Trách nhiệm quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước

1. Trách nhiệm quản lý văn bản của các cá nhân - phòng ban

1.1. Trách nhiệm trong thủ tục trình và ký văn bản

Người có thủ trưởng của đơn vị hoặc cá nhân phụ trách soạn thảo văn bản cần phải kiểm tra kỹ lưỡng về văn bản mình soạn thảo ra và có trách nhiệm khi xảy ra bất kỳ sai sót nào của văn bản khi đã được chuyển đi (trách nhiệm về nội dung văn bản). 

Người này cần phải đứng ra nhận trách nhiệm trước cơ quan, tổ chức và trách nhiệm trước pháp luật nếu văn bản ảnh hưởng tới các hành vi dân sự, hành chính và hình sự. 

Các bộ phận và cá nhân được phân công nhiệm vụ quản lý văn thư tại cơ quan cần chịu trách nhiệm hỗ trợ lãnh đạo cơ quan trong việc quản lý văn thư. Đồng thời, thực hiện kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức trình bày của văn bản, các kỹ thuật trong trình bày văn bản phải phù hợp theo quy định của pháp luật. Thêm vào đó, cá nhân (phòng ban này) còn phải chịu trách nhiệm thực hiện đúng theo các thủ tục ban hành văn bản nếu xảy ra bất kỳ sai sót nào trong quá trình thực hiện trước cơ quan, tổ chức hoặc trước pháp luật. 

Theo đó, trong quá trình soạn thảo văn bản thì đã có ít nhất 2 đối tượng có thẩm quyền cần phải chịu trách nhiệm trong thủ tục trình và ký văn bản hành chính: Một là người thực hiện soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về nội dung. Hai là cá nhân (phòng ban) quản lý văn thư chịu trách nhiệm về mặt hình thức và thủ tục văn bản. 

1.2. Trách nhiệm trong gửi văn bản và đình chỉ

Nói qua về quy trình gửi văn bản đi bao gồm 5 bước: Đầu tiên, kiểm tra lại hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày - tháng cho văn bản. Thứ hai, đóng dấu của cơ quan hành chính đó. Trong trường hợp đó là một văn bản khẩn, mật thì đóng dấu riêng để đánh dấu thông tin nhận biết. Thứ ba, thực hiện đăng ký gửi văn bản đi. Thứ tư, người thực hiện văn thư lưu trữ cần làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi hành trình văn bản. Thứ năm, lưu văn bản đi. 

Để hiểu rõ hơn về quy trình gửi văn bản thì các bạn có thể tham khảo thêm ở một bài viết khác, tác giả đã mô tả chi tiết nhất về quy trình quản lý văn bản đi. Trách nhiệm của người làm việc ở vị trí văn thư là cần đảm bảo được văn bản thực hiện theo đúng quy trình trên, không được bỏ sót bất cứ một hoạt động nào. 

Ở bước 4 trong quy trình gửi văn bản, nhiều người thường bỏ qua việc theo dõi hành trình của văn bản. Nếu tài liệu không gặp vấn đề gì, nó sẽ được gửi đến đúng địa chỉ, đúng thời gian và vẫn được bảo quản nguyên vẹn. Nhưng trong nhiều trường hợp, có những khâu xử lý không chính xác, viết sai điểm đến hoặc văn bản chịu ảnh hưởng của các yếu tố ngoại cảnh sẽ ảnh hưởng tới công tác hoạt động của toàn cơ quan. 

Việc không theo dõi sẽ ảnh hưởng tới tiến độ hoạt động, nắm bắt thông tin của cơ quan nhận văn bản; nhất là với những thông tin khẩn, không đến được đúng thời gian quy định sẽ ảnh hưởng tới chất lượng quản lý cơ quan. Ngoài ra, còn có các hậu quả khó lường nếu đó là văn bản bí mật bị thất lạc ra ngoài. 

Chính vì vậy, trách nhiệm theo dõi hành trình văn bản vô cùng quan trọng, giúp cho người quản lý văn thư có thể có những biện pháp điều chỉnh kịp thời, cụ thể trước khi có những hậu quả không mong muốn.

1.3. Trách nhiệm trong sửa đổi, bãi bỏ hoặc hủy bỏ

Trong trường hợp văn bản gửi đi cần được chỉnh sửa bởi cấp trên hoặc không có hiệu lực thi hành. Người thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan cần có trách nhiệm nhắc nhở, đôn đốc phòng ban hoặc các cá nhân chịu trách nhiệm quản lý văn thư cần nhanh chóng thực hiện việc sửa đổi văn bản. 

Trong trường hợp văn bản không còn giá trị trong việc sửa đổi thì cần thực hiện công tác hủy bỏ để tránh gây nhầm lẫn của các cơ quan nhận văn bản. 

Cần có những biện pháp cho việc thông báo chỉnh sửa văn bản hoặc bãi bỏ văn bản nhanh chóng, cung cấp những thông tin nhanh chóng, kịp thời tới cơ quan nhận. 

1.4. Trách nhiệm thu hồi văn bản (nếu có)

Một số các văn bản cần được thu hồi để phục vụ cho công tác quản lý của bên gửi, thu hồi để hạn chế trường hợp văn bản mật bị tràn thông tin ra ngoài hoặc do bất cứ một thông tin nào khác. Ngay từ khi gửi văn bản thì người phụ trách công tác văn thư đã cần đóng dấu tài liệu thu hồi để có thể theo dõi và thu hồi đúng theo thời gian quy định. 

Sau khi đã nhận lại văn bản, người làm công tác văn thư cần phải kiểm tra văn bản về số lượng văn bản cần phải đúng và chính xác với những gì đã được gửi đi. 

Trong trường hợp văn bản đã bị thất lạc thì cần báo ngay với cấp trên để có phương án xử lý kịp thời. Tránh trường hợp văn bản bị sử dụng vào những mục đích không chính đáng, gây ra hậu quả nghiêm trọng. 

1.5. Trách nhiệm trong xử lý và lưu trữ văn bản của bên nhận

Các cá nhân làm việc ở vị trí văn thư lưu trữ tại bên nhận cần nhận văn bản, giao cho bộ phận có trách nhiệm quản lý văn bản cần xử lý, theo dõi tiến độ xử lý văn bản. 

Sau khi văn bản đã được xử lý thì cần lưu trữ văn bản theo đúng quy định. Với những văn bản cần được thu hồi thì thực hiện chuyển phát lại cho đối tượng gửi, tránh để thất lạc hoặc hư hỏng văn bản hành chính. 

Xem ngay: Thông tư về thể thức văn bản chuẩn và mới nhất hiện nay

2. Những thông tin liên quan trong việc nâng cao trách nhiệm quản lý văn bản

Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần nâng cao nhận thức cho các cán bộ, nhân viên trong cơ quan về tầm quan trọng của công tác văn thư trong việc tuân thủ các quy định từ soạn thảo văn bản tới các nhiệm vụ liên quan đến lưu trữ quản lý văn bản.

Đặc biệt có tinh thần, trách nhiệm trong việc học hỏi, tích lũy kiến thức trong việc soạn thảo văn bản, đảm bảo các yếu tố về mặt hình thức của một văn bản hành chính. Hiện nay, có nhiều lớp học về văn thư lưu trữ, những người làm việc ở vị trí này tại các cơ quan có thể tham khảo thêm để tu dưỡng và rèn luyện cho bản thân về kỹ năng làm việc, mang lại hiệu quả tốt nhất cho cơ quan nhà nước. 

Áp dụng công nghệ thông tin vào cuộc sống là một lẽ tất yếu trong quá trình phát triển nền kinh tế quốc gia. Việc sử dụng phần mềm quản lý văn thư giúp cho các công tác lưu trữ văn bản trở nên dễ dàng hơn. Người làm công tác lưu trữ văn thư sẽ không mất quá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, các cá nhân sử dụng văn bản chỉ cần tìm kiếm theo danh mục là có thể lấy được dễ dàng hơn. Dần dần các phần mềm quản lý văn thư sẽ được thay thế hoàn toàn những công tác lưu trữ văn bản trên giấy tờ, tiết kiệm chi phí cũng như không gian lưu trữ trong các văn phòng làm việc. 

Các công ty, doanh nghiệp cũng nên áp dụng hình thức lưu trữ này để có thể phục vụ tốt cho hoạt động lưu trữ trong công ty, là tiền đề, cơ sở để hoạt động quản lý trong tương lai diễn ra tốt và ổn định nhất. 

Trên đây là những thông tin về trách nhiệm quản lý văn bản. Mong rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin bạn đang dày công tìm kiếm. Chúc các bạn thành công.