Hướng dẫn chi tiết về cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công

1. Mục đích xử lý dữ liệu từ máy chấm công là gì?

Xử lý dữ liệu từ máy chấm công là một trong những thao tác quan trọng cần thiết mà người quản lý máy chấm công cần phải thực hiện. Vậy bạn có biết vì sao cần phải xử lý dữ liệu trong máy chấm công? Những thông tin sau đây sẽ khiến bạn nắm rõ mục đích của hoạt động này là gì.

Bộ nhớ bị đầy là một trong những nguyên nhân quan trọng để máy chấm công không thể lưu trữ thêm bất cứ dữ liệu nào khác khác ở bất kỳ dòng máy chấm công nào, ví dụ như máy chấm công zkteco, máy chấm công x628, máy chấm công suprema, máy chám công mitaco, máy chấm công hikvision, máy chấm công abrivision, máy chấm công gigata,... Vậy nên mỗi tháng, đến kỳ chốt công, nếu như máy chấm công mà bạn đang xử lý có bộ nhớ thấp thì cần thiết phải xử lý dữ liệu để tiếp tục thực hiện các chức năng lưu trữ như bình thường.

Trong một vài trường hợp, máy chấm công sẽ gặp vấn đề hoặc sự cố không rõ nguyên nhân, điều đó có thể làm thông tin sai lệch và người quản lý máy chấm công cũng cần thiết phải thực hiện xử lý dữ liệu để phù hợp với thực tế.

Sau khi đã sử dụng tất cả các thông tin chấm công vân tay, phần mềm chấm công khuôn mặt, chấm công thẻ từ những tháng trước, nhận thấy rằng chúng không còn có giá trị nào, vậy thì lúc này họ cũng cần phải xoá dữ liệu để giải phóng cho bộ nhớ của máy chấm công hiện tại. 

Ngoài ra còn có một số trường hợp khiến cho nhân viên nhân sự cần phải thực hiện xử lý dữ liệu chấm công đó là do người người lao động quên không chấm công, khi nhân sự thực hiện cách lấy dữ liệu từ máy chấm công ra máy tính lại không thể tính lương ngay,...

Trong những trường hợp này, là một nhân viên nhân sự thì bạn cần phải làm cách nào để xử lý dữ liệu từ máy chấm công hiệu quả nhất? Đón đọc phần thông tin bên dưới để có thêm những thông tin hữu ích và áp dụng vào thực tế.

Việc làm

2. Cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công hiệu quả nhất

Với việc xử lý dữ liệu từ máy chấm công, thường sẽ có 2 cách để thực hiện. Một là xử lý dữ liệu từ máy chấm công theo cách thông thường, hai là xử lý dữ liệu từ máy chấm công bằng excel. 

2.1. Cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công thông thường

2.1.1. Cách sửa, xóa và thêm dữ liệu trên phần mềm chấm công

Hãy tưởng tượng bạn đang sử dụng phần mềm chấm công để xử lý dữ liệu, vậy thì thao tác đầu tiên mà bạn cần thực hiện đó là truy cập vào phần mềm mà mình đang sử dụng và tiếp tục thực hiện những bước tiếp theo.

Ở giao diện chính, bạn cần chọn vào mục “Dữ liệu” sau đó chọn “Quản lý nhân viên”

Tiếp theo, lựa chọn “Thêm” và chỉnh sửa những thông tin chấm công của nhân viên mà bạn quan tâm. Tiếp tục lưu dữ liệu mới vào nhé.

Nếu như bạn muốn xoá dữ liệu thì thao tác cũng hết sức đơn giản, chỉ cần chọn vào mục “Xóa” và cũng lưu lại như bình thường để hệ thống cập nhật bản mới nhất.

Tương tự với những trường hợp muốn xoá ID nhân viên hoặc là những thao tác liên quan khác liên quan tới dữ liệu từ máy chấm công.

Xem thêm: Cách lấy dấu vân tay trên máy chấm công

2.1.2.  Xóa dữ liệu trực tiếp trên máy chấm công như thế nào?

Xoá dữ liệu trên máy chấm công được thực hiện thường xuyên hơn, các thao tác cũng rất đơn giản, chỉ cần thực hiện theo thứ tự sau đây:

- Bước 1: Ấn và giữ phím M/OK

- Bước 2: Vào danh mục chính của máy chấm công

- Bước 3: Tích vào một vài người hoặc tất cả những nhân viên mà bạn cần xóa để hoàn tất việc xoá dữ liệu.

Vậy là các bước xoá dữ liệu theo cách thông thường đã được làm rõ, vẫn còn 1 cách phổ biến nữa đó là xử lý dữ liệu từ máy chấm công bằng excel. Theo dõi phần tiếp theo để hiểu hơn về phương pháp này.

Bạn đọc có thể quan tâm xem thêm: bảng chấm công quán cafe

2.2. Cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công bằng excel

Có 3 khâu quan trọng trong cách xử lý dữ liệu từ máy chấm công bằng excel đó là: Khâu chuẩn bị, khâu thực hiện và tối ưu bảng xử lý dữ liệu. 

2.2.1. Khâu chuẩn bị trong quy trình xử lý dữ liệu

Hãy chuẩn bị cho mình công cụ đắc lực đó là file excel kết xuất dữ liệu từ máy chấm công hoặc là một file excel mới tinh. Dù có phần mềm trợ giúp thế nhưng kỹ năng làm việc trên excel vẫn rất quan trọng và cần thiết mà nhân viên nhân sự cần phải nắm chắc. Đề phòng khi máy chấm công hoặc phần mềm chấm công gặp trục trặc thì bạn vẫn có thể hoàn thành nhiệm vụ.

2.2.2. Khâu thực hiện trong quy trình xử lý dữ liệu

Khâu thực hiện chính là khâu quan trọng nhất trong quy trình xử lý dữ liệu từ máy chấm công. Tương tự nó sẽ có 5 bước thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1: Phân tích nguồn dữ liệu

Để có nguồn thông tin chính xác và hữu ích, hãy tiến hành phân tích nguồn dữ liệu theo các tiêu chí sau đây:

- Về mục đích của công việc: Chính là làm việc theo thời gian, mỗi doanh nghiệp sẽ có hình thức tính công riêng chẳng hạn tính giờ làm, tính khoán theo sản phẩm hoặc khoán theo thời gian,...

- Những đối tượng liên quan cần chú ý như là ngày giờ làm việc, giờ ra, giờ vào của nhân viên trong công ty.

Ngoài ra còn nhiều tiêu chí đánh giá khác để bạn tiến hành phân tích dữ liệu nguồn một cách hiệu quả. Nhưng đó chỉ là khâu đầu tiên trong cả quá trình chuẩn bị, hãy theo dõi những thao tác mà bạn cần phải thực hiện tiếp theo là gì?

Đọc thêm: máy chấm công và kiểm soát cửa ra vào

Bước 2: Cấu trúc lại bảng dữ liệu theo cách khoa học nhất

Một bảng dữ liệu có cách sắp xếp và trình bày khoa học chắc chắn sẽ giúp bạn theo dõi và quản lý việc chấm công của nhân viên hiệu quả hơn. Bạn có thể sắp xếp các thứ tự theo hướng dẫn sau đây:

- Về phần mã nhân viên: Mỗi mã 1 dòng theo hàng dọc, như vậy có bao nhiêu nhân viên bạn cũng dễ dàng quan sát hơn.

- Thông tin ngày tháng năm sẽ được đặt ở dòng 2 và 3 và sát mép tay trái để dễ dàng thay đổi khi cần thiết. 

- Giờ vào và giờ ra của mỗi nhân viên sẽ được thể hiện ở dòng 6: Một là ghi hằn giờ vào hoặc giờ ra còn không thì bạn có thể quy ước theo ký hiệu (1) và (2), trong đó (1) là giờ vào còn (2) là giờ ra.

Bước 3: Lọc và lấy dữ liệu quan trọng 

Trong bảng kết xuất dữ liệu excel, hãy sử dụng tính năng Data hoặc Filter để lọc bỏ những dòng trống thừa thãi rồi mới copy sang bảng xử lý dữ liệu. Tiếp theo Pase/Value để dán dữ liệu mới nhất.

Bước 4: Tính công trong ngày

Trong bảng tính excel, người dùng cần tạo thêm 1 vùng, trong đó mỗi ngày sẽ tương ứng với 1 cột và thao tác sẽ được thực hiện giống như phần hướng dẫn trên đây.

Theo dõi chấm công theo ngày chính xác bằng công thức sau: 

Giờ công làm việc trong ngày = Giờ ra - Giờ vào

Lưu ý rằng kết quả có thể sẽ là số âm bởi vì nhiều trường hợp nhân viên quên chấm công lúc khi đến công ty hoặc là quên lúc ra về.

Bước 5: Xác định kết quả chấm công

Xác định kết quả chấm công chính là khâu cuối cùng trong bước thực hiện xử lý dữ liệu chấm công bằng excel, để đạt được kết quả chính xác thì bạn cần phải am hiểu các công thức trong excel và sử dụng chúng một cách nhuần nhuyễn.

Khi tính được một người, bạn chỉ cần filldown công thứ xuống cho các nhân viên bên dưới, như vậy thao tác được thực hiện sẽ vô cùng nhanh chóng. Không chỉ là hàng chục hay hàng trăm, thậm chí là hàng nghìn nhân viên vẫn không làm khó được bạn.

CV

2.2.3. Tối ưu bảng xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng

Bạn có phải là người biết đến VBA không? Nếu đúng thì hãy tham khảo những hướng dẫn về tối ưu bảng xử lý dữ liệu sau đây nhé:

Hãy sử dụng VBA để lưu thông tin được xử lý, khi có kết quả sẽ lưu sang 1 sheet khác. Như vậy bảng xử lý dữ liệu này vẫn có thể được thực hiện cho những tháng sau mà không hề bị ảnh hưởng tới kết quả nhé.

Bạn cũng có thể sử dụng VBA để ẩn hoặc hiện các vùng mong muốn, mục đích là để bảng xử lý nhìn gọn gàng và đẹp mắt hơn.

Vậy là timviec365.vn vừa hướng dẫn cho bạn một số thông tin hữu ích liên quan đến việc xử lý dữ liệu từ máy chấm công rồi. Mong rằng dựa vào đây các bạn sẽ nhanh chóng thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ mà mình được giao.

Xem thêm: Kết nối máy chấm công qua internet