Giải pháp và thói quen giúp bạn phát triển kỹ năng quản lý sản xuất

1. Một vài thông tin xoay quanh kỹ năng quản lý sản xuất

1.1. Áp lực những nhà quản lý sản xuất gặp phải

Công việc hiệu quả với ít tài nguyên là một trong những thách thức lớn nhất mà các nhà quản lý sản xuất phải đối mặt hiện nay. Liên tục cải tiến quy trình sản xuất, cạnh tranh với việc thuê ngoài bằng cách sản xuất nhiều hơn với ít nguồn lực hơn, cải thiện chất lượng sản phẩm và áp dụng những công nghệ mới luôn là những vấn đề khiến các nhà quản lý đau đầu.

Áp lực này tác động đến bất kỳ cải chiến lược kinh doanh nào, việc đặt KPI, đảm bảo chất lượng sản phẩm trong khi vẫn phải duy trì KPI, quản lý quy trình sản xuất, cũng như các quyết định khác liên quan đến chuỗi cung ứng và nhân sự trong toàn doanh nghiệp.

Để thành công, các nhà quản lý cần tìm ra những cách làm mới và tốt hơn, hoặc nói theo một khía cạnh khác thì điều này đồng nghĩa với việc họ cần nâng cao kỹ năng quản lý sản xuất. Sự đổi mới là cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất hàng ngày và cải thiện hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Tất nhiên nói thì dễ hơn làm. Với khối lượng công việc bận rộn và môi trường làm việc áp lực cao, áp lực nâng cao kỹ năng quản lý sản xuất của các nhà quản lý luôn hiện hữu.

1.2. Giải pháp phát triển kỹ năng quản lý sản xuất

1.2.1. Tìm ra những trở ngại

Nếu bạn vẫn chưa thể quản lý sản xuất hiệu quả thì chắc chắn là phải có điều gì đó ngăn cản bạn. Đây là nguyên lý cơ bản trong lý thuyết về sự ràng buộc. Vì vậy, điều đầu tiên bạn phải làm là xác định các vấn đề trong quy trình làm việc hiện tại của bạn. Bạn có thể bắt đầu từ việc phân tích nhân viên, công nghệ và quy trình sản xuất, bao gồm cả các luồng giao tiếp và quy trình phân bổ nguồn lực.

Bạn có thể cân nhắc sử dụng sơ đồ chuỗi giá trị (Value stream mapping), một trong những tính năng của hệ thống sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing system), để giám sát các dự án của mình. Nó giúp bạn tìm ra những “điểm nghẽn” trong quy trình làm việc của mình. Từ đó bạn sẽ biết được mình cần thay đổi tại đâu và thay đổi như thế nào.

1.2.2. Đào tạo nhân viên

Đặc thù riêng biệt của ngành sản xuất đó là luôn luôn có sự thay đổi nhanh chóng và thường xuyên. Các công nghệ mới được nghiên cứu và giới thiệu liên tục, đồng thời yêu cầu các doanh nghiệp cần phải cập nhật quy trình làm việc nếu như không muốn đi sau thời đại và bị bỏ xa bởi những đối thủ khác.

Một vấn đề khác cũng cần được nhận thức một cách đúng đắn nữa đó là những công nghệ tiên tiến đó sẽ chỉ hữu ích nếu nhân viên của bạn biết cách sử dụng chúng. Vì vậy, ban quản lý doanh nghiệp cần phải có kế hoạch đào tạo nhân viên để họ làm quen với những công nghệ mới và áp dụng chúng vào trong quá trình làm việc.

1.2.3. Đặt mục tiêu sản xuất bám sát thực tế

Rất nhiều doanh nghiệp sản xuất hiện nay đang gặp phải vấn đề về sản lượng và quy trình sản xuất. Kỳ vọng của khách hàng cao dẫn đến áp lực sản xuất nhiều hơn và thời hạn chặt chẽ khiến những người quản lý doanh nghiệp bắt buộc phải tuân theo những thời hạn chặt chẽ và không hề sát với thực tế.

Nên lưu ý rằng việc đặt ra một lượng KPI quá cao không bao giờ là lựa chọn sáng suốt. Điều này sẽ trực tiếp làm giảm hiệu suất làm việc của nhân viên, chưa bàn đến việc chất lượng sản phẩm sẽ không thể được đảm bảo hoàn toàn bởi nhân viên chỉ mải miết “chạy” theo KPI. Họ sẽ bị choáng ngợp trước khối lượng công việc quá lớn và không thể đạt được mục tiêu đề ra.

1.2.4. Luôn làm việc theo kế hoạch

Đừng đánh giá thấp hậu quả của việc quản lý sản xuất mà không theo kế hoạch. Nó có thể khiến doanh nghiệp tiêu tốn rất nhiều tiền và lãng phí tài nguyên. Một trong những giải pháp để quản lý sản xuất hiệu quả đó là đảm bảo rằng mọi tài liệu, máy móc và nguyên vật liệu đều được quản lý và phân phối một cách có tổ chức và kế hoạch.

Bạn có thể số hóa các tài liệu và sắp xếp, lưu trữ trong các phần mềm quản lý sản xuất, chẳng hạn như phần mềm quản lý sản xuất 365. Điều này còn giúp ngăn ngừa tài liệu bị sao chép hay bị đánh cắp. Phần mềm quản lý sản xuất cũng giúp theo dõi chính xác vật liệu trên tay của bạn. Bên cạnh đó, nếu bạn cho rằng cách bố trí máy móc không hiệu quả, bạn có thể thiết kế một cách bố trí mới miễn là mang lại hiệu quả hơn cách làm cũ.

Xem thêm: Sản phẩm dở dang là gì? Phương pháp đánh giá và ý nghĩa sản phẩm này

2. Những thói quen giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý sản xuất

2.1. Dành thời gian để suy nghĩ nhiều hơn

Các nhà quản lý vận hành và sản xuất luôn bận rộn và thường xuyên ở vào tình trạng “thiếu thốn” về mặt thời gian. Họ thường phải xử lý quá nhiều công việc hàng ngày đến mức rất ít người dành ra được khoảng trống để suy nghĩ về các giải pháp cải thiện kỹ năng quản lý sản xuất.

Để giúp cho bản thân có thời gian để suy nghĩ nhiều hơn, hãy sắp xếp trước một khoảng thời gian mỗi tuần để đọc tin tức ngành hoặc phân tích dữ liệu sản xuất của doanh nghiệp theo một cách mà bạn chưa từng thử qua.

Bạn nên xem xét các quan điểm và khả năng khác nhau và hình dung cách bạn làm mọi việc theo nhiều cách khác nhau. Sau đó,hãy chọn ra những ý tưởng xuất sắc nhất và chia sẻ những ý tưởng đó với nhóm hoặc người quản lý của bạn, để chúng có thể được thực hiện hoặc phát triển hơn nữa.

2.2. Kết nối với khách hàng

Chu trình sản xuất là một vòng lặp liên tục không có hồi kết, bắt đầu từ đáp ứng KPIs; giải quyết các vấn đề trong quá trình sản xuất; quản trị nguồn nhân lực; cho đến việc bảo dưỡng, bảo trì thiết bị. Do đó, thời gian để cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp là rất ít, chưa nói đến việc kết nối và tư vấn cho khách hàng.

Khi kết nối với khách hàng, doanh nghiệp sẽ hiểu được những khó khăn, mong muốn của họ, từ đó xác định được những trọng điểm cần khai thác và xây dựng kế hoạch trong tương lai. Tất cả những cơ sở thông tin này đều có thể được sử dụng để cải thiện hoạt động sản xuất.

Bạn nên tạo cho mình một vài thói quen như: Tham dự các diễn đàn trong ngành, tổ chức bữa trưa thân mật cho khách hàng và nói chuyện với các nhân viên gặp thường xuyên gặp gỡ khách hàng… Hãy cố gắng thực hiện ít nhất một trong những điều này mỗi tuần.

2.3. Áp dụng nguyên tắc một công đôi việc

Bạn cần ghi nhớ nguyên tắc này: Hãy giải quyết các vấn đề một cách có mục đích.

Trong bất kỳ nhiệm vụ, dự án hoặc chiến lược kinh doanh nào, doanh nghiệp có thể đạt được nhiều hơn một kết quả bằng những cách tiếp cận khác nhau có chủ ý. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn. Thay vì chỉ tuân theo quy trình cố hữu được thực hiện từ trước đến nay, hãy nhìn vào nó và tự hỏi xem có thể đạt được nhiều mục tiêu hay không nếu chúng ta giải quyết nhiều hơn một vấn đề cùng lúc.

Bất cứ khi nào bạn bắt tay vào thực hiện một sáng kiến mới, hãy suy nghĩ về cách bạn có thể tận dụng sáng kiến đó để đạt được nhiều hơn một mục tiêu.

2.4. Khuyến khích các nhân viên đóng góp thêm ý tưởng

Trên thực tế, có khá nhiều ý tưởng hay nhất lại đến từ chính các nhân viên. Khi người quản lý cho phép nhân viên tham gia nhiều hơn vào các chiến lược phát triển sản xuất thì họ có thể sẽ nhận được sự ủng hộ lớn hơn đối với bất kỳ quyết định thay đổi nào. Điều này cũng có thể thúc đẩy hiệu suất sản xuất của công ty.

Nhưng làm thế nào để ý tưởng của các nhân viên được thông qua?

+ Sử dụng mạng nội bộ, diễn đàn xã hội hoặc cho phép nhân viên nộp đề xuất.

+ Ghi nhận tất cả các đề xuất một cách công khai thông qua liên lạc bằng văn bản chính thức hoặc tại các cuộc họp hàng tuần.

+ Khuyến khích bằng lời nói các ý tưởng từ nhân viên ở tất cả các cấp.

+ Đưa ra một khuôn khổ: Các ý tưởng cải tiến nên được gắn với các mục tiêu của doanh nghiệp.

+ Khen thưởng công khai mọi đề xuất được thực hiện, trao thưởng cho ý tưởng xuất sắc nhất.

+ Đảm bảo doanh nghiệp đang tích cực đánh giá và thực hiện các đề xuất, điều này giúp cho nhân viên có động lực đóng góp ý tưởng.

+ Trưng bày hoặc trình diễn các ý tưởng đã được triển khai và thực hiện thành công.

Nguyên tắc quan trọng nhất đó là hãy khuyến khích mọi đề xuất từ các nhân viên, đưa ra phản hồi nhanh chóng và sẵn sàng thừa nhận những sai lầm của bản thân.

Trên đây là những chia sẻ về những khó khăn mà các nhà quản lý sản xuất gặp phải, một số giải pháp phát triển kỹ năng quản lý sản xuất và những thói quen giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý sản xuất hiệu quả hơn. Kỹ năng quản lý sản xuất cần phải được mài dũa và cải thiện thường xuyên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin tổng hợp trong bài viết sẽ hữu ích đối với bạn đọc.