6 sigma là gì? Blog cẩm nang từ A => Z cho người mới tìm hiểu

1. 6 Sigma và những điều có thể bạn chưa biết

1.1. 6 Sigma là gì?

6 Sigma hay còn được viết là Six Sigma hoặc đơn giản là 6σ. Đây là một triong những phương pháp về cải tiến quy trình hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng thông qua những dữ liệu thống kê để tìm ra các lỗi, từ đó xác định nguyên nhân và đưa ra phương hướng để xử lý các lôi đó, nhằm làm tăng hiệu quả cũng như độ chính xác của quy trình quản lý chất lượng các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.

Khá nhiều người thường hiểu lầm rằng 6 Sigma là một hệ thống quản lý chất lượng kinh doanh trong doanh nghiệp giống như hệ thống quản lý của ISO 9001. Điều này hoàn toàn sai, bởi hệ thống của 6 Sigma đem tới một tư duy quản lý mới hoàn toàn cho các doanh nghiệp nó khác hẳn so với quy trình của ISO 9001, có nghĩa là thay vì chỉ chú trọng tập trung vào việc xử lý các lỗi đang tồn đọng trên sản phẩm thì 6 Sigma lại dành chủ yếu sự tập trung của mình vào sự đầu tư cải thiện quy trình để ngăn những lỗi đó có thể xảy ra trên sản phẩm của mình, từ đó dễ dàng tạo lập được sự ổn định có thể nói là gần như hoàn hảo trong các quy trình sản xuất hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng sản phẩm.

Hiện nay, 6 Sigma được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp và trong nhiều lĩnh vực khác nhau, như: tài chính, chăm sóc sức khỏe, công nghiệp may, công nghiệp thực phảm,.. trong đó bao gồm cả các công ty thuộc bảng xếp hạng Fortune 500 trên toàn thế giới.

Việc làm thẩm định - giám thẩm định - quản lý chất lượng tại Hà Nội

1.2. Quy trình hoạt động của 6 Sigma

Quy trình hoạt động của 6 Sigma chính là dựa vào những căn cứ của số liệu thống kê để đếm số lỗi phát sinh, sau đó mới bắt đầu quy trình tìm ra cách để khắc phục những lỗi đó, và đưa nó tới mức càng giảm thiểu càng tốt. Quy trình của 6 Sigma chỉ thực sự được gọi là đạt tiêu chuẩn khi sau khi áp dụng nó, các sản phẩm sẽ không còn tồn tại từ 3,4 lỗi trên hơn một triệu sản phẩm. Trong các điều kiện thực tế hiện nay, thì quy trình của 6 Sigma đang được các doanh nghiệp áp dụng thành công nên đến 99,99966%. Đây được xem là cấp độ Sigma thứ 6, với độ lệch chuẩn đại diện cho mức độ trưởng thành nhất của một quy trình:

Quy trình của 6 Sigma được chia thành 6 cấp độ khác nhau, tương ứng với từng độ lệch chuẩn nhất định, trong đó bao gồm:

• 1 Sigma:  690.000 lỗi trên một triệu sản phẩm, chiếm 69 %
• 2 Sigma: 308.000 lỗi trên một triệu sản phẩm, chiếm 30,8 %
• 3 Sigma: 66.800 lỗi trên một triệu sản phẩm, chiếm 6,68 %
• 4 Sigma: 6210 lỗi trên một triệu sản phẩm, chiếm 0,621 %
• 5 Sigma: 230 lỗi trên một triệu sản phẩm, chiếm 0,023 %
• 6 Sigma : 3,4 lỗi trên một triệu sản phẩm, chiếm 0,0003 %

1.3. Lean Six Sigma - Biến thể của Six Sigma

 Lean là phương pháp quản lý hoạt động sản xuất do một hãng về công nghệ ô tô nổi tiếng của Nhật Bản là Toyota khởi xướng, nhằm có thể nhanh chóng loại bỏ được sự lãng phí và những vấn đề còn tồn đọng một cách bất hợp lý trong quá trình hoạt động sản xuất, từ đó dễ dàng định hướng được các hoạt động kinh doanh của tổ chức theo hướng “tinh gọn” và nhanh chóng nhất.

Còn với Lean 6 Sigma (ký hiệu là LSS) nó có nghĩa là mô hình quy trình quản lý kết hợp giữa các phương pháp Six Sigma cùng các nguyên tắc hoạt động quản lý của Lean. Từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu được các chất thải và rút ngắn chu kỳ sản xuất ngay từ những giai đoạn đầu của quy trình này, cùng với đó các nguyên tắc của 6 Sigma sẽ tập trung chủ yếu vào việc tinh chỉnh độ chính xác cho từng công đoạn trong quy trình.

Việc làm thẩm định - giám thẩm định - quản lý chất lượng tại Hồ Chí Minh

2. 6 Sigma đem đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp

6 Sigma giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được các khoản chi phí phải bỏ ra một cách đáng kể. Điều này có thể kế đến Motorola, đơn vị này đã tiết kiệm được 17 tỷ đô la khi thực hiện khởi xướng và phát triển hệ phương pháp này vào năm 1985. Hay có thể lấy một ví dụ khác là tập đoàn General Electric (GE) khi đơn vị này tiết kiệm được đến hơn 12 tỷ đô la khi áp dụng 6 Sigma trong khoảng 5 năm liên tiếp (từ năm 1995 đến 2000). Ngoài ra, theo một bảng số liệu thông kê mới nhất trong khoảng hai thập kỷ đổ lại gần đây. Và theo con số thống kê trong hai thập kỷ gần nhất, thì 6 Sigma cũng là phương pháp được Fortune 500 tin dùng với khoản tiết kiệm lên đến hơn 400 tỷ đô la.

Một số người cho rằng 6 Sigma chỉ dành cho các tổ chức nhỏ mới bắt đầu xây dựng quy trình kinh doanh, nhưng số khác lại cho rằng 6 Sigma là một thông lệ mà các tập đoàn lớn ưa chuộng. Tuy nhiên, dù loại hình phương pháp cải tiến này có dành cho doanh nghiệp nào đi chăng nữa, lớn hay nhỏ, đa lĩnh vực hay một lĩnh vực, thì 6 Sigma cũng là một trong những mô hình cải tiến quản lý đem lại nhiều giá trị lợi ích to lớn cho tất cả các doanh nghiệp hiện nay.

Và dưới đây chính là 6 lợi ích chính 6 Sigma hứa hẹn đem lại cho doanh nghiệp của bạn.

2.1. Giữ lòng trung thành của khách hàng

Khi thực hiện định nghĩa về các khuyết tật của quy trình, 6 Sigma chủ yếu dành sự tập trung của mình vào việc tìm kiếm và thông hiểu tường tận về các yêu cầu cũng như nguyện vọng của khách hàng là gì, bởi vậy quy trình 6 Sigma chỉ thực sự được xem là thành công khi những giá trị mà nó mang lại đáp ứng được đúng các nhu cầu của khách hàng. Cũng bởi thế mà các sản phẩm của doanh nghiệp bạn không những không bị mắc và lặp phải những lỗi như cũ mà còn giữ được lòng trung thành của người sử dụng do đáp ứng được những kỳ vọng của họ

Và để có thực sự đạt được điều này, thì việc khảo sát thị hiếu khách hàng chính là một trong những khâu quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải thực sự chú trọng.

2.2. Cải thiện văn hoá doanh nghiệp

Sẽ không quá ngoa khi ví 6 Sigma là một kênh” gắn kết giữa các bộ phận nhân viên và doanh nghiệp một cách hiệu quả, và tọa ra một quy trình làm việc hoàn hỏa nhất. Với 6 Sigma yếu tố con người luôn là một trong những điều quan trọng, không thua kém gì công nghệ, kỹ thuật và thậm chí còn được đề cao hơn tất cả những yếu tố đó. Bên cạnh đó Six Sigma cũng được xem là một giải pháp hiệu quả giúp các doanh nghiệp giải quyết được các mâu thuẫn phát sinh trong các quy trình sản xuất và kinh doanh của mình nhờ vào phương pháp đo lường minh bạch cho dù doanh nghiệp của bạn có đang hoạt động theo loại hình văn hoá nào đi nữa, tuy nhiên thì đây cũng chỉ là điều kiện cơ bản và để có thể giải quyết vấn đề một cách hiểu quả nhất thì gốc dễ căn bản vẫn chính là thái độ chủ động trong công việc của mỗi người

2.3. Giảm chi phí, tăng lợi nhuận

Với số tỷ lên lỗi  (khuyết tật) giảm đáng kể và không có dấu hiệu tái diễn trong tương lai, 6 Sigma không chỉ giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng loại bỏ được sự lãng phí vào những khoản chi phí không cần thiết trong một công đoạn sản xuất kém hiệu quả nào, trong đó nó cũng sẽ bao gồm cả về thời gian và nguyên vật liệu.  Ngoài ra cũng cộng thêm đó là chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm, các sản phẩm bán được và lợi nhuận cũng vì thế mà ngày càng tăng lên.

2.4. Mở rộng quy mô kinh doanh

Hiểu một cách đơn giản thì nó có nghĩa là việc bạn đã  loại trừ được thành công các nguồn dẫn đến khuyết tật và tạo ra được một quy trình hoạt động chuẩn theo đúng phương pháp của 6 Sigma, từ đây doanh nghiệp cũng sẽ chẳng còn gặp nhiều khó khăn gì nữa trong việc mở rộng các quy mô và dự án sản xuất cũng như một số những hệ thống đo lường đi kèm.

Việc làm quản lý dự án

2.5. Lập kế hoạch chiến lược

Dù ở tầm nhìn chiến lược nào thì vai trò của 6 Sigma vẫn luôn là không đổi, dù cho đó có là khi doanh nghiệp đã xác định và tuyên bố mục tiêu và tiến hành phân tích SWOT, thì vai trò của 6 Sigma chính là giúp bạn dồn tập trung toàn lực vào các lĩnh vực cần cải thiện.

Lấy một ví dụ cụ thể, nếu chiến lược kinh doanh đó của bạn hướng tới là được trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu về chi phí trên thị trường, thì quy trong của 6 Sigma chính là việc có thể giúp doanh nghiệp của bạn loại bỏ được những quy trình diễn ra quá phức tạp những lại không cần thiết trong quy trình quản lý nội bộ của mình, từ đó dễ dàng đạt được những thỏa thuận với nhà cung cấp nguyên liệu về một mức giá thấp có thể.

3. Nguyên tắc của hệ phương pháp 6 Sigma

Để đạt được những lợi ích như trên, thì khi áp dụng 6 Sigma các doanh nghiệp cần tuần thủ đúng theo những nguyên tắc riêng của nó, trong đó sẽ bao gồm những nguyên tắc như sau:

3.1. Khách hàng luôn phải là mục tiêu hướng tới

Cũng giống như bất kỳ một triết lý kinh doanh thành công nào khác, nguyên tắc của 6 Sigma cũng không ngoại lệ. 6 Sigma dành sự tập trung chủ yếu của mình vào customers’ voice, nó có nghĩa là tiếng nói của khách hàng. Bởi vậy mà mọi sự thay đổi hay các cải tiến quy trình theo độ chuẩn của 6 Sigma cũng đều phải lấy  customers’ voice làm trọng tâm và thực hiện nó dựa trên những yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng.

3.2. Đề cao dữ liệu và dữ kiện

Với 6 Sigma, để có thể bắt đầu doanh nghiệp cần trả lời 2 câu hỏi, đó là:

• Những dữ kiện hay dữ liệu nào thực sự cần thiết?
• Việc áp dụng những dữ kiện hay dữ liệu đó vào Six Sigma như thế nào để đem lại hiệu quả?

Nói một cách khác, với việc áp dụng 6 Sigma mọi thông tin xoay quanh đều phải mang tính xác thực cao, chứ không phải dựa trên những sự phán đoán mơ hồ, thiếu lệch chuẩn

Việc làm quản trị cơ sở dữ liệu

3.3. Quản trị chủ động

Giống như việc đã giải thích ở trên phần 1, quy trình hoạt động của 6 Sigma chính là tập trung tìm kiếm và xử lý các lỗi khiếm khuyết, từ đó gia tăng được độ chính xác của quy trình và giúp doanh nghiệp nhiều hơn trong việc chủ động ngăn ngừa để không xảy ra thêm những lỗi khuyết điểm như vậy nữa

3.4. Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc sai lầm

 Theo một quy trình tiêu chuẩn nhất của 6 Sigma là chỉ được xảy ra từ 3,4 lỗi trên một triệu sản phẩm, điều này có nghĩa là nó sẽ không thể giải quyết được hoàn toàn 100% những lỗi đó. Vì thế mà các doanh nghiệp cũng không thể nóng vội được, các phướng án cải tiến của 6 Sigma đều có thể thất bại

Trên đây là một số những chia sẻ về chủ đề  “6 Sigma là gì” hi vọng thông qua những chia sẻ trong bài viết đã có thể đem đến cho bạn một cầu trả lời tổng quan nhất về 6 Sigma cũng như nắm bắt được những lợi ích và nguyên tắc hoạt động và phương pháp cải tiến doanh nghiệp này đem đến là gì. Cảm ơn các bạn vì đã dành thời gian quan tâm theo dõi bài viết của chúng mình nhé.