Giải đáp lý do tại sao không trả lại hồ sơ xin việc cho người lao động

1. Vai trò của hồ xin việc

Hồ sơ xin việc được hiểu là những giấy tờ, tài liệu mang tính cá nhân, tóm tắt các vấn đề liên quan đến thông tin cá nhân, quá trình giáo dục, đào tạo; kinh nghiệm hay các kĩ năng chuyên môn của ứng viên đó, được dùng với mục đích để ứng tuyển việc làm.

Hồ sơ xin việc sẽ bao gồm sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, đơn xin việc, cv xin việc, các văn bằng chứng chỉ, bản photo chứng minh thư hay sổ hộ khẩu, cùng một số giấy tờ khác tùy vào yêu cầu của nhà tuyển dụng. Hồ sơ xin việc đóng một vai trò rất quan trọng giúp các nhà tuyển dụng có thể căn cứ vào đó và lựa chọn ra những ứng viên phù hợp nhất với vị trí mà công ty đang cần tuyển.

Sau quá trình xét duyệt hồ sơ và vòng phỏng vấn, nếu ứng viên được nhận, công ty sẽ giữ lại hồ sơ của cá nhân đó để làm các thủ tục như nhập thông tin nhân viên, lưu trữ hồ sơ nhân viên và thực hiện một số các quyền lợi theo quy định cho những lao động mới nhận việc.

Vậy sau khi nghỉ việc, tại sao doanh nghiệp lại không trả lại hồ sơ xin việc cho người lao động? Làm như vậy có đúng không? Cùng mình đi tiếp để tìm hiểu các quy định liên quan đến việc trả hồ sơ cho người lao động nhé.

2. Những quy định về việc trả lại hồ sơ cho người lao động

Theo quy định của pháp luật hiện hành, người sử dụng lao động sẽ có trách nhiệm thực hiện các việc sau đây khi người lao động chấm dứt Hợp đồng Lao động với công ty.

- Người sử dụng lao động có trách nhiệm thanh toán toàn bộ các khoản tiền lương, tiền công, nghỉ phép cho người lao động khi hai bên đã hoàn thành việc kí chấm dứt hợp đồng lao động. Trừ những trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng thì người sử dụng lao động có thể giữ lại các khoản tiền lương, tiền công để xử lý các vấn đề.

- Người sử dụng lao động sẽ phải hoàn thành các thủ tục xác nhận liên quan đến việc đóng bảo hiểm xã hội cùng với bảo hiểm thất nghiệp như chốt sổ, trả sổ theo đúng thời gian quy định. Người lao động sẽ không thể thực hiện việc tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội ở các đơn vị mới nếu chưa được chốt sổ tại đơn vị cũ của mình. Vì vậy người lao động có quyền yêu cầu công ty, doanh nghiệp thực hiện việc chốt sổ và trả lại sổ bảo hiểm cho mình.

- Công ty, doanh nghiệp cũng có trách nhiệm trả lại các bản chính giấy tờ trong hồ sơ xin việc của người lao động nếu đang giữ khi người lao động có yêu cầu hoàn trả các giấy tờ đó. Với một số giấy tờ gốc như văn bằng hay các chứng chỉ nếu người lao động có nộp bản gốc khi làm hồ sơ xin việc thì người sử dụng lao động có trách nhiệm trả lại khi người lao động đã nghỉ việc.

- Công ty, doanh nghiệp sẽ phải cung cấp các tài liệu liên quan đến quá trình lao động của người lao động trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp, công ty đó nếu như người lao động có đề nghị được cung cấp. Các chi phí liên quan đến sao, gửi tài liệu sẽ được người sử dụng lao động có trách nhiệm tự chi trả. Các tài liệu đó có thể bao gồm Hợp đồng lao động, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động hoặc quyết định chấm dứt hợp đồng lao động,… để người lao động có thể thực hiện một số quyền lợi khác của mình như trợ cấp thất nghiệp và một số số vấn đề khác.

Thông thường trong thời gian khoảng 7 ngày hoặc chậm nhất là sau 30 ngày kể từ khi nghỉ việc, hai bên đều có trách nhiệm phải thanh toán tất cả các khoản có liên quan đến quyền lợi đôi bên để hoàn tất mọi vấn đề về việc chấm dứt hợp đồng lao động. Sau 30 ngày kể trên nếu 1 trong 2 bên vẫn không hoàn thành nghĩa vụ, trách nhiệm của mình thì bên còn lại có quyền làm đơn khiếu nại gửi lên cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

3. Tại sao người sử dụng lao động không trả lại hồ sơ xin việc

3.1. Trường hợp không cần trả lại hồ sơ xin việc

Theo như quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, người sử dụng lao động chỉ có trách nhiệm hoàn trả lại các tài liệu, giấy tờ gốc mà người lao động có nộp, cùng với đó là các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động trong thời gian làm việc tại công ty, doanh nghiệp đó. Bên cạnh là đó thực hiện việc hoàn tất các khoản tiền lương cũng như thủ tục bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Luật lao động chưa có điều luật nào quy định người sử dụng lao động phải hoàn trả lại hồ sơ xin việc cho người lao động khi nó không bao gồm các giấy tờ gốc của người lao động như bằng cấp, sổ hộ khẩu hay chứng minh thư nhân dân. Ngoài ra, để quản lý việc sử dụng lao động, các công ty, doanh nghiệp hoàn toàn có thẩm quyền lưu trữ hồ sơ của tất cả nhân viên, bao gồm cả những nhân viên đã nghỉ việc hoặc kết thúc hợp đồng lao động.

Trên thực tế có rất nhiều các vấn đề phát sinh đã xảy ra sau khi người lao động nghỉ việc, gây ảnh hưởng không nhỏ đến lợi ích của người sử dụng lao động cũng như cả doanh nghiệp. Nên nhận thấy, việc lưu trữ hồ sơ xin việc của nhân viên đã nghỉ việc hoàn toàn là hợp pháp luật. Chính vì vậy, người lao động sau khi nghỉ việc sẽ không có căn cứ nào để yêu cầu công ty, doanh nghiệp mà mình đã làm việc trả lại hồ sơ xin việc.

3.2. Trường hợp có thể trả lại hồ sơ

Vậy trong trường hợp nào thì người lao động sẽ có thể được trả lại hồ sơ xin việc? Hiện nay theo quy định của pháp luật, người sử dụng lao động sẽ chỉ có trách nhiệm trả lại đầy đủ hồ sơ xin việc cho người lao động khi họ không đủ điều kiện được nhận vào làm việc hoặc người ứng tuyển quyết định dừng việc ứng tuyển.

Theo đó, các công ty, doanh nghiệp sẽ phải trả lại toàn bộ hồ sơ xin việc cho người không trúng tuyển hoặc không tham gia dự tuyển nữa, nếu người đó đưa ra yêu cầu. Thời hạn chậm nhất để thực hiện việc hoàn trả hồ sơ xin việc là 5 ngày kể từ ngày người đó đưa ra yêu cầu.

Trên thực tế, ta có thể thấy việc chuẩn bị một bản hồ sơ xin việc đầy đủ và hoàn chỉnh sẽ mất khá nhiều thời gian và công sức. Vì vậy, việc trả lại hồ sơ xin việc cho người lao động không trúng tuyển là hoàn toàn hợp lý, để họ có thể sử dụng hồ sơ ứng tuyển vào các công ty, doanh nghiệp khác.

Trên đây mình đã lý giải các trường hợp tại sao không trả lại hồ sơ xin việc cho người lao động sau khi nghỉ việc. Hy vọng các thông tin trên sẽ giúp bạn có thêm được những kiến thức bổ ích để áp dụng trong công việc của mình nhé.