tục hành chính quan trọng như giấy ủy quyền cho mục đích nhận bằng tốt nghiệp, ủy quyền nhận tiền cùng với các đơn từ, hợp đồng khác.

Việc sử dụng giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm xã hội là lựa chọn cần thiết và hợp pháp trong nhiều trường hợp người lao động không thể trực tiếp thực hiện thủ tục. Để quá trình này diễn ra thuận lợi và không bị từ chối bởi cơ quan bảo hiểm, việc sử dụng biểu mẫu đúng chuẩn là yếu tố then chốt.

Với hệ thống biểu mẫu tại Timviec365.vn, bạn hoàn toàn có thể yên tâm tạo hoặc tải về mẫu giấy ủy quyền phù hợp, nhanh chóng và chính xác. Thuận lợi hơn hết nhu cầu lấy sổ bảo hiểm xã hội khi chúng ta không thể trực tiếp đi lấy. 

Việc lựa chọn trang web Timviec365.vn để tạo giấy ủy quyền lấy sổ bảo hiểm xã hội chính là cần thiết, cũng là giấy tờ bảo đảm tính hợp pháp mà bạn có thể yên tâm sử dụng. Trang web không chỉ cung cấp biểu mẫu tham khảo mà còn cho phép bạn tải biểu mẫu miễn phí.