Bí quyết sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc hiệu quả

1. Tại sao cần sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên?

1.1. Thế nào là sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Cuộc sống hiện đại, nơi mà hàng ngày con người phải đối diện với rất nhiều công việc cần giải quyết. Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng từng nghĩ rằng, nhiều việc thế này liệu có làm xong được hết hay không? Chúng tôi cũng chắc chắn rằng bạn đã từng được nghe những lời khuyên về việc nên có cho mình một cách thức để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Vậy thế nào là sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên?

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên được hiểu là cách thức phân chia công việc và sắp xếp dựa trên mức độ quan trọng và cấp thiết của công việc đấy. Thông thường, khi sắp xếp công việc theo hình thức này, chúng ta sẽ ưu tiên các công việc cần làm ngay và có mức độ quan trọng nhất lên đầu và giảm dần theo thứ tự phụ thuộc vào độ cần thiết. Vậy lý do tại sao chúng ta cần sắp xếp công việc như vậy?

1.2. Lý do nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

1.2.1. Sử dụng thời gian hiệu quả

Trong một ngày chỉ có 24 giờ để chúng ta có thể hoàn thành mọi công việc. Trên thực tế, chúng ta thường ưu tiên những công việc từ nhu cầu của những người xung quanh, những kế hoạch theo “deadline” đã được phân công hoặc thực hiện mà chẳng theo một quy luật hay thứ tự nào. 

Trong cuộc sống sinh hoạt hàng ngày, con người cũng rất hay bị cuốn vào những hoạt động không thực sự quan trọng mà bỏ quên mất những hoạt động cấp thiết hơn. Chính vì vậy, sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc một cách có chủ đích để hướng tới các mục tiêu quan trọng là một giải pháp hiệu quả để chúng ta có thể làm việc và sử dụng được tối đa thời gian trong ngày một cách có ích.

1.2.2. Phát huy tối đa hiệu suất làm việc

Có một sự thật là có những lúc chúng ta làm việc cả ngày dài song đến cuối ngày công việc của chúng ta vẫn còn rất ngổn ngang. Đó là bởi hiệu suất làm việc của chúng ta chưa được phát huy một cách tối đa. Khi hiệu suất công việc không cao thì cái mà chúng ta lãng phí đó chính là thời gian quý báu trong ngày mà không đem về được mấy giá trị ý nghĩa. 

Khi áp dụng các chiến lược sắp xếp theo thứ tự ưu tiên chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi được tình hình khi đã có những kế hoạch cụ thể rằng công việc nào làm trước, công việc nào làm sau. Việc đó sẽ mang lại cho bạn những khoảng thời gian cho công việc, cuộc sống thực sự có ý nghĩa. Hiệu suất công việc cũng được thúc đẩy và mang về những giá trị hữu ích trong công việc.

Tham khảo: Bí quyết lập thời gian biểu học tập hiệu quả nhất cho bạn

2. Cách thức để sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc

Để sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách tỉ mỉ và mang lại hiệu quả, chúng ta cần có cho mình những cách thức cụ thể. Bắt đầu từ việc soạn lịch làm việc, đánh giá mức độ của công việc (quan trọng, cấp thiết, đơn giản, phức tạp,...) rồi sau đó là phân bố thời gian cho các công việc đó theo thứ tự lần lượt dựa vào những tiêu chí đánh giá trước đó. 

Trong quá trình sắp xếp, bạn cũng cần có sự linh hoạt bởi đôi khi sự biến động và thay đổi khi làm việc là điều không thể tránh khỏi. Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn chiến lược để có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc.

2.1. Lập danh sách các công việc

Đây là bước đầu tiên mà bạn cần làm để có thể sắp xếp công việc hiệu quả. Mỗi buổi sáng, bạn hãy dành ra cho mình 15 phút để liệt kê tất cả những công việc mà bạn muốn hoàn thành trong ngày. Hiểu rõ toàn bộ phạm vi những việc phải làm kể cả đó chỉ là một công việc nhỏ. Bạn có thể ghi ra giấy, sổ tay hoặc là trong mục ghi chú của điện thoại di động về danh sách các công việc mà mình cần làm.

2.2. Phân chia và xác định mức độ quan trọng

Đây là bước quan trọng giúp chúng ta có thể sắp xếp công việc theo thứ tự và mang lại hiệu quả làm việc tối đa. Có một số yếu tố mà bạn có thể dựa vào để phân loại và xác định mức độ này. Ưu tiên về độ quan trọng, ưu tiên về sự cấp thiết, ưu tiên về giá trị mang lại, ưu tiên về khả năng giải quyết (đơn giản, phức tạp).

2.2.1. Phân chia theo mức độ quan trọng

Đây có lẽ là cách đánh giá, phân chia và sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc được nhiều người sử dụng nhất. Khi phân chia theo cơ sở này, bạn cần đặt ra những yếu tố về sự khẩn cấp và quan trọng. Hay hiểu đơn giản là trả lời câu hỏi “Đâu là công việc mình cần hoàn thành trước tiên?”

Các công việc có thể được phân chia cụ thể như sau:

Công việc cực kỳ khẩn cấp có được hoàn thành đầu tiên. Tiếp đó là công việc quan trọng nhưng không quá khẩn cấp thì bạn cần có sự chủ động trong việc sắp xếp và không để xảy ra gián đoạn.

Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng. Đây là những công việc mà bạn hoàn toàn có thể nhờ đến sự giúp đỡ từ người khác. Và cuối cùng là những công việc không khẩn cấp cũng không quan trọng thì chúng ta có thể thực hiện sau cùng hoặc có thể loại khỏi danh sách công việc (giải trí, xem phim, nghe nhạc,...)

2.2.2. Phân chia theo khả năng giải quyết của bản thân

Khi bạn sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trong công việc sẽ không tránh khỏi những lúc khối lượng công việc cần phải giải quyết quá nhiều. Lúc đó chúng ta sẽ rời vào trạng thái choáng ngợp và thường dẫn đến tình trạng trì hoãn. Khi đó việc bạn cần làm đó là phân chia công việc theo khả năng giải quyết của bản thân.

Với một danh sách công việc quá dài, chúng ta nên ưu tiên những mục ít thời gian hơn để có thể hoàn thành nhanh chóng. Lúc đó vì đã giải quyết được phần nào sẽ khiến chúng ta cảm thấy dễ thở hơn. Tạo ra những cảm giác thành tựu và tạo ra những động lực để hoàn thành những công việc tiếp theo.

Công việc trong cả một ngày

Cần ngay chia nhóm cho còn khả thi

Việc dễ làm ngay tức thì

Xong thì đến với việc “lì”, còn chơi

Cuối ngày ta đã thảnh thơi

Đi ngủ một giấc ngày mai còn làm.

2.3. Thực hiện công việc một cách nghiêm túc

Có lẽ đây chính là điểm mấu chốt sẽ mang lại những hiệu quả tối đa cho bạn trong công việc. Dù bạn có sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc chi tiết đến đâu mà bản thân không thực hiện nghiêm túc thì sẽ chẳng có sự hiệu quả nào đem lại. Tất nhiên, sẽ có những ngày bạn cảm thấy mệt mỏi và muốn bỏ tất cả để ngồi xem một bộ phim, nghe một bài hát hay là ngủ một giấc,... thế nhưng hãy cân nhắc và thực hiện những điều đó sau khi bạn đã hoàn thành những công việc quan trọng.

Một giải pháp hữu hiệu cho bạn đó là sử dụng những phần mềm quản lý lịch làm việc để có thể quản lý công việc và sắp xếp hiệu quả. Một trong những cái tên mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn đó là phần mềm lịch biểu 365. Chỉ bằng một vài thao tác đơn giản nhờ giao diện thân thiện, dễ sử dụng là chúng ta đã có thể sắp xếp công việc một cách hợp lý, khoa học và mang lại những kết quả đáng mong đợi.

Kết lại, rõ ràng chúng ta biết rằng dù có sắp xếp hợp lý đến đâu thì hiệu suất làm việc của bạn cũng có hạn và không thể tránh khỏi xao nhãng. Điều quan trọng đó là chúng ta cần có sự thực tế khi thiết lập mục tiêu cũng như sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc cho riêng mình. Hy vọng, thông qua những chia sẻ trên, bạn đọc đã có cho mình những giá trị hữu ích. Đừng quên truy cập vào timviec365.vn để theo dõi và đón đọc những bài viết khác nhé.