Các thông tư về thể thức văn bản chuẩn và cập nhật mới nhất hiện nay

1. Thông tư về thể thức văn bản là gì?

Thể thức văn bản là những thành phần chính tạo nên một văn bản hoàn chỉnh, bao gồm cả nội dung và hình thức, những thành phần chính áp dụng đối với một số văn bản nhất định hoặc tất cả các loại văn bản.

Thông tư về thể thức văn bản là các quy định chung về cách trình bày và hình thức văn bản được Chính phủ đề ra, các văn bản hành chính sẽ được trình bày theo thể thức văn bản nhất định. Các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng phần mềm quản lý văn thư để dễ dàng theo dõi và quản lý.

Vậy đối tượng nào cần áp dụng các thông tư về thể thức văn bản theo quy định của Chính phủ? Thông tư này được áp dụng cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân và các đơn vị kinh tế.

Tham khảo thêm: Ý nghĩa của công tác văn thư

2. Cách trình bày thông tư về thể thức văn bản

Từ ngày 15/06/2020, Thông tư 01/2011/TT-BNV sẽ bị bãi bỏ, thay thế vào đó là Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Các cơ quan, tổ chức cần trình bày các thể thức văn bản theo quy định như sau:

2.1. Một số quy định chung trình bày thông tư về thể thức văn bản

2.1.1. Quy định về khổ giấy

Tất cả các văn bản hành chính đều bắt buộc sử dụng khổ giấy A4, thay vì được sử dụng cả khổ giấy A4 và A5 như trước đây. Kích thước khổ giấy A4 bắt buộc 210mm x 297mm.

Các văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ giấy A4. Bạn có thể trình bày theo chiều rộng khổ A4 trong trường hợp văn bản có các bảng, biểu đồ,... không được trình bày trong phần phụ lục riêng.

2.1.2. Phông chữ bắt buộc

Khác với trước đây, văn bản trình bày theo phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 thì hiện nay, văn bản cần bắt buộc sử dụng phông chữ Times New Roman và bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

Kiểu chữ và cỡ chữ không có quy định chung mà sẽ có quy định riêng cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

2.1.3. Đánh số trang và định lề trang

Theo thông tư về thể thức văn bản mới nhất hiện nay, số trang của văn bản sẽ được căn theo chiều ngang của văn bản theo lề trên, kiểu chữ đứng, được đánh số từ 1 trở đi, cỡ chữ 13-14, không đánh số trang đầu tiên.

Trang cần được định lề như sau: Khoảng cách của mép trên và mép dưới là 20-25 mm, mép trái giấy là 30-35mm, mép phải là 20-25 mm.

2.2. Những thành phần thể thức chính trong văn bản

2.2.1. Trình bày quốc hiệu và tiêu ngữ

- Quốc hiệu cần viết bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng và đậm, cỡ chữ từ 12-13, được trình bày ở hàng trên cùng, bên phải trang giấy đầu tiên của văn bản: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”.

- Tiêu ngữ trình bày cách nhau mỗi cụm từ bởi dấu gạch ngang, viết hoa đầu mỗi cụm từ, cỡ chữ từ 13-14, chữ in thường, kiểu chữ đứng và in đậm, căn giữa dưới quốc hiệu: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”. Phía dưới tiêu ngữ có đường kẻ ngang nét liền, độ dài bằng độ dài tiêu ngữ.

Quốc hiệu và tiêu ngữ trình bày cách nhau một dòng đơn.

2.2.2. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Tên loại văn bản sẽ do cơ quan, nhà nước ban hành. Tên văn bản cần thể hiện rõ ràng và tóm tắt nội dung của văn bản. Tên văn bản cần ghi ngắn gọn, phản ánh đúng nội dung văn bản. Tên văn bản cần viết in hoa, căn giữa chiều ngang của khổ giấy A4 và văn bản, cỡ chữ từ 13-14, in đậm và kiểu chữ đứng.

Trích yếu nội dung văn bản trình bày ngay dưới tên văn bản, chữ viết thường, cỡ chữ từ 13-14. Bên dưới trích yếu là đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng ½ hoặc ⅓ đối với dòng chữ.

2.2.3. Tên cơ quan và tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan và tổ chức ban hành văn bản cần được ghi đầy đủ và cụ thể theo tên của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với các cơ quan, tổ chức ở địa phương thì cần ghi rõ đơn vị cơ quan trực thuộc tỉnh (thành phố), quận (huyện), xã (phường, thị trấn), trụ sở nơi cơ quan, tổ chức đó ban hành văn bản. Những cụm từ thông dụng trong tên cơ quan, tổ chức được phép viết tắt (ví dụ: UBND).

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày theo cỡ chữ từ 12-13, kiểu chữ đứng và đậm, đặt giữa và ở dưới cơ quan quản lý trực tiếp. Tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày cách nhau bởi một dòng đơn. Nếu tên cơ quan và tổ chức quá dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

2.2.4. Số và ký hiệu văn bản

Số của văn bản được văn thư cơ quan đăng ký và ban hành cho các cơ quan, tổ chức trong một năm, được ghi bằng chữ số Ả Rập.

Nếu trong trường hợp tổ, ban ngành của cơ quan, tổ chức được viết là “cơ quan ban hành văn bản” và sử dụng con dấu cũng như chữ ký của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đó thì cần sử dụng hệ thống số riêng.

Ký hiệu của văn bản sẽ bao gồm chữ cái viết tắt tên của loại văn bản cộng với tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của nhà nước có thẩm quyền để ban hành văn bản.

Số và ký hiệu của văn bản cần đặt dưới tên của cơ quan và tổ chức ban hành văn bản. Số được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 13, sau số có dấu 2 chấm “:”, với những số của văn bản nhỏ hơn 10 cần thêm số 0 phía trước. Ký hiệu văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13, các chữ cái không cách nhau, giữa số và ký hiệu cần cách nhau bởi dấu gạch chéo “/”, giữa các cụm từ viết tắt cần cách nhau bởi dấu gạch nối “-”.

2.2.5. Địa danh và thời gian ban hành văn bản

Các địa danh trên văn bản do các cơ quan trung ương nhà nước ban hành, là tên chính thức của nơi cơ quan đóng trụ sở tại tỉnh, thành phố. Những đơn vị hành chính là tên người hoặc bằng chữ số thì cần ghi tên đầy đủ của địa danh đó.

Thời gian ban hành văn bản bao gồm ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Thời gian cần ghi chính xác và cụ thể bằng chữ số Ả Rập. Những ngày dưới 10 và tháng 1, tháng 2 cần thêm số 0 đằng trước.

Địa danh và thời gian được trình bày trên cùng 1 dòng văn bản, cỡ chữ từ 13-14, kiểu chữ in nghiêng, các chữ cái đầu của tên địa danh cần viết hoa, cách nhau bởi dấu phẩy “,”.

2.2.6. Nội dung văn bản

Căn cứ văn bản cần được trình bày đầy đủ tên, số, ký hiệu, tên cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung của văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được trình bày theo một kiểu chữ in nghiêng, cỡ từ 13-14, mỗi căn cứ cần xuống dòng 1 lần, cách nhau bởi dấu chấm phẩy “;”, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm câu “.”.

Hình thức và nội dung văn bản sẽ trình bày theo các phần, đề mục, điều khoản, chương nhất định. Mỗi đề mục cần có tiêu đề riêng, tiêu đề cần phản ánh nội dung của phần văn bản đó.

Nội dung của văn bản trình bày theo kiểu chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, chữ cái đầu khi xuống dòng cần lùi vào 1 hoặc 1,27 cm, khoảng cách giữa các đoạn với nhau là 6pt, khoảng cách giữa các dòng cần tối thiểu 1,5 lines.

2.2.7. Họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Trong thông tư về thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người đó trong văn bản giấy hoặc chữ ký số trên các văn bản điện tử.

Họ và tên của người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm và tên của người ký. Trước tên không ghi các danh hiệu, học hàm, học vị,...

Vị trí ký số và hình ảnh của người ký văn bản có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng “.png”, nền trong suốt, căn giữa chức vụ và họ tên của người ký.

2.2.8. Dấu và chữ ký của cơ quan, tổ chức

Hình ảnh dấu của cơ quan tổ chức là hình ảnh con dấu màu đỏ, có kích thước bằng với con dấu ngoài đời thực, định dạng “.png”, nền trong suốt, chèn lên ⅓ hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền đã ký ở bên trái.

Các văn bản đi kèm với nội dung của văn bản điện tử chỉ ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo. Văn bản không cùng tệp tin với văn bản điện tử thì cần cơ quan có thẩm quyền ký số trên văn bản kèm theo, vị trí ở góc trên bên phải và trang đầu tiên của văn bản kèm theo.

2.2.9. Phần phụ lục cũng được bổ sung

Nếu các văn bản có phụ lục kèm theo thì cần dẫn về phụ lục đó, nếu có trên 2 phụ lục cần đánh chữ số La Mã các phụ lục. Trong mỗi phần phụ lục sẽ được đánh trang riêng.

Nội dung của phụ lục bao gồm: Số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành và tên cụ thể của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo cần được căn giữa dưới phần phụ lục, sử dụng cỡ chữ 13-14, chữ in thường, kiểu chữ in nghiêng, nội dung và phông chữ văn bản màu đen.

Đối với văn bản giấy, cần ghi chỉ dẫn kèm theo trên từng phụ lục (kèm theo văn bản số .../…-... ngày … tháng … năm…).

Như vậy, các cơ quan, tổ chức cần trình bày văn bản theo thông tư về thể thức văn bản được cập nhất mới nhất. Các phông chữ, kiểu chữ, khổ giấy, đánh số trang và định lề trang, quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan và tổ chức ban hành văn bản, số và ký hiệu văn bản, địa danh và thời gian ban hành, nội dung văn bản, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu và chữ ký của cơ quan tổ chức, các phần phụ lục kèm theo,... cần được trình bày theo đúng quy chuẩn theo Nghị định của Chính phủ đã đề ra.