Nên chọn quy trình chấm công nào cho doanh nghiệp?

1. Khái quát về quy trình chấm công

Trong bất cứ một doanh nghiệp hay một công ty, cơ sở nào sử dụng người lao động thì chấm công là một trong những điều vô cùng cần thiết của đơn vị đó. Chấm công có thể giúp các doanh nghiệp, công ty, cơ sở sử dụng lao động có thể kiểm soát được lịch trình có mặt và làm việc của nhân viên tại nơi làm việc, đồng thời đây cũng là một trong những căn cứ giúp cho phía nhân sự có thể tính lương cho nhân viên. 

Cụ thể, chấm công là việc ghi nhận giờ vào và tan làm của nhân viên tại nơi làm việc, căn cứ giúp xác định nhân viên của công ty có đi làm đúng giờ hay không.

1.1. Quy trình chấm công theo phương thức truyền thống

Đối với quy trình chấm công theo phương thức truyền thống, đây là hình thức chấm công mà người quản lý phải hằng ngày đi kiểm tra và giám sát nhân viên các bộ phận chuyên môn trong giờ làm việc. Người quản lý sẽ dùng sổ tay tính công ghi chép lại các sự kiện và sự có mặt của nhân viên.

Ưu điểm của phương thức truyền thống: đó là sẽ luôn có mặt của người quản lý giám sát nhân viên, giúp cho họ có lối làm việc nghiêm túc và tập trung vào công việc.

Nhược điểm của phương thức truyền thống: phương pháp này gây tốn nguồn nhân lực nếu doanh nghiệp có quá nhiều bộ phận nhỏ, đồng thời việc ghi chép có thể dễ gây ra sai sót, dễ có thể lệch bảng tính công do người ghi chép thiên vị hoặc có hiềm khích với nhân viên.

1.2. Quy trình chấm công theo phương pháp hiện đại 

Ngày nay, khi công nghệ phát triển, các doanh nghiệp cũng đã ứng dụng các ứng dụng chấm công hiện đại trong việc chấm công và giám sát quản lý nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Đối với phương pháp chấm công hiện đại sẽ giúp khắc phục từ những bất cập mà phương thức truyền thống để lại.

Ưu điểm của phương pháp chấm công áp dụng công nghệ đó là: Chấm công nhanh chóng, có thể lưu trữ dữ liệu lớn trong kho dữ liệu của công ty, ít xảy ra rủi ro về cảm tính như cách chấm công truyền thống. Mang lại sự công bằng và minh bạch cho nhân viên trong quá trình đi làm. Giúp giảm bớt lượng lớn nguồn nhân lực công ty cho quá trình giám sát và chấm công để tham gia vào các công việc khác hiệu quả hơn.

Nhược điểm của phương pháp chấm công theo phương thức hiện đại: Đôi khi hay xảy ra lỗi đối với các ứng dụng công nghệ, có thể dẫn đến mất dữ liệu của nhân viên hoặc không thể chấm công. Đôi khi sẽ tạo ra những phiền toái nếu doanh nghiệp thực hiện việc chuyển đổi công nghệ mà chưa hoàn toàn đồng bộ.

Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn một số hình thức chấm công theo phương thức áp dụng công nghệ số ở các doanh nghiệp hiện nay:

1.2.1. Hình thức chấm công bằng máy chấm công thẻ từ cho doanh nghiệp

Máy chấm công thẻ từ là một loại máy cảm biến để quét các mã số có trên thẻ từ của nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ được phát một chiếc thẻ từ, chiếc thẻ này được mã hóa thông tin của nhân viên. Nhân viên khi đi làm chỉ cần đưa thẻ lên quét thành công tại máy chấm công thì các thông tin như ngày giờ đi làm và tan ca đều sẽ được lưu trữ tại kho dữ liệu của công ty.

Ưu điểm của máy chấm công thẻ từ cho doanh nghiệp:

- Lưu trữ thông tin nhân viên một cách nhanh chóng và đầy đủ

- Kiểm soát được thời gian ra vào công ty của nhân viên kể cả không trong giờ làm việc tại công ty.

- Kiểm tra số lượng nhân viên có mặt tại nơi làm việc trong một thời gian nhất định.

Nhược điểm của máy chấm công thẻ từ cho doanh nghiệp:

- Mỗi nhân viên sẽ được phát một thẻ từ, nếu nhân viên làm mất thẻ thì sẽ có nhiều bất cập.

- Thẻ dễ bị đánh rơi và khó có thể cấp lại ngay

- Máy chấm công bằng thẻ cũng có thể gây ra tình trạng chấm công hộ, gian lận trong việc chấm công.

Với hình thức này, hiện nay các doanh doanh nghiệp cũng đang dần khắc phục hoặc chuyển đổi và thêm các hình thức chấm công khác phù hợp và linh động hơn. Thế nhưng trong một số công việc nhất định, hình thức này vẫn được đánh giá là phù hợp với môi trường và văn hóa nội bộ các công ty đó.

1.2.2. Máy chấm công bằng cách nhận diện vân tay nhân viên

Đây là một trong những phương pháp được áp dụng nhiều nhất  tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay trong quy trình chấm công của mình. Nhân viên sẽ được lưu trữ vân tay cá nhân trong hệ thống bộ máy, trước và sau môi giờ làm nhân viên sẽ được quét mã vân tay để xác định thông tin và châm công.

Ưu điểm của máy chấm công bằng vân tay nhân viên: 

- Tiện lợi, tránh gây ra tình trạng nhân viên làm mất thẻ chấm công

- Tránh tình trạng chấm công hộ và gian lận trong chấm công

- Tiết kiệm chi phí cho việc làm thẻ của nhân viên

- Quy trình chấm công đơn giản và nhanh chóng

Nhược điểm của máy chấm công bằng vân tay nhân viên:

- Máy chấm công khi cũ hoặc tay ướt sẽ khó quét được vân tay của nhân viên

- Số lượng nhân viên quá nhiều và phải quét vân tay cùng một lúc có thể khiến cho máy quá tải và dễ gây ra trục trặc.

- Chi phí cho một máy chấm công khá tốn kém, giá thị trường hiện nay rơi vào 6-7 triệu/máy/

- Không linh hoạt nếu dành cho các doanh nghiệp có bộ phận kinh doanh hoặc nhân viên chuyên đi tiếp thị thị trường.

1.2.3. Phần mềm chấm công Face ID trên điện thoại nhân viên

Một hình thức cũng đang dần trở nên phổ biến hiện nay, khi mà sử dụng phần mềm chấm công Face ID được cài đặt trên mỗi chiếc điện thoại cá nhân của nhân viên. Đây là một trong những giải pháp về chi phí và tính tiện dụng cho các doanh nghiệp, đồng thời nhân viên khi sử dụng cũng cảm thấy tiện ích và thoải mái hơn.

Ưu điểm của Phần mềm chấm công Face ID trên điện thoại nhân viên:

- Nhanh chóng và tiện lợi

- Tránh gian lận trong quá trình chấm công

- Không phụ thuộc vào máy móc chung của công ty, ít xảy ra sự cố chấm công khi máy chấm công hỏng

- Tiết kiệm chi phí lắp đặt máy chấm công cho công ty

- Linh động hơn trong việc chấm công với các nhân viên tiếp thị

- Nhân viên cũng có thể kiểm tra được thông tinh về ngày công của mình

Nhược điểm của phần mềm chấm công Face ID trên điện thoại nhân viên:

- Có thể gây rò rỉ thông tin cá nhân của nhân viên

- Đôi khi lỗi app làm hệ thống không nhận diện được 

2. Nên sử dụng quy trình chấm công truyền thống hay hiện đại trong việc chấm công của nhân viên?

Có thể nhận thấy, mỗi quy trình chấm công đã kể trên đều có những ưu và nhược điểm nhất định trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát nhân viên của mình.

Đối  với phương pháp chấm công theo phương thức truyền thống sẽ phù hợp hơn với những công việc lao động khó kiểm soát bằng máy như các nhân viên công trình, các nhân viên trong các xưởng hay một số công việc truyền thống khác.

Đối với phương pháp chấm công hiện đại sẽ tiện dụng và tiết kiệm được nguồn nhân lực và chi phí hơn trong các doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn hiện nay. Tuy vậy, hiện vẫn chưa có bất kỳ phương pháp chấm công nào tối ưu cho quy trình chấm công. Việc lựa chọn và áp dụng hình thức nào thì doanh nghiệp cần nhìn về nguồn lực, cơ sở vật chất và tính chất công việc của doanh nghiệp mình để có thể tối ưu nhất chi phí và đạt hiệu quả khi sử dụng áp chấm công.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn lựa chọn lồng ghép hình thức chấm công truyền thống nhằm bổ trợ cho những khuyết điểm của máy chấm công hiện đại. Việc kết hợp cả hai hình thức sẽ giúp cho việc giám sát và đánh giá hiệu quả của nhân viên một cách công bằng và hiệu quả nhất.

Thông qua bài viết trên, hy vọng bạn đã có thể chọn lọc cho mình những thông hình thức và phương pháp tối ưu để áp dụng đối với quy trình chấm công trong cơ sở việc làm của mình. Theo dõi chúng tôi để đọc nhiều tin hữu ích hơn mỗi ngày nhé.