Workshop là gì? Bật mí các bước tiến hành Workshop thành công!

1. Bạn hiểu Workshop là gì? 

Không phải là một người quá năng động và tìm thấy niềm vui bởi những buổi gặp gỡ chuyên gia và bạn bè, lý do đầu tiên để tôi - cô sinh viên năm nhất trường báo lần đầu tiên biết đến thuật ngữ workshop là gì, đơn giản là đi để được gỡ rối những vấn đề về học tiếng Anh hiệu quả cho sinh viên đại học. Thông tin này được lấy trong một buổi PR của một trung tâm tiếng Anh trên địa bàn Hà Nội, ở gần trường. Trong buổi chia sẻ hôm ấy trong một căn phòng gồm khoảng 15 người, đều là những “con mọt về ngữ pháp tiếng Anh” trong khi kỹ năng nghe và gần như dừng ở vạch xuất phát và điểm 0 tròn trĩnh.

Chúng tôi được những chuyên gia chia sẻ về kinh nghiệm học, được hỏi đáp tất cả những câu hỏi và được chơi trò chơi và nhận thưởng. Có lẽ, với những ai đã trải qua thời gian sinh viên, đều không mấy lạ lẫm với những hoạt động hay sự kiện này, thậm chí là những người tham gia xây dựng workshop cho một số doanh nghiệp nhằm thực hiện chiến lượng Marketing tại điểm bán.

Tuy nhiên, đến thời điểm khi nghe các chuyên gia về sự kiện kiến giải những hoạt động này, tôi mới biết rằng, chuỗi hoạt động chia sẻ, tư vấn này còn có một tên gọi chuyên ngành là workshop. Thật ra, tại Việt Nam, để tìm ra một định nghĩa chính xác cho workshop là gì khá khó khăn. Hầu như tất cả mọi người đều đồng nhất gọi nó với các tên là sự kiện hay diễn thuyết mà bỏ quên mất bản chất của 3 hoạt động này là hoàn toàn khác nhau.

Workshop hiểu theo nghĩa đơn giản nhất là những chuỗi hoạt động trao đổi, chia sẻ những kiến thức, phương pháp, kỹ năng có liên quan trực tiếp đến lĩnh vực nào đó. Thành phần của một buổi workshop thường bao gồm hai thành phần chính là speaker - chúng ta gọi là diễn giả. Họ sẽ đóng vai trò là những chuyên gia cung cấp thông tin và khán giả là những người tham gia. Trong buổi workshop này, khán giả sẽ là người lắng nghe và đặt câu hỏi để làm rõ những vấn đề mà mình chưa sáng tỏ, còn thắc mắc với người nói.

Thông thường một buổi workshop sẽ kéo dài trong khoảng thời gian là 2 - 4 giờ đồng hồ. Tuy vào chủ để, diễn ra sẽ chọn những phần nội dung quan trọng, hữu ích với người nghe theo một cách nào đó họ yêu thích và thu hút sự tập trung của khán giả nhất. Một chuyên gia sẽ có một phong cách trình diễn và làm chủ buổi nói chuyện cũng như giữ sự tập trung của khán giả khác nhau. Song tuy nhiên, một buổi workshop chỉ được đánh giá là thành công khi là tổng hòa của 3 yếu tố: Hữu ích, không nhàm chán và tính tương tác cao. Điều này phụ thuộc đến 80% vào năng lực của MC và Speaker và 1 phần vào không gian và những trang thiết bị.

Nhiều bài viết về Workshop thường nhấn mạnh về con số giới hạn của thành viên tham gia. Tuy nhiên trên thực tế, chưa có một trải nghiệm hay đánh giá cụ thể số lượng thành viên của một Workshop dao động trong khoảng 15 -25 người. Bởi lẽ, nó phụ thuộc vào những chủ đề được triển khai trong buổi workshop ấy là gì, có hút được sự quan tâm của công chúng không, diễn ra chính của buổi workshop đó là ai và ảnh hưởng của họ như thế nào và cả không gian diễn ra buổi workshop đó ở đâu, có rộng rãi hay chất hẹp,có phải đăng ký để đặt chỗ trước.

Không phải kiểm chứng bằng cảm quan của bản thân, nhưng tất cả chúng ta đều thừa nhận rằng, buổi workshop ấy sẽ thu hút nếu có sự xuất hiện của một người nổi tiếng, đó có thể là diễn giả hoặc đóng vai trò là khách mời và chủ đề mà họ chia sẻ phải thật sự sát với thực tế và đủ nóng để lôi kéo người tham gia. Bởi lẽ, khác với các buổi giao lưu, Gala, trò chuyện với người nổi tiếng phải đặt vé, workshop được tổ chức theo nhu cầu của khán giả và thu hút sự tham dự trên tinh thần tự nguyện. Điểm thú vị của workshop đó là khả năng tương tác chủ động. Bạn có thể hình dung, nó như một buổi học ngoại khóa, trong đó, các thành viên có thể thoải mái trao đổi những kiến thức kỹ năng với nhau và với khách mời mà không cảm thấy bị gò bó. Bạn có thể đặt nhiều câu hỏi, được nhận tài liệu liên quan đến chủ đề, được thực hành những bài tập thậm chí là những món quà mang về. 

Workshop xuất hiện ở nhiều lĩnh vực và tổ chức thường xuyên trên thế giới như là một giải pháp tiếp thị cực kỳ hiệu quả thay cho phương pháp marketing truyền thống bởi Workshop giúp doanh nghiệp tiếp cận được lượng khách hàng tiềm năng lớn và rút ngắn được thời gian bỏ ra và công sức. Tiếc thay, tại Việt Nam, mô hình vẫn vẫn chưa được doanh  nghiệp triển khai phổ biến mà chủ yếu chỉ dừng lại ở những hoạt động được tổ chức bởi sinh viên hay một số tổ chức phi chính phủ. Một trong những lý do kiến giải cho điều này rất có thể là, doanh nghiệp vẫn có một cái nhìn đầy đủ về những lợi ích tuyệt vời mà các hoạt động này mang lại. Vậy doanh nghiệp thu được những lợi ích gì từ tổ chức workshop hiệu quả? Khám phá ngay sau đây nhé. 

2. Những lợi ích tuyệt vời của workshop, có thể bạn chưa biết!

2.1. Phát huy kỹ năng làm việc nhóm

Như đã nhấn mạnh ngay từ đầu, không phải ngẫu nhiên mà có rất nhiều người, dành cả “thời sinh viên để tham dự” những buổi workshop. Lợi ích dành cho  những vị khách là rất lớn. Workshop không chỉ là không gian trao đổi thông tin, chia sẻ thoải mái với chuyên gia mà còn là cơ hội để tất cả bạn nâng cao kỹ năng làm việc nhóm. Trong các buổi workshop, diễn giả sẽ  cung cấp cho bạn những kiến bổ ích, đôi khi sẽ làm những bài tập nho nhỏ có sự tham gia của các thành viên khác như lấy ý kiến hoặc giải các bài toán...điều này, tạo ra thế chủ động để những người tham dự có thể nâng cao khả năng giao tiếp và hoạt động nhóm một cách hiệu quả nhất. Ngay cả khi, bạn không thích làm việc nhóm đi nữa, thì yêu cầu bắt buộc của workshop sẽ là cơ hội để bạn tự mình kiểm chứng hiệu quả của quá trình này và nâng cao chúng mỗi ngày. 

2.2. Phát huy khả năng tư duy, sáng tạo

Một điều chắc chắn là những bài toán, câu hỏi trong những buổi workshop chỉ là cách để bản thân và những người tổ chức ra buổi workshop này nhận thấy năng lực của bạn đang ở đâu chứ hoàn toàn không có tính bắt buộc và áp lực như những bài kiểm tra trên lớp. Với khung thời gian giới hạn và những phần quà hấp dẫn, workshop là thiên đường để bạn thể hiện năng lực tư duy của mình về vấn đề, chủ đề. Không những vậy, đó còn là diễn đàn để bày tỏ ý kiến, trình bày những quan điểm của riêng mình một cách tự do phù hợp với những người hướng nội. Với người yêu thích đám đông, thích sự kiện, Workshop là địa hạt không thể bỏ bởi lẽ, nó có thể là nơi ươm mầm những mối quan hệ mới - những người cũng sở thích, mối quan tâm và mục tiêu.

2.3. Workshop là kênh quảng bá thương hiệu tiết kiệm mà hiệu quả cho doanh nghiệp

Dù chưa được thực hiện quá nhiều ở Việt Nam  và đôi khi có thể bị hiểu nhầm thành “đa cấp”, song nếu được thực hiện một cách bài bản, Workshop có thể cùng với tiếp thị truyền thống phát triển thương hiệu thông qua những giới thiệu, chia sẻ, trải nghiệm, quá trình thành lập doanh nghiệp với khách hàng. Đây cũng là kênh cho phép doanh nghiệp tương tác với khách hàng trực tiếp và thu về những phản hồi thực tế nhất mà không phải chắt lọc hay khảo sát, điều tra trên thực tiễn.

Chỉ những đối tượng thực sự quan tâm đến sản phẩm mới đủ kiên nhẫn để tham gia những buổi workshop...điều này đồng nghĩa, hầu hết những khách hàng đều tiềm năng. Đây là cơ hội để doanh nghiệp tư vấn, định hướng mua sản phẩm hữu ích. Nhiều trung tâm ngoại ngữ  hiện nay, đang phát huy hiệu quả của workshop rất tốt và thu về hiệu quả cao. Workshop được họ tổ chức theo hình thử học thử miễn phí. Cuối buổi workshop, những món quà nho nhỏ gửi đến người tham gia có đính kèm logo hay giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Đây chính là giải pháp nâng cao được thương hiệu của doanh nghiệp. 

3. Các bước để thực hiện một workshop thành công!

Một buổi workshop lý tưởng được tổ chức khi nó được dẫn dắt bởi những người có nhiều kinh nghiệm, có khả năng truyền đạt, được thống nhất bởi hình thức tương tác, mục tiêu cụ thể...Để có một buổi workshop thành công, cần ở bạn những bước thực hiện cụ thể sau đây :

3.1.  Chuẩn bị cho buổi workshop

Xác định là nền tảng chi phối toàn bộ quá trình thành công của Workshop khâu chuẩn bị là cực kỳ quan trọng. Trong khâu chuẩn bị, doanh nghiệp, tổ chức tiến hành work cần phải xác định được cụ thể những thành tố sau:

+ Mục tiêu cụ thể của workshop là gì

+ Đối tượng nào tham gia workshop

+ Xác định người điều phối và ghi chép

+ Xây dựng kịch bản chương trình cụ thể để tăng thêm sự sôi động

+ Xác định kế hoạch và kết quả đầu ra của Workshop

+  Liên hệ, sắp xếp không gian của buổi workshop phù hợp

+ Để đảm bảo chất lượng và sự có mặt đầy đủ của người tham dự, bạn có thể liên hệ cụ thể chốt lịch đăng ký tham gia và phỏng vấn người tham dự qua điện thoại hoặc văn phòng. 

3.2. Xác định vai trò cụ thể của từng thành viên tham gia 

- Người điều phối: Người điều phối là những người có kinh nghiệm, khả năng giao tiếp, tương tác tốt, hiểu biết sâu sắc về chủ đề và có vị trí tương đối cao trong tổ chức. Họ sẽ là người phối hợp tốt với các bộ phận khác để cầm trịch workshop đảm bảo người tham dự đều được tham dự đều được lắng nghe và tương tác. Họ cũng là người chủ động xử lý các tình huống bất ngờ. Để điều phối tốt, có thể họ cần thêm kịch bản cụ thể như: cách để tạo ra không khí nếu như buổi workshop quá trầm, cách để kích thích khả năng chia sẻ ý kiến của người tham gia bằng những gợi ý chứ không phải sự thúc ép khán giả. Họ cũng là người bổ sung thêm chút gia vị “hài hước dí dỏm” để làm cho buổi workshop không bị nhàm. 

- Nhà tài trợ: Nếu một workshop diễn ra trên quy mô lớn và đáp ứng mục tiêu phi lợi nhuận, bạn có thể mở rộng chiêu mộ thêm nhà tài trợ. Thông tin nhà tài trợ có thể xuất hiện trên những banner, tranh ảnh, phông nền phía sau và trong cả phần giới thiệu của người điều phối.  

Ngoài ra sẽ bổ nhiệm thêm 1 thư ký để ghi chép nội dung chính của workshop diễn ra như thế nào để lấy tài liệu đánh giá kết quả sau đó và một người theo dõi thời gian để đảm bảo rằng, workshop diễn ra trong quỹ thời gian như dự tính. 

3.3. Tiến hành Workshop

Một buổi workshop thành công như đã nói phải được điều hành bởi một người có kinh nghiệm. Tốt nhất, người điều phối nên mở đầu buổi workshop bằng lời tuyên bố, mục đích, mục tiêu đề ra, giới thiệu về chủ đề, lý do diễn ra buổi workshop...Sau đó, họ sẽ đi vào nội dung chính bằng một câu chuyện vui nhộn dí dỏm...để phá vỡ rào cản giữa các thành viên tạo đà cho quá trình tương tác dễ dàng nhất. Một số nguyên tắc cần chú trọng trong buổi workshop này chính là sự đồng thuận, thoải mái, chia sẻ,thảo luận về vấn đề chứ không phải con người, tôn trọng nhau…

3.4. Tổng kết Workshop

Bạn cần thiết tổng kết lại các hoạt động để rút ra điểm được, chưa được và kinh nghiệm tổ chức cho những lần sau. Tổng kết cho phép doanh nghiệp, tổ chức thống kê các kết quả, Feedback của khách hàng…

Tìm việc làm

Mong rằng những thông tin trên đây của timviec365.vn xoay quanh chủ đề “Workshop là gì” sẽ thật sự hữu ích với bạn trong quá trình lựa chọn hình thức marketing và các bước để tiến hành một workshop thành công.