[SOW là gì?] Các bước để viết một phạm vi công việc cho dự án!

1. SOW là gì?

“SOW” là ký hiệu viết tắt của cụm từ “Scope of Work” – được hiểu là phạm vi công việc – một tài liệu quan trọng trình bày về vấn đề thỏa thuận làm việc giữa hai bên với nhau. Đó có thể là khách hàng với các đại lý, các nhà cung cấp hay các nhà thầu. Thực tế thì bất kỳ khi nào mà doanh nghiệp muốn hợp tác với những tổ chức, nhà đầu tư bên ngoài thì rất dễ xảy ra các tình trạng thông tin bị sai lệch, do đó cần phải có một phạm vi công việc nhất định (SOW) để các nhà quản lý có thể nắm bắt và giám sát dự án một cách tốt nhất.

SOW là tập hợp của tất cả mọi thứ liên quan đến công việc một cách chi tiết, cụ thể, trình bày về các lịch trình, các điều khoản cũng như dự tính về kết quả mà doanh nghiệp mong đợi để tiến độ được thực hiện một cách hợp lý, chính xác cho một dự án. Do đó, hãy nghĩ về phạm vi công việc như một tấm bản đồ để có thể dễ dàng hướng dẫn cho việc hoàn thành cơ bản cho bất kỳ dự án nào có thể tưởng tượng ra từ những thiết kế trang web và xây dựng nên những ứng dựng hay các tính năng mới mẻ nhất.

Và đối với một người quản lý các dự án, bạn cần phải sử dụng SOW làm sao để có thể đảm bảo được những kỳ vọng một cách rõ ràng, chính xác nhất và SOW cần phải bao gồm những yếu tố như sau:

- Mục tiêu cụ thể của dự án – cần báo cáo về vấn đề của doanh nghiệp là đang phải đối mặt với điều gì, muốn đạt được điều gì sau dự án này?

- Các cột mốc quan trọng của dự án – cần liệt kê ra những cột mốc hay các giai đoạn quan trọng của dự án mà doanh nghiệp cần phải theo dõi, đo lường tiến độ.

- Các nhiệm vụ cá nhân – những gì mà doanh nghiệp cùng các nhân viên cần phải hoàn thành đối với một dự án.

- Những thông tin về thanh toán – dự tính xem dự án này có chi phí như thế nào và doanh nghiệp cần phải trả bao nhiêu tiền cho các nhóm thực hiện.

- Dự tính về kết quả dự án – dự đoán về gia tăng số lượng truy cập hay chuyển đổi về bán hàng, những mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp muốn đạt được và doanh nghiệp sẽ báo cáo về những vấn để này như thế nào?

- Những điều khoản, điều kiện và yêu cầu – xác định những điều khoản mà doanh nghiệp đang sử dụng trong phạm vi công việc (SOW) hay bất kỳ điều kiện nào chưa được làm rõ ràng.

2. Tại sao cần phải có một phạm vi công việc (SOW)?

Có thể nói, mặc dù vấn đề đề xuất cho các dự án giúp cho doanh nghiệp có thể mua vào các dự án nội bộ và SOW được sử dụng cho một số dự án ở bên ngoài. Chính vì điều đó mà tất cả mọi thứ cần phải được thực hiện một cách rõ ràng nhất, đặc biệt là vấn đề ngôn ngữ để mọi người có thể hiểu cũng như thiết lập được những nhiệm vụ cụ thể, chi tiết và thúc đẩy, phân phối cho các hoạt động khác.

Việc có một phạm vi công việc (SOW) sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý thật tốt các dự án như là:

- Tránh được các vấn đề nhầm lẫn, ảnh hưởng truyền thông hay những tranh chấp không đáng có về phạm vi của công việc.

- SOW giúp cho việc giải thích được những sai lệch về mục tiêu, mong đợi và nhu cầu của doanh nghiệp đối với các dự án.

- Giúp đảm bảo cho doanh nghiệp và các bên liên quan đi đến một ý tưởng, quan điểm chung cho một dự án nhất định và đạt được thành công cho doanh nghiệp.

Cũng chính bởi những điều trên mà SOW đóng một vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển và hoàn thiện của một dự án trong các doanh nghiệp, giúp hoạt động kinh doanh ngày càng đạt được hiệu quả cao, khẳng định được uy tín, sức mạnh của doanh nghiệp trên thị trường lĩnh vực.

3. Các bước để viết một phạm vi công việc (SOW) cho dự án

3.1. Giới thiệu về dự án

Điều đầu tiên trước khi doanh nghiệp tiến hành bắt đầu một dự án nào đó chính là cần phải có những thông tin cơ bản, quan trọng nhất về dự án đó. Cần xác định được loại công việc mà dự án đó sẽ được thực hiện là gì? Đây có phải là một dịch vụ đang được thực hiện hay là một sản phẩm nào đó đang được doanh nghiệp xây dựng? Những đối tượng có liên quan đến dự án này bao gồm những ai?

Và trong phần giới thiệu này cũng sẽ có thể bao gồm cả những thỏa thuận chính thức đối với SOW mà các doanh nghiệp có thể sẽ áp dụng như là:

- Những thỏa thuận về việc mua các dịch vụ, sản phẩm ở một mức giá nhất định và trong một khoảng thời gian nhất định.

- Những thỏa thuận được ràng buộc bởi pháp lý thông qua hợp đồng và chính thức dựa trên những chi tiết có liên quan được thỏa thuận chung.

3.2. Tổng quan về mục tiêu của dự án

Đây là phần giải quyết vấn đề lý do tại sao dự án đó được thực hiện. Theo đó, doanh nghiệp cần phải giải thích thật rõ ràng, chi tiết về dự án, bối cảnh cũng như các mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đang muốn giải quyết hay những kết quả tốt đẹp mà họ đang mong đợi.

Ngoài ra, trong phạm vi công việc, doanh nghiệp cũng có thể sẽ cần thêm một số thông tin chi tiết về sau, khi dự án đang diễn ra, do đó hãy tạo và giữ mức độ bề mặt một cách có chủ ý rõ ràng.

3.3. Mô tả về phạm vi công việc của dự án

Bước tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm chính là lên một bản phác thảo về những công việc mà họ cần phải thực hiện trong dự án ở một phạm vi nhất định. Điều quan trọng cần lưu ý chính là hãy giữ mức cao hơn bởi doanh nghiệp sẽ cần phải đặt ra các nhiệm vụ cùng những yêu cầu cụ thể khác. Và doanh nghiệp có thể thực hiện điều này qua một danh sách những bước đơn giản hay giải thích một cách ngắn gọn nhất.

Ví dụ như doanh nghiệp muốn ký hợp đồng với một đại lý nào đó cho việc thiết kế lại website thì phạm vi của công việc chính là thực hiện các mô hình trang web, chế độ và việc phát triển trang web mới như thế nào? Đối với một số trường hợp thì phạm vi của dự án sẽ có thể bao gồm những yêu cầu về mặt kỹ thuật là phần cứng/phần mềm,...

3.4. Danh sách nhiệm vụ của từng cá nhân trong dự án

Vấn đề quản lý về tác vụ và lập danh sách nhiệm vụ của từng cá nhân trong dự án là một bước vô cùng quan trọng, đặc biệt là khi doanh nghiệp thực hiện cùng với các đối tác bên ngoài. Doanh nghiệp cần phải biết phân chia phạm vi lớn thành những chi tiết nhỏ hơn để đảm bảo mọi người có thể hiểu được về các nhiệm vụ, công việc họ cần làm cho dự án.

Một điểm nữa cần phải lưu ý chính là các tác vụ sẽ không thể phân phối được, những nhiệm vụ đã được giao đều sẽ phải được thực hiện. Chính vì vậy mà mỗi tác vụ đã viết ra đều sẽ giải thích cụ thể cho các công việc cần phải thực hiện. Ví dụ như với các dự án liên quan đến phần mềm thì doanh nghiệp muốn đi sâu vào chi tiết sẽ cần phải có ý tưởng về các chức năng cũng như liệt kê ra tất cả các vấn đề liên quan đến phần mềm sẽ làm cho đến những lĩnh vực được đưa vào kèm theo nơi mà biểu mẫu sẽ gửi đi. Đây là một cách thực hiện khá hiệu quả để có thể phân chia được nhiệm vụ đến các cá nhân và các giai đoạn của dự án.

3.5. Tiến độ của dự án

Ở phần này, doanh nghiệp cần phải xác định được những vấn đề sau đây:

- Dự án sẽ được thực hiện trong thời gian là bao lâu và bao gồm những cột mốc gì? Thực tế thì thời gian là yếu tố rất quan trọng có thể quyết định được kết quả của một dự án, chính vì vậy, doanh nghiệp cần phải xác định được ngày tháng cụ thể để bắt đầu, thời gian tiến hành cũng như ngày hoàn thành dự án.

- Xác định được địa điểm thực hiện dự án, được tiến hành tại chỗ hay là có thể điều khiển từ xa. Doanh nghiệp cũng có thể liệt kê ra nếu như có bất kỳ cuộc họp nào diễn ra và quyết định về thời gian, địa điểm tổ chức.

- Xác định được các nguồn lực cần thiết cho dự án và đánh giá những nguồn lực đó liệu có phù hợp với kỳ vọng của dự án hay không? Có bao nhiêu người sẽ trực tiếp tham gia vào thực hiện dự án đó?,...

3.6. Sản phẩm của dự án

Đây là bước phân phối dự án trong phạm vi công việc (SOW) – là lúc mà doanh nghiệp sẽ liệt kê chính xác những điều mình mong muốn sẽ nhận được khi kết thúc dự án. Đây cũng chính là những kết luận tự nhiên có được từ danh sách nhiệm vụ đã đưa ra và doanh nghiệp. Ví dụ với việc thay đổi lại thiết kế trang web thì cần liệt kê những vấn đề sau:

- Trang đích đã được mã hóa đầy đủ các chức năng hay chưa?

- Các số liệu theo dõi được và những thiết lập của Google.

- Các mẫu trang thương mại điện tử được thiết kế lại theo yêu cầu.

Đối với một số trường hợp thì doanh nghiệp có thể sẽ muốn kết hợp các dòng sản phẩm, dịch vụ với dòng thời gian để có thể xác định một cách chính xác về thời điểm giao hàng, thời điểm kết thúc và bằng cách này, doanh nghiệp có thể giám sát tốt hơn về tiến trình thực hiện của dự án.

3.7. Quản lý các vấn đề của dự án

Việc quản lý các vấn đề của dự án được thực hiện qua một số yếu tố sau:

- Vấn đề thanh toán: Doanh nghiệp cần làm sao để thanh toán cũng như khi nào có thể thực hiện việc thanh toán cho các giai đoạn của dự án theo một trình tự đã được thiết lập và những vấn đề gì sẽ xảy ra nếu như thời hạn thanh toán bị bỏ lỡ hay tăng phạm vi?

- Quản lý báo cáo: Xác định những ai sẽ phải chịu trách nhiệm về việc hoàn thành các sản phẩm, phê duyệt hay có sự thay đổi và điều chỉnh về phạm vi, vấn đề xử lý hỗ trợ cũng như bảo trì của dự án?

- Vấn đề về điều khoản: Đưa ra những yêu cầu về các tiêu chuẩn cần thỏa thuận. Đây có thể là những yêu cầu bảo mật hoặc là giả định.

3.8. Tiêu chí thành công và hoàn thành dự án

Bước cuối cùng trong SOW chính là việc doanh nghiệp phải chấp nhận sản phẩm của dự án, những ai ủy quyền cho họ cũng như cách thức để giao hàng sẽ được xem xét, đánh giá lại. Doanh nghiệp cũng nên cung cấp một số yếu tố, tiêu chí để hướng dẫn xung quanh công việc để có thể được chấp nhận.

Vấn đề về thỏa thuận trước đó có thể không quá cần thiết nhưng lại có thể giúp cho việc suy giảm các nguy cơ doanh nghiệp phải đau đầu với những rủi ro nghiêm trọng sau này. Hãy hiểu rằng, SOW là tất cả những vấn đề rõ ràng, chi tiết nhất, do đó doanh nghiệp càng cho ra nhiều kết quả càng tốt.

Trên đây là những chia sẻ khá chi tiết, cụ thể về SOW là gì cùng cách để viết một phạm vi công việc (SOW) cho dự án của doanh nghiệp. Hy vọng đây sẽ là những thông tin quan trọng và hữu ích giúp các doanh nghiệp có thể thực hiện và hoàn thành các dự án kinh doanh của mình đạt hiệu quả tốt nhất!