Bật mí cách viết báo cáo thực tập văn thư lưu trữ hay và đầy đủ nhất

1. Vai trò của báo cáo thực tập văn thư lưu trữ

Bất kỳ cơ quan hay tổ chức nào cũng cần có công tác văn thư cũng như lưu trữ. Công tác này ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả khi các cơ quan, tổ chức thực hiện nhiệm vụ. Những năm gần đây, công cuộc cải cách văn thư luôn được Nhà nước quan tâm hàng đầu, nhằm mục đích tiến tới xây dựng nền hành chính có hiệu lực cụ thể. Do vậy, việc đào tạo và bồi dưỡng các nhân viên, cán bộ văn thư lưu trữ luôn là đề tài được quan tâm.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp đóng vai trò rất quan trọng trong việc quyết định đầu ra của sinh viên. Ngành văn thư cũng vậy, báo cáo thực tập là không thể thiếu, quyết định việc bạn có được ra trường với số điểm thực tập cao và hoàn thiện được vững chắc các nghiệp vụ về văn thư lưu trữ của mình.

Quá trình thực tập giúp sinh viên ngành văn thư lưu trữ học hỏi được nhiều kinh nghiệm và đúc kết được nhiều bài học cho bản thân. Sau quá trình thực tập, sinh viên cần hoàn thành bản báo cáo thực tập văn thư lưu trữ hoàn chỉnh với đầy đủ những nội dung cần thiết. Vậy những nội dung cần có trong báo cáo thực tập văn thư lưu trữ là gì? Quý bạn đọc cùng theo dõi phần tiếp theo nhé!

2. Bí quyết viết báo cáo thực tập văn thư lưu trữ

2.1. Những nội dung cần có trong báo cáo thực tập văn thư lưu trữ

Nhờ vào báo cáo thực tập tốt nghiệp, giảng viên sẽ thông qua đó để đánh giá khả năng vận dụng kiến thức của sinh viên vào thực tế. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý văn thư để dễ dàng hơn trong quá trình thực tập. Dưới đây là những nội dung mà một bản báo cáo thực tập văn thư lưu trữ cần phải có.

2.1.1. Lời mở đầu hay lời nói đầu

Phần đầu tiên trong bất kỳ báo cáo thực tập nào cũng đều có lời mở đầu. Trong phần này, bạn cần giới thiệu đôi nét về vai trò của ngành văn thư lưu trữ và tầm quan trọng của ngành này.

Sau đó, bạn nêu tầm quan trọng của báo cáo thực tập, nêu rõ giảng viên hướng dẫn thực tập của bạn, nơi bạn thực tập và thời gian thực tập từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc. 

2.1.2. Thông tin bản thân và thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực tập

Trong mục này, bạn cần trình bày và thể hiện rằng, bạn đã biết cách vận dụng những kiến thức văn thư lưu trữ khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào cơ quan và đơn vị thực tập.

Tiếp đến, bạn kể đến những thuận lợi và khó khăn mà mình gặp phải tại đơn vị, cơ quan thực tập. Một số thuận lợi bạn có thể đưa ra như: Giảng viên hướng dẫn nhiệt tình, cơ quan thực tập đúng chuyên ngành nên việc tiếp xúc những văn bản đã ban hành tại cơ quan dễ dàng, hoàn thành các công việc mà lãnh đạo giao cho, được mọi người quý mến, biết cách vận dụng kiến thức vào thực tế,... Một số khó khăn bạn có thể kế đến như: việc áp dụng lý thuyết vào thực tế còn khó khăn vì kiến thức không đồng bộ, đôi khi sắp xếp công việc chưa được khoa học, cơ quan thực tập không có hồ sơ nguyên tắc về văn thư nên quá trình thực tập chưa biết cách trình bày văn bản cụ thể, tính cách còn e ngại, rụt rè,...

2.1.3. Giới thiệu về đơn vị và cơ quan thực tập

Trong quá trình thực tập, bạn cần nắm được các cơ cấu, tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn, chức năng, lịch sử hình thành,... của cơ quan, đơn vị nơi bạn thực tập văn thư lưu trữ.

Đầu tiên, bạn giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển của công tác văn thư lưu trữ. Nếu bạn không tìm thấy tài liệu trên mạng của nơi bạn thực tập, bạn có thể hỏi những người phụ trách tại đó để xin tài liệu.

Sau đó, bạn trình bày nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập và văn phòng văn thư bạn thực tập.

Tiếp đến, bạn liệt kê công tác văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng tại đơn vị thực tập.

- Trong công tác văn thư có: Tổ chức, biên chế của văn thư chuyên trách; quản lý văn bản; văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư; tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ và các con dấu, trang thiết bị của văn thư; lập hồ sơ hiện hành,...

- Quản trị văn phòng: Mô hình văn phòng, tổ chức lao động trong văn phòng đó, tình trạng trang thiết bị trong văn phòng,...

- Nhiệm vụ lưu trữ: Chủ nhiệm quản lý việc lưu trữ, chỉnh lý văn bản và tài liệu, kiểm tra việc sử dụng các trang thiết bị lưu trữ, thực hiện các bước nhiệm vụ,…

2.1.4. Nội dung và kết quả đã thực hiện trong giai đoạn thực tập

Trong phần này, cũng có thể được gọi là phần thu hoạch của bản thân bạn trong quá trình thực tập văn thư lưu trữ. Bạn trình bày cụ thể và rõ ràng những kết quả mà  bạn đã hoàn thành trong quá trình thực tập. Bạn cần liệt kê đầy đủ và chia ra các kết quả theo từng phòng một, bao gồm: Công tác văn phòng, công tác văn thư và công tác lưu trữ.

Những công việc bạn có thể kể đến trong quá trình thực tập như: Lập kế hoạch; thu thập và xử lý thông tin; xây dựng các quy chế làm việc, văn phòng làm việc; biết trình bày và soạn thảo văn bản theo thể thức; thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định tài liệu lưu trữ, cách chuyển giao công văn, đóng dấu; trực điện thoại...

2.1.5. Nhận xét và đề xuất, phụ lục

Sau khi đã trình bày xong những kiến thức thực tế mà mình đã học được, bạn cần đưa ra các nhận xét về cơ quan thực tập, quá trình thực tập, tổng kết lại một số ưu điểm và hạn chế của cơ quan thực tập và có thể đưa ra đề xuất khắc phục nhằm giúp cơ quan thực tập hoàn thiện hơn về công tác văn thư lưu trữ.

Kết thúc quá trình thực tập, bạn nên tóm tắt các kết luận quan trọng và đính kèm phụ lục, tài liệu tham khảo vào cuối báo cáo thực tập của mình.

Xem thêm: Vai trò của công tác văn thư lưu trữ

2.2. Một số lưu ý khi trình bày báo cáo thực tập văn thư lưu trữ

Trong quá trình hoàn thành báo cáo thực tập của mình, bạn cần lưu ý cách trình bày về cả nội dung và hình thức.

2.2.1. Lưu ý khi trình bày hình thức

Hình thức báo cáo thực tập chỉn chu sẽ thể hiện rằng bạn là một người cẩn thận, có trách nhiệm cao trong cả học tập và công việc.

Bạn cần trình bày hình thức của báo cáo thực tập văn thư lưu trữ như sau:

- Về kiểu chữ và kiểu chữ: Sử dụng kiểu chữ cơ bản như Times New Roman. Cỡ chữ trong văn bản bạn cần trình bày chữ 13-14, sử dụng các kiểu chữ thường, tiêu đề và đề mục cần được viết hoa và in đậm.

- Canh lề và giãn dòng: Mỗi dòng bạn cần cách nhau 1,5 lines. Lề trái cách 3cm, lề phải 2cm, lề dưới 2,5cm và lề trên là 2cm. Bạn cần đánh số trang phía bên phải phía dưới văn bản.

- Đề mục báo cáo: Các đề mục và chương trong báo cáo bạn cần trình bày theo các chữ số, nhiều nhất là 4 chữ số, mỗi mục có ít nhất 2 đề mục, các đề mục có cùng kiểu chữ khi trình bày.

- Loại giấy: Bạn nên sử dụng khổ giấy A4 để trình bày báo cáo. Khi in báo cáo, bìa bên ngoài cần là bìa cứng, bìa phía trong là bìa mềm.

- Chính tả và hình thức khác: Báo cáo của bạn cần đảm bảo không có lỗi chính tả, các chữ có cùng mục không trình bày thò ra, thụt vào không đều nhau, cần có phần diễn giải những cụm từ viết tắt,...

2.2.2. Lưu ý về nội dung báo cáo

Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ của bạn cần đầy đủ các phần kể trên, đặc biệt cần lưu ý đến nội dung của báo cáo thực tập. Nội dung bạn cần trình bày ngắn gọn và dễ hiểu, cần bám sát vào nhật ký và quá trình bạn thực tập để có thể viết báo cáo đầy đủ nội dung.

Các công việc được giao trong quá trình thực tập bạn cũng cần liệt kê đầy đủ, ví dụ như từ quá trình bạn lập kế hoạch, chuyển giao công văn, đóng dấu,... bạn cần nêu chi tiết về các quá trình bạn thực hiện công việc.

Bạn cũng nên tham khảo nhiều tư liệu và tài liệu khác nhau để báo cáo của mình hoàn hảo nhất. Ví dụ như bạn có thể tham khảo báo cáo thực tập của anh, chị khóa trên, báo cáo của các năm trước hay các tài liệu của cơ quan, đơn vị thực tập.

Để báo cáo thực tập văn thư lưu trữ của bạn hoàn thành xuất sắc và đạt điểm tuyệt đối, bạn cần chú ý đến cả nội dung và hình thức trình bày báo cáo của mình. Tuyệt đối không được copy từ các bài báo cáo khác và biến nó thành nội dung bài báo cáo của mình. Ngoài ra, các số liệu trong báo cáo bạn cần lấy số liệu mới nhất, không dùng các số liệu lạc hậu so với thời gian hiện tại.