Thông tin chi tiết mô tả công việc văn thư đầy đủ nhất cho bạn

1. Nhân viên văn thư - họ là ai?

Nhân viên văn thư (văn thư hành chính, văn thư lưu trữ) là người sẽ tiếp nhận, quản lý, lưu trữ những văn bản đến và đi trong đơn vị hành chính. Họ sẽ nhận những thư từ, văn bản và hồ sơ để xử lý những giấy tờ đó, báo cáo lên cấp trên, họ cũng đảm nhiệm những công tác khác có liên quan đến văn phòng hành chính khác.

Vậy mô tả công việc văn thư có gì đặc biệt. Bạn hãy khám phá ở phần tiếp theo nhé!

Xem thêm: Lương văn thư bao nhiêu? Cùng timviec365.vn tìm hiểu nhé!

2. Bảng mô tả công việc văn thư

Làm văn thư lưu trữ là làm gì? Một ngày làm việc của họ diễn ra như thế nào, công việc cụ thể của họ là gì? Bạn hãy tải ngay bản Word dưới đây để tham khảo thêm nhé.

mo-ta-cong-viec-van-thu.doc

Nhân viên văn thư lưu trữ không chỉ gắn bó với bàn giấy, xấp hồ sơ tài liệu mà còn được phân công thêm những nhiệm vụ khác mà lãnh đạo giao cho tùy theo công ty, doanh nghiệp, cơ quan làm việc. Sau đây là thống kê công việc cá nhân của văn thư

2.1. Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu

Nhiệm vụ đầu tiên và là nhiệm vụ quan trọng chủ yếu trong chuyên môn của những người làm văn thư đó là việc quản lý hồ sơ cho công ty. Hàng ngày họ sẽ tiếp nhận những văn bản, thư từ, hồ sơ được chuyển đến cho cơ quan, doanh nghiệp, công ty và quản lý cả những giấy tờ, hồ sơ văn bản được gửi  đi từ cơ  quan.

Họ có  quyền hạn được xử lý nhanh những giấy tờ ấy nếu cần thiết có thể mở sổ hoạt động và theo dõi. Sau khi đã tiếp  nhận những hồ sơ họ còn cần phải lưu thông tin nhập vào sổ, đóng dấu lại và gắn thêm các mã số để phân biệt ngày gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Tất cả những  văn bản gửi đi hay chuyển đến, những văn bản lưu hành nội bộ thì văn thư đều cần quản lý và tổng hợp lại.

Trong khi các tổ chức xử lý các công văn báo cáo và hồ sơ thì văn thư cũng sẽ theo dõi và giám sát tới khi hoàn tất các văn bản hồ sơ. Các văn thư sẽ lên kế hoạch tổ chức lưu trữ những văn bản, dữ liệu thông tin, những giấy tờ tài liệu của công ty. Họ đảm nhiệm vai trò vị trí gõ văn bản bằng máy tính, soạn thảo những công văn, những quyết định thông báo tới những báo cáo có liên quan đến bộ phận hành chính văn phòng.

Tuyển nhân viên văn thư lưu trữ

Trong nhiều trường hợp sẽ cần phải  in ấn và photo  những tài liệu cần thiết cho cơ quan để gửi đến những phòng ban, bộ phận ở công ty, doanh nghiệp. Văn thư cũng là người giữ gìn và bảo  quản con dấu của công ty, con dấu của lãnh đạo, họ sẽ lưu giữ cả bản chính và bản gốc của các loại văn bản để có thể báo cáo lên cấp trên. 

2.2. Quản lý tài sản của công ty

Công việc của văn thư không chỉ bảo quản những giấy tờ của công ty mà người văn thư  cũng cần phải có trách nhiệm quản lý những tài sản của công ty nữa. Họ sẽ lên một danh sách những đồ vật văn phòng phẩm mà các phòng ban cần sử dụng trong công ty và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm đã mua trong một tháng.

Theo dõi, để ý, thống kê về những vật phẩm đem vào sử dụng, lên kế hoạch bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc có  trong công ty hàng tháng, hàng năm. Kiểm tra thường xuyên những vật dụng văn phòng để có thể mua thêm bổ sung đúng lúc giúp cho các phòng ban làm việc tốt hơn.

2.3. Làm nhiệm vụ lễ tân

Nhân viên văn thư lưu trữ sẽ cần phải trả lời điện thoại của đối tác khách hàng gọi đến, trao đổi nói chuyện với khách hàng và truyền tải nội dung lên cho các lãnh đạo cơ quan hoặc những thông tin liên quan tới các bộ phận phòng ban có liên quan.

Họ sẽ là người trực tiếp tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn và giới thiệu tới các phòng ban, đứng ra chịu trách nhiệm chuẩn bị tổ chức những cuộc họp, hội thảo, những cuộc họp nội bộ ở trong doanh nghiệp, hay những cuộc họp được tổ chức ra để bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng làm ăn cùng công ty.

2.4. Quản lý hồ sơ nhân sự

Họ sẽ lập các kế hoạch về việc tuyển dụng và tổ chức chọn lựa nhân sự cho các phòng ban, tham gia chịu trách nhiệm về nhân sự cho nhân viên/ chuyên viên nhân sự. Khi có các nhân sự thử việc và làm việc thì họ cũng sẽ sát sao trong việc kiểm tra, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới.

Cuối mỗi tháng họ sẽ có những báo cáo và nhận xét nhân sự tới cho lãnh đạo. Về hồ sơ nhân sự, họ sẽ phải cập nhật hồ sơ nhân sự đầy đủ trong mỗi tháng.

Việc làm nhân sự

2.5. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

Mỗi tháng họ sẽ chấm công nhân viên và lập bảng  chấm công các nhân sự. Sẽ dựa vào  đó để có thể tính lương và thưởng nộp cho lãnh đạo công ty ký duyệt. Sau đó, họ sẽ phối hợp với phòng kế toán để chi trả lương cho nhân viên.

Do các yêu  cầu đặc thù như đã kể ở trên nên bộ phận văn thư, hành chính, nhân sự hay được xếp chung để có thể dễ dàng trong việc tương trợ, giúp đỡ, hợp tác nhau hoàn thành công việc. Và người ta có thể hay gọi chung là hành chính văn thư hoặc văn thư hành chính.

Nhiệm vụ của văn thư phù hợp với các bạn nữ giới vì công việc này yêu cầu tỉ mỉ, cẩn thận, trình tự, ngăn nắp ngoài ra công việc có nhiệm vụ làm lễ tân đón khách phù hợp với các bạn nữ có lối nói chuyện nhẹ nhàng, lịch sự, cởi mở tạo ấn tượng tốt cho các khách hàng và đối tác của công ty.

Công việc này không đòi hỏi hay yêu  cầu quá áp lực khá khắt khe và là môi trường công sở vậy nên những bạn muốn trải nghiệm cảm giác là cô nhân viên văn phòng ngày làm 8 tiếng thì có thể thử sức với công việc này.

Công việc này đòi hỏi những yêu cầu và tiêu chuẩn như thế nào bạn có thể tìm hiểu ở mục tiếp theo nhé.

Hiện nay văn thư lưu trữ đã được hỗ trợ rất nhiều bởi các phần mềm, giúp cho công việc đơn giản, dễ dàng hơn. Tham khảo phần mềm văn thư lưu trữ 365 để quản lý văn thư đơn giản, dễ dàng hơn

3. Yêu cầu đối với công việc văn thư

Công việc này có đòi hỏi một số kỹ năng, nếu bạn có dự định trở thành một nhân viên văn thư trong tương lai thì bạn hãy chuẩn bị cho mình những kỹ năng này nhé!

3.1. Kỹ năng chuyên môn

Bạn cần được đào tạo bài bản về chuyên môn văn thư lưu trữ để có thể hiểu rõ và làm thực hiện những chuyên môn về văn thư lưu trữ gồm những công việc gì, những ứng viên có kinh nghiệm làm việc là một lợi thế bởi bạn sẽ có thể thành thạo với công việc hơn.

Bạn cũng cần biết cách truyền đạt, hướng dẫn chuyên môn cho những người khác để giúp đỡ  nhau cho công việc. Trong văn phòng sẽ được trang bị những thiết bị hiện đại chính bởi vậy mà bạn cần phải biết cách sử dụng chúng.

3.2. Kỹ năng sắp xếp

Văn phòng công sở là môi trường làm việc khá bận rộn vậy cho nên bạn cần biết cách sắp xếp, tổ chức, quản lý công việc, điều phối mọi thứ sao cho thật hợp lý để tiết kiệm thời gian của cá nhân và tập thể. Những giấy tờ cần sắp xếp  theo trật tự để dễ dàng tìm kiếm, có tư duy logic khoa học trong xử lý tình huống, biết cách ra quyết định nhanh trong những trong những trường hợp để có thể giải quyết công việc theo quyền hạn của vị trí công tác. Biết cách tận dụng thời gian và công nghệ để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng hiệu quả nhất.

Việc làm văn thư lưu trữ

3.3. Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

Bạn cần có khả năng và thói quen tốc ký, xử lý thông tin nhanh nhạy, nhập lại những dữ liệu thông tin bằng máy ghi âm,biết cách soạn thảo các văn bản và làm các hồ sơ lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp.

Có rất nhiều đồng nghiệp ở các bộ phận phòng ban cùng nhau làm việc chính bởi vậy bạn nên học cách giao tiếp cư xử hòa nhã lịch sự với mọi người tránh xung đột mâu thuẫn không đáng có ảnh hưởng tới hiệu quả công việc và bầu không khí làm việc chung của công ty. Về thái độ làm việc, bạn nên có thái độ tự tin và phong cách làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm và nhiệt tình. 

3.4. Kỹ năng tin học văn phòng

Trong công việc bạn sẽ sử dụng tới tin học và máy tính rất nhiều để soạn thảo những văn bản chính vì thế nên bạn cần thành thạo những kỹ năng tin học văn phòng về word, powerpoint, excel. 

4. Mức lương và quyền lợi của nhân viên văn thư

Mức lương của các văn thư tại các doanh nghiệp, công ty sẽ tùy thuộc vào trình độ chuyên môn cũng như khả năng làm việc của họ trong bộ máy làm việc chính bởi vậy nên thu nhập của họ mỗi tháng sẽ dao động từ khoảng 6 đến 8 triệu đồng.

Việc làm nhân viên văn phòng

Ngoài mức lương thì họ cũng được hưởng nhiều lợi ích từ công việc  này. Môi trường làm việc ổn định, lịch sự, chuyên nghiệp có nhiều đồng nghiệp thân thiện, hàng ngày ngồi trong văn phòng điều hòa mát lạnh sạch sẽ không phải di chuyển đi lại nhiều. Hơn nữa, công việc không quá nặng nhọc áp lực có nhiều thời gian nghỉ ngơi sau giờ làm, có thể nhận các kỳ nghỉ, du lịch, team building hoặc những dịp ăn uống liên hoan của công ty, những chế độ phúc lợi tùy theo công ty.

Đó là những lợi ích của công việc mà bạn nên thử nếu có mong muốn làm công việc nào  ổn định, lâu dài. 

Tham khảo: Cơ hội việc làm hấp dẫn với việc làm nhân viên hành chính văn thư, click ngay nào!

5. Tìm kiếm việc làm văn thư ở đâu?

Bạn có thể tìm qua những mối quan hệ quen biết để nhờ sự giúp đỡ giới thiệu tới các người tuyển dụng để có cho mình một công việc văn thư ở trong cơ quan hành chính nhà nước hoặc là công việc ở ngoài doanh nghiệp tư nhân. Hoặc bạn cũng có thể theo dõi những tin tức được đăng tải trên các báo hoặc là tin tức truyền thông, báo mạng để có thể hẹn gặp phỏng vấn.

Nếu muốn tiết kiệm thời gian tìm kiếm thì hãy nhờ tới các dịch vụ của trung tâm việc làm, sàn giới thiệu việc làm.

Có một trang  web rất uy tín mà bạn nên truy cập để tìm kiếm cho mình cơ hội việc làm văn thư đó chính là timviec365.vn. Trong trang web timviec365.vn có rất nhiều tính năng hay để bạn tìm công việc ở mọi lĩnh vực trên khắp các tỉnh thành trên Việt Nam. Nó cũng cho phép bạn có thể tạo ra những CV theo ý của mình và nộp tới cho các công ty và nhà tuyển dụng.

Còn gì  tuyệt vời hơn khi trong một trang web đã có những thứ bạn cần, chỉ vài cái click và cơ hội việc làm đã có trong tay bạn không cần phải đi tìm kiếm đâu xa xôi hay đến hẳn địa chỉ công ty để hỏi về tin tức tuyển dụng, mà hiệu quả và tỉ lệ thành công lại cao hơn phương thức truyền thống.

Qua bài viết về mô tả công việc văn thư có lẽ bạn đã hiểu chi tiết hơn về công việc này rồi phải không? Bạn có thể tham gia vào những bài viết khác của web timviec365.vn để có thể khám phá những thông tin khác nữa nhé.