Nghiệp vụ văn thư và những tiêu chuẩn nghiệp vụ quan trọng

1. Nghiệp vụ văn thư là gì?

Nghiệp vụ văn thư là những trình độ chuyên môn hành chính văn phòng, là những kĩ năng, tác phong làm việc của một nhân viên văn thư cần phải có trong quá trình thực hiện công việc. Nghiệp vụ văn thư được đánh giá dựa trên mức độ hoàn thành công việc của bạn và sẽ thật tuyệt vời nếu bạn là một nhân viên văn thư được đánh giá là có nghiệp vụ nghề nghiệp vững chắc.

Công việc văn thư là một công việc không đòi hỏi quá cao về những kiến thức chuyên ngành tuy nhiên để làm tốt thì bạn vẫn cần được đào tạo bài bản những nghiệp vụ chuyên môn cũng như những kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết. Bạn phải là người được cấp những chứng chỉ, bằng cấp về nghiệp vụ văn thư sau khi bạn hoàn thành chương trình đào tạo ở các trường đại học, cao đẳng hay trung cấp dạy nghề để có thể theo đuổi và nâng cao nghiệp vụ văn thư này.

2. Nghiệp vụ văn thư trong hành chính văn phòng

Khi đã và đang làm công việc văn thư thì bạn cần biết rõ những nghiệp vụ cần thiết của mình khi làm nó tại văn phòng công ty.

Một số nghiệp vụ mà một nhân viên văn thư cần thực hiện hàng ngày đó là xử lý các khâu chính như­ tìm kiếm, sưu tầm và bổ sung tài liệu cho công việc hành chính văn phòng. Nghiệp vụ phân loại, chỉnh lý các tài liệu, hồ sơ sổ sách cho doanh nghiệp và công ty. Xác định những giá trị của các tài liệu đang hiện hữu trong kho lưu trữ.  Khi làm việc thì cần đảm bảo nghiệp vụ thống kê, bảo quản tài liệu và dữ liệu hành chính văn phòng, dữ liệu quản lý tài sản và dữ liệu khách hàng lưu trữ quản lý các hồ sơ quan trọng của công ty. Nghiệp vụ tổ chức phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu trong công việc văn thư.

Tham khảo ngay: Phần mềm quản lý văn thư hay nhất hiện nay

3. Kỹ năng quan trọng trong nghiệp vụ văn thư

Trong thời đại hiện nay thì bất cứ công việc nào cũng cần có kỹ năng nhất định. Việc cải thiện và phát triển liên tục những kỹ năng là điều không thể thiếu trên hành trình định hình sự nghiệp của chúng ta. Nhân viên hành chính văn thư cũng không nằm ngoài số đó.

Để có nghiệp vụ chuyên môn giỏi thì điều đầu tiên bạn cần đó là những kỹ năng lưu trữ bao gồm những công việc gì và nó có mang lại những kinh nghiệm làm việc, bổ trợ giúp bạn thành thạo với công việc văn thư hơn hay không? Điều này bạn có thể rèn luyện từ trên ghế nhà trường, trong các cơ sở đào tạo nghiệp vụ văn thư và rèn luyện không ngừng trong những công việc trực tiếp hành chính văn phòng hàng ngày.

Một kỹ năng quan trọng trong một nghiệp vụ văn thư đó là kỹ năng văn phòng và tin học văn phòng. Thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, con người làm bạn với thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại thì việc học tập và rèn luyện kỹ năng này là không thể thiếu. Công việc của một văn thư gắn liền với những thói quen tốc ký, xử lý thông tin và nhập dữ liệu bằng máy tính, vì vậy họ cần có nghiệp vụ và biết cách soạn thảo văn bản, sử dụng thành thạo các ứng dụng tin học trong văn phòng để lưu trữ hồ sơ một cách hiệu quả.

Không chỉ thực hiện nghiệp vụ liên quan đến giấy tờ mà họ còn làm những nghiệp vụ liên quan đến hoạt động khác như giao tiếp với từng phòng ban. Vậy nên một nhân viên văn thư còn cần rèn luyện cho mình kỹ năng trong giao tiếp để biết cách truyền đạt thông tin, hỗ trợ những phòng ban khác hiểu và hoàn thành công việc. Đây là những kỹ năng mềm cần thiết như việc ứng xử hòa nhã lịch sự với đồng nghiệp và tôn trọng với cấp trên. Bên cạnh đó, để đạt được hiệu quả cao trong công việc và không ảnh hưởng đến môi trường chung thì thái độ tự tin, phong cách làm việc chuyên nghiệp là những nghiệp vụ vô cùng cần thiết và nên được rèn luyện mỗi ngày.

4. Tiêu chuẩn nghiệp vụ của nhân viên văn thư trong các cơ quan nhà nước

Một trong những môi trường đặc biệt của một văn thư có thể làm việc đó chính là các cơ quan có liên quan đến bộ máy Nhà nước.Khi làm việc trong môi trường này thì bạn cần trang bị cho mình những nghiệp vụ cần thiết sau.

Đầu tiên đó là đảm bảo về nghiệp vụ chuyên môn đã được đào tạo cơ bản và được chứng nhận thông qua bằng cấp như bằng cử nhân đại học hay bằng cao đẳng, trung cấp, bằng đào tạo nghề của một khóa đào tạo nghiệp vụ về công tác văn thư. Ngoài ra bạn cần có kinh nghiệm làm những công việc liên quan ít nhất là từ 1 năm trở lên khi ứng tuyển trong môi trường này. 

Để trở thành một phần của cơ quan nhà nước thì việc nắm rõ những văn bản pháp luật đang hiện hành những quy định về công tác giấy tờ, công văn liên quan. Tiếp theo, bạn sẽ phải nắm vững những bản hướng dẫn đăng ký công văn và thiết lập hồ sơ của cơ quan quản lý ban ngành.Việc hiểu rõ về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ của những đơn vị trong cơ quan nhà nước và những phòng ban liên quan cũng là một trong những nghiệp vụ rất quan trọng.

Xem thêm: Cách viết báo cáo thực tập văn thư lưu trữ

5. Vai trò của nghiệp vụ văn thư trong hành chính văn phòng

Trong bất kể công việc gì thì nghiệp vụ chuyên môn giỏi luôn là thứ để chúng ta phấn đấu và rèn luyện không ngừng. Công việc văn thư trong hành chính văn phòng cũng vậy.

Khi có nghiệp vụ chuyên môn giỏi, điều đó sẽ giúp bạn hoàn thành công việc được giao một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao nhất. Nghiệp vụ văn thư tốt sẽ khiến cho bạn nâng cao được những kỹ năng và khả năng chuyên môn của bản thân. Và quan trọng hơn hết là nghiệp vụ văn thư đóng vai trò vô cùng quan trọng trong con đường đi đến thành công trong sự nghiệp hành chính văn phòng. Học tập là quá trình không thể thiếu trong cuộc sống của con người, việc học hỏi nghiệp vụ văn thư sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc này khi đi làm.

Nhân viên văn thư là một công việc hành chính và nó cần rất nhiều những nghiệp vụ và kỹ năng mềm. Bạn đang theo học bất cứ ngành học nào liên quan đến dữ liệu, nhân sự, hành chính,... thì đều có thể trở thành một nhân viên văn thư. Khi bạn có ý định và định hướng theo đuổi công việc này thì sau khi tốt nghiệp cao đẳng đại học, bạn đều cần trang bị những kỹ năng nghiệp vụ bằng cách tham gia những khóa học nghiệp vụ văn thư ở các trường dạy nghề hoặc trung tâm đào tạo. Hiện nay có rất nhiều các trường nghề, cao đẳng hoặc trung tâm được thành lập để đáp ứng nhu cầu về tuyển dụng cho vị trí này.

Nghiệp vụ văn thư là yếu tố quan trọng trong công tác hành chính văn phòng dù ở bất cứ đâu, để có thể hoàn thành tốt thì bạn hãy cố gắng không ngừng nghỉ trong việc rèn luyện những nghiệp vụ và kỹ năng mà timviec365.vn chia sẻ trên đây nhé.